Factures uniques ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

Nos modèles sont utilisés pour automatiser les procédures de routine et gagner beaucoup de temps. Ici, nous vous montrons comment créer un modèle de facture de manière proactive ou lors de la création d'un pipeline afin que vous puissiez l'appliquer comme une automatisation .

Couvert ici:

• Création de modèles de facture
• Utiliser des modèles de factures dans les automatisations
• Appliquer des modèles de facture
• Modification des modèles de facture
• Duplication de modèles de facture
• Supprimer des modèles de facture

Création de modèles de facture

Un modèle de facture peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe ayant des droits d'accès à gérer les modèles .

Pour créer un modèle de facture, accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis Factures . Ensuite, cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant le formulaire Créer une facture automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis cliquez sur Nouveau modèle .

La fenêtre Créer un modèle de facture est divisée en parties gauche et droite.

Dans la partie gauche, vous disposez des options suivantes :

1. Nom du modèle : Vous le verrez lors de la sélection du modèle.

2.  Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

3. Choisissez un mode de paiement : Sélectionnez le mode de paiement que vous souhaitez que le client utilise. En savoir plus sur la sélection d'un fournisseur de paiement par défaut .

4. Paramètres QuickBooks : sélectionnez l'emplacement et la classe auxquels la facture doit être envoyée. QuickBooks . Les clients ne verront pas ce champ. Notez que le QuickBooks La section des paramètres ne s'affiche que si vous l'activez dans QuickBooks . Accédez à Compte et paramètres > Avancé > Catégories et activez le suivi des emplacements et/ou des classes.

5.  Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won't be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6. Payer la facture avec des crédits si disponible : activez cette option pour que la facture soit payée avec n'importe quel TaxDome crédits dont le client pourrait disposer. Apprenez-en davantage sur le paiement au nom d'un client .

7. Rappels : activez cette option pour envoyer un e-mail notification au client s'il n'a pas payé la facture dans un nombre de jours spécifié. En savoir plus sur les rappels .

Dans la partie droite de la fenêtre Créer un modèle de facture , vous disposez des options suivantes :

1. Éléments de campagne : dans la section Éléments de campagne , vous pouvez :

• Ajouter un élément de campagne : cliquez sur Élément de campagne , puis sélectionnez un service existant ou créez-en un nouveau. Remplissez le champ Taux , définissez le nombre de services et la taxe (en savoir plus sur les taux de taxe dans les factures ) et saisissez la description (facultatif). Sélectionnez la classe à laquelle envoyer QuickBooks (les clients ne verront pas ce champ).
• Appliquer des remises : pour ajouter un élément de campagne de remise, cliquez sur Remise , puis remplissez le champ Tarif . 
• Gérer les éléments de campagne : cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un élément de campagne. Cliquez sur trois points pour modifier, dupliquer, supprimer ou créer un nouveau service à partir de celui-ci.
• Ajuster les paramètres : Cliquez sur Paramètres pour déterminer quelles colonnes seront affichées dans votre facture.
  Si les champs Description et Date de prestation sont vides et que vous ne les avez pas masqués, ils seront automatiquement masqués de la facture. Il existe une logique différente pour les colonnes Tarifs & Quantité et Taxes : vous devez les masquer dans Paramètres afin qu'elles ne soient pas affichées dans la facture, même si la valeur est définie sur 0. 

2. Le résumé vous permet de voir :

• Sous-total : Il s'agit de la somme des montants des services rendus avant taxes. Vous pouvez le modifier si vous n'avez aucun élément de campagne. Une fois que vous les avez ajoutés, ils sont calculés automatiquement et ne peuvent plus être modifiés.
• Taux de TVA : si vous n'avez pas d'éléments de campagne, vous pouvez modifier le taux de TVA. Si vous avez des éléments de campagne, pour modifier le taux de TVA, vous devez activer la colonne TVA pour les éléments de campagne (en savoir plus sur la taxe de vente ).
• Montant de TVA : Calculé automatiquement à partir du Sous-total x Taux de TVA .
• Total : Calculé automatiquement à partir du sous-total + montant de la TVA .

3. Note au client : vous pouvez ajouter une note au client et la personnaliser à l'aide de shortcodes . Il peut s'agir soit d'une note avec les détails du paiement, soit simplement d'un message. Cette note sera affichée dans le portail client et dans le PDF facture.

4. Aperçu : cliquez sur Aperçu en haut à droite pour voir à l'avance le PDF vos clients recevront. Si vous êtes satisfait de ce que vous voyez, cliquez sur Sauvegarder et quittez le mode aperçu.

Si vous souhaitez personnaliser l'apparence de vos factures et les mettre en marque blanche, cliquez sur Paramètres de facture dans le mode aperçu et effectuez les ajustements requis. Découvrez comment personnaliser l'apparence de la facture .

Appliquer des modèles de facture

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation.

Voici comment:

1. Créez une nouvelle facture ou ajoutez une facture à la proposition.

2. Cliquez sur la liste Modèle de facture pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en paramétrant la facture. Vous pouvez désormais modifier le montant, le taux de taxe, etc.

Remarque : Les modifications que vous apportez à une facture n'affectent pas le modèle.

Modification des modèles de facture

Pour apporter des modifications à un modèle de facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis sélectionnez Factures. Ensuite, cliquez sur le nom du modèle de facture dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de facture, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication de modèles de facture

Pour créer un nouveau modèle de facture à partir d'un modèle existant, cliquez sur les points à l'extrême droite du modèle de facture, puis sélectionnez Dupliquer dans la liste déroulante. Une copie du modèle de facture sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, formulaire 1040 (2)).

Supprimer des modèles de facture

Pour supprimer complètement un modèle de facture, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de facture, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.