Documents ( Basique ): Prévisualiser, modifier, télécharger, imprimer et filtrer

Retrouvez ici tout ce que vous devez savoir sur la gestion des documents de vos clients. Nous vous expliquons comment prévisualiser, télécharger, filtrer, imprimer, et bien plus encore. Saviez-vous que vous pouvez également modifier un PDF directement sur place, puis le lier à un projet ? Lisez la suite pour en savoir plus sur la gestion des documents.

Aperçu des documents

TaxDome vous permet de prévisualiser les fichiers PDF, les fichiers Office Word/Excel (DOC, DOCX, XLS, XLSX) et les fichiers image courants (JPG, JPEG, PNG, GIF).

Cliquez sur le nom du document pour ouvrir la visionneuse. Les options suivantes s'affichent :

a. Retour : Retour au dossier du document.

b. Détails du document : affiche le nom du fichier, la date de téléchargement et la description.

c. Modifier les détails du document : mettre à jour le nom du fichier, la description, tags ou verrouiller le document sur une facture .

d. Balises : affiche tags appliquées au document (le cas échéant)

e. Rejet de la demande : affichez les raisons et la date ou l'heure du rejet du document ou d'une signature annulée.

f. Demande de signature : envoyer une demande de signature électronique . Disponible uniquement dans les dossiers accessibles en mode visualisation .

g. Demander/renvoyer une demande d'approbation : envoyer ou renvoyer une demande d'approbation . Disponible uniquement dans les dossiers accessibles en lecture seule .

h. Déplacer : déplacez le document entre les dossiers clients ou les comptes clients.

i. Sceau : conserve le document à son emplacement mais empêche le client de le supprimer, de le modifier ou de le déplacer vers un autre dossier.

j. Télécharger : Téléchargez une copie du document sur votre appareil.

k. Imprimer : Imprimez le document.

l. Menu à trois points : Accédez à des actions supplémentaires sur le document, telles que l'envoi du lien du document , la duplication, la liaison projets , la visualisation de la piste d'audit ou la suppression.

m. Affichage plein écran : ouvrez le document en mode plein écran. Cliquez à nouveau sur l'icône ou appuyez sur la touche Échap pour quitter le mode plein écran. La visionneuse de documents mémorise votre choix pour tous les documents que vous ouvrirez ultérieurement.

Imprimer des documents

Vous pouvez accéder à l'option d'impression directement depuis la visionneuse de documents. Pour imprimer des fichiers PDF et des images (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.), ouvrez le document et cliquez sur le bouton Imprimer en haut à droite de la visionneuse.

Télécharger les documents

Pour télécharger des documents ou des dossiers, individuellement ou en masse :

Télécharger un document unique : Ouvrez le document et cliquez sur le bouton de téléchargement en haut à droite de la visionneuse.
Télécharger des documents et des dossiers en masse : Sélectionnez les documents ou les dossiers que vous souhaitez télécharger dans la liste, puis cliquez sur Télécharger dans la barre de menu.

Duplicata de documents

Vous souhaiterez peut-être créer une copie du document pour apporter des modifications tout en préservant le document d'origine ou pour transférer la copie vers un autre compte client.

Pour créer une copie du document, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez Dupliquer . La copie du document sera enregistrée avec un suffixe (par exemple, f1040 (2) ).

Lier les documents à projets

Cette section a été déplacée ici .

Modifier les propriétés du document/ tags

Les propriétés du document peuvent être modifiées par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents .

Pour modifier le nom, la description ou le tags , ouvrez le document et cliquez sur le bouton icône i en haut à gauche de la visionneuse.

Vous pouvez également accéder aux propriétés du document à partir de la liste des documents en cliquant sur les trois points à droite du document et en sélectionnant Modifier les informations .

Avec des documents dans des dossiers de niveau supérieur avec Le client peut voir accès, vous pouvez également Verrouiller ce document sur une facture impayée.

Notez que dans la liste déroulante Tags , tags utilisés par l'IA sont marqués d'une icône.

Filtrer les documents

Les filtres vous aident à affiner une liste de documents à ceux qui correspondent à des critères spécifiques. Vous pouvez filtrer une liste de documents...

... dans l'onglet Documents du sous-onglet Docs (sélectionnez d'abord le client)
...dans l'onglet Documents du sous-onglet Récent (pour plus de détails, cliquez ici )
...dans le compte client dans l'onglet Docs

Pour filtrer une liste de documents, cliquez sur Filtrer dans le coin supérieur droit, sélectionnez un ou plusieurs filtres, puis cliquez sur Appliquer .

Sauvegarder vos combinaisons de filtres comme modèles pour une utilisation future. Pour plus de détails sur l'utilisation des filtres, rendez-vous ici .

Façons de filtrer les documents :

Compte : affichez uniquement les documents appartenant à des comptes spécifiques.
Téléchargé par : Sélectionnez Client , Cabinet , Moi ou Tous pour voir uniquement les documents téléchargés par votre client, les membres de l'équipe, vous ou tout le monde.
Dernière action : affichez uniquement les documents qui ont subi une action au cours des derniers jours.
Types de fichiers : sélectionnez PDF , Word , Excel , Images ou Tous .
Signatures (choisissez une réponse) :

Tout affiche tous les documents en attente de signature.
Signé affiche tous les documents signés par tous les utilisateurs du compte.
Partiellement signé affiche tous les documents signés par au moins un utilisateur du compte.
En attente de signature affiche tous les documents manquant de la signature d'au moins un utilisateur du compte.
Préparé pour la signature affiche tous les documents prêts à être signés qui n'ont pas encore été envoyés.
Désactivé affiche tous les documents que tous les utilisateurs du compte ont refusé de signer.
En attente KBA affiche tous les documents avec KBA qui ont au moins un utilisateur de compte qui doit signer.
Échec des émissions KBA tous documents qui ont au moins un utilisateur de compte qui a échoué à la KBA et/ou les utilisateurs qui ont refusé de signer.
Signature annulée affiche tous les documents signés hors ligne et annulés par votre entreprise.

Approbations (choisissez-en un):
- Tout affiche tous les documents avec les approbations demandées.
- En attente de paiement affiche tous les documents verrouillés en attente de paiement.
- En attente d'approbation affiche tous les documents en attente d'approbation du client.
- Approuvé affiche tous les documents approuvés par le client.
- Spectacles refusés tous client refusé documents.
Mots clés : Sélectionnez-en un ou plusieurs tags attribué aux documents.

Trier les documents

Le tri est un outil utile pour rechercher des documents. Vous pouvez également trier une liste après y avoir appliqué des filtres. Le tri d'une liste par nom la place par ordre alphabétique décroissant ou ascendant ; le trier par date le place par ordre chronologique décroissant ou ascendant.

Cliquez sur la flèche haut-bas à droite du nom de l'en-tête pour trier la liste en dessous.