Scène automatisation exemples ( Basique ): Appliquer les modèles de dossier
Laissez votre pipelines faites le travail à votre place : automatisez la création d'une structure de dossiers pour vos clients au lieu de créer manuellement des dossiers. Par exemple, le dossier de l'année d'imposition récente pourrait être ajouté à vos clients déclarants une fois que le projet est créé dans la déclaration de revenus pipeline . Ou la structure entière des dossiers pourrait être créée lors de la version finale étape de onboarding un nouveau client.
Dans cet article, vous apprendrez comment configurer cela automatisation dans pipeline étapes , mais cette approche s'applique également à la mise en place de cette automatisation dans les statuts projet personnalisés .
Étape 1. Comment créer un modèle de dossier
Si vous souhaitez que vos dossiers soient générés automatiquement, vous devrez créer un modèle. Vous pouvez en créer un directement à partir du pipeline paramètres en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation .
Bien que chaque entreprise personnalise sa structure de dossiers en fonction de ses workflow , nous pouvons partager nos meilleures pratiques pour vous inspirer :
- Structure des dossiers pour les clients chargés de la préparation de déclarations de revenus
- Structure des dossiers pour les clients comptables
- Structure des dossiers pour les clients de paie
Pour faire simple, le moyen le plus populaire de créer une structure de dossiers consiste à créer des dossiers distincts pour les années et les services.
Étape 2. Ajoutez le « Modèle de dossier Appliquer » automatisation au pipeline
Pour ajouter automatiquement une structure de dossiers à vos comptes clients, vous devez vous assurer que vous avez ajouté un modèle de dossier. automatisation à ton pipeline . Faire cela:
- Ouvrir pipeline paramètres, puis ajoutez le Appliquer le modèle de dossier automatisation au étape et sélectionnez le modèle de dossier que vous avez créé. Vous souhaiterez probablement sélectionner le premier étape de votre pipeline ou la étape où vous attendez des actions effectuées par votre client (par exemple, collecte de documents ).
- Une fois la projet entre ceci étape , le modèle de dossier est appliqué au compte. Vous pouvez utiliser des messages automatisés en même temps étape pour informer les clients de ce qui se passe et faire part de vos attentes.
Note! Pour l' automatisation du modèle de dossier Appliquer, peu importe si les projets Automove basculent pour le étape est allumé. Le automatisation se déclenche automatiquement et ne nécessite aucune action ni de la part du client ni de la part du cabinet. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.