Traitement des opérations comptables

Transactions (La plateforme de comptabilité) est une nouvelle TaxDome Des fonctionnalités qui simplifient la communication entre les comptables et leurs clients. La plateforme de comptabilité s'intègre avec QuickBooks En ligne, cette plateforme permet aux comptables de trouver les transactions comportant des informations manquantes ou incorrectes, de communiquer avec leurs clients et de résoudre les problèmes, le tout directement depuis leur compte. TaxDome .

Transactions, expliquées

Pour pouvoir examiner et catégoriser les transactions comptables dès leur origine TaxDome , ferme patron ou les administrateurs doivent se connecter au QuickBooks de votre client . Une fois cela fait, TaxDome importe la liste des transactions dans la section Transactions du compte du client.

Les transactions sont affichées dans un format clair, sous forme de tableau, ce qui facilite l'identification de celles qui nécessitent une attention particulière. Toutes les mises à jour effectuées dans TaxDome sont automatiquement synchronisés avec QuickBooks En ligne, réduisant le travail manuel et assurant l'exactitude des dossiers.

Pour les clients, cette fonctionnalité offre une expérience fluide : une fois que vous les connectez, leur QuickBooks Compte en ligne TaxDome Toutes les communications et actions se déroulent directement sur le portail client. Inutile de passer d'une plateforme à l'autre : tout se passe dans un environnement sécurisé unique. interface .

Posez des questions sur les transactions

Vous pouvez demander à vos clients de préciser les détails d'une transaction directement depuis la section Transactions , que ce soit pour une seule transaction ou pour plusieurs à la fois .

Demandez des informations sur une transaction.

Pour poser une question concernant la transaction :

1. Accédez à la section Transactions du compte du client.

2. Dans la colonne Communication avec le client , cliquez sur Demander au client .

3. Sélectionnez un modèle de question ou rédigez une nouvelle question.

4. Cliquez sur Envoyer .

Demander en masse

Si vous devez poser la même question concernant plusieurs transactions, vous pouvez le faire en une seule fois :

1. Accédez à la section Transactions du compte du client.

2. Sélectionnez dans la liste les transactions sur lesquelles vous souhaitez poser des questions.

3. Cliquez sur « Demander au client » .

   

4. Sélectionnez un modèle de question ou rédigez une nouvelle question.

5. Cliquez sur Envoyer la question et confirmez l'action.

   

Après avoir envoyé la question :

• Si une question reste sans réponse concernant une transaction, elle sera résolue et votre nouvelle question donnera lieu à une nouvelle communication.
• Si une transaction est marquée comme « Examinée » , elle repassera à l’ état « À examiner » et la communication sera rouverte.

Vous recevrez une notification après la réponse du client. Si vous n'avez plus besoin d'assurer le suivi, cliquez sur les trois points et sélectionnez « Terminer la communication » .

Vous pouvez toujours poser des questions supplémentaires, même après avoir terminé la communication précédente. Pour ce faire, cliquez sur les trois points situés à côté de la communication terminée et choisissez « Poser une autre question » .

Créer des modèles de questions

Pour éviter de retaper les questions fréquentes, créez des modèles de questions réutilisables. Saisissez votre question dans le champ de message et cliquez sur « Ajouter aux favoris » . Le modèle est immédiatement enregistré et disponible pour tous les comptes clients.

Pour supprimer un modèle de question, cliquez sur l'icône de la corbeille située à côté de la question.

Comment savoir si j'ai obtenu de nouvelles réponses du client ?

Pour être informé des nouvelles réponses aux transactions, vous pouvez activer les notifications. Vous recevrez des notifications uniquement concernant les clients auxquels vous avez accès.

Pour activer les notifications de transactions :

1. Accédez aux paramètres du compte .

2. Dans la section des préférences de notification , activez l'option Transactions .

Vous recevrez alors un e-mail quotidien ou Inbox+ Notification à 9h00. Elle contiendra :

• Nombre de réponses de clients reçues au cours des dernières 24 heures
• Nombre total de réponses en attente de validation
• Cinq réponses récentes contenant le lien. Ce lien vous permet d'accéder directement au tableau des transactions filtré pour n'afficher que celles ayant reçu une réponse.

Catégoriser les transactions

Vous pouvez modifier la catégorie dans la colonne Fractionner pour toute transaction ne comportant ni sous-transactions ni lignes enfants. La modification sera automatiquement mise à jour. QuickBooks .

Pour modifier la catégorie d'une transaction :

1. Accédez à la section Transactions du compte du client.

2. Dans la colonne Fractionnement , cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez la catégorie appropriée. Le menu déroulant affiche toutes les options actives du plan comptable du client.

Marquer les transactions comme révisées

Vous pouvez marquer une transaction comme examinée une fois que vous avez reçu une réponse. Cela vous permet de vous concentrer uniquement sur les transactions qui nécessitent encore une action et de garder une trace de celles qui ont déjà été examinées.

Pour indiquer qu'une transaction a été vérifiée dans le tableau des transactions, cliquez sur « Marquer comme vérifiée » à côté de la transaction dans la colonne « Actions » . La transaction passera alors de l'onglet « À vérifier » à l'onglet « Vérifiée » .

Pour accélérer votre travail, vous pouvez marquer plusieurs transactions comme vérifiées simultanément. Pour ce faire, sélectionnez les transactions, cliquez sur « Marquer comme vérifiée » , puis confirmez l’action.

Rouvrir la transaction

Si des informations complémentaires ou une vérification sont nécessaires, vous pouvez rouvrir la transaction à tout moment. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet « Vérifiée » et cliquez sur « Rouvrir » à côté de la transaction. Vous pouvez également poser une question concernant une transaction ; celle-ci sera alors automatiquement déplacée vers l'onglet « À vérifier » .

Pour rouvrir plusieurs transactions simultanément, sélectionnez-les, cliquez sur Rouvrir et confirmez l'action.

Travailler avec les transactions provenant des flux bancaires

Pour travailler avec les transactions de flux bancaires dans TaxDome , commencez par les affecter à un compte quelconque dans QuickBooks En ligne (y compris un compte non catégorisé). Une fois attribuées, les transactions seront automatiquement synchronisées avec TaxDome lors de la prochaine synchronisation manuelle ou automatique , vous pourrez les utiliser comme d'habitude : poser des questions et les catégoriser .

Travailler avec des documents téléchargés

En plus des réponses, les clients peuvent télécharger plusieurs fichiers et les placer dans des dossiers dont le niveau d'autorisation leur est réservé (consultation et modification) . Ces fichiers apparaissent dans le tableau Transactions , dans la colonne Pièces jointes . Le nombre de fichiers joints est indiqué par une étiquette verte.

Vous pouvez ouvrir ces fichiers et les manipuler de la même manière que n'importe quel autre document. TaxDome .

Rappelez aux clients les questions en suspens

Par défaut, le client reçoit une notification concernant les questions restées sans réponse relatives à ses transactions une fois par semaine, tous les lundis à 9h00, heure locale du client.

Vous pouvez également envoyer au client un e-mail Rappel manuel à tout moment. Pour ce faire :

1. Cliquez sur le bouton « Notifier le client » en haut de la liste des transactions .

2. Une fenêtre avec un pré-rempli e-mail Le message s'ouvrira. Vous pourrez modifier le texte si nécessaire.

3. Cliquez sur Envoyer .

Mise à jour régulière et manuelle des données

Pour que les transactions restent à jour, une synchronisation régulière est déclenchée automatiquement chaque nuit ; la date de la dernière synchronisation apparaît dans le coin supérieur droit de la page Transactions .

Si vous avez besoin de données récentes de QuickBooks Vous pouvez également lancer une synchronisation manuelle. Pour actualiser les données manuellement :

1. Accédez à la section Transactions du compte du client.

2. Cliquez sur le bouton Synchroniser avec QBO .

   

Filtrer les clients par statut de transaction

Dans la section Comptes , vous pouvez rapidement identifier les clients dont les transactions nécessitent votre attention. Pour savoir quelles transactions sont encore sans réponse et lesquelles peuvent être catégorisées, utilisez le filtre Questions sur les transactions et consultez les compteurs dans les colonnes Transactions : En attente de réponse et Transactions : Réponse reçue .

Pour consulter les transactions nécessitant une attention particulière :

1. Accédez à Clients > Comptes depuis le menu latéral.

2. Cliquez sur Filtre et choisissez le filtre Questions sur les transactions .

3. Choisissez le type de communications que vous souhaitez consulter : avec réponse ou en attente de réponse, puis appliquez l’opérateur. En savoir plus sur l’utilisation des filtres .

4. Recherchez le compteur dans les colonnes Transactions : En attente de réponse et Transactions : Réponse reçue .

5. Cliquez sur un compteur pour accéder directement à la page de transaction de ce client, avec le filtre correspondant déjà appliqué.

Vous verrez alors une liste filtrée des transactions en fonction de leur statut de communication, ce qui facilitera le suivi des questions en suspens ou l'examen des réponses des clients.

Vue du client

La fonctionnalité de gestion des transactions comptables offre aux clients une mini-conversation claire et organisée pour chaque transaction, avec un historique transparent des communications. Les clients peuvent trouver des réponses aux questions concernant les transactions dans leur historique. TaxDome portail, dans la section Liste des tâches et Transactions .

Chaque transaction non résolue ayant fait l'objet d'une question de la part du cabinet apparaît sous forme de fiche distincte, affichant l'historique des échanges entre le cabinet et le client. Les clients peuvent :

• Répondre aux questions.
• Modifiez leur réponse jusqu'à ce qu'elle soit marquée comme « Répondue » .
• Afficher jusqu'à 5 des messages les plus récents de la discussion.

Pour s'assurer qu'aucune question restée sans réponse ne soit oubliée, les clients reçoivent un rapport hebdomadaire. e-mail toutes les transactions sont en attente de leur réponse.