Verrouiller les documents sur les factures

Verrouillez un document sur une facture afin que le client voit qu'il est disponible mais ne puisse pas le visualiser ou le télécharger tant que le travail n'a pas été payé. Une fois que le client paie, le document se déverrouille automatiquement pour lui.

Verrouillage des documents sur les factures, explication

Après avoir préparé un document, l'étape suivante consiste à le télécharger sur le site du client. TaxDome compte. Les fichiers téléchargés ne deviennent visibles pour le client qu'une fois que vous les rendez publics. Si vous ne verrouillez pas un document sur une facture, le client peut le télécharger immédiatement. Cependant, si vous associez le document à une facture impayée, il ne devient disponible au téléchargement qu'une fois que le client a payé le travail.

Nous vous recommandons de verrouiller les documents sur les factures lors de leur téléchargement vers un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accéder; cela facilite le processus de facturation. Vous pouvez verrouiller un document sur une facture existante ou en créer une nouvelle.

La façon de procéder est flexible : téléchargez un document dans un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accédez-y d'abord, puis verrouillez-le sur une facture plus tard lorsque vous créez la facture. Vous pouvez toujours modifier un document public à tout moment.

La fonctionnalité Verrouiller le document sur une facture impayée est également disponible dans nos applications de bureau.

Noter que:

• Each document can be locked to only one invoice.

• There’s no validation for ACH payments. Thus, we recommend using only the credit card payment option for the invoice locking a document.

• Le client doit payer le montant total de la facture pour débloquer le document. 

• Credit card payment processing must be enabled to lock documents to invoices. Even if you do not use Stripe or CPACharge, connect it and lock the required documents. Then, you can either disconnect the payment service provider immediately or leave it on and explicitly discuss with your client how you want to get paid. 

Verrouiller les documents pendant le téléchargement

Pour verrouiller un document sur une facture lorsque vous le téléchargez dans un dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès lors du téléchargement du document.

2. Cliquez sur Lier la facture , puis sélectionnez la facture sur laquelle vous souhaitez verrouiller le document ou cliquez sur Créer une facture pour en créer une nouvelle.

3. Cliquez sur Télécharger pour télécharger le document que vous verrouillez sur la facture.

Verrouiller les documents dans l'application de bureau

Si vous utilisez le TaxDome Application Windows pour télécharger un fichier, vous pouvez également le verrouiller sur une facture :

1. Sélectionnez le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accéder.

2. Activez Verrouiller le document sur une facture impayée , puis sélectionnez la facture sur laquelle vous souhaitez verrouiller le document, ou cliquez sur CRÉER UNE FACTURE pour en créer une nouvelle, puis cliquez sur CHOISIR .

3. Cliquez sur TÉLÉCHARGER DES FICHIERS pour télécharger le document que vous verrouillez sur la facture.

   

Verrouiller les documents existants sur les factures

Verrouillez n'importe quel document d'un dossier de niveau supérieur avec le client pouvant consulter l'accès à une facture :

1. Assurez-vous que le document se trouve dans le dossier de niveau supérieur avec Le client peut voir accès (sinon, déplacez-le là).

2. Cliquez sur les trois points à l’extrême droite du document, puis cliquez sur Modifier .

3. Cliquez sur « Lier une facture » , puis sélectionnez la facture à laquelle vous souhaitez verrouiller le document ou cliquez sur « Créer une facture » pour en ajouter une nouvelle. Plusieurs documents peuvent être verrouillés sur la même facture.

4. Cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications.

   

Accéder aux factures et verrouiller les documents

Une fois qu'une facture est verrouillée sur le document, vous pouvez y accéder rapidement à partir des documents du client.

Accédez aux documents client ou ouvrez les documents d'un client spécifique, cliquez sur les trois points à droite du document verrouillé par la facture, puis cliquez sur « Accéder à la facture » . La facture s'ouvrira dans un nouvel onglet. 

Modifier les factures en verrouillant les documents

Pour modifier la facture sur laquelle un document est verrouillé, cliquez sur Lier la facture dans la fenêtre contextuelle Modifier le document , sélectionnez la nouvelle facture sur laquelle vous souhaitez verrouiller le document, puis cliquez sur Sauvegarder .

Déverrouiller les documents des factures

Parfois, les clients peuvent vouloir payer une facture en dehors TaxDome . Ou, vous devrez peut-être déverrouiller temporairement votre facture pour demander une signature.

Dans ce cas, vous devrez déverrouiller la facture manuellement pour leur donner accès au document. Pour cela, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du document, puis sur « Déverrouiller la facture en attente » et confirmez en cliquant sur « Oui, déverrouiller » .

Il est également possible de déverrouiller la facture à partir de la fenêtre contextuelle Modifier le document . Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, sélectionnez Modifier , puis cliquez sur la croix à l'extrême droite de la facture et Sauvegarder le document.

After that, you can mark the invoice as paid (as described in the article ) or delete it (as described in Deleting an Invoice ).