Utilisez les rôles de compte dans votre workflow

Les rôles du compte vous permettent d'attribuer des tâches, projets et les communications sont axées sur les rôles plutôt que sur des membres spécifiques de l'équipe. Une fois les rôles définis, utilisez ce guide pour les appliquer aux tâches et projet création, pipeline automatisations, projet récurrences et automatisation des communications.

Note

Les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent effectuer toutes les actions décrites dans cet article sans droits d'accès supplémentaires. Les membres de l'équipe nécessitent des droits d'accès spécifiques.

Avant de commencer

Grâce aux rôles de compte, vous pouvez attribuer projets et les tâches non pas attribuées à un membre spécifique de l'équipe, mais au rôle du compte, comme préparateur fiscal, consultant, comptable, gestionnaire de compte, réviseur, etc. De cette façon, lorsque la tâche ou projet Le compte est créé automatiquement et le responsable sera défini en fonction du rôle sélectionné pour le compte client spécifique.

1. Pour commencer à utiliser les rôles de compte dans votre workflow , vous devez les créer et affecter des membres de l'équipe à des rôles .

2. Pour utiliser les rôles de compte dans votre workflow Veuillez noter les informations suivantes concernant l'accès et les autorisations :

Les propriétaires et les administrateurs d’entreprise peuvent créer des tâches et projets , créez des modèles et configurez des automatisations et projet récurrences sans droits d'accès supplémentaires.

Les membres de l'équipe auront besoin des droits d'accès suivants :

• Utilisation des rôles de compte avec des tâches :

  • Être affecté au compte client ou disposer du droit d'accès Afficher tous les comptes pour créer des tâches.

  • Gérer les droits d'accès aux modèles pour créer ou modifier des modèles de tâches.

  • Gérer les droits d'accès pipelines pour ajouter des automatisations aux pipelines auxquels ils ont accès .

• Utilisation des rôles de compte avec projets :

  • Être affecté au compte client ou disposer du droit d'accès Afficher tous les comptes pour créer projets .

  • Gérer les droits d'accès aux modèles pour créer ou modifier projet modèles.

  • Gérer les droits d'accès récurrents projet à configurer projet récidives.

    

Utilisez les rôles du compte dans les tâches et projets

Si vous créez des tâches ou projets manuellement ou en masse, vous pouvez facilement les attribuer automatiquement en fonction des rôles de compte de vos clients.

Ce processus est similaire pour les deux tâches et projets :

1. Commencez votre tâche ou projet création.

2. Dans la section Cessionnaires de la barre latérale, sélectionnez Rôles .

3. Choisissez un ou plusieurs rôles dans la liste déroulante Rôles attribués .

4. Finalisez votre tâche ou projet création.

La tâche ou projet sera attribué à une personne désignée comme cessionnaire pour le client pour lequel il a été créé.

Attribuer automatiquement des tâches en fonction des rôles

Vous pouvez créer automatiquement des tâches attribuées à différents membres de l'équipe en fonction de leurs rôles en suivant ces étapes :

• Étape 1. Ajouter un rôle de compte au modèle de tâche

• Étape 2. Configurer la création de tâches automatisation

Étape 1. Ajouter un rôle de compte au modèle de tâche

Tout d’abord, vous devez configurer un modèle de tâche :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise et passez à l’onglet Tâches .

2. Cliquez sur Créer un modèle ou sélectionnez un modèle existant à ajuster.

3. Dans la section Cessionnaire , sélectionnez Rôles .

4. Ajoutez le rôle souhaité dans le champ Rôles attribués , puis enregistrez le modèle.

   

Étape 2. Configurer la création de tâches automatisation

Now, you can use the task template you created in pipeline automations :

1. Ouvrez le pipeline vous souhaitez éditer et sélectionner un étape où vous souhaitez ajouter automatisation .
2. Ajouter la tâche Créer automatisation et sélectionnez le modèle que vous avez configuré à l'étape précédente.

Quand projets entrez ceci étape , les personnes affectées aux tâches sont automatiquement affectées en fonction des rôles de compte dans le compte client.

Attribuer automatiquement projets basé sur le rôle

Vous pouvez avoir projets Créés automatiquement via les récurrences projet attribuées aux différents membres de l'équipe en fonction de leurs rôles. Suivez ces étapes :

• Étape 1. Ajouter un rôle de compte à projet modèle

• Étape 2. Configuration projet récidives

Étape 1. Ajouter un rôle de compte à projet modèle

Tout d’abord, vous devez configurer un projet modèle:

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise et passez à l’onglet Emplois .

2. Cliquez sur Créer un modèle ou sélectionnez un modèle existant à ajuster.

3. Dans la section Cessionnaire , sélectionnez Rôles .

4. Dans le champ « Rôles attribués » , ajoutez le rôle souhaité, puis enregistrez le modèle.

   

Étape 2. Configuration projet récidives

Maintenant, vous pouvez utiliser le projet Modèle que vous avez créé dans projet Recurrences :

1. Ouvrez le projet récurrence que vous souhaitez modifier ou en créer une nouvelle.
2. Dans le champ modèle projet , sélectionnez le modèle que vous avez configuré à l'étape précédente, puis enregistrez.

Quand c'est nouveau projets sont créés à partir de cette récurrence, projet les cessionnaires sont automatiquement affectés en fonction des rôles du compte.

Utiliser les rôles en tant qu'expéditeurs dans les communications

Vous pouvez configurer e-mail et des automatisations de chat pour envoyer des messages des membres de l'équipe en fonction de leurs rôles respectifs pour les comptes clients. Ainsi, les communications proviennent bien du membre de l'équipe compétent pour chaque aspect du travail effectué auprès du client.

Par exemple:

• Les mises à jour concernant la préparation des déclarations de revenus peuvent être envoyées par la personne qui occupe le poste de « préparateur fiscal ».
• Les messages comptables peuvent être envoyés depuis le « Comptable ».
• Les communications générales relatives au compte peuvent être envoyées depuis le « Gestionnaire de compte ».

Lors de la configuration des automatisations d'envoi e-mail ou de messages dans votre e-mail et des modèles de conversation :

1. Activez l'option Personnaliser , puis sélectionnez Rôle dans le champ Expéditeur .

2. Choisissez le rôle (par exemple, préparateur fiscal, gestionnaire de compte, comptable, réviseur).

3. Quand le automatisation En cas de déclenchement, le message sera envoyé par la personne désignée pour ce rôle dans le compte client.

Note

Si aucun membre de l'équipe n'est affecté au rôle sélectionné pour un compte client, le message sera envoyé par l'expéditeur par défaut spécifié dans le modèle. e-mail pour les automatisations, le membre de l'équipe affecté à ce rôle doit avoir leur e-mail compte synchronisé avec TaxDome .

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