Factures ( Basique ): Modifier les factures payées

Si une facture a déjà été payée en totalité ou en partie, vous ne pourrez pas la modifier ni la supprimer. Une fois le paiement validé, la facture lui est liée et doit rester la même pour la tenue des registres. Dans cet article, vous découvrirez les solutions de contournement qui s'offrent à vous.

Cet article traite de la modification des factures payées. Découvrez comment modifier les factures impayées ici .

Quand vous en avez besoin

Parfois, vous devrez peut-être modifier une facture payée ou partiellement payée, par exemple dans les cas où :

Erreur lors de la saisie du montant d'une facture payée. Vous avez fait une erreur de frappe lors de la saisie du montant de la facture, qui a été payée à l'aide du paiement hors ligne. Par exemple, au lieu de « 1 000 $ », vous avez facturé à votre client « 10 000 $ ». Si cette erreur n'est pas corrigée, cela pourrait ruiner vos rapports de revenus.
Mise à jour d'une facture d'acompte après la fourniture de services supplémentaires. Vous avez émis une facture à l'avance et demandé un paiement partiel. Après cela, vous avez souhaité fournir des services supplémentaires et mettre à jour la facture.
Ajout de détails supplémentaires à la description de la facture. Vous souhaitez ajouter plus de détails à la description de la facture afin de mieux conserver vos enregistrements.
Oublier de facturer à votre client un ou plusieurs services fournis. Par exemple, si vous avez oublié de facturer à votre client une consultation téléphonique.

Modifier les factures payées

Si vous devez modifier une facture payée, vous devez la rembourser et en émettre une nouvelle :

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client ou dans Facturation > Factures . Les factures payées ont le statut Payé ou Partiellement payé . Cliquez sur les trois points et sur Afficher la facture à droite de la facture payée. Cliquez sur le lien de paiement dans la section Historique des paiements de la barre latérale Facture .

2. Les informations de paiement sont affichées dans la barre latérale Afficher le paiement à droite. Cliquez sur Rembourser le paiement en haut à droite. Plus d'informations sur le traitement du remboursement .

3. Dans Raison , indiquez que vous devrez émettre une autre facture pour effectuer les corrections. Le meilleur cabinet est de calmer vos clients afin qu'ils ne pensent pas qu'il y a quelque chose de mal avec leur paiement. Ne clarifiez pas le e-mail case à cocher de notification. Permettez à vos clients de voir l'historique complet.

4. Cliquez sur Émettre un remboursement . Notez que cela ne modifiera pas le statut du paiement ou de la facture ; ils resteront Payés .

5. Ouvrez la facture depuis le compte client ou dans Facturation > Factures , cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Dupliquer . Une nouvelle facture identique mais non payée sera créée. Effectuez les corrections nécessaires et renvoyez-la. Notez que le numéro de facture sera différent.

6. Si vous avez initialement enregistré le paiement remboursé comme un paiement hors ligne (ce qui signifie que le client a payé en espèces, par chèque ou par virement), créez un paiement hors ligne et réglez la facture avec celui-ci. Si le client a payé sur le portail client, veuillez lui demander de payer à nouveau.

Modifier les factures partiellement payées

Les factures partiellement payées ne peuvent pas être modifiées. Par conséquent, si vous devez modifier une facture partiellement payée, vous devez en émettre une nouvelle et la réduire du montant du paiement partiel. Le moyen le plus pratique de le faire est de dupliquer la facture initiale et d'ajuster son sous-total :

1. Ouvrez la facture que vous souhaitez corriger depuis le compte client ou depuis Facturation > Factures , cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Dupliquer . Une nouvelle facture identique sera créée.

2. Réduisez le montant de la facture du montant du paiement partiel, apportez les corrections nécessaires et envoyez la facture. Notez que le numéro de facture sera différent.

Si vos analyses de revenus et de performances dépendent du montant exact de la facture (par exemple, vous souhaitez comprendre combien de factures sont inférieures au montant souhaité), vous devez alors émettre un remboursement et envoyer une facture en double sans ajuster le montant, comme vous le feriez pour une facture entièrement payée.

Supprimer les factures payées

Une fois le paiement enregistré, il doit rester le même pour la conservation des données. C'est pourquoi nous n'autorisons pas la suppression des paiements par carte de crédit. Vous ne pouvez supprimer que les paiements par débit bancaire (par exemple, si Stripe ou CPACharge l'a refusé). Lisez les détails dans l'article .

Pour les paiements par carte de crédit et les paiements hors ligne, vous pouvez émettre un remboursement.

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client.

2. Dans la liste des paiements , recherchez celui que vous souhaitez rembourser, puis cliquez sur les trois points et sur Afficher la facture à l'extrême droite. Vous pouvez également trouver un paiement dans l' historique des paiements de la facture .

3. Dans la barre latérale Afficher le paiement , cliquez sur Rembourser le paiement en haut à droite. Pour plus de détails à ce sujet, rendez-vous ici .

4. Spécifiez le motif du remboursement, puis cliquez sur Émettre un remboursement .

Que se passe-t-il lorsque vous effectuez un remboursement, selon le type de paiement :

Payments made through Stripe/CPA Charge: The payment is marked as refunded. The client receives a refund in the credit card account they used for the payment. Stripe/CPA Charge immediately submits the refund to that account. Depending on the bank, it takes 5 to 10 business days to show up in the client’s account.
Paiements hors ligne : Le paiement est marqué comme remboursé.
Tous les types de paiement : Le statut de la facture et du paiement restent Payé .

Pour en savoir plus sur les crédits clients et effectuer un remboursement, rendez-vous ici .

Un client a payé une facture à partir du mauvais profil

Vous devrez peut-être déplacer un paiement d'un compte à un autre si :

Le client possède déjà un compte mais a utilisé un compte nouvellement créé pour payer une facture.
Le client possède plusieurs comptes et a payé à partir du mauvais.

Pour résoudre ces problèmes :

Supprimer le compte secondaire : Supprimer le compte (pour plus de détails, rendez-vous ici ) ; cela supprimera également le prépaiement effectué. Ajoutez ensuite un paiement hors ligne sur le bon compte (pour plus de détails, cliquez ici ).
Ajouter un crédit : ajoutez un crédit promotionnel au bon compte (pour plus de détails, cliquez ici ). L'ajout d'un crédit promotionnel n'affecte pas les revenus de votre entreprise et vous verrez l'argent lié au bon compte.