Factures (avancé) : Corriger les factures et les paiements

Cette page est destinée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Mise à niveau à tout moment ! *ce plan tarifaire n'est pas disponible en Europe

Les erreurs de facturation arrivent ! Ici, nous vous montrons comment les réparer.

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Couvert :

• Modifier une facture avant qu'elle ne soit payée
• Suppression d'une facture avant qu'elle ne soit payée
• Modifier/supprimer une facture après qu'elle ait été payée
• Suppression des paiements
• Un client a payé une facture à partir du mauvais profil
• Marquer manuellement une facture comme payée lorsque le paiement n'a pas été effectué le TaxDome
• Correction des factures récurrentes

Modifier une facture avant qu'elle ne soit payée

Si vous constatez qu'une facture est incorrecte avant qu'elle ne soit payée (par exemple, une facture émise pour 100 € aurait dû être en fait de 150 €), il n'est pas trop tard pour la corriger. Vous pouvez soit modifier la facture, soit la supprimer et émettre une nouvelle facture.

Pour modifier le montant d'une facture :

1. Allez dans l'onglet Factures du profil du client.

2. Les factures qui n'ont pas encore été payées sont marquées comme impayées. Cliquez sur l'icône à trois points à droite de la facture impayée, puis choisissez Modifier dans le menu déroulant.

3. Corrigez le montant, puis cliquez sur Soumettre.

Suppression d'une facture avant qu'elle ne soit payée

Une autre façon de corriger une facture qui n'a pas encore été payée est de la supprimer complètement et d'en émettre une nouvelle: 

1. Allez dans l'onglet Factures du profil du client.

2. Les factures qui n'ont pas encore été payées sont marquées comme impayées. Cliquez sur l'icône à trois points à droite de la facture impayée, puis choisissez Supprimer dans le menu déroulant. 

3. Cliquez sur SUPPRIMER dans la fenêtre pop-up de confirmation de suppression, puis émettez une nouvelle facture. 

Modifier/supprimer une facture après qu'elle ait été payée

Si une facture a déjà été payée, vous ne pourrez pas la modifier ou la supprimer. Une fois le paiement enregistré, la facture est liée à celui-ci et doit rester la même pour la tenue des dossiers. Vous pouvez toutefois procéder à un remboursement.

1. Allez dans l'onglet Factures du profil du client.

2. Les factures payées sont marquées " payé". Cliquez sur l'icône en forme d'œil à droite de la facture payée. Dans la section Historique des paiements de la fenêtre pop-up de la facture , cliquez sur le lien du paiement. 

3. Les informations relatives au paiement sont ensuite affichées dans le menu déroulant " Voir le paiement " à droite. Cliquez sur le lien Rembourser le paiement dans le coin supérieur droit, puis traitez le remboursement (voir Suppression des paiements ci-dessous). 

Suppression des paiements

Une fois le paiement enregistré, il doit rester le même pour la tenue des dossiers. C'est pourquoi nous n'autorisons pas la suppression des paiements par carte de crédit. Vous ne pouvez supprimer que les paiements par débit bancaire (par exemple, s'ils ont été refusés par Stripe ou CPACharge). Lire les détails dans l'article .

Pour les paiements par carte de crédit, vous avez la possibilité d'émettre un remboursement.

1. Allez dans l'onglet Factures du profil du client. 

2. Dans la liste des paiements , trouvez celui que vous voulez rembourser, puis cliquez sur l'icône en forme d'œil à son extrême droite. (Une autre façon de trouver un paiement est de consulter l'historique des paiements de la facture).

3. Dans le diaporama " Voir le paiement", cliquez sur le lien " Rembourser le paiement" dans le coin supérieur droit, puis décidez si vous souhaitez rembourser le paiement en totalité ou en partie. 

Lorsque vous effectuez un remboursement, vous devez décider ce que vous voulez faire des crédits du client. Par défaut, le solde créditeur du client sera réduit du montant du remboursement, mais vous pouvez également choisir de ne pas le réduire ou de le réduire d'un autre montant. Pour plus de détails à ce sujet, cliquez ici.

4. Indiquez le motif du remboursement, puis cliquez sur Effectuer le remboursement.

Que se passe-t-il lorsque vous effectuez un remboursement, selon le type de paiement :

• Paiements effectués par Stripe/CPA Charge : Le paiement est marqué comme remboursé, et vous soustrayez le montant remboursé du solde créditeur du client, en tout ou en partie. Le client reçoit un remboursement sur le compte de carte de crédit qu'il a utilisé pour le paiement. Stripe/CPA Charge soumet immédiatement le remboursement sur ce compte. Selon la banque, il faut compter entre 5 et 10 jours ouvrables pour que le compte du client soit crédité.
• Paiements manuels : Le paiement est marqué comme remboursé, et vous soustrayez le montant remboursé du solde créditeur du client, en tout ou en partie.
• Crédits promotionnels : Le paiement est marqué comme remboursé, et vous soustrayez le montant remboursé du solde créditeur du client, en tout ou en partie.

Pour en savoir plus sur les crédits clients et l'émission d'un remboursement, cliquez ici.

Un client a payé une facture à partir du mauvais profil

 Vous pourriez avoir besoin de déplacer un paiement d'un compte à un autre...

• ...si un client possède déjà un compte mais a utilisé un compte nouvellement créé pour payer une facture. 
• ...si un client a plusieurs comptes et a payé à partir du mauvais compte.

Pour résoudre ces problèmes :

• Supprimez le compte secondaire : Supprimez le compte (pour plus de détails, cliquez ici) ; cela supprimera également le paiement anticipé effectué. Ajoutez ensuite un paiement manuel sur le bon compte (pour plus de détails, cliquez ici).
• Ajouter un crédit : Aj outez un crédit promotionnel au compte approprié (pour plus de détails, cliquez ici). L'ajout d'un crédit promotionnel n'affecte pas les revenus de votre entreprise, et vous verrez l'argent lié au bon compte.

Marquer manuellement une facture comme payée lorsque le paiement n'a pas été effectué le TaxDome

Si vous avez émis une facture à partir du TaxDome mais que vous avez reçu le paiement par d'autres moyens (en espèces ou par chèque postal, par exemple), voici ce que vous pouvez faire pour la marquer comme payée.

1. Ajoutez un paiement manuel pour votre client au montant de la facture : Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans le menu latéral gauche, sélectionnez Paiement dans la liste déroulante, puis saisissez le montant du paiement.
2. Sélectionnez le paiement hors ligne comme type de paiement, puis indiquez la source (espèces, chèque ou carte de crédit).
3. Ajoutez une description (jusqu'à 150 caractères) décrivant le but du paiement.
4. Les factures impayées du client sélectionné s'affichent sur la droite. Sélectionnez la facture sur laquelle porte le paiement.  
5. Cliquez sur Soumettre. La facture sera marquée comme payée.

Correction des factures récurrentes

Lorsque vos clients vous demandent de modifier la prochaine date de paiement ou vous demandent d'ajouter un service supplémentaire, vous pouvez modifier une facture planifiée spécifique sans affecter les autres. 

Cela ne peut être fait que :

• lorsque la facture récurrente est déjà acceptée par le client ET
• si la facture prévue est impayée

Pour cela, cliquez sur les trois points à droite de la facture que vous souhaitez modifier dans la rubrique Échéancier de paiement , puis sélectionnez Modifier .

Pour plus de détails sur la modification des factures récurrentes, rendez-vous ici .