Factures uniques ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

Nos modèles sont utilisés pour automatiser les procédures de routine et gagner beaucoup de temps. Ici, nous vous montrons comment créer un modèle de facture de manière proactive ou lors de la création d'un pipeline afin que vous puissiez l'appliquer comme une automatisation .

Couvert ici:

Création de modèles de facture

Un modèle de facture peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe ayant des droits d'accès à gérer les modèles .

Pour créer un modèle de facture, accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis Factures . Ensuite, cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant le formulaire Créer une facture automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis cliquez sur Nouveau modèle .

Ci-dessous, découvrez toutes les options (1 à 15) dont vous disposez dans la fenêtre Créer un modèle de facture :

1. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lors de la sélection du modèle.

2. Description : Ajoutez une description de ce qui est inclus dans la facture (facultatif).

3. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.

4. Choisissez un mode de paiement : Sélectionnez le mode de paiement que vous souhaitez que le client utilise. (En savoir plus sur la sélection d'un fournisseur de paiement par défaut .)

5. QuickBooks settings: Select Location for the invoice to be sent to QuickBooks. Clients will not see this field.

6. Envoyer e-mail au client lors de la création de la facture : activez cette option et ajoutez un message personnalisé si vous souhaitez que le client soit averti par e-mail à propos d'une facture. Sinon, ils recevront une notification uniquement dans leur portail.

7. Payer la facture avec des crédits si disponible : activez cette option pour que la facture soit payée avec n'importe quel TaxDome crédits dont le client pourrait disposer. Apprenez-en davantage sur le paiement au nom d'un client .
8. Envoyer des rappels aux clients : activez cette option pour activer l'envoi de rappels automatiques pour les factures en attente. En savoir plus sur les rappels dans les factures .
9. Éléments de campagne : Détaillez tous les services effectués et ajoutez des réductions le cas échéant.
  • Line item: To add a line item, click the Line item button, then either select a service or create a new one. Fill in the Rate field, set the quantity for the service (QTY), and decide whether each line item is taxable. Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
  • Remise : pour ajouter un élément de campagne, cliquez sur le bouton Remise , puis remplissez le champ Tarif . Le montant sera soustrait du total.
10. Montant : Taux multiplié par QTÉ .

11. Taxe : Ceci ajoute automatiquement la taxe à la facture. Une fois la taxe de vente ajoutée, vous la verrez reflétée dans le total. (En savoir plus sur les taux d'imposition dans les factures .)

12. Copier : cliquez sur l'icône pour créer une copie de l'élément de campagne. 

13. Résumé : Il s'agit de la section contenant le sous-total, le taux et le montant de la taxe, ainsi que le total.   

14. Taux de taxe : une fois la taxe de vente ajoutée, elle est reflétée dans le total (en savoir plus sur les taux de taxe par défaut ).

15. Sauvegarder & Quitter , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou Annuler pour quitter sans enregistrer.

Appliquer des modèles de facture

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation.

Voici comment:

1. Créez une nouvelle facture ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Cliquez sur la liste Modèle de facture pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en paramétrant la facture. Vous pouvez désormais modifier le montant, le taux de taxe, etc.

conseil

Remarque : Les modifications que vous apportez à une facture n'affectent pas le modèle.

Modification des modèles de facture

Pour apporter des modifications à un modèle de facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis sélectionnez Factures. Ensuite, cliquez sur le nom du modèle de facture dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de facture, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication de modèles de facture

Pour créer un nouveau modèle de facture à partir d'un modèle existant, cliquez sur les points à l'extrême droite du modèle de facture, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. La copie du modèle de facture sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, Form1040 (2)).

Supprimer des modèles de facture

Pour supprimer complètement un modèle de facture, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de facture, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

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