Traitement des opérations comptables

Table des matières

Synchroniser les données
Catégoriser les transactions
Posez des questions sur les transactions
Identifier les clients dont les réponses sont en attente
Rappelez aux clients les questions en suspens
Soyez informé des réponses des clients
Marquer les transactions comme révisées
Rouvrir la transaction

Avertissement

Cette fonctionnalité n'est actuellement pas disponible pour les entreprises de la zone UE.

Le hub de comptabilité vous permet de consulter, de catégoriser et de clarifier les transactions clients sans avoir à jongler entre différents outils. Utilisez-le pour traiter les transactions synchronisées depuis QuickBooks En ligne — catégoriser ce qui est clair, interroger les clients sur ce qui ne l'est pas et suivre les réponses au fur et à mesure qu'elles arrivent.

La plupart des actions sont effectuées depuis la section Transactions du compte client.

Synchroniser les données

Pour que les transactions restent à jour, une synchronisation régulière est déclenchée automatiquement chaque nuit ; la date de la dernière synchronisation apparaît dans le coin supérieur droit de la page Transactions .

Si vous avez besoin de données récentes de QuickBooks Vous pouvez également lancer une synchronisation manuelle. Pour actualiser manuellement les données, cliquez sur le bouton « Synchroniser avec QBO » .

Note

Le processus de synchronisation effectue une mise à jour complète des transactions et de leurs paramètres, ainsi que des données de référence associées, telles que les fournisseurs, les clients, le plan comptable, etc. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la synchronisation et la résolution des problèmes associés, consultez notre guide .

Catégoriser les transactions

Vous pouvez modifier la catégorie dans la colonne Fractionner pour toute transaction ne comportant ni sous-transactions ni lignes enfants. Cette modification sera automatiquement mise à jour. QuickBooks .

Pour modifier la catégorie d'une transaction, dans la colonne Fractionnement , cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez la catégorie appropriée. Le menu déroulant affiche toutes les options actives du plan comptable du client.

Notez ce qui suit :

Tous les changements de catégorie sont validés par QuickBooks En ligne, conformément à ses règles commerciales internes.
Si l'opération de dépôt est liée à une autre transaction, il est impossible de modifier sa catégorie. Le bouton « Ouvrir dans QBO » s'affiche alors.
Pour les transactions d'achat comprenant des sous-articles, la catégorie ne peut pas être modifiée directement dans TaxDome mais vous pouvez le faire en QuickBooks En ligne.
Pour afficher ou modifier les détails d'une transaction, cliquez sur la date dans la colonne Date en regard de la transaction ; la transaction s'ouvrira alors directement dans QuickBooks En ligne.

Posez des questions sur les transactions

À partir de la liste des transactions , vous pouvez interroger les clients sur les détails peu clairs d'une transaction, que ce soit pour une seule transaction ou pour plusieurs à la fois .

Demandez des informations sur une transaction.

Pour poser une question concernant la transaction :

Dans la colonne Communication avec le client , cliquez sur Demander au client .
Sélectionnez un modèle de question ou rédigez une nouvelle question.
Cliquez sur Envoyer .

Après avoir envoyé la question :

Si une question reste sans réponse concernant une transaction, elle sera résolue et votre nouvelle question donnera lieu à une nouvelle communication.
Si une transaction est marquée comme « Examinée » , elle repassera à l’ état « À examiner » et la communication sera rouverte.

Demander en masse

Si vous devez poser la même question concernant plusieurs transactions, vous pouvez le faire en une seule fois :

Sélectionnez dans la liste les transactions sur lesquelles vous souhaitez poser des questions.
Cliquez sur « Demander au client » .
Sélectionnez un modèle de question ou rédigez une nouvelle question.
Cliquez sur Envoyer la question et confirmez l'action.

Créer des modèles de questions

Pour éviter de retaper les questions fréquentes, créez des modèles de questions réutilisables. Saisissez votre question dans le champ de message et cliquez sur « Ajouter aux favoris » . Le modèle est immédiatement enregistré et disponible pour tous les comptes clients.

Pour supprimer un modèle de question, cliquez sur l'icône de la corbeille située à côté de la question.

Gérer une conversation

Toutes les actions de conversation sont disponibles via le menu à trois points situé à côté de la communication.

Pour modifier votre question avant que le client ne réponde, sélectionnez Modifier la question .

Pour terminer la conversation sans attendre de réponse, sélectionnez Terminer la communication .

Pour poser une autre question une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Poser une autre question .

Identifier les clients dont les réponses sont en attente

Dans la section Comptes , vous pouvez rapidement identifier les clients dont les transactions nécessitent votre attention. Pour savoir quelles transactions sont encore sans réponse et lesquelles peuvent être catégorisées, utilisez le filtre Questions sur les transactions et consultez les compteurs dans les colonnes Transactions : En attente de réponse et Transactions : Réponse reçue .

Pour consulter les transactions nécessitant une attention particulière :

Accédez à Clients > Comptes depuis le menu latéral.
Cliquez sur Filtre et choisissez le filtre Questions sur les transactions .
Choisissez le type de communications que vous souhaitez consulter : avec réponse ou en attente de réponse, puis appliquez l’opérateur. En savoir plus sur l’utilisation des filtres .

Recherchez le compteur dans les colonnes Transactions : En attente de réponse et Transactions : Réponse reçue .
Cliquez sur un compteur pour accéder directement à la page de transaction de ce client, avec le filtre correspondant déjà appliqué.

Vous verrez alors une liste filtrée des transactions en fonction de leur statut de communication, ce qui facilitera le suivi des questions en suspens ou l'examen des réponses des clients.

Conseil

Si vous ne voyez pas les colonnes dans la liste des comptes , vous devez la personnaliser .

Rappelez aux clients les questions en suspens

Par défaut, le client reçoit une notification concernant les questions restées sans réponse relatives à ses transactions une fois par semaine, tous les lundis à 9h00, heure locale du client.

Vous pouvez également envoyer au client un e-mail Rappel manuel à tout moment. Pour ce faire :

Cliquez sur le bouton « Notifier le client » en haut de la liste des transactions .
Une fenêtre avec un pré-rempli e-mail Le message s'ouvrira. Vous pourrez modifier le texte si nécessaire.
Cliquez sur Envoyer .

Soyez informé des réponses des clients

Pour être informé des nouvelles réponses aux transactions, vous pouvez activer les notifications. Vous recevrez des notifications uniquement concernant les clients auxquels vous avez accès.

Pour activer les notifications de transaction :

Accédez aux paramètres du compte .
Dans la section des préférences de notification , activez les transactions .

Vous recevrez ensuite un rapport quotidien e-mail ou Inbox+ Notification à 9h00. Elle contiendra :

le nombre de réponses de clients reçues au cours des dernières 24 heures
Nombre total de réponses en attente d'examen
Cinq réponses récentes avec liens directs vers le tableau des transactions, filtrées pour afficher les transactions ayant reçu une réponse.

Info

Chaque notification est personnalisée en fonction des droits d'accès du client, elle ne peut donc pas être archivée pour tous les membres de l'équipe.

Marquer les transactions comme révisées

Vous pouvez marquer une transaction comme examinée une fois que vous avez reçu une réponse. Cela vous permet de vous concentrer uniquement sur les transactions qui nécessitent encore une action et de garder une trace de celles qui ont déjà été examinées.

Pour indiquer qu'une transaction a été vérifiée dans le tableau des transactions, cliquez sur « Marquer comme vérifiée » à côté de la transaction dans la colonne « Actions » . La transaction passera alors de l'onglet « À vérifier » à l'onglet « Vérifiée » .

Pour accélérer votre travail, vous pouvez marquer plusieurs transactions comme vérifiées simultanément. Pour ce faire, sélectionnez les transactions, cliquez sur « Marquer comme vérifiée » , puis confirmez l’action.

Rouvrir la transaction

Si des informations complémentaires ou une vérification sont nécessaires, vous pouvez rouvrir la transaction à tout moment. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet « Vérifiée » et cliquez sur « Rouvrir » à côté de la transaction. Vous pouvez également poser une question concernant une transaction ; celle-ci sera alors automatiquement déplacée vers l'onglet « À vérifier » .