Créer et appliquer des modèles de factures

Nos modèles permettent d'automatiser les tâches répétitives et de gagner un temps précieux. Nous vous montrons ici comment créer un modèle de facture de manière proactive ou lors de la création d'une facture. pipeline afin que vous puissiez l'appliquer comme une automatisation .

Créer des modèles de factures

Une entreprise peut créer un modèle de facture. patron , administrateur ou membre de l'équipe disposant de droits d'accès à Gérer les modèles . Pour créer un modèle de facture :

1. Dans la barre de menu de gauche, allez dans Modèles > Modèles d'entreprise , puis Factures .

2. Cliquez sur Créer un modèle .

   

   Vous pouvez également commencer à créer un modèle en ajoutant l' option « Créer une facture ». automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

   

3. Remplissez les informations du modèle de facture. Pour plus d'informations, consultez la section ci-dessous .

4. Cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir à l'avance le résultat exact. PDF Vos clients recevront le produit. Si le résultat vous convient, cliquez sur Sauvegarder et quittez le mode aperçu.

Pour personnaliser l'apparence de vos factures et les mettre à votre marque, cliquez sur « Paramètres de la facture » en mode aperçu et effectuez les modifications nécessaires. Découvrez comment personnaliser l'apparence de vos factures .

Appliquer des modèles de factures

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

Voici comment:

1. Créez une nouvelle facture ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Cliquez sur la liste des modèles de facture pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en configurant la facture. Vous pouvez désormais modifier le montant, le taux de taxe, etc.

   

   Note

   Les modifications que vous apportez à une facture n'affectent pas le modèle.

Modifier les modèles de factures

Pour apporter des modifications à un modèle de facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis sélectionnez Factures . Cliquez ensuite sur le nom du modèle de facture dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de facture, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Modèles de factures en double

Pour créer un nouveau modèle de facture à partir d'un modèle existant, cliquez sur les points à droite du modèle, puis sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant. Une copie du modèle de facture sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, formulaire 1040 (2)).

Supprimer les modèles de factures

Pour supprimer complètement un modèle de facture, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de facture, sélectionnez Supprimer et confirmez la suppression.

Référence : détails de la facture

La fenêtre « Créer un modèle de facture » ​​est divisée en deux parties : gauche et droite. La partie gauche propose les options suivantes :

a) Nom du modèle : Vous verrez ceci lors de la sélection du modèle.

b) Description: An optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

c) Mode de paiement : Comment vous souhaitez que vos clients règlent les factures (par carte de crédit, par prélèvement bancaire ou les deux).

d) Paramètres QuickBooks : Emplacement et classe de la facture à envoyer à QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ. Notez que le QuickBooks La section des paramètres ne s'affiche que si vous l'activez. QuickBooks Accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des lieux et/ou des cours.

e) Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

f) Payer la facture avec le crédit si disponible : Activez cette option pour que la facture soit payée avec tout crédit TaxDome dont le client pourrait disposer.

g) Envoyer des rappels aux clients : activez cette option pour envoyer des rappels aux clients. e-mail Notification au client s'il n'a pas réglé la facture dans le délai imparti. Plus d'informations sur les rappels ici.

Dans la partie droite de la fenêtre Créer un modèle de facture , vous avez les options suivantes :

a) Lignes de commande . Dans la section Lignes de commande , vous pouvez :

• Ajouter une ligne : Cliquez sur Ligne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un. Choisissez un membre de l’équipe auquel appliquer un tarif personnalisé s’il a été défini pour ce service et cet employé. Indiquez le nombre de services et la taxe (plus d’informations sur les taux de taxe sur les factures ici), puis saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à laquelle envoyer la facture. QuickBooks (Ce champ ne sera pas visible par les clients).

• Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 

• Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.

• Ajuster les paramètres : Cliquez sur Paramètres pour choisir les colonnes à afficher sur votre facture. Si les champs Description et Date de service sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués. Le fonctionnement est différent pour les colonnes Tarifs et quantités et Taxes : vous devez les masquer dans les Paramètres pour qu’elles n’apparaissent pas sur la facture, même si leur valeur est égale à 0. 

b) La section récapitulative vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

• Taux de taxe/TVA/TPS : Si vous n’avez pas de lignes de commande, vous pouvez modifier le taux. Si vous avez des lignes de commande, pour modifier le taux de taxe, vous devez activer la colonne Taxe pour ces lignes (plus d’informations sur la taxe de vente ici).

• Montant de la taxe/TVA/TPS : calculé automatiquement à partir du sous-total multiplié par le taux de taxe . Le pourcentage et le montant de la taxe sont affichés dans cette section.

• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la taxe .

c) Note au client : Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser à l'aide de shortcodes Il peut s'agir soit d'une note contenant les détails du paiement, soit d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans le PDF facture.

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