Factures (avancé) : Corriger les factures et les paiements

Des erreurs de facturation, ça arrive ! Ici, nous vous montrons comment les réparer.

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visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Couvert:

• Modifier une facture avant qu'elle ne soit payée
• Supprimer une facture avant qu'elle ne soit payée
• Modifier/supprimer une facture après son paiement
• Supprimer des paiements
• Un client a payé une facture à partir du mauvais profil
• Marquer manuellement une facture comme payée lorsque le paiement n'a pas été effectué TaxDome
• Corriger les factures récurrentes

Modifier une facture avant qu'elle ne soit payée

Si vous constatez qu'une facture est incorrecte avant qu'elle ne soit payée (par exemple, une facture émise pour 100 $ aurait dû en fait être de 150 $), il n'est pas trop tard pour y remédier. Vous pouvez soit modifier la facture, soit la supprimer et émettre une nouvelle facture.

Pour modifier le montant d'une facture :

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client.

2. Les factures qui n'ont pas encore été payées sont marquées comme impayées . Cliquez sur l'icône à trois points à droite de la facture impayée, puis choisissez Modifier dans le menu déroulant.

3. Corrigez le montant, puis cliquez sur Soumettre .

Supprimer une facture avant qu'elle ne soit payée

Une autre façon de corriger une facture qui n'a pas encore été payée est de la supprimer complètement et d'en émettre une nouvelle : 

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client.

2. Les factures qui n'ont pas encore été payées sont marquées comme impayées . Cliquez sur l'icône à trois points à droite de la facture impayée, puis choisissez Supprimer dans le menu déroulant. 

3. Cliquez sur SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression , puis émettez une nouvelle facture. 

Modifier/supprimer une facture après son paiement

Si une facture a déjà été payée, vous ne pourrez ni la modifier ni la supprimer. Une fois le paiement comptabilisé, la facture y est liée et doit rester la même pour la tenue des registres. Vous pouvez cependant procéder à un remboursement.

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client.

2. Les factures payées sont étiquetées payées . Cliquez sur l'icône en forme d'œil à droite de la facture payée. Dans la section Historique des paiements de la fenêtre contextuelle Facture, cliquez sur le lien du paiement. 

3. Les informations de paiement sont ensuite affichées dans le curseur Afficher le paiement à droite. Cliquez sur le lien Remboursement du paiement dans le coin supérieur droit, puis procédez au remboursement (voir Supprimer les paiements ci-dessous). 

Supprimer des paiements

Une fois le paiement comptabilisé, il doit rester le même pour la tenue des registres. C'est pourquoi nous n'autorisons pas la suppression des paiements par carte de crédit. Vous pouvez supprimer uniquement les paiements par prélèvement bancaire (par exemple, s'ils ont été refusés par Stripe ou CPACharge). Lisez les détails dans l'article .

Pour les paiements par carte de crédit, vous avez la possibilité d'effectuer un remboursement.

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client. 

2. Dans la liste des paiements , recherchez celui que vous souhaitez rembourser, puis cliquez sur l'icône en forme d'œil à l'extrême droite. (Une autre façon de rechercher un paiement consiste à consulter l' historique des paiements de la facture .)

3. Dans le curseur Afficher le paiement , cliquez sur le lien Rembourser le paiement dans le coin supérieur droit, puis décidez si vous souhaitez rembourser le paiement en totalité ou partiellement. 

Lorsque vous effectuez un remboursement, vous devez décider ce que vous souhaitez faire des crédits du client. Par défaut, le solde créditeur du client sera réduit du montant du remboursement, mais vous pouvez également choisir de ne pas le réduire ou de le réduire d'un autre montant. Pour plus de détails à ce sujet, rendez-vous ici .

4. Spécifiez le motif du remboursement, puis cliquez sur Émettre un remboursement .

Que se passe-t-il lorsque vous effectuez un remboursement, selon le type de paiement :

• Payments made through Stripe/CPA Charge: The payment is marked as refunded, and you subtract the refunded amount from the client’s credit balance, either fully or partially. The client receives a refund in the credit card account they used for the payment. Stripe/CPA Charge immediately submits the refund to that account. Depending on the bank, it takes 5 to 10 business days to show up in the client’s account.
• Paiements hors ligne : le paiement est marqué comme remboursé et vous soustrayez le montant remboursé du solde créditeur du client, en totalité ou en partie.

Pour en savoir plus sur les crédits clients et effectuer un remboursement, rendez-vous ici .

Un client a payé une facture à partir du mauvais profil

 Vous devrez peut-être déplacer un paiement d'un compte à un autre...

• ...si un client possède déjà un compte mais en a utilisé un nouvellement créé pour payer une facture. 
• ...si un client possède plusieurs comptes et paie à partir du mauvais compte.

Pour résoudre ces problèmes :

• Supprimer le compte secondaire : Supprimer le compte (pour plus de détails, rendez-vous ici ) ; cela supprimera également le prépaiement effectué. Ajoutez ensuite un paiement hors ligne sur le bon compte (pour plus de détails, cliquez ici ).
• Ajouter un crédit : ajoutez un crédit promotionnel au bon compte (pour plus de détails, cliquez ici ). L'ajout d'un crédit promotionnel n'affecte pas les revenus de votre entreprise et vous verrez l'argent lié au bon compte.

Marquer manuellement une facture comme payée lorsque le paiement n'a pas été effectué TaxDome

Si vous avez émis une facture de TaxDome mais vous avez reçu un paiement par d'autres moyens (en espèces ou par chèque postal, par exemple), voici ce que vous pouvez faire pour le marquer comme payé.

1. Ajoutez un paiement hors ligne pour votre client d'un montant de la facture : cliquez sur le bouton + NOUVEAU en haut, sélectionnez Paiement hors ligne dans le curseur, puis saisissez le montant du paiement.
2. Assurez-vous que l'option Paiements utilisés pour le calcul des revenus est sélectionnée, puis indiquez la source (espèces, chèque ou carte de crédit).
3. Ajoutez une description décrivant à quoi sert le paiement.
4. Vous verrez à droite les factures impayées du client sélectionné. Sélectionnez la facture couverte par le paiement.  
5. Cliquez sur Soumettre . La facture sera marquée comme payée.

Corriger les factures récurrentes

Lorsque vos clients vous demandent de modifier la prochaine date de paiement ou vous demandent d'ajouter un service supplémentaire, vous pouvez modifier une facture programmée spécifique sans affecter les autres. 

Cela pourrait être fait uniquement :

• lorsque la facture récurrente est déjà acceptée par le client ET
• si la facture programmée est impayée

Pour ce faire, cliquez sur les trois points à droite de la facture que vous souhaitez modifier dans la section Échéancier de paiement , puis sélectionnez Modifier .

Pour plus de détails sur la modification des factures récurrentes, cliquez ici .