Chats : Présentation

Les chats vous permettent de communiquer en toute sécurité avec vos clients TaxDome sans utiliser d'applications tierces. En savoir plus TaxDome Discutez et découvrez leurs fonctionnalités clés.

Chats, expliqués

Les chats sont l'une des méthodes de communication intégrées à TaxDome , avec e-mail et SMS. Cette fonctionnalité est disponible pour vous et vos clients dans le portail Web et l'application mobile TaxDome . 

En utilisant les chats, vous pouvez :

• Communiquer avec les clients : poser des questions et y répondre, discuter des problèmes de travail, planifier des rendez-vous, etc. 
• Demande de fichiers : demandez à vos clients de télécharger les documents manquants via les chats . Les documents téléchargés dans les fils de discussion seront automatiquement ajoutés aux profils des clients.
• Affecter des tâches aux clients : ajoutez des tâches pour les clients dans les chats, en les affichant sous forme de listes de tâches à effectuer avec des cases à cocher. La progression de ces tâches à effectuer peut être suivie sur une page distincte.
• Obtenir des informations ponctuelles : Envoyez la demande pour recevoir les informations et/ou documents manquants du client dès que possible.

Les discussions sont sécurisées. Cela signifie qu'ils ne peuvent être vus que par :

• Clients pour lesquels vous avez créé le fil de discussion
• Propriétaires d'entreprises
• Administrateurs
• Membres de l'équipe ayant accès au compte du client ou affichant le droit d'accès à tous les comptes
• Membres de l'équipe que vous mentionnez dans le chat

La liste ci-dessus fait référence aux messages publics dans les chats. Cependant, vous pouvez également utiliser les messages internes , qui ne sont visibles que par les membres de l'équipe .

Notifications sur les nouveaux messages

Lorsque vous démarrez un nouveau fil de discussion ou envoyez des messages à un fil existant, les clients reçoivent une notification. Les messages non lus sont affichés dans la En attente d'action section du portail client. 

Firm member who started the thread receives notifications in Inbox+, email or both when:

• Le client envoie un nouveau message à un fil de discussion.
• Le client ou le membre de l'équipe répond dans un fil de discussion.
• Le client termine toutes les tâches d’un thread.
• Le client télécharge un document dans un fil.

Les autres membres de l’équipe reçoivent des notifications lorsque quelqu’un utilise des @mentions dans un message. 

Gérer les discussions

Vous pouvez créer un nombre illimité de fils de discussion. Cependant, pour éviter tout désordre, nous vous recommandons de clarifier tous les détails au sein d'une seule discussion et de l' archiver une fois l'affaire réglée. Vous pouvez le rouvrir à tout moment. 

Par défaut, les clients peuvent lancer de nouveaux fils de discussion, tout comme les membres de l'équipe. Cela pourrait également donner lieu à de nombreux fils de discussion. Pour garder les choses en ordre, vous pouvez désactiver la possibilité de créer des discussions avec les clients dans les paramètres du cabinet . De cette façon, ils ne pourront répondre qu’à celles que vous avez créées pour eux. 

Automatisez les processus avec les chats

TaxDome les entreprises utilisent largement les chats pour automatiser la communication textuelle : 

• Avertir les clients des actions nécessaires (par exemple, signer électroniquement le formulaire 8879 ou la facture).
• Fournir des instructions (par exemple, expliquer comment remplir questionnaires ).
• Fournissez une liste de documents ou d’éléments d’action nécessaires pour terminer le service.
• Demander les documents manquants (par exemple, les documents nécessaires pour confirmer le statut commercial de l'entreprise ou la préparation des impôts).
• Signaler l'état actuel de la projet (par exemple, informer les clients de la révision de leur déclaration).

Since messages can be sent to clients via pipeline automations, you need to master the chat templates for different cases once. Then, after the job is moved to the specific stage of the pipeline, client will automatically receive the appropriate message.