Chats : aperçu
Les chats vous permettent de communiquer en toute sécurité avec vos clients dans TaxDome sans utiliser d'applications tierces. Voici tous les détails nécessaires pour vous familiariser avec la fonctionnalité.
Webinaire : Regardez le webinaire pour maximiser l'efficacité de la communication client avec TaxDome La suite d'outils de, comprenant des e-mails, des chats, des annonces d'entreprise, des tâches client et automatisation avec Rationaliser la communication client .
Couvert ici:
- Chats, expliqués
- Notifications de discussion
- Gestion des discussions
- Automatisez les processus avec les chats
Chats, expliqués
Les chats sont l'une des méthodes de communication intégrées à TaxDome , avec e-mail et SMS. Cette fonctionnalité est disponible pour vous et vos clients sur le portail de bureau et l'application mobile TaxDome . Grâce aux chats, vous pouvez :
- Posez des questions et discutez des détails du travail
- Demander des informations manquantes, telles que des documents (les documents téléchargés seront automatiquement placés dans les profils des clients et pourront être consultés via Docs)
- Ajoutez des tâches pour les clients (les tâches seront affichées sous forme de listes de tâches avec des cases à cocher ; vous pouvez suivre leur progression sur une page séparée)
- Planifier des rendez-vous
Chaque discussion que vous créez est appelée un fil de discussion (ou simplement une discussion). Vous pouvez créer des fils de discussion pour un client individuel , avec plusieurs clients à la fois (actions groupées) ou automatiquement . Les discussions peuvent être créées à partir de zéro ou à l'aide de modèles .
Pour accéder aux chats créés, rendez-vous dans l'onglet Communication du profil du client.
Les discussions sont sécurisées. Cela signifie qu'ils ne peuvent être vus que par :
- Clients pour lesquels vous avez créé le fil de discussion
- Propriétaires d'entreprises
- Administrateurs
- Membres de l'équipe ayant accès au compte du client ou affichant le droit d'accès à tous les comptes
- Membres de l'équipe que vous mentionnez dans le chat
Notifications de discussions
Lorsque vous envoyez des messages, les clients reçoivent une notification. Les messages non lus sont affichés dans la section En attente d'action . Du côté du cabinet, tous les chats sont disponibles dans la section Chats & tâches ( Chats dans l'application mobile).
As a chat thread creator, you will receive notifications in Inbox+, email or both when:
- Les clients envoient de nouveaux messages à un fil de discussion
- Les clients ou les membres de l'équipe ayant accès au compte répondent dans un fil de discussion
- Les clients accomplissent toutes les tâches
- Les clients téléchargent des documents
Gestion des discussions
Vous pouvez créer un nombre illimité de fils de discussion. Cependant, pour éviter tout désordre, nous vous recommandons de clarifier tous les détails au sein d'une seule discussion et de l' archiver une fois l'affaire réglée. Vous pouvez le rouvrir à tout moment.
Par défaut, les clients peuvent lancer de nouveaux fils de discussion, tout comme les membres de l'équipe. Cela pourrait également donner lieu à de nombreux fils de discussion. Pour garder les choses en ordre, vous pouvez désactiver la possibilité de créer des discussions avec les clients dans les paramètres du cabinet . De cette façon, ils ne pourront répondre qu’à celles que vous avez créées pour eux.
Automatisez les processus avec les chats
TaxDome les entreprises utilisent largement les messages de chat pour automatiser la communication textuelle :
- Avertir les clients des actions nécessaires à venir (par exemple, signer électroniquement le formulaire 8879 ou la facture)
- Fournir des instructions (par exemple, expliquer comment remplir questionnaires )
- Demander les documents manquants (par exemple, les documents requis pour confirmer le statut commercial de l'entreprise ou la préparation des déclarations de revenus)
- Signaler l'état actuel du projet (par exemple, informer les clients de l'examen de leur déclaration)
Since messages can be sent to clients via pipeline automations, you need to master the chat templates for different cases once. Then all new clients added to the pipeline will automatically receive the appropriate message.