Gérer les documents

Vous trouverez ici tout ce qu'il faut savoir pour gérer les documents de vos clients. Nous vous montrons comment prévisualiser, télécharger, filtrer, imprimer et bien plus encore. Saviez-vous que vous pouvez également modifier un PDF directement dans le document, puis le lier à un projet ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la gestion des documents. 

Aperçu des documents

TaxDome Vous permet de prévisualiser les fichiers PDF, Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) et les fichiers image courants (JPG, JPEG, PNG, GIF). Cliquez sur le nom du document pour ouvrir la visionneuse. Les options suivantes s'affichent :

a. Retour : Retour au dossier du document.

b. Détails du document : affiche le nom du fichier, la date de téléchargement et la description.

c. Modifier les détails du document : Mettre à jour le nom du fichier, la description, tags ou lier le document à une facture .

d. Balises : Affiche tags appliquées au document (le cas échéant).

e. Rejet de la demande : affichez les raisons et la date ou l'heure du rejet du document ou d'une signature annulée.

f. Demande de signature : Envoyer un demande de signature électronique Disponible uniquement avec Le client peut voir niveau d'autorisation.

g. Demander / renvoyer l'approbation : Envoyer ou renvoyer un demande d'approbation Disponible uniquement avec Le client peut voir niveau d'autorisation.

h. Déplacer : Déplacer le document entre les dossiers clients ou les comptes clients.

i. Sceau : Maintient le document à son emplacement mais empêche le client de le supprimer, de le modifier ou de le déplacer vers un autre dossier.

j. Télécharger : Téléchargez une copie du document sur votre appareil.

k. Imprimer : Imprimez le document.

l. Menu à trois points : Accédez à des actions supplémentaires sur le document, telles que l’envoi du lien du document , la duplication, la liaison projets , la consultation de l’ historique d’audit ou la suppression.

m. Affichage plein écran : ouvrez le document en mode plein écran. Cliquez à nouveau sur l'icône ou appuyez sur la touche Échap pour quitter le mode plein écran. La visionneuse de documents mémorise votre choix pour tous les documents que vous ouvrirez ultérieurement.

Imprimer des documents

Vous pouvez accéder à l'option d'impression directement depuis la visionneuse de documents. Pour imprimer des fichiers PDF et des images (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.), ouvrez le document et cliquez sur le bouton Imprimer en haut à droite de la visionneuse.

Télécharger les documents

Pour télécharger des documents ou des dossiers, individuellement ou en masse :

• Télécharger un document unique : Ouvrez le document et cliquez sur le bouton de téléchargement en haut à droite de la visionneuse.

• Télécharger des documents et des dossiers en masse : Sélectionnez les documents ou les dossiers que vous souhaitez télécharger dans la liste, puis cliquez sur Télécharger dans la barre de menu.

  

Duplicata de documents

Vous pouvez créer une copie du document pour apporter des modifications tout en préservant l'original ou pour transférer la copie vers un autre compte client. Pour créer une copie, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez « Dupliquer » . La copie sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, f1040(2)).

Lier les documents à projets

Cette section a été déplacée ici .

Modifier les propriétés du document/ tags

Les propriétés du document peuvent être modifiées par une entreprise. patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les documents .

Pour modifier le nom, la description ou le tags , ouvrez le document et cliquez sur le bouton icône i en haut à gauche de la visionneuse. 

Vous pouvez également accéder aux propriétés du document à partir de la liste des documents en cliquant sur les trois points à droite du document et en sélectionnant Modifier les informations . 

Les documents dont le niveau d'autorisation de consultation est réservé au client peuvent également être verrouillés en cas de facture impayée .

Notez que dans le menu déroulant Tags , tags Les éléments utilisés par l'IA sont marqués d'une icône.

Filtrer les documents

Les filtres vous permettent de restreindre une liste de documents à ceux qui correspondent à des critères spécifiques. Vous pouvez filtrer une liste de documents :

• dans l'onglet Documents , dans le sous-onglet Docs (sélectionnez d'abord le client)

• dans l'onglet Documents , dans le sous-onglet Récent (pour plus de détails, cliquez ici )

• dans le compte client, dans l'onglet Documents

Pour filtrer une liste de documents, cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit, sélectionnez un ou plusieurs filtres, puis cliquez sur Appliquer . Sauvegarder Enregistrez vos combinaisons de filtres comme modèles pour une utilisation ultérieure. Pour plus de détails sur l'utilisation des filtres, cliquez ici .

Façons de filtrer les documents :

• Compte : voir uniquement les documents appartenant à des comptes spécifiques.

• Téléchargé par : Sélectionnez « Tout » , « Client » , « Cabinet » ou « Moi » pour afficher uniquement les documents téléchargés par votre client, les membres de votre équipe, vous-même ou tout le monde.

• Dernière action : affichez uniquement les documents qui ont subi une action au cours des derniers jours.

• Types de fichiers : Sélectionner tout , PDF , Word , Excel ou Images .

• Signatures (choisissez-en une) :

  • Tout affiche tous les documents en attente de signature.

  • Signé affiche tous les documents signés par tous les utilisateurs du compte.

  • Partiellement signé affiche tous les documents signés par au moins un utilisateur du compte.

  • La signature en attente affiche tous les documents manquant au moins de la signature d'un utilisateur de compte.

  • Préparé pour la signature affiche tous les documents prêts à être signés qui n'ont pas encore été envoyés.

  • L'option Désactivé affiche tous les documents que tous les utilisateurs du compte ont refusé de signer.

  • KBA en attente affiche tous les documents avec KBA qui ont au moins un utilisateur de compte qui doit signer.

  • La section « Échec KBA affiche tous les documents comportant au moins un compte utilisateur ayant échoué à l'évaluation. KBA et/ou les utilisateurs qui ont refusé de signer.

  • Les documents annulés sont ceux qui ont été signés hors ligne et annulés par une entreprise. patron ou un membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les documents.

  • Kind Electronic affiche les documents signés à l'aide de la signature électronique simple.

  • Le type QES / AdES indique les documents signés à l'aide des signatures électroniques qualifiées et avancées ( QES / AdES ).

• Approbations (choisissez-en une) :

  • Tout affiche tous les documents avec les approbations demandées.

  • La section « Paiement en attente » affiche tous les documents verrouillés en attente de paiement.

  • En attente d'approbation affiche tous les documents en attente d'approbation du client.

  • Approuvé affiche tous les documents approuvés par le client.

  • La section « Refusé » affiche tous les documents refusés par le client.

• Étiquettes : Sélectionnez-en une ou plusieurs tags attribué aux documents. 

Trier les documents

Le tri est un outil utile pour rechercher des documents. Vous pouvez également trier une liste après y avoir appliqué des filtres. Le tri d'une liste par nom la place par ordre alphabétique décroissant ou ascendant ; le trier par date le place par ordre chronologique décroissant ou ascendant.

Cliquez sur la flèche haut-bas à droite du nom de l'en-tête pour trier la liste en dessous.