Appliquer automatiquement les modèles de dossiers

Let your pipelines do the work for you: automate creating a folder structure for your clients instead of manually creating folders. For example, the recent tax year folder could be added to your tax-return clients once the job is created in the tax return pipeline. Or the whole folder structure could be created at the final stage of onboarding a new client. In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Étape 1. Comment créer un modèle de dossier

If you want your folders to be generated automatically, you will need to create a template. You can create one right from the pipeline settings by clicking New template when you add the automation. 

Bien que chaque entreprise personnalise sa structure de dossiers en fonction de ses workflow , nous pouvons partager nos meilleures pratiques pour vous inspirer :

• Structure des dossiers pour les clients chargés de la préparation de déclarations de revenus

• Structure des dossiers pour les clients comptables

• Structure des dossiers pour les clients de paie

  Pour faire simple, le moyen le plus populaire de créer une structure de dossiers consiste à créer des dossiers distincts pour les années et les services.

  

Étape 2. Ajouter le « Modèle de dossier d'application » automatisation au pipeline

Pour ajouter automatiquement une structure de dossiers à vos comptes clients, vous devez vous assurer que vous avez ajouté un modèle de dossier. automatisation à ton pipeline . Faire cela:

• Ouvrir pipeline paramètres, puis ajoutez le modèle de dossier Appliquer automatisation au étape et sélectionnez le modèle de dossier que vous avez créé. Vous souhaiterez probablement sélectionner le premier étape de votre pipeline ou le étape où vous attendez des actions effectuées par votre client (par exemple, la collecte de documents).

• Once the job enters this stage, the folder template is applied to the account. You can use automated messages at the same stage to inform clients about what’s happening and to convey your expectations.

  

Note

Pour le modèle de dossier Appliquer automatisation , peu importe si l'Automove projets bascule pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié à la projet quand le automatisation est déclenché.

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