Verrouiller les documents sur les factures

Table des matières

Lier les documents aux factures, explications
- Vue du client
Configure SEPA calendrier de paiement
Verrouiller les documents
Consulter la facture liée au document
Modifier les factures en verrouillant les documents
Déverrouiller les documents des factures

Lier un document à une facture permet au client de voir qu'il est disponible, mais l'empêche de le consulter ou de le télécharger tant que le paiement n'est pas effectué. Une fois le paiement reçu, le document est automatiquement déverrouillé.

Lier les documents aux factures, explications

Une fois le travail terminé, et seule la livraison étape Il vous reste encore à lier des documents importants (comme les déclarations de revenus ou le formulaire 8879) aux factures. Cela garantit que les clients paient avant d'accéder à ces documents. Cela permet notamment de :

Contrôle Workflow : Empêcher les clients de finaliser les processus (par exemple, la signature électronique de formulaires) tant que le paiement n’est pas reçu.
Protection de l'entreprise : Réduisez le risque de travail non rémunéré.

Une fois verrouillé, le document reste modifiable même après avoir été rendu public.

Un document verrouillé avec une facture peut faire partie de votre processus automatisé au sein d'un pipeline Ainsi, projets passeront à l' étape suivante une fois le document déverrouillé.

Vue du client

Si le document est verrouillé, le client verra une notification de paiement en attente dans sa liste de tâches sur la page d'accueil.

Le document lié à la facture sera disponible dans la section Documents du portail client, mais il sera marqué comme Paiement en attente .

Si le client clique sur le document, il lui sera demandé de payer d'abord la facture associée.

Une fois le paiement effectué, le document se déverrouille et peut être consulté et téléchargé.

Note

Pour débloquer le fichier, le client doit régler la facture en totalité . Le paiement partiel n'est pas possible.

Configure SEPA calendrier de paiement

Lorsque les clients règlent leurs factures par prélèvement bancaire, le délai de traitement est généralement de 3 à 5 jours ouvrables. Ce paramètre détermine le moment où les actions déclenchées par le paiement sont effectuées : la mise à disposition des documents liés aux factures pour les clients, et le traitement des paiements eux-mêmes. projets Les éléments liés aux factures ou aux propositions passent automatiquement à l'élément suivant. pipeline étape .

Note

Seuls les propriétaires de l'entreprise, les administrateurs et les membres de l'équipe disposant des droits d'accès « Gérer les factures » peuvent modifier ces paramètres.

Pour configurer le calendrier des paiements :

Accédez à Paramètres > Facturation > Général dans la barre de menu de gauche.
In the Pipeline automove and locked documents section, choose one of the options:

After payment clears: Documents remain locked and jobs stay in their current stage until the invoice status changes to Paid. This ensures funds are received before any downstream actions are triggered. When a client submits an ACH payment and the job hasn’t moved yet, the job card shows a Pipeline automove locked message with a link to this setting.
Immédiatement après la soumission du paiement : les documents sont déverrouillés et projets passer à la suite étape Dès que les clients soumettent leurs informations de paiement. Cela permet un traitement plus rapide, mais intervient avant la confirmation du paiement.

À prendre en compte avant de passer à l' option « Immédiatement après la soumission du paiement » :

Toutes les factures ayant le statut « En cours » débloqueront instantanément leurs documents associés.
Les tâches liées à des factures ou des propositions (y compris les acomptes) passeront immédiatement à l'étape suivante. pipeline étape .
Si le statut d'un paiement passe à « Échec » , les documents ne seront pas reverrouillés. projets La transaction ne sera pas annulée. Le client devra néanmoins s'acquitter de la facture correspondante.

Verrouiller les documents

Vous pouvez verrouiller les documents lors de leur chargement , de la création des factures ou de la préparation de la déclaration fiscale . Veuillez noter que :

Vous devez configurer les paiements et activer le traitement des paiements par carte de crédit pour lier les documents aux factures.
Plusieurs documents peuvent être liés à la même facture, mais chaque document ne peut être lié qu'à une seule facture.

Pendant le téléchargement

Verrouillez les documents lors de leur téléchargement afin d'empêcher les clients de consulter les fichiers avant réception du paiement.

Sur l'écran de téléchargement :

Sélectionnez le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès lors du téléchargement du document.
Cliquez sur Lier la facture , puis sélectionnez la facture sur laquelle vous souhaitez verrouiller le document ou cliquez sur Créer une facture pour en créer une nouvelle.
Cliquez sur Télécharger pour télécharger le document que vous verrouillez sur la facture.

Une fois le document téléchargé

Vous pouvez lier des documents à une facture après les avoir téléchargés. Toutefois, pour empêcher les clients de consulter un document avant le paiement, téléchargez-le toujours d'abord dans un dossier privé . Tant que votre document se trouve dans ce dossier, il est inaccessible aux clients, mais les membres de votre équipe peuvent y accéder et le modifier.

Lorsque le document est finalisé et que vous êtes prêt à l'envoyer à votre client, déplacez-le dans le dossier racine. Le client peut voir Accédez-y et effectuez les opérations suivantes :

Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du document, puis cliquez sur Modifier les informations .
Cliquez sur « Lier la facture » , puis sélectionnez la facture à laquelle vous souhaitez lier le document ou cliquez sur « Créer une facture » pour en ajouter une nouvelle.
Cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Après avoir importé un document via l' application Windows , cliquez sur « Lier à la facture » dans le menu « Actions du fichier » . La page de modification de la facture s'ouvrira alors dans votre navigateur ; vous pourrez y sélectionner ou créer une facture à laquelle lier le document.

Note

Cette action est visible pour les documents situés dans des dossiers portant le nom suivant : Le client peut voir

niveau d'accès.

Livraison de la déclaration de revenus Lock

Note

La livraison des déclarations fiscales est uniquement disponible pour les entreprises américaines.

Lors de l' envoi d'une déclaration de revenus , vous pouvez joindre une facture directement au colis. Cela bloque automatiquement l'envoi jusqu'au paiement de la facture par le client.

Pour lier une déclaration fiscale à une facture :

Créez votre formulaire de déclaration de revenus .

Dans la section Facture , joignez une facture existante ou créez-en une nouvelle.

Envoyer le colis au client.

Le client verra que la livraison est disponible, mais ne pourra ni consulter ni télécharger les documents fiscaux tant qu'il n'aura pas réglé la facture jointe. Une fois le paiement effectué, la livraison sera automatiquement débloquée.

Consulter la facture liée au document

Une fois la facture liée au document, vous pouvez y accéder rapidement depuis les documents du client.

Accédez aux documents client ou ouvrez les documents d'un client spécifique, cliquez sur les trois points à droite du document verrouillé par la facture, puis cliquez sur « Accéder à la facture » . La facture s'ouvrira dans un nouvel onglet.

Modifier les factures en verrouillant les documents

Si la situation change et que vous devez lier le document à une autre facture :

Accédez aux documents clients ou ouvrez les documents d'un client en particulier.
Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du document.
Sélectionnez Modifier les informations .
Cliquez sur « Lier la facture » et sélectionnez la facture.
Cliquez sur Sauvegarder .

Déverrouiller les documents des factures

Parfois, les clients peuvent vouloir payer une facture en dehors TaxDome . Ou, vous devrez peut-être déverrouiller temporairement votre facture pour demander une signature.

Dans ce cas, vous devrez déverrouiller la facture manuellement pour leur donner accès au document. Pour cela, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document, puis sur « Déverrouiller la facture en attente » et confirmez en cliquant sur « Oui, déverrouiller » .

Il est également possible de déverrouiller la facture depuis l'écran « Modifier le document » . Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du document, sélectionnez « Modifier les informations » , puis cliquez sur la croix située à l'extrême droite de la facture et Sauvegarder le document.