Pipelines ( Basique ) : Comment fonctionnent les automatisations

Automatisations vous aider à gagner du temps. Vous les ajoutez afin qu'une action soit automatiquement lancée lors de l'étape suivante du workflow processus lorsque vous déplacez un projet à travers les différents étapes de votre workflow .

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Couvert ici:

Automatisations , a expliqué
Ajout d'automatisations
L'ordre des automatismes
Suppression des automatisations
Affichage des automatisations dans pipelines

Automatisations , a expliqué

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In case you’re scratching your head, an automation is a mechanism that makes a system operate automatically. TaxDome’s automations initiate actions for you, your team members, or your clients during the different stages of your work procedures. As a job moves through the different stages of a pipeline, the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.

En outre, les automatisations incluent le projets mouvement automatique fonctionnalité. Vous êtes en mesure de configurer des déclencheurs de cause à effet, donc un projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape quand toutes les exigences pour le courant étape sont remplies. Lorsqu'un client paie une facture et soumet un questionnaire , par exemple, le projet passe automatiquement au suivant étape dans le pipeline , où un nouveau automatisation est déclenché (par exemple, une tâche pour votre équipe est créée).

Par exemple, votre entreprise dispose d'un processus de fiscalité des particuliers. Vous voudrez peut-être avoir une introduction e-mail et un personnalisé questionnaire à envoyer automatiquement au client. Ensuite, lorsque le client soumet le questionnaire , le projet car leur compte passe automatiquement au suivant étape , par exemple, préparation d'impôts. Vous souhaiterez peut-être ensuite lancer une tâche qu'un membre de l'équipe devra accomplir, et ainsi de suite.

Voici à quoi pourrait ressembler un exemple de processus pour votre client. Vous pouvez voir que chacun étape peut avoir des automatisations qui simplifient votre routine.

Tip! Please see Pipelines (Basic): Your first pipeline with automations tutorial where we explain how a typical pipeline with templates and automations is created, and what happens when you add a job to it and move it further.

Pour commencer, procédez comme suit :

1. Téléchargez un pipeline du Marketplace . Cela copiera également tous les modèles utilisés dans les automatisations.

2. Sélectionnez un étape , ajouter ou modifier automatisation (s) en guise de suivi, puis sélectionnez un modèle.

3. Décidez si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de déplacement automatique projets . Vous pouvez l'activer ou le désactiver pour chaque étape sauf le dernier.

4. Sauvegarder le pipeline . Une fois la automatisation est ajouté, vous pouvez le voir en allant dans le pipeline page et en cliquant sur le automatisation icône au-dessus de étape .

Ajout d'automatisations

Attention! Les automatisations nouvellement ajoutées ne se déclencheront pas pendant projets qui ont été déplacés vers un étape avant le automatisation a été créé.

Avant de créer des automatisations, réfléchissez aux différents étapes de votre processus de travail qui nécessitent un suivi spécifique :

Lorsque vous avez une mission, notez les différents étapes du processus de travail.
Entourez le étapes qui nécessitent des actions de suivi.
Définissez quelles sont ces actions, afin de pouvoir les ajouter en tant qu'automatisations lorsque vous créez un nouveau pipeline sur TaxDome .

Une fois que vous savez quelles automatisations vous souhaitez créer, votre prochaine étape consiste à les ajouter à un pipeline :

1. When editing pipeline stages, select the stage you want to link the automation to, click on the Add automations button or on any automation if you already have one, then select the automation type:

Appliquer le modèle de dossier : une fois projet pour un client, saisissez ceci étape , la structure des dossiers de leurs documents est remplacée par celle d'un modèle sélectionné.
Mettre à jour tags du compte : une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une sélection tag est automatiquement appliqué à leur compte ou supprimé de celui-ci. Vous pouvez également décider d'effacer tous les comptes tags .
Créer une facture : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une facture basée sur un modèle sélectionné leur est envoyée. Il est également automatiquement lié au projet .
Créer questionnaire : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , un questionnaire basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Créer une tâche : une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une tâche basée sur un modèle sélectionné est créée. Il est également automatiquement lié au projet .
Envoyer la proposition : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , une proposition basée sur un modèle sélectionné leur est envoyée. Il est également automatiquement lié au projet .
Envoyer e-mail : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , un e-mail basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé.
Envoyer un message : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , un message basé sur un modèle sélectionné leur est envoyé. Il est également automatiquement lié au projet .
Accès au compte de mise à jour : une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , les autorisations d'accès au compte pour les membres de l'équipe qui ont accès au compte sont mises à jour.
Responsable projet de mise à jour : Une fois par projet pour un client, saisissez ceci étape , les membres de l'équipe sont automatiquement affectés au projet et/ou ne plus être attribué.
Mettre à jour le statut projet côté client : une fois projet pour un client, saisissez ceci étape , les statuts destinés aux clients sont mis à jour en conséquence.

2. Sélectionnez un modèle pour votre automatisation ou cliquez sur le bouton Nouveau modèle pour en créer un nouveau. Une fois le modèle créé et enregistré, vous pourrez le sélectionner dans la liste.

3. Si vous souhaitez que des e-mails supplémentaires soient envoyés à vos clients lorsqu'ils ne répondent pas dans un certain délai, activez la fonctionnalité Rappels (ces automatisations fonctionnent pour le questionnaires , propositions, factures et messages). En savoir plus sur les rappels .

4. Si vous voulez votre automatisation pour être déclenché uniquement pour certains clients, cliquez sur le bouton Modifier les conditions , puis ajoutez une condition. En savoir plus sur étapes conditionnelles .

5. Ajoutez autant d'automatisations pour chacun étape comme requis.

6. Décidez si vous voulez que votre projets être déplacé automatiquement vers le suivant étape une fois que toutes les actions associées sont effectuées, par exemple, le questionnaire est terminé, la facture est payée, etc. En savoir plus sur projets de déménagement automobile .

7. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

L'ordre des automatismes

Habituellement, vous ne devriez pas connaître l'ordre des automatisations à l'intérieur d'un étape . Ils sont déclenchés un par un une fois par projet entre le étape . Ainsi, si un message est envoyé au client avec questionnaire , ces deux événements se produisent presque simultanément.

Cependant, dans certains cas, automatisation l’ordre compte car certaines automatisations peuvent dépendre d’autres. Par exemple, si vous disposez des balises de mise à jour du compte automatisation ça efface tout tags des comptes clients, et le conditionnel automatisation ça envoie questionnaires uniquement aux comptes avec un tag appliqué, vous devez vérifier soigneusement la commande. Dans ce dernier exemple, vous souhaiterez peut-être placer les balises de mise à jour du compte automatisation en second lieu, ou le conditionnel automatisation ne fonctionnera pas.

Vous pouvez modifier l'ordre des automatisations. Pour accéder à la barre latérale Automatisations , cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser.

Suppression des automatisations

Vous pouvez supprimer des automatisations lors de la modification d'un pipeline .

1. Lors de l'édition pipeline étapes , sélectionnez le étape avec le automatisation . Vous pouvez voir le nombre d'automatisations dans un étape au milieu.

2. Cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur de étape ou le lien Modifier les automatisations pour accéder à la barre latérale Automatisations .

3. Cliquez sur la poubelle icône à droite du automatisation , puis cliquez sur Sauvegarder .

Affichage des automatisations dans pipelines

Vous pouvez toujours savoir quelles automatisations sont utilisées dans un pipeline . Vous pouvez également ajouter ou supprimer rapidement des automatisations.

Il y a un automatisation icône avec le compteur au-dessus de chacun étape . Cliquez sur l'icône pour explorer les détails : quelles automatisations le étape a et quels modèles sont utilisés. S'il existe des automatisations conditionnelles, ils seront marqués en conséquence. Pointez le curseur pour voir le tag qui déclenche le automatisation .
S'il y a un conditionnel étape , vous verrez le lien Conditions de la scène au-dessus. Cliquez pour découvrir lequel tags sont utilisés comme déclencheurs.
To make changes to the pipeline, click the Add automations or Add tags link. This will open the Edit pipeline window.