Entamez une conversation via les chats clients.

Utilisez la messagerie instantanée de TaxDome pour planifier des rendez-vous et demander des documents. Découvrez ici comment créer des conversations et programmer des rappels.

Créer une nouvelle discussion

Une entreprise peut créer une conversation de groupe. patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou disposant des droits d'accès permettant de consulter tous les comptes .

Ouvrez une discussion avec un client.

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Il existe différentes manières de créer manuellement une nouvelle conversation avec un client :

• Allez dans Communications > Chat ou dans Clients > Comptes > Communication > Chat et cliquez sur Nouvelle conversation .

• Cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche, sélectionnez Discussion , remplissez le formulaire et cliquez sur Créer une discussion . 

  

Vous pouvez créer de nouvelles conversations soit depuis l'écran de la boîte de réception , soit en accédant à Comptes > Sélectionner un compte > Conversations .

Aperçu du nouvel écran de chat

Ci-dessous, nous expliquons les sections de l'écran « Nouvelle discussion » où vous créez un nouveau fil de discussion :

a. Modèle : Choisissez un modèle pour vos messages fréquents . Les champs « Objet » et « Message » seront alors automatiquement remplis. Vous pouvez sélectionner un modèle uniquement lors de la création d’une nouvelle conversation, et non pour répondre à une conversation existante.

b. De : Membre de l’équipe au nom duquel le message sera envoyé. Par défaut, l’expéditeur est vous, mais vous pouvez choisir un autre membre de l’équipe.

c. Responsable de la conversation : sélectionnez la personne qui sera automatiquement chargée de gérer cette conversation. Cela déterminera qui est responsable du suivi des réponses du client. Les membres de l’équipe doivent avoir accès au compte pour pouvoir être affectés à une conversation.

d. À : Sélectionnez le nom de la personne à qui le message est destiné.

e. Objet : Saisissez l’objet. Il s’affichera dans la liste des discussions . Cliquez sur « Ajouter un shortcode » pour personnaliser l’objet (le shortcode contient des données dynamiques qui seront remplacées, par exemple, par le nom d’un client ou la date).

f. Message : Rédigez le message . Utilisez la mise en forme du texte, des émojis, des puces, des listes numérotées et des liens. Attirez l’attention d’un membre de l’équipe dans le message en utilisant @ avant son nom, ou cliquez sur Joindre pour ajouter des documents depuis votre ordinateur ou TaxDome .

g. Lien vers projets : Sélectionner projets Pour créer un lien, cliquez ensuite sur Sauvegarder .

h. Rappels : activez cette option si vous souhaitez recevoir un rappel. e-mail aller contacter le client lorsqu'il ne répond pas dans un certain délai ou lorsqu'il n'a pas terminé ses tâches (plus de détails ci-dessous ).

i. Tâches : Ajoutez des listes de contrôle pour vos clients. 

j. Créer une conversation : Cliquez pour envoyer votre message au client. Sinon, cliquez sur Annuler .

Lancez des discussions avec plusieurs clients

Si vous devez envoyer le même message à plusieurs clients, utilisez notre fonction de messagerie en masse.

1. Accédez à Clients > Comptes depuis le menu latéral gauche.

2. Cochez les cases correspondant aux clients auxquels vous souhaitez envoyer le message.

3. Cliquez sur « Plus d'actions » dans la barre de menu supérieure, puis sur « Envoyer un message » dans le menu déroulant.

4. Choisissez un modèle de conversation ou saisissez un sujet (facultatif), puis ajoutez votre texte et vos tâches si nécessaire. Il n'est pas possible d'ajouter des documents dans les messages groupés, mais vous pouvez les envoyer individuellement par la suite.

5. Cliquez sur Créer des discussions .

Vous pouvez également créer des fils de discussion en masse, de la même manière que pour un seul client : il suffit d’ajouter des destinataires.

Lors de la création de discussions en masse, vous pouvez attribuer des fils de discussion à un membre de l'équipe . Si ce dernier n'a pas accès à certains comptes, les fils de discussion seront créés mais resteront non attribués.

Note

Vous pouvez créer une conversation même avec des clients qui n'ont pas activé leur compte. TaxDome Ils n'ont pas encore de compte. Si leurs contacts ont une adresse e-mail, ils recevront e-mail notifications. Lorsqu'ils commenceront à utiliser le portail, ils pourront lire les messages de chat que vous leur avez envoyés précédemment.

Rappelez aux clients les messages non lus

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Chaque fois que vous envoyez un message dans la conversation, tous les utilisateurs liés au compte et dont l'option « Notifications » est activée reçoivent une notification. e-mail Vous pouvez également configurer des rappels automatiques supplémentaires pour éviter les retards.

Pour configurer des rappels automatiques concernant les messages sans réponse et les tâches non terminées, activez l' option « Rappels » lors de la création d'une conversation . Vous pouvez également le faire ultérieurement, directement depuis la conversation .

Comment configurer les rappels :

• Jours avant le prochain rappel : par défaut, un rappel est envoyé trois jours après l'envoi de la notification d'un nouveau message au client, mais vous pouvez modifier cela comme vous le souhaitez.

• Nombre de rappels : Par défaut, le client ne reçoit qu'un seul rappel e-mail , mais vous pouvez également modifier cela selon vos préférences.

Lorsque vous configurez un rappel, une notification affichant le nombre de rappels et leur intervalle apparaîtra dans votre conversation. Votre client recevra également une notification dans sa conversation, indiquant l'action à effectuer pour arrêter les rappels.

Note

Les rappels sont toujours envoyés pour le dernier message du fil.

Bien que les rappels ne puissent être configurés que sur le portail web, vous pouvez vérifier leur activation pour une conversation dans l'application mobile. Lorsqu'un rappel est activé, une icône de cloche apparaît à côté du nom de la conversation ; appuyez dessus pour consulter le calendrier et les rappels restants.

Rappels automatiques

Les rappels peuvent être activés et désactivés à tout moment. Pour ce faire :

1. Accédez à une discussion.

2. Cliquez sur l'icône de cloche pour ouvrir la section Rappels . Vous pourrez alors activer ou désactiver l'option « Envoyer des rappels aux clients » ou modifier les détails des rappels.

3. Cliquez sur Sauvegarder .

Quand les rappels cessent

Les rappels s'arrêteront si :

• Toutes les tâches client de cette discussion sont marquées comme terminées.
• Tous les messages reçoivent une réponse (s'il n'y a pas de tâches client incomplètes).
• La conversation a été archivée ou supprimée.
• Le nombre de rappels prévu a été envoyé.
• Vous avez désactivé les rappels.

Note

Si vous archivez un fil de discussion, puis le rouvrez, le bouton bascule est activé comme si le message était nouveau.

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé des nouveaux messages et des nouvelles conversations. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les messages de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification située sous la page d'accueil dans la liste des tâches ou directement depuis la page de discussion .
• Dans la notification e-mail : cliquez sur « Voir la conversation » dans le e-mail Par défaut, le contenu du message n'est pas affiché dans le e-mail Corps de la notification. Toutefois, si le contenu n'est pas sensible, vous pouvez l'afficher dans l' e-mail .

Note

Si vos clients répondent à un message qui ne figure pas dans une conversation, mais qui répond à la notification e-mail , le message n'est pas délivré, et ils reçoivent un e-mail à ce sujet. Cependant, s'ils ratent le e-mail Concernant l'erreur et se demandant pourquoi leur réponse n'a pas été reçue, cela pourrait en être la raison.

Vos clients peuvent interagir avec votre fil de discussion depuis leur portail : répondre, marquer les tâches comme terminées, télécharger des documents et créer de nouvelles discussions (si vous l’avez autorisé ). 

Conseil

Vous pouvez voir le message envoyé du point de vue du client .

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