Discussions avec les clients : Aperçu

Les discussions avec les clients sont l'une des méthodes de communication intégrées à TaxDome , avec e-mail et par SMS. Cette fonctionnalité est disponible pour vous et vos clients sur le portail web et l'application mobile TaxDome . 

Discussions avec les clients, expliquées

Grâce aux discussions avec le client, vous pouvez :

• Communiquer avec les clients : poser des questions et y répondre, discuter des problèmes de travail, planifier des rendez-vous, etc. 

• Demande de fichiers : Demandez à vos clients de télécharger les documents manquants via la messagerie instantanée . Les documents téléchargés dans les conversations seront automatiquement ajoutés à leur profil.

• Attribuer des tâches aux clients : ajoutez des tâches à accomplir pour vos clients directement dans les conversations. Elles s’afficheront sous forme de listes avec des cases à cocher. La progression de ces tâches pourra être suivie sur une page dédiée.

• Obtenir des informations ponctuelles : Envoyer la demande pour recevoir les informations ou documents manquants du client dans les plus brefs délais.

• Collaborez avec vos collègues en les mentionnant dans une discussion et en envoyant des messages internes qui ne sont pas visibles par les clients.

Vous pouvez accéder aux conversations des clients en naviguant vers Communications > Discussions ou vers la section correspondante dans le profil du client.

Accès aux discussions

Les discussions sont sécurisées. Cela signifie qu'ils ne peuvent être vus que par :

• Clients pour lesquels vous avez créé le fil de discussion
• Ferme patron
• Administrateurs
• Les membres de l'équipe ayant accès au compte du client ou au droit d'accès « Voir tous les comptes »

Vous pouvez également utiliser les messages internes , qui ne sont visibles que par les membres de l'équipe.

Par défaut, les clients peuvent créer de nouvelles conversations, tout comme les membres de l'équipe. Cela peut engendrer un grand nombre de conversations. Pour une meilleure organisation, vous pouvez désactiver la création de conversations pour les clients dans les paramètres du cabinet . Ainsi, ils ne pourront répondre qu'aux conversations que vous aurez créées pour eux. 

Notifications de discussion

The firm member who started the thread receives notifications in Inbox+, email or both when:

• Le client envoie un nouveau message dans une conversation.
• Réponse d'un client ou d'un membre de l'équipe dans une conversation.
• Le client effectue toutes les tâches dans un fil de discussion
• Le client télécharge un document dans une discussion

Les autres membres de l'équipe reçoivent des notifications lorsqu'une personne utilise des @mentions dans un message, et ils ont accès au compte.

Automatisez les processus avec les chats

TaxDome Les entreprises utilisent largement les messageries instantanées pour automatiser la communication par SMS :

• Avertir les clients des actions nécessaires (par exemple, signer électroniquement le formulaire 8879 ou la facture).
• Fournir des instructions (par exemple, expliquer comment remplir questionnaires ).
• Fournissez une liste de documents ou d’éléments d’action nécessaires pour terminer le service.
• Demander les documents manquants (par exemple, les documents nécessaires pour confirmer le statut commercial de l'entreprise ou la préparation des impôts).
• Signaler l'état actuel de la projet (par exemple, informer les clients de la révision de leur déclaration).

Since messages can be sent to clients via pipeline automations , you need to master the chat templates for different cases once. Then, after the job is moved to the specific stage of the pipeline, client will automatically receive the appropriate message.

Vue du client

Lorsque vous envoyez un message ou ouvrez une nouvelle conversation, vos clients reçoivent une notification par e-mail , via l'application mobile et sur le portail client . Ils doivent ouvrir cette notification et y répondre si nécessaire.