Factures (avancées) : traiter les remboursements

Lorsque vous effectuez un remboursement à un client, l'argent est toujours restitué sur le même compte de carte de crédit ou de débit que celui utilisé par le client pour effectuer le paiement initial. Lisez la suite pour en savoir plus sur le retour des fonds aux clients.

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Paiements de remboursement

Un remboursement peut être émis par une entreprise patron , administrateur ou employé disposant des droits d'accès pour gérer les paiements . Les paiements complets et partiels sont soumis aux mêmes règles. 

Lorsque vous remboursez des paiements hors ligne , déterminez si vous souhaitez les rembourser ou les supprimer . Le remboursement est plus adapté aux remboursements réels, et la suppression des paiements hors ligne et l'ajout de nouveaux paiements fonctionnent mieux lorsque vous souhaitez modifier le paiement. N'oubliez pas non plus que vous ne pouvez rembourser que les paiements hors ligne qui ont été utilisés pour les calculs de revenus.

Remarque ! Soyez prudent lorsque vous remboursez des paiements. Les remboursements ne peuvent pas être annulés. Si vous effectuez accidentellement un remboursement erroné, vous devrez créer une nouvelle facture et son numéro sera différent.

Pour rembourser un paiement :

1. Dans le profil du client, accédez à Factures > Paiements .

2. Recherchez le paiement que vous souhaitez rembourser et cliquez sur son numéro, ou cliquez sur les trois points à l'extrême droite et sélectionnez Afficher .

3. Dans la barre latérale Afficher le paiement , cliquez sur Rembourser le paiement .

4. Vous pouvez rembourser le paiement en totalité ou en partie. Pour rembourser uniquement une partie d'un paiement, sélectionnez Partiel et saisissez le montant spécifique. Le montant total à rembourser s'affichera ci-dessous. 

Si vous remboursez un paiement hors ligne parce que vous avez enregistré un montant supérieur au montant réellement payé, vous pouvez soustraire le montant correct du montant du paiement et saisir le résultat dans le champ Montant . Cela corrigera le paiement. Par exemple, si vous avez enregistré 1 000 $ au lieu de 100 $, vous pouvez saisir 900 $ pour corriger le paiement. Notez toutefois que vous pouvez également supprimer des paiements hors ligne si cela est plus pratique pour votre comptabilité.

5. Précisez le motif du remboursement.

6. Par défaut, le client est informé du remboursement. Si vous n'avez pas besoin d'avertir le client, décochez la case Envoyer une notification e-mail au client .

7. Cliquez sur Émettre un remboursement .

8. Après avoir émis un remboursement, la barre latérale de paiement affichera le montant total du remboursement dans le champ Remboursé . La section Historique des remboursements affichera tous les remboursements émis pour ce paiement.

Que se passe-t-il lorsque vous effectuez un remboursement, selon le type de paiement :

• Payments made through Stripe/CPA Charge: The payment is marked as refunded, and you subtract the refunded amount from the client’s credit balance, either fully or partially. The client receives a refund on the credit or debit card or bank account they used for the payment. Stripe/CPA Charge immediately submits a refund to that account. Depending on the bank, it takes 5 to 10 business days to show up in the client’s account.
• Paiements hors ligne : le paiement est marqué comme remboursé et vous soustrayez le montant remboursé du solde créditeur du client, en totalité ou en partie.

Pour tous les paiements, le statut de la facture associée ne change pas après le remboursement et reste « payé ». Le statut du paiement ne change pas non plus. 

Réduire les crédits des clients, explication

Lorsque vous émettez un remboursement, ce qui se passe avec les crédits du client dépend du type de paiement :

• Paiement hors ligne sans régler une facture/Paiement anticipé depuis le portail client . Lorsque vous créez un paiement hors ligne ou que votre client effectue un paiement anticipé via le portail client, des crédits sont ajoutés au solde du client. Ainsi, si vous devez rembourser un tel paiement pour une raison quelconque, vous réduirez automatiquement le solde créditeur du montant du remboursement . Le solde créditeur ne peut pas descendre en dessous de zéro.
  Exemple : vous ajoutez un paiement hors ligne de 100 $, ce qui augmente le solde créditeur de 100 $. Lorsque vous remboursez le paiement, le solde créditeur diminue de 100 $.
• Le montant du paiement est inférieur ou égal au montant de la ou des factures qu'il règle. Lorsque vous créez un paiement pour régler une facture, vous acceptez le paiement en dehors TaxDome ou en utilisant un prestataire de services de paiement et enregistrez-le dans TaxDome . Donc, lorsque vous le remboursez en TaxDome , rien ne se passe avec le solde créditeur .
  Exemple : vous émettez une facture de 100 $. Votre client paie en espèces et vous créez un paiement hors ligne de 100 $ pour régler la facture. Lorsque vous remboursez le paiement, le solde créditeur ne change pas, car il n'a pas changé pendant le paiement.
• Le montant du paiement est supérieur au montant de la ou des factures qu'il règle. Lorsque vous créez un paiement hors ligne pour régler une facture, vous pouvez effectuer un paiement supérieur au montant de la facture. Le reste sera ajouté au solde du client. Ainsi, si vous remboursez un tel paiement, le solde créditeur sera réduit du montant ajouté au solde créditeur (c'est-à-dire le montant non utilisé pour régler la facture).
  Exemple : Vous émettez une facture de 100 $. Votre client paie 150 $ en espèces et vous ajoutez 50 $ au solde créditeur. Lorsque vous remboursez entièrement le paiement en TaxDome (donc le montant du remboursement est de 150$), le solde créditeur est automatiquement réduit de 50$ car ce montant n'est pas utilisé pour régler la facture.

Votre historique de remboursement

Une fois le remboursement émis, il sera affiché dans l'onglet Paiements du profil du client.

Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du remboursement souhaité et sélectionnez Afficher. L'historique des remboursements du paiement s'affichera en bas de la barre latérale Afficher les paiements .