Créer et appliquer des modèles de chat

Les modèles de chat sont utiles pour les communications que vous envoyez régulièrement à vos clients . Ils sont également utilisés dans pipelines Ces automatisations permettent d'envoyer des notifications automatiques aux clients. Elles vous évitent de rédiger les mêmes messages à chaque fois et les ont toujours prêts à l'emploi.

Ajouter des modèles de chat

Vous pouvez démarrer rapidement en utilisant un modèle prêt à l'emploi ou en créer un de toutes pièces pour qu'il corresponde à celui de votre entreprise. workflow .

Commencez par un modèle prêt à l'emploi

Vous pouvez télécharger des modèles de chat prêts à l'emploi, conçus selon les meilleures pratiques. Ils sont facilement modifiables.

Pour ajouter un modèle de conversation à partir du Marketplace :

1. Dans la barre de menu de gauche, accédez à Modèles > Marketplace et sélectionnez l'onglet Discussions .

2. Cliquez sur « Obtenir gratuitement » sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant. 

3. Accédez à Modèles > Discussions et cliquez sur le nom du modèle pour le consulter et le modifier .

Créer un modèle de chat à partir de zéro

Une entreprise peut créer un modèle de conversation. patron , un administrateur ou tout employé disposant des droits d'accès pour gérer les modèles .

Pour créer un modèle de conversation, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise > Conversations , puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant le message Envoyer automatisation lors de l'édition d'un pipeline , puis en cliquant sur le bouton Nouveau modèle .

Aperçu de l'écran du modèle de conversation

Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées dans la fenêtre Créer un modèle de message où vous créez des modèles de message :

a. Nom : Saisissez un nom pour le modèle — ce nom apparaîtra lorsque vous sélectionnerez le modèle.

b. Expéditeur : Sélectionnez le membre de l’équipe au nom duquel le message sera envoyé. Il s’agit du nom que le destinataire verra comme expéditeur, quel que soit l’utilisateur qui a déplacé le message. projet au suivant étape L'expéditeur peut être modifié lors de l'application d'un modèle.

Un membre de l'équipe peut être sélectionné ici s'il est affecté au compte ou s'il dispose des droits d'accès pour consulter tous les comptes .

c. Responsable de la conversation : sélectionnez la personne qui sera automatiquement chargée de gérer cette conversation . Cela détermine qui est responsable du suivi des réponses des clients.

d. Objet : Saisissez un objet ; il apparaîtra comme nom de la communication dans la liste des messages du destinataire.

e. Add shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient’s name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here’s more on using shortcodes in TaxDome .

f. Corps du message : Rédigez le message en utilisant la mise en forme, les émojis, les liens et les vidéos .

g. Envoyer des rappels aux clients : activez cette option si vous souhaitez recevoir un rappel. e-mail Envoyer un rappel au client lorsqu'il ne répond pas dans un délai imparti ou lorsqu'il n'a pas terminé ses tâches. En savoir plus sur les rappels dans les conversations .

h. Joindre un document : Vous pouvez joindre des fichiers à un modèle de conversation . Le document joint sera automatiquement inclus dans chaque message de conversation utilisant ce modèle.

i. Tâches client : Ajouter des tâches client. Les tâches s’affichent sous forme de liste avec des cases à cocher. Cliquez sur « Ajouter une tâche » pour en ajouter d’autres. Une fois la tâche terminée, vous ou le client pouvez la cocher. Plus d’informations sur la gestion des tâches client ici.

Cliquez sur Sauvegarder et quitter » pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles ; Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle, ou sur « Annuler » pour quitter sans enregistrer.

Ajouter des pièces jointes aux modèles de messages

Note

La taille maximale des fichiers joints à un modèle est de 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux modèles de messages depuis votre ordinateur. Utilisez l'une des options disponibles lors de la création ou de la modification d'un modèle de message :

• Faites glisser et déposez un seul fichier dans la zone désignée.
• Cliquez sur Parcourir les fichiers et sélectionnez un ou plusieurs fichiers dans votre explorateur de fichiers.

Ajouter des images aux modèles de messages

Avertissement

L'image doit être hébergée par un tiers ou ajoutée en tant que pièce jointe .

1. Téléchargez l'image sur votre ordinateur ou sur un site d'hébergement d'images tel que imgbb.com .

2. Cliquez avec le bouton droit sur l’image téléchargée dans votre navigateur, puis sélectionnez Copier l’image.

3. Accédez à l'écran de création de modèle de message , puis collez l'image dans votre modèle.

Modifier les modèles de discussion

Pour apporter des modifications à un modèle de discussion, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans le menu latéral, sélectionnez Chats , puis cliquez sur le nom du modèle de chat.

2. Apportez des modifications au modèle de discussion, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Appliquer le modèle de chat

Une fois votre modèle de conversation créé, utilisez-le pour accélérer l'envoi de nouveaux messages ou pour automatiser l'envoi de messages au sein des pipelines . Voici comment procéder :

1. Choisissez l'option permettant de créer une nouvelle discussion :

• Cliquez sur Nouveau , puis sélectionnez Chat .

• Cliquez sur « Nouvelle conversation » dans la section Communication .

• Sélectionnez un ou plusieurs destinataires dans votre liste de comptes , cliquez sur Plus d'actions et sélectionnez Envoyer un message dans le menu déroulant.

2. Cliquez sur le champ Modèles , puis sélectionnez le modèle dans le menu déroulant.

3. Modifiez le texte existant ou rédigez-en un nouveau, puis configurez les options du message. Vous pouvez également modifier l' expéditeur si nécessaire.

Note

Les modifications que vous apportez au message ne modifient pas le modèle sélectionné.

Publier les modèles de chat sur le marketplace

Vous pouvez publier votre modèle dans le marketplace si vous pensez que cela profitera aux autres membres de la communauté.

Avertissement

Vous ne verrez pas Publier sur marketplace sauf si vous vous êtes inscrit en tant que créateur .

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans la barre de menu de gauche et sélectionnez Chats . 

2. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du modèle de chat et sélectionnez Publier sur marketplace .

3. Suivez les étapes décrites dans l'article du centre de ressources pour créateurs .

Dupliquer les modèles de chat

Pour créer de nouveaux modèles de discussion basés sur des modèles existants :

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche et sélectionnez Discussions . 

2. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du modèle de conversation et sélectionnez « Dupliquer » . Lors de la création d'une copie, le modèle de conversation sera ajouté avec le même nom que l'original, suivi d'un numéro séquentiel entre parenthèses. Par exemple : En cours de révision (original), En cours de révision (2) (copie).

Supprimer les modèles de discussion

Pour supprimer complètement un modèle de discussion :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans le menu latéral et sélectionnez Chats .

2. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du modèle de conversation et sélectionnez Supprimer. 

3. Confirmer l'action.

   

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