Automatisations explication

Automatisations Gagnez du temps en déclenchant automatiquement des actions au bon moment dans votre workflow . Lorsque vous déplacez un projet à travers différents étapes L'étape suivante se lance automatiquement. Cet article explique le fonctionnement des automatisations ; pour des instructions détaillées sur leur ajout, leur modification ou leur suppression , consultez le guide pratique correspondant.

Automatisations dans pipelines en un coup d'œil

Un automatisation est un mécanisme qui automatise votre workflow . TaxDome Les automatisations déclenchent des actions pour vous, les membres de votre équipe ou vos clients à différents moments. pipeline étapes ou personnalisé projet statuts :

• Pipeline stage automations: trigger actions as a job moves through the stages of a pipeline .

• Automatisations personnalisées du statut projet : déclenchent des actions qui font progresser un projet d'un statut projet personnalisé (par exemple, Informations manquantes) à Actif.

• Déplacement automatique des tâches : déplace automatiquement un projet vers le suivant étape lorsque toutes les exigences pour le courant étape sont rencontrés.

Par exemple, votre entreprise dispose d'un processus de fiscalité des particuliers. Vous voudrez peut-être avoir une introduction e-mail et un personnalisé questionnaire à envoyer automatiquement au client. Ensuite, lorsque le client soumet le questionnaire , le projet car leur compte passe automatiquement au suivant étape , par exemple, préparation d'impôts. Vous souhaiterez peut-être ensuite lancer une tâche qu'un membre de l'équipe devra accomplir, et ainsi de suite.

Concevoir ses propres automatisations commence par… workflow elle-même. Cartographier le étapes Dans le cadre d'un processus, identifiez les points nécessitant une action de suivi (envoi d'un document, création d'une tâche, mise à jour des accès à un compte), et chacune de ces actions de suivi devient un candidat. automatisation .

Voici à quoi pourrait ressembler un exemple de processus pour votre client. Vous pouvez constater que chaque étape peut avoir des automatismes qui simplifient votre routine.

Comment fonctionnent les automatisations

UN étape automatisation comporte deux parties mobiles : une gâchette qui déclenche le tir et une action qu’elle effectue sur la projet Pour chaque individu projet , la séquence est :

1. Le projet entre dans un étape de pipeline , ou se voit attribuer un statut projet personnalisé .
2. Chaque automatisation configuré pour cela étape ou les automatisations d'état s'exécutent dans l'ordre. Les automatisations conditionnelles ne s'exécutent que lorsque le client correspond à la condition.

3. Chaque automatisation produit son élément d'action sur le projet : un questionnaire en attente de la soumission du client, une tâche en attente de réalisation par un membre de l'équipe, une facture en attente de paiement, etc.
4. Si le déplacement automatique projets est activé, le projet passe au suivant étape (ou un statut personnalisé repasse à Actif ) dès que toutes les actions de la liste sont terminées. étape sont résolus. Si le déplacement automatique est désactivé, les projet reste en place jusqu'à ce que quelqu'un le déplace manuellement.

Automatisations contre. projet déplacement automatique

Automatisations et projet Automove fonctionne ensemble mais résout différentes parties du problème workflow . Automatisations définir ce qui se passe à l'intérieur d'un étape ; automove décide quand le projet passe au suivant.

• Automatisations déclenchent des actions dès qu'un projet entre dans un étape ou un statut projet personnalisé : envoyer un questionnaire au client, créer une tâche pour un membre de l'équipe, envoyer une facture ou une proposition, appliquer un modèle de dossier, mettre à jour l'accès au compte, et plus encore. Ils définissent le travail à effectuer dans le étape .
• projet automove déplace le projet au suivant étape automatiquement une fois que toutes les actions en cours sont terminées étape sont terminées ou modifient une personnalisation projet Le statut passe à Actif une fois les conditions configurées remplies. Le déplacement automatique peut être activé ou désactivé par étape , à l'exception du dernier étape de pipeline .

Ces deux fonctionnalités forment une chaîne de cause à effet. Par exemple, le questionnaire Send automatisation livre un questionnaire quand le projet entre dans le étape et le déplacement automatique progresse projet au suivant étape dès que le client le soumet. Pas tous automatisation déclenche le déplacement automatique — voir l’analyse complète dans l’ article dédié .

Accès et autorisations

L'entreprise patron et les administrateurs peuvent ajouter et gérer automatisation dans le pipeline Par défaut. Les autres membres de l'équipe ont besoin du droit d'accès « Gérer pipelines .

Note

Octroi Gérer pipelines accorde également des droits de modification à chaque pipeline Le membre de l'équipe peut y accéder. Utilisez le Disponible pour menu déroulant pour la portée qui pipelines cela s'applique à.

Vue du client

Automatisations Tout est géré par l'entreprise. Les clients ne le voient pas. pipelines , étapes , ou automatisation déclencheurs, et ils n'ont aucun moyen de savoir si un questionnaire , facture, proposition ou e-mail a été envoyé manuellement par un membre de l'équipe ou généré automatiquement lorsqu'un projet a déménagé dans un nouveau étape Du point de vue du client, chaque action automatisée ressemble à une notification classique dans le portail client, l'application mobile ou la boîte de réception.

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