Factures (Basique) : Verrouiller les documents aux factures

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Cette page s'applique au plan tarifaire TaxDome Pro uniquement. Vous pouvez effectuer une mise à niveau à tout moment. *ce plan tarifaire ne s'applique pas en Europe

Verrouillez un document sur une facture afin que le client voit qu'il est disponible mais ne puisse pas le visualiser ou le télécharger tant que le travail n'a pas été payé. Une fois que le client a payé, le document est automatiquement déverrouillé pour lui.

Couvert ici :

Verrouillage d'un document sur une ou plusieurs factures, expliqué

Après avoir préparé un document, l'étape suivante consiste à le télécharger sur le TaxDome Compte. Les fichiers téléchargés ne deviennent visibles pour le client qu'une fois que vous les avez rendus publics. Si vous ne verrouillez pas un document sur une facture, le client peut le télécharger immédiatement. Cependant, si vous verrouillez le document sur une facture impayée, il ne devient disponible en téléchargement qu'une fois que le client a payé le travail.

Nous vous recommandons de verrouiller les documents sur les factures lorsque vous les téléchargez dans un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir  ; cela facilite le processus de facturation. Vous pouvez verrouiller un document à une facture existante ou en créer une nouvelle.

La façon dont vous procédez est flexible : téléchargez un document dans un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accédez d'abord, puis verrouillez-le sur une ou plusieurs factures ultérieurement lorsque vous créez la facture. Vous pouvez toujours modifier un document public à tout moment.

Les documents dans les statuts suivants ne peuvent pas être verrouillés sur une facture :

  • En attente de validation
  • Approuvé
  • Refusé
  • Signé
  • Préparé pour signature
  • En attente de signature

En savoir plus sur les différents statuts dans l'article .

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Pointe! La fonction Verrouiller le document sur la facture impayée est également disponible dans nos applications de bureau.

Verrouillage d'un document pendant le téléchargement

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Pour verrouiller un document sur une facture lorsque vous le téléchargez dans un dossier de niveau supérieur avec Cle client peut voir , suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès lors du téléchargement du document.

2. Cliquez sur Lier la facture , puis sélectionnez une ou plusieurs factures sur lesquelles vous souhaitez verrouiller le document ou cliquez sur Créer une facture pour en créer une nouvelle.

3. Cliquez sur Télécharger pour télécharger le document que vous verrouillez sur la facture.

Verrouillage d'un document à une facture dans l'application de bureau

Si vous utilisez l'application de bureau TaxDome (pour Windows ou Mac) pour télécharger un fichier, vous pouvez également le verrouiller sur une facture :

1. Sélectionnez le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir .

2. Activez Verrouiller ce document sur une facture impayée , puis sélectionnez une ou plusieurs factures sur lesquelles vous souhaitez verrouiller le document, ou cliquez sur CRÉER UNE NOUVELLE FACTURE pour en créer une nouvelle, puis cliquez sur CHOISIR .

3. Cliquez sur TÉLÉCHARGER LES FICHIERS pour télécharger le document que vous verrouillez à la facture.

Verrouiller des documents existants à une facture

Verrouillez n'importe quel document d'un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accéder à une facture :

1. Assurez-vous que le document se trouve dans le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir (si ce n'est pas le cas, déplacez-le).

2. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document, puis cliquez sur Modifier .

3. Cliquez sur Lier la facture , puis sélectionnez une ou plusieurs factures auxquelles vous souhaitez verrouiller le document ou cliquez sur Créer une facture pour en ajouter une nouvelle. Plusieurs documents peuvent être verrouillés sur les mêmes factures.

4. Cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Vous pouvez également verrouiller plusieurs documents aux factures via le menu d'action groupée :

1. Cochez les cases à côté des documents souhaités, puis cliquez sur Verrouiller sur facture .

2. Cliquez sur Lier la facture , puis sélectionnez une ou plusieurs factures dont vous souhaitez verrouiller les documents. Plusieurs documents peuvent être verrouillés sur les mêmes factures.

3. Cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Modification de la facture verrouillée à un document

Pour modifier la facture sur laquelle un document est verrouillé, cliquez sur Associer la facture dans la fenêtre contextuelle Modifier le document, sélectionnez la nouvelle facture sur laquelle vous souhaitez verrouiller le document, puis cliquez sur Enregistrer.

Déverrouillage de la facture d'un document

Parfois, les clients peuvent vouloir payer une facture en dehors de TaxDome . Dans ce cas, vous devrez déverrouiller la facture manuellement pour leur donner accès au document. Pour ce faire, cliquez sur les trois points tout à droite du document, puis cliquez sur Déverrouiller la facture en attente et confirmez en cliquant sur Oui, déverrouiller .

Il est également possible de déverrouiller la facture à partir de la fenêtre pop-up Modifier le Document. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, sélectionnez Modifier, puis cliquez sur la croix à l'extrême droite de la facture et Enregistrez le document.

Après cela, vous pouvez marquer la facture comme payée (comme décrit dans Modifier le montant, le numéro ou d'autres détails d'une facture ) ou la supprimer (comme décrit dans Supprimer une facture ).

Associer des documents en attente de paiement à des projets et utiliser Automove

Améliorez votre flux de travail en liant les documents verrouillés en attente de paiement à projets afin qu'ils soient immédiatement disponibles dans vos pipelines. De plus, si vous activez UNEmplois , projets passera automatiquement au suivant étape dans le pipeline une fois la facture payée par le client.

Voici comment :

1. Accédez aux paramètres du pipeline, ajoutez l'étape pour les documents en attente de paiement, puis basculez surDéplacer automatiquement les projets. (Vous n'avez pas besoin d'ajouter une automatisation).

2. Allez dans le pipeline, assurez-vous que le projet est au bon stade, puis associer le document en attente de paiement : Cliquez sur la boîte du travail, cliquez sur + Associer en haut, sélectionnez Documents, cliquez sur le dossier, choisissez les fichiers, puis cliquez sur Associer.

C'est fait ! La tâche passera automatiquement à l'étape suivante lorsque...

  • ...le client paie la facture du document.
  • ...la facture est dissociée du document.

Si un client n'a pas payé une facture, mais que vous voulez quand même que le travail passe à l'étape suivante, faites-le manuellement. Vous serez invité à décider ce qu'il convient de faire du document en attente de paiement.

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