Factures récurrentes ( Basique ) : Gérer les plannings, Modifier, Dupliquer, Supprimer, Désactiver

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur la gestion de vos factures récurrentes : comment gérer les plannings, ainsi que modifier, dupliquer, supprimer et désactiver les factures.

Couvert ici:

Gestion des plannings dans les factures récurrentes

Parfois, vous devez modifier les détails des factures récurrentes. Par exemple, un client peut vous demander d'ajouter un service à son abonnement. La facture récurrente peut être modifiée à tout moment : avant sa signature ou à tout moment par la suite.

Pour modifier une facture récurrente, accédez à Facturation > Factures récurrentes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur les trois points à droite de la facture récurrente que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier . Vous pouvez également cliquer sur le nom de la facture récurrente.

Dans la barre latérale qui apparaît, vous pourrez modifier :

  • La date de début et la date de la première facture (si la première facture n'a pas encore été émise)
  • Nombre de récidives
  • Intervalle de récurrence
  • Membre de l'équipe responsable de la facture
  • Nom de la facture récurrente
  • Description
  • Éléments de campagne : par exemple, vous pouvez ajouter plus de services à la facture, modifier le montant ou ajouter une remise. Cela affectera toutes les factures planifiées ultérieurement.
  • Factures impayées planifiées selon l'échéancier de paiement (éditables après acceptation de la facture récurrente par le client). Voir les détails ci-dessous .
conseil

Note! La date de début, la date de la première facture, l'intervalle de récurrence et le type d'autorisation de paiement ne peuvent être modifiés une fois que le client a signé et accepté la facture récurrente avec paiement automatique.

Après avoir modifié les détails de la facture autorisée, vous pourrez choisir d'informer ou non votre client des modifications. Pour ce faire, activez Notifier le client des modifications de facture et ajoutez un message décrivant ces modifications.

Modification d'une facture dans une série de factures récurrentes

Lorsqu'un client vous demande d'apporter une modification à une facture -- par exemple, pour ajuster la prochaine date de paiement ou pour ajouter un service supplémentaire -- vous pouvez modifier une facture programmée spécifique sans que la modification n'affecte toutes les autres factures de la facture récurrente. série.

Cela ne peut être fait que si : 

  • La facture récurrente a déjà été acceptée par le client, ET
  • La facture programmée n'a pas été payée 

Pour modifier une facture spécifique, cliquez sur les trois points à droite de la facture que vous souhaitez modifier dans la section Échéancier de paiement , puis sélectionnez Modifier .

Là, vous pourrez changer :

  • La date d'envoi de la facture (par exemple, vous souhaitez l'envoyer plus tard en raison de jours fériés)
  • Le membre de l'équipe à qui les paiements seront versés
  • Le descriptif des factures
  • Éléments de campagne. Par exemple, vous pouvez ajouter plus de services à la facture, modifier le total ou ajouter une remise. Cela n'affectera que la facture sélectionnée et non les autres factures planifiées.

Duplication de factures récurrentes

Créez une copie de la facture récurrente pour gagner du temps. Ceci est possible pour les factures récurrentes qui sont soit en statut En attente , soit Actif .

Pour dupliquer une facture récurrente, accédez à Facturation > Factures récurrentes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur les trois points à droite de la facture récurrente et sélectionnez Dupliquer .

Cela ouvrira une fenêtre Créer une facture avec des champs pré-remplis. Apportez les modifications nécessaires en fonction de vos besoins, puis cliquez sur Créer .

Désactiver et réactiver les factures récurrentes

Lorsque le client demande de suspendre l'abonnement, vous pouvez désactiver la facture récurrente. Ceci est possible pour les factures récurrentes qui sont soit en statut En attente , soit Actif .

Pour désactiver une facture, accédez à Facturation > Factures récurrentes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur les trois points à droite de la facture récurrente et sélectionnez Désactiver .

Après la désactivation, toutes les factures planifiées seront mises en pause et la facture récurrente sera déplacée vers le sous-onglet Inactif . Vous pouvez le réactiver à tout moment en cliquant sur trois points et en sélectionnant Activer . Une fois cela fait, toutes les factures non émises seront envoyées selon le calendrier.

Supprimer des factures récurrentes

Si vous n'avez plus besoin d'une facture récurrente, vous pouvez la supprimer. Cela peut être fait pour les factures récurrentes dans n'importe quel statut, sauf En cours .

Pour supprimer une facture récurrente, accédez à Facturation > Factures récurrentes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur les trois points à droite de la facture récurrente et sélectionnez Supprimer .

Vous avez la possibilité de supprimer les factures récurrentes actives et inactives. La suppression d'une facture récurrente n'impactera pas les factures déjà envoyées à votre client avant la suppression.

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