Appliquer automatiquement les modèles de dossiers

Laissez votre pipelines Simplifiez-vous la vie : automatisez la création de l’arborescence des dossiers de vos clients au lieu de les créer manuellement. Par exemple, le dossier relatif à l’année fiscale en cours pourrait être ajouté automatiquement pour vos clients dont la déclaration de revenus est terminée. projet est créée dans la déclaration de revenus pipeline Ou bien, toute la structure de dossiers pourrait être créée à la fin. étape de onboarding un nouveau client. Dans cet article, vous apprendrez comment configurer cela automatisation dans pipeline étapes mais cette approche s'applique également à la mise en place de ceci automatisation dans les statuts projet personnalisés .

Étape 1. Comment créer un modèle de dossier

Si vous souhaitez que vos dossiers soient générés automatiquement, vous devrez créer un modèle. Vous pouvez en créer un directement depuis… pipeline Vous pouvez configurer les paramètres en cliquant sur « Nouveau modèle » lorsque vous ajoutez le modèle. automatisation . 

Bien que chaque entreprise personnalise sa structure de dossiers en fonction de ses workflow , nous pouvons partager nos meilleures pratiques pour vous inspirer :

• Structure des dossiers pour les clients chargés de la préparation de déclarations de revenus

• Structure des dossiers pour les clients comptables

• Structure des dossiers pour les clients de paie

  Pour faire simple, le moyen le plus populaire de créer une structure de dossiers consiste à créer des dossiers distincts pour les années et les services.

  

Étape 2. Ajouter le « Modèle de dossier d'application » automatisation au pipeline

Pour ajouter automatiquement une structure de dossiers à vos comptes clients, vous devez vous assurer que vous avez ajouté un modèle de dossier. automatisation à ton pipeline . Faire cela:

• Ouvrir pipeline paramètres, puis ajoutez le modèle de dossier Appliquer automatisation au étape et sélectionnez le modèle de dossier que vous avez créé. Vous souhaiterez probablement sélectionner le premier étape de votre pipeline ou le étape où vous attendez des actions effectuées par votre client (par exemple, la collecte de documents).

• Une fois que projet entre dans ce étape Le modèle de dossier est appliqué au compte. Vous pouvez utiliser des messages automatisés simultanément. étape pour informer les clients de la situation et leur faire part de vos attentes.

  

Note

Pour le modèle de dossier Appliquer automatisation , peu importe si l'Automove projets bascule pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié à la projet quand le automatisation est déclenché.

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