Comment étape automatisations dans pipelines travail

Table des matières

Automatisations , a expliqué
Ajouter des automatisations
L'ordre des automatismes
Supprimer les automatisations
Afficher les automatisations dans pipelines

Automatisations vous faire gagner du temps en déclenchant automatiquement des actions au bon moment dans votre workflow . Lorsque vous déplacez un projet à travers différents étapes , l'étape suivante est initiée sans effort manuel.

Automatisations , a expliqué

Un automatisation est un mécanisme qui rend votre workflow fonctionner automatiquement. TaxDome les automatisations initient des actions pour vous, les membres de votre équipe ou vos clients pendant les différentes étapes ou en coutume projet statuts de vos procédures de travail :

As a job moves through the different stages of a pipeline , the automations you set up trigger actions that need to be taken in order for the job to be completed.
As you assign a custom job status , the automations you set up trigger actions that allow your job to move from a custom status (e.g., Missing information) to the Active status.

En outre, les automatisations incluent la projets fonction de déplacement automatique. Vous pouvez configurer des déclencheurs de cause à effet, donc un projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape lorsque toutes les exigences pour le courant étape sont respectés.

Lorsqu'un client paie une facture et soumet un questionnaire , par exemple, le projet passe automatiquement à la suivante étape dans le pipeline , où un nouveau automatisation est déclenché (par exemple, une tâche pour votre équipe est créée).

Par exemple, votre entreprise dispose d'un processus de fiscalité des particuliers. Vous voudrez peut-être avoir une introduction e-mail et un personnalisé questionnaire à envoyer automatiquement au client. Ensuite, lorsque le client soumet le questionnaire , le projet car leur compte passe automatiquement au suivant étape , par exemple, préparation d'impôts. Vous souhaiterez peut-être ensuite lancer une tâche qu'un membre de l'équipe devra accomplir, et ainsi de suite.

Voici à quoi pourrait ressembler un exemple de processus pour votre client. Vous pouvez constater que chaque étape peut avoir des automatismes qui simplifient votre routine.

Pour commencer, procédez comme suit :

Download a pipeline from the Marketplace . This will also copy all templates used inside automations.
Sélectionnez un étape , ajouter ou modifier automatisation (s) en guise de suivi, puis sélectionnez un modèle.
Decide if you want to use the jobs automove feature. You can turn it on or off for each stage except for the last one.
Sauvegarder le pipeline . Une fois que le automatisation est ajouté, vous pouvez le voir en allant dans le pipeline page et en cliquant sur le automatisation icône au-dessus du étape .

Ajouter des automatisations

Avertissement

Les automatisations nouvellement ajoutées ne se déclencheront pas pendant projets qui ont été déplacés vers un étape avant le automatisation a été créé.

Avant de créer des automatisations, réfléchissez aux différents étapes de votre processus de travail qui nécessitent un suivi spécifique :

Lorsque vous avez une mission, notez les différents étapes du processus de travail.
Entourez le étapes qui nécessitent des actions de suivi.
Définissez quelles sont ces actions, afin de pouvoir les ajouter en tant qu'automatisations lorsque vous créez un nouveau pipeline sur TaxDome .

Une fois que vous savez quelles automatisations vous souhaitez créer, votre prochaine étape consiste à les ajouter à un pipeline :

When editing pipeline stages or custom job statuses , select the stage you want to link the automation to, click Add automations or click Edit automations on any automation if you already have one:

Sélectionnez ensuite le automatisation taper:

Apply folder template: Once a job for a client enters this stage, the folder structure of their docs is changed to that of a selected template.
Update account tags: Once a job for a client enters this stage, a selected tag is automatically applied to their account or deleted from it. You can also decide to clear all account tags.
Send invoice: Once a job for a client enters this stage, an invoice based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Create organizer: Once a job for a client enters this stage, an organizer based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Create task: Once a job for a client enters this stage, a task based on a selected template is created. It is also automatically linked to the job.
Send client request: Once a job for a client enters this stage, a client request based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Send proposal/EL: Once a job for a client enters this stage, a proposal based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Send email: Once a job for a client enters this stage, an email based on a selected template is sent to them.
Send message: Once a job for a client enters this stage, a message based on a selected template is sent to them. It is also automatically linked to the job.
Update account access: Once a job for a client enters this stage, account access permissions for the team members who have access to the account are updated.
Update job dates : Once a job for a client enters this stage, the intake date and/or internal deadline are automatically updated according to your configuration (e.g., date job entered stage or other reference date).
Update job assignees: Once a job for a client enters this stage, team members are automatically assigned to the job and/or become unassigned.
Add wiki page: Once a job for a client enters this stage, a published wiki page with instructions is automatically linked to the job, making it easily accessible for your team members.
Update client-facing job status : Once a job for a client enters this stage, client-facing statuses are updated accordingly.

Sélectionnez un modèle pour votre automatisation ou cliquez sur « Nouveau modèle » pour en créer un nouveau. Une fois le modèle créé et enregistré, vous pourrez le sélectionner dans la liste.
If you want additional emails to be sent to your clients when they don’t respond within a certain time frame, enable the Reminders feature . These automations work for the organizers, client requests, proposals, invoices and messages.
If you want your automation to be triggered only for certain clients, click Add conditions or Edit conditions (if the logis is already set up), then add a condition. Here’s more on conditional stages and automations .
Ajoutez autant d'automatisations pour chaque étape selon les besoins.
Decide if you want your jobs to be moved automatically to the next stage once all associated actions are done, e.g., the organizer is completed, the invoice is paid, etc. Read more on automoving jobs .
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

L'ordre des automatismes

Habituellement, vous ne devriez pas être conscient de l'ordre des automatisations à l'intérieur d'un étape ou personnalisé projet statut. Ils sont déclenchés un par un une fois par projet entre dans le étape ou est associé à un statut. Ainsi, si un message est envoyé au client avec questionnaire , ces deux événements se produisent presque simultanément.

Cependant, dans certains cas, automatisation L'ordre est important, car certaines automatisations peuvent dépendre d'autres. Par exemple, si vous avez mis à jour les tags de compte, automatisation ça efface tout tags à partir des comptes clients et le conditionnel automatisation qui envoie questionnaires uniquement aux comptes avec un tag Si vous l'appliquez, vérifiez attentivement l'ordre. Dans ce dernier exemple, vous pouvez placer les tags « Mettre à jour le compte ». automatisation en deuxième lieu, ou le conditionnel automatisation ne fonctionnera pas.

Vous pouvez modifier l'ordre des automatisations. Pour accéder à la barre latérale Automatisations , cliquez sur l'une d'elles. automatisation à l'intérieur du étape , passez la souris sur l'icône Déplacer , puis faites-la glisser et déposez-la.

Supprimer les automatisations

Vous pouvez supprimer des automatisations lors de la modification d'un pipeline .

Lors de l'édition du pipeline dans l'onglet Étapes , sélectionnez le étape ou une coutume projet statut avec le automatisation . Vous pouvez voir le nombre d'automatisations dans un étape au milieu.
Cliquez sur n'importe quel automatisation à l'intérieur du étape ou le lien Modifier les automatisations pour accéder à la barre latérale Automatisations .
Cliquez sur l'icône de la corbeille à droite de l' automatisation , puis cliquez sur Sauvegarder .

Afficher les automatisations dans pipelines

Vous pouvez toujours savoir quelles automatisations sont utilisées dans un pipeline . Vous pouvez également ajouter ou supprimer rapidement des automatisations.

Il y a un automatisation icône avec le compteur au-dessus de chacun étape . Cliquez sur l'icône pour explorer les détails : quelles automatisations le étape a et quels modèles sont utilisés. S'il existe des automatisations conditionnelles, ils seront marqués en conséquence. Pointez le curseur pour voir le tag qui déclenche le automatisation .
S'il y a une condition étape , vous verrez le lien « Conditions de l'étape » au-dessus. Cliquez pour explorer les tags sont utilisés comme déclencheurs.
To make changes to the pipeline, click the Add automations or Add tags link. This will open the Edit pipeline window.