Factures ( Basique ): Modifier les factures payées

Si une facture a déjà été payée en totalité ou en partie, vous ne pouvez pas modifier ses informations financières, mais vous pouvez modifier tous les autres champs. Dans cet article, vous apprendrez à modifier les factures payées et à gérer leur suppression.

Cet article traite de la modification des factures payées. Découvrez comment modifier les factures impayées ici .

Lorsque vous devez modifier des factures payées

Parfois, vous devrez peut-être modifier une facture payée ou partiellement payée, par exemple dans les cas où :

• Modification du numéro de facture, du membre d'équipe affecté ou d'autres paramètres de facturation. Vous devez modifier les détails clés de la facture, tels que le numéro de facture, le membre d'équipe affecté à la facture ou d'autres paramètres de configuration. Cela peut être nécessaire en raison de changements organisationnels, d'erreurs de création de facture ou de mises à jour de la structure de facturation interne.
• Erreur lors de la saisie du montant d'une facture payée. Vous avez fait une erreur de frappe lors de la saisie du montant de la facture, qui a été payée à l'aide du paiement hors ligne. Par exemple, au lieu de « 1 000 $ », vous avez facturé à votre client « 10 000 $ ». Si cette erreur n'est pas corrigée, cela pourrait ruiner vos rapports de revenus.
• Mise à jour d'une facture d'acompte après la fourniture de services supplémentaires. Vous avez émis une facture à l'avance et demandé un paiement partiel. Après cela, vous avez souhaité fournir des services supplémentaires et mettre à jour la facture.
• Ajout de détails supplémentaires à la description de la facture. Vous souhaitez ajouter plus de détails à la description de la facture afin de mieux conserver vos enregistrements.
• Oublier de facturer à votre client un ou plusieurs services fournis. Par exemple, si vous avez oublié de facturer à votre client une consultation téléphonique.

Modifier les factures payées

Lorsque vous modifiez une facture payée ou partiellement payée, vous pouvez modifier directement les paramètres de la facture (tels que le numéro, la date de publication, le membre de l'équipe et la description), mais vous ne pouvez pas modifier directement les détails financiers (montant, services, date de paiement). Cependant, il existe plusieurs solutions de contournement qui peuvent vous aider à corriger les erreurs de facturation.

Modifier les paramètres de la facture

Pour modifier les paramètres de la facture payée :

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client ou à Facturation > Factures . Cliquez sur les trois points à droite de la facture payée et cliquez sur Modifier .

2. Modifiez le numéro de facture, la date de publication, le membre de l'équipe et/ou la description. Cliquez sur Sauvegarder .

Modifier les détails financiers ( Stripe (Paiements CPACharge)

Pour modifier les détails financiers d'une facture payée à l'aide de l' Stripe /Intégration CPACharge :

1. Accédez à l'onglet Factures dans le profil du client ou à Facturation > Factures . Les factures payées ont le statut Payé ou Partiellement payé . Cliquez sur les trois points et Modifier à droite de la facture payée. Cliquez sur le lien de paiement dans la section Historique des paiements de la barre latérale Modifier la facture. 

2. Les informations de paiement sont affichées dans la barre latérale Afficher le paiement à droite. Cliquez sur Rembourser le paiement . Plus d'informations sur le traitement du remboursement .

3. Dans Raison , indiquez que vous devrez émettre une autre facture pour effectuer les corrections. Le meilleur cabinet est de calmer vos clients afin qu'ils ne pensent pas qu'il y a quelque chose de mal avec leur paiement. Ne clarifiez pas le e-mail case à cocher de notification. Permettez à vos clients de voir l'historique complet.

4. Cliquez sur Émettre un remboursement . Notez que cela ne modifiera pas le statut du paiement ou de la facture ; ils resteront Payés . Ils seront également reflétés dans les calculs de revenus.

5. Ouvrez la facture depuis le compte client ou dans Facturation > Factures , cliquez sur les trois points en haut à droite et sélectionnez Dupliquer . Une nouvelle facture identique mais non payée sera créée. Effectuez les corrections nécessaires et renvoyez-la. Notez que le numéro de facture sera différent.

Remarque ! Pour les factures partiellement payées, si vos analyses de revenus et de performances ne dépendent pas du montant exact de la facture (par exemple, si vous ne les utilisez pas pour comprendre combien de factures sont inférieures au montant souhaité), vous pouvez émettre une facture en double et réduire son montant du montant du paiement partiel. De cette façon, vous n'avez pas besoin de procéder à un remboursement. 

6. Veuillez demander à votre client de payer à nouveau sur le portail.

Modifier les informations financières (paiements hors ligne)

Pour modifier les détails financiers d’une facture payée à l’aide de paiements hors ligne :

1. Allez à la  Factures onglet dans le profil du client ou pour Facturation > Factures. Les factures payées ont la Payé ou Partiellement payé statut. Cliquez sur trois points et Modifier à droite de la facture payée. Cliquez sur le lien de paiement dans le Historique des paiements section de la Modifier la facture barre latérale. Si la facture a été réglée à l'aide de plusieurs paiements hors ligne, vous devrez le faire pour chacun d'eux.

2. Cliquez sur les trois points en haut à droite de la barre latérale de paiement et sélectionnez Supprimer . Confirmez la suppression du paiement. Après cela, votre facture devient impayée et peut être modifiée sans limitation. Le paiement supprimé est supprimé des calculs de revenus.

3. Apportez les corrections nécessaires à la facture et réglez-la à nouveau avec un paiement hors ligne.

Supprimer les factures payées

La suppression des factures payées est différente selon les modes de paiement utilisés pour les régler :

• Bank debits (Stripe/CPACharge): If Stripe or CPACharge declined the transaction, you can delete the corresponding payment in TaxDome even if its status is Paid. Read the details in the article.
• Carte de crédit : vous ne pouvez pas supprimer de telles factures. Une fois le paiement enregistré, il doit rester identique pour la conservation des données. Par conséquent, nous n'autorisons pas la suppression des paiements par carte de crédit. Vous pouvez uniquement rembourser les paiements. Le statut de la facture et du paiement reste Payé .
• Paiements hors ligne : pour supprimer une facture payée à l'aide de paiements hors ligne, vous devez supprimer les paiements hors ligne utilisés pour la régler. Le statut de la facture devient alors Impayé et vous pouvez supprimer la facture .

Un client a payé une facture à partir du mauvais profil

 Vous devrez peut-être déplacer un paiement d'un compte à un autre si :

• Le client possède déjà un compte mais a utilisé un compte nouvellement créé pour payer une facture. 
• Le client possède plusieurs comptes et a payé à partir du mauvais.

Pour résoudre ces problèmes :

1. Supprimer le compte secondaire : Supprimez le compte (pour plus de détails, rendez-vous ici ); cela supprimera également le prépaiement effectué.
2. Ajouter un crédit : Ajoutez un crédit promotionnel au compte approprié (pour plus de détails, cliquez ici ). L'ajout d'un crédit promotionnel n'affecte pas les revenus de votre entreprise ; vous verrez l'argent lié au compte approprié sous forme de crédits.