Créer et appliquer des modèles de factures

Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation .

Créer des modèles de factures

An invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Pour créer un modèle de facture, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis à Factures . Cliquez ensuite sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant le bouton Créer une facture automatisation lors de la création ou de l'édition d'un pipeline , puis cliquez sur Nouveau modèle .

La fenêtre Créer un modèle de facture est divisée en parties gauche et droite.

Dans la partie gauche, vous disposez des options suivantes :

1. Nom du modèle : vous le verrez lors de la sélection du modèle.

2.  Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

3.  Choose a payment method: Select the payment method you want the client to use. More on selecting a default payment provider .

4. Paramètres QuickBooks : sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée QuickBooks Les clients ne verront pas ce champ. Notez que QuickBooks la section des paramètres ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks Accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

5.  Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6.  Pay invoice with credits if available: Toggle this on so the invoice is paid with any TaxDome credits the client might have. Find out more about paying on behalf of a client .

7.  Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

Dans la partie droite de la fenêtre Créer un modèle de facture , vous avez les options suivantes :

1. Éléments de ligne : Dans la section Éléments de ligne , vous pouvez :

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 

• Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.

• Ajuster les paramètres : Cliquez sur « Paramètres » pour déterminer les colonnes à afficher sur votre facture. Si les champs « Description » et « Date de service » sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués sur la facture. La logique est différente pour les colonnes « Tarifs et quantité » et « Taxes » : vous devez les masquer dans « Paramètres » afin qu'elles ne s'affichent pas sur la facture, même si leur valeur est définie sur 0. 

2. Le résumé vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants hors taxes des prestations fournies. Vous pouvez le modifier si vous n'avez pas de ligne. Une fois ajoutée, elle est calculée automatiquement et ne peut pas être modifiée.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du sous-total x taux de TVA .

• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la TVA .

3. Note au client : Vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser à l'aide shortcodes Il peut s'agir d'une note avec les détails du paiement ou d'un simple message. Cette note sera affichée sur le portail client et dans la section PDF facture.

4.Aperçu : Cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir à l'avance l'exact PDF Vos clients l'obtiendront. Si vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Sauvegarder et quittez le mode aperçu.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Appliquer des modèles de factures

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

Voici comment:

1. Créez une nouvelle facture ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Cliquez sur la liste des modèles de facture pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en configurant la facture. Vous pouvez désormais modifier le montant, le taux de taxe, etc.

   

   Note

   Les modifications que vous apportez à une facture n'affectent pas le modèle.

Modifier les modèles de factures

Pour apporter des modifications à un modèle de facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis sélectionnez Factures . Cliquez ensuite sur le nom du modèle de facture dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de facture, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Modèles de factures en double

Pour créer un nouveau modèle de facture à partir d'un modèle existant, cliquez sur les points à droite du modèle, puis sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant. Une copie du modèle de facture sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, formulaire 1040 (2)).

Supprimer les modèles de factures

Pour supprimer complètement un modèle de facture, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de facture, sélectionnez Supprimer et confirmez la suppression.

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