Gérer les documents

Here, find everything you need to know about managing your clients’ documents. We show you how to preview, download, filter, print—and more. Did you know you can also edit a PDF right in place, then link it to a job ? Read on to learn more about working with documents. 

Aperçu des documents

TaxDome Vous permet de prévisualiser les fichiers PDF, Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) et les fichiers image courants (JPG, JPEG, PNG, GIF). Cliquez sur le nom du document pour ouvrir la visionneuse. Les options suivantes s'affichent :

a. Retour : Retour au dossier du document.

b. Détails du document : affiche le nom du fichier, la date de téléchargement et la description.

c. Edit document details: Update file name, description, tags or lock the document to an invoice .

d. Tags: Shows tags applied to the document (if any)

e. Rejet de la demande : affichez les raisons et la date ou l'heure du rejet du document ou d'une signature annulée.

f. Request signature: Send an e-signature request . Available only with Le client peut voir niveau d'autorisation.

g. Request / resend approval: Send or resend an approval request . Available only with Le client peut voir niveau d'autorisation.

h. Move: Move the document between client folders or client accounts.

i. Seal: Keeps the document in its location but prevents the client from deleting, editing or moving it to another folder.

j. Télécharger : Téléchargez une copie du document sur votre appareil.

k. Imprimer : Imprimez le document.

l. Three dots menu: Access additional document actions, such as sending the document link , duplicating, linking jobs , viewing the audit trail or deleting.

m. Affichage plein écran : ouvrez le document en mode plein écran. Cliquez à nouveau sur l'icône ou appuyez sur la touche Échap pour quitter le mode plein écran. La visionneuse de documents mémorise votre choix pour tous les documents que vous ouvrirez ultérieurement.

Imprimer des documents

Vous pouvez accéder à l'option d'impression directement depuis la visionneuse de documents. Pour imprimer des fichiers PDF et des images (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.), ouvrez le document et cliquez sur le bouton Imprimer en haut à droite de la visionneuse.

Télécharger les documents

Pour télécharger des documents ou des dossiers, individuellement ou en masse :

• Télécharger un document unique : Ouvrez le document et cliquez sur le bouton de téléchargement en haut à droite de la visionneuse.

• Télécharger des documents et des dossiers en masse : Sélectionnez les documents ou les dossiers que vous souhaitez télécharger dans la liste, puis cliquez sur Télécharger dans la barre de menu.

  

Duplicata de documents

Vous pouvez créer une copie du document pour apporter des modifications tout en préservant l'original ou pour transférer la copie vers un autre compte client. Pour créer une copie, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez « Dupliquer » . La copie sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, f1040(2)).

Lier les documents à projets

This section was moved here .

Modifier les propriétés du document/ tags

Document properties can be changed by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage documents .

Pour modifier le nom, la description ou le tags , ouvrez le document et cliquez sur le bouton icône i en haut à gauche de la visionneuse. 

Vous pouvez également accéder aux propriétés du document à partir de la liste des documents en cliquant sur les trois points à droite du document et en sélectionnant Modifier les informations . 

Documents with Client can view permission level can also be locked to an unpaid invoice .

Note that in the Tags dropdown, tags used by AI are marked with an icon.

Filtrer les documents

Filters help you narrow down a list of documents to ones that fit a specific criteria. You can filter a documents list:

• inside the Documents tab in the Docs subtab (select the client first)

• inside the Documents tab inside the Recent subtab (for more details, go here )

• inside the client account in the Docs tab

To filter a list of documents, click Filter in the top right corner, select one or more filters, then click Apply. Save your filter combinations as templates for future use. For more details about using filters, go here .

Façons de filtrer les documents :

• Compte : voir uniquement les documents appartenant à des comptes spécifiques.

• Uploaded by: Select All, Client, Firm, or Me to see only documents uploaded by your client, team members, you or everyone.

• Dernière action : affichez uniquement les documents qui ont subi une action au cours des derniers jours.

• File Types: Select All, PDF, Word, Excel, or Images.

• Signatures (choose one):

  • Tout affiche tous les documents en attente de signature.

  • Signé affiche tous les documents signés par tous les utilisateurs du compte.

  • Partiellement signé affiche tous les documents signés par au moins un utilisateur du compte.

  • La signature en attente affiche tous les documents manquant au moins de la signature d'un utilisateur de compte.

  • Préparé pour la signature affiche tous les documents prêts à être signés qui n'ont pas encore été envoyés.

  • L'option Désactivé affiche tous les documents que tous les utilisateurs du compte ont refusé de signer.

  • KBA en attente affiche tous les documents avec KBA qui ont au moins un utilisateur de compte qui doit signer.

  • KBA Failed shows all documents that have at least one account user who has failed the KBA and/or users who declined to sign.

  • Voided shows documents that were signed offline and voided by a firm owner or team member with access rights to manage documents.

  • Kind Electronic affiche les documents signés à l'aide de la signature électronique simple.

  • Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

• Approvals (choose one):

  • Tout affiche tous les documents avec les approbations demandées.

  • Pending Payment shows all locked documents awaiting payment.

  • En attente d'approbation affiche tous les documents en attente d'approbation du client.

  • Approuvé affiche tous les documents approuvés par le client.

  • Disapproved shows all client-disapproved documents.

• Tags : Select one or more tags assigned to documents. 

Trier les documents

Le tri est un outil utile pour rechercher des documents. Vous pouvez également trier une liste après y avoir appliqué des filtres. Le tri d'une liste par nom la place par ordre alphabétique décroissant ou ascendant ; le trier par date le place par ordre chronologique décroissant ou ascendant.

Cliquez sur la flèche haut-bas à droite du nom de l'en-tête pour trier la liste en dessous.