Documents ( Basique ): Prévisualiser, modifier, télécharger, imprimer et filtrer

Retrouvez ici tout ce que vous devez savoir sur la gestion des documents de vos clients. Nous vous montrons comment prévisualiser, télécharger, filtrer, imprimer et bien plus encore. Saviez-vous que vous pouvez également modifier un PDF dans un compte, puis associez-le à un projet ? Lisez la suite pour en savoir plus sur l'utilisation de documents.

Aperçu des documents

TaxDome vous permet de prévisualiser les fichiers PDF, les fichiers Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) et les fichiers image courants (JPG, JPEG, PNG, GIF).

Cliquez sur le nom du document pour l'afficher. Selon le type de fichier, vous disposez de différentes options d'aperçu.

Faites pivoter dans le sens des aiguilles d'une montre ou effectuez un zoom avant et arrière en cliquant sur les icônes en haut.

Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour accéder au menu contextuel qui vous permet de...

Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Afficher plus d'informations pour voir la description du document, ou les raisons du refus du document ou de la signature annulée (le bouton n'est pas disponible s'il n'y en a pas). Cliquez sur X à droite ou sélectionnez Masquer plus d'informations dans le menu à trois points pour fermer les informations supplémentaires.

S'il y a deux documents ou plus dans un dossier, basculez entre eux en utilisant Précédent et Suivant en haut à droite. Cliquez sur Fermer en bas pour revenir à la liste des documents.

Vous pouvez modifier l'orientation du document en mode aperçu. Cliquez sur Éditeur de documents , sélectionnez les pages, puis cliquez sur Rotation à gauche ou Rotation à droite , puis Sauvegarder . En savoir plus sur notre éditeur PDF intégré .

Imprimer des documents

Vous pouvez accéder à l'option d'impression à partir du document ou du PDF téléspectateur. Pour imprimer des PDF et des images (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP , etc.) à partir d'un compte, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Imprimer .

Télécharger les documents

Pour télécharger des documents, un à la fois ou en masse, procédez comme suit :

1. Sélectionnez les documents ou dossiers que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Télécharger dans la barre de menu ou accédez à Télécharger depuis la visionneuse de documents en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit de la page.

2. Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier. Cliquez sur Sauvegarder .

3. Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur le nom de fichier du document téléchargé pour l'ouvrir. Si plusieurs documents ou dossiers sont sélectionnés, les documents sont regroupés dans un fichier zip. (Pour plus de détails sur le choix de l'endroit où vous souhaitez télécharger les fichiers, cliquez ici ).

Remarque : les téléchargements de plusieurs documents sont limités à 250 Mo. Si la taille totale des fichiers sélectionnés est supérieure, désélectionnez certains documents ou dossiers, puis téléchargez-les dans un lot séparé.

Duplicata de documents

Vous souhaiterez peut-être créer une copie du document pour apporter des modifications tout en préservant le document d'origine ou pour transférer la copie vers un autre compte client.

Pour créer une copie du document, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez Dupliquer . La copie du document sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, f1040 (2) ).

Lier les documents à projets

Cette section a été déplacée ici .

Modifier les propriétés du document

Les propriétés du document peuvent être modifiées par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents .

Pour modifier le nom ou la description d'un document, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Modifier .

Avec des documents dans des dossiers de niveau supérieur avec Le client peut voir accès, décidez si vous souhaitez activer Demander l'approbation du compte client ou Verrouiller ce document sur une facture impayée.

Filtrer les documents

Les filtres vous aident à affiner une liste de documents à ceux qui correspondent à des critères spécifiques. Vous pouvez filtrer une liste de documents...

... dans l'onglet Documents du sous-onglet Docs (sélectionnez d'abord le client)
...dans l'onglet Documents du sous-onglet Récent (pour plus de détails, cliquez ici )
...dans le compte client dans l'onglet Docs

Pour filtrer une liste de documents, cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit, sélectionnez un ou plusieurs filtres, puis cliquez sur Appliquer .

Sauvegarder vos combinaisons de filtres comme modèles pour une utilisation future. Pour plus de détails sur l'utilisation des filtres, rendez-vous ici .

Façons de filtrer les documents :

Compte : affichez uniquement les documents appartenant à des comptes spécifiques.
Téléchargé par : Sélectionnez Client , Cabinet , Moi ou Tous pour voir uniquement les documents téléchargés par votre client, les membres de l'équipe, vous ou tout le monde.
Dernière action : affichez uniquement les documents qui ont subi une action au cours des derniers jours.
Types de fichiers : sélectionnez PDF , Word , Excel , Images ou Tous .
Signatures (choisissez une réponse) :

Tout affiche tous les documents en attente de signature.
Signé affiche tous les documents signés par tous les utilisateurs du compte.
Partiellement signé affiche tous les documents signés par au moins un utilisateur du compte.
En attente de signature affiche tous les documents manquant de la signature d'au moins un utilisateur du compte.
Préparé pour la signature affiche tous les documents prêts à être signés qui n'ont pas encore été envoyés.
Désactivé affiche tous les documents que tous les utilisateurs du compte ont refusé de signer.
En attente KBA affiche tous les documents avec KBA qui ont au moins un utilisateur de compte qui doit signer.
Échec des émissions KBA tous documents qui ont au moins un utilisateur de compte qui a échoué à la KBA et/ou les utilisateurs qui ont refusé de signer.
Signature annulée affiche tous les documents signés hors ligne et annulés par votre entreprise.

Approbations (choisissez-en un):
- Tout affiche tous les documents avec les approbations demandées.
- En attente de paiement affiche tous les documents verrouillés en attente de paiement.
- En attente d'approbation affiche tous les documents en attente d'approbation du client.
- Approuvé affiche tous les documents approuvés par le client.
- Spectacles refusés tous client refusé documents.

Trier les documents

Le tri est un outil utile pour rechercher des documents. Vous pouvez également trier une liste après y avoir appliqué des filtres. Le tri d'une liste par nom la place par ordre alphabétique décroissant ou ascendant ; le trier par date le place par ordre chronologique décroissant ou ascendant.

Cliquez sur la flèche haut-bas à droite du nom de l'en-tête pour trier la liste en dessous.