Exemples d'automatisation ( Basique ) : Télécharger automatiquement les documents

Laissez votre pipelines faites le travail à votre place : automatisez le téléchargement de documents vers les comptes clients lors de périodes spécifiques étapes de votre processus de travail. Par exemple, pour les clients qui doivent remplir les formulaires, vous pouvez télécharger automatiquement les documents une fois le formulaire rempli. projet est ajouté au pipeline .

Couvert ici:

Étape 1. Téléchargez des documents dans un modèle de dossier

Pour que les documents soient automatiquement téléchargés dans les dossiers clients, vous aurez d'abord besoin d'un modèle de dossier contenant ces documents. Si vous n'en avez pas, vous pouvez en créer un en cliquant sur Nouveau modèle lorsque vous ajoutez le automatisation au pipeline .

Pour ajouter des documents à un modèle de dossier, lors de la création ou de la modification d'un modèle existant : 

1. Faites glisser les documents depuis votre bureau et déposez-les dans un dossier, ou cliquez sur Télécharger des documents , sélectionnez les fichiers à télécharger, puis sélectionnez un dossier.

2. Assurez-vous d'enregistrer les modifications en cliquant sur Sauvegarder .

Étape 2. Ajoutez le « Modèle de dossier Appliquer » automatisation au pipeline

Pour ajouter automatiquement des documents à vos comptes clients, vous devez vous assurer d'avoir ajouté un modèle de dossier automatisation à ton pipeline . Faire cela:

  1. Ouvrir pipeline paramètres, puis ajoutez le Appliquer le modèle de dossier automatisation au étape , puis sélectionnez le modèle de dossier que vous avez créé. Vous souhaiterez probablement sélectionner le premier étape de votre pipeline ou celui où vous attendez des actions effectuées par votre client (par exemple, Collecte de documents ).
  2. Une fois la projet entre ceci étape , le modèle de dossier, ainsi que les documents qui y sont ajoutés, sont appliqués au compte. Tous les contacts liés au compte sur lesquels Notifier est activé recevront une notification les informant que les documents ont été téléchargés et nécessitent leur attention. Vous pouvez utiliser des messages automatisés en même temps étape pour informer les clients de ce qui se passe et leur communiquer ce que vous attendez d'eux.

conseil

Note! Pour l' automatisation du modèle de dossier Appliquer, peu importe si les projets de déplacement automatique basculent pour le étape est allumé. Le automatisation se déclenche automatiquement et ne nécessite aucune action ni de la part du client ni de la part du cabinet. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.

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