Explication des emplois

Table des matières

Aperçu des emplois
Comment projets travail
Emplois vs tâches
Accès et autorisations
Automatisez les processus avec projets
Vue du client

UN projet Voici un exemple de travail que votre cabinet effectue pour un client : une déclaration de revenus (formulaire 1040), la paie de janvier, etc. onboarding engagement. Les emplois sont intégrés à pipelines et progressent à travers ceux-ci. étapes du début à la fin, et emportez tous les éléments connexes — tâches, questionnaires Factures, documents, relevés de temps — tout est regroupé au même endroit pour que l'équipe soit toujours au courant de l'état d'avancement des travaux.

Aperçu des emplois

UN projet est créé pour un compte client spécifique au sein d'un pipeline qui correspond au service. Au fur et à mesure que le travail progresse, le projet déménage de étape à étape soit manuellement, soit via le déplacement automatique . Chaque élément projet besoins — tâches, questionnaires Les demandes des clients, les propositions, les factures, les paiements, les documents, les saisies de temps, les discussions, les notes, les pages wiki — peuvent être liés au projet , de sorte que l'ensemble du projet figure sur une seule fiche.

Voici ce que vous pouvez faire avec projets :

Suivre l'état d'avancement des travaux — définir un statut projet pour marquer une étape. projet comme Actif , Terminé , Archivé ou un statut personnalisé.
Move jobs through the pipeline — drag-and-drop a job to the next stage, or let automove progress it once all action items are complete.
Personnalisez la fiche projet — activez les champs que vous souhaitez voir en un coup d'œil.
Suivi du temps et de la capacité — définissez un budget temps , suivez le temps passé sur projet et comparer les heures prévues aux heures réelles.
Tenez vos clients informés — attribuez -leur un statut visible par eux afin qu'ils puissent voir l'état d'avancement de leur travail sans avoir à vous contacter.

Comment projets travail

Du côté du membre de l'équipe, un projet est l'unité sur laquelle vous travaillez réellement. Le cycle de vie dans cabinet :

Un projet arrive sur votre tableau de bord. Vous le voyez sur un étape du pertinent pipeline , avec une carte montrant le client, courant étape , le destinataire, la date limite et ce qui reste à faire.
Vous ouvrez le projet et vous trouvez tout au même endroit. Toutes les tâches, questionnaires Les documents, factures, demandes clients, messages, notes et saisies de temps liés à la mission sont accessibles en ligne. projet — vous n'avez pas besoin de chercher sur plusieurs pages.
Vous traitez les éléments d'action. Au fur et à mesure que les tâches sont terminées, questionnaires Quand les factures reviennent, sont payées et les documents approuvés, ces éléments disparaissent. projet Enregistrez le temps en fonction de projet au fur et à mesure.
Signalez les obstacles lorsqu'ils surviennent. Si vous attendez un client ou quelqu'un d'autre, changez de voie. projet à un statut personnalisé comme « Documents manquants » ou « Nécessite une révision ». projet séjourne dans le étape mais le statut indique à l'équipe ce qui bloque la progression. Lorsque le bloqueur se dégage, le projet retourne à Actif .
Le projet avance et se termine. Une fois que chaque élément d'action du projet actuel est traité. étape une fois terminé, le projet passe au suivant étape — manuellement si vous le faites glisser, automatiquement si le déplacement automatique est configuré. Une fois le travail livré, marquez le projet Une fois terminé , archivez- le lorsqu'il n'est plus nécessaire qu'il figure sur le tableau de bord actif.

Emplois vs tâches

On confond souvent les emplois et les tâches car les deux peuvent être attribués et suivis, mais ils se situent à des niveaux de travail différents.

projet — l’ensemble des travaux pour lesquels un client paie, comme une déclaration de revenus (formulaire 1040) ou la paie de janvier. projet vit à l'intérieur d'un pipeline , se déplace à travers étapes et transporte tous les éléments nécessaires à la réalisation de la mission.
Tâche — une tâche distincte à faire à l'intérieur d'un projet , attribué à un membre de l'équipe. A projet Une tâche peut contenir plusieurs tâches (par exemple, « préparer le formulaire 1040 », « contacter le client concernant les documents manquants » et « effectuer la relecture finale »), chacune étant déléguée à une personne différente et exécutée en parallèle. Une tâche ne peut être associée qu'à une seule personne. projet à la fois.

Pour une vue d'ensemble de la manière pipelines , étapes , projets et les tâches s’imbriquent, voir l’ article dédié .

Accès et autorisations

L'entreprise patron Les administrateurs peuvent consulter, ajouter, modifier, déplacer et supprimer des éléments. projets dans n'importe quel pipeline par défaut.

Les autres membres de l'équipe peuvent travailler avec projets uniquement pour les comptes auxquels ils sont affectés et uniquement dans pipelines mis à leur disposition . Pour travailler sur tous les comptes, un membre de l'équipe a besoin du droit d'accès « Afficher tous les comptes » .

Note

Lier certains éléments à un projet (propositions, factures, questionnaires , documents, paiements, saisies de temps) requiert le correspondant Gérer droit d'accès. Voir la liste complète dans Lier les éléments à projets .

Automatisez les processus avec projets

Most of what happens to a job between creation and completion can be automated through pipeline automations .

Ce qui peut être automatisé :

Création du projet — planifiez des tâches récurrentes grâce aux récurrences projet , ou ajoutez automatiquement projets à partir du formulaire d'inscription du client .
Exécuter le travail étape par étape — envoyer questionnaires , factures, propositions, courriels et tâches ; appliquer des modèles de dossiers ; mettre à jour les responsables et l’accès aux comptes. Consultez la liste complète des types automatisation .
Résolution des blocages — associer un système personnalisé projet statut relatif à une demande client automatisation Le statut repasse donc à Actif lorsque le client soumet la demande.
Actualiser le statut destiné au client — utilisez la fonction « Mettre à jour le statut projet destiné au client ». automatisation mettre à jour ce que les clients voient comme le projet se déplace à travers étapes .

Vue du client

Les clients ne voient pas projets Eux-mêmes. Ce qu'ils peuvent voir, c'est l' état d'avancement projet côté client , si votre entreprise l'a activé. Cet état apparaît sur le portail client et indique où en sont les travaux.