Demandes des clients ( Basique ): Envoyer depuis n'importe quelle page ou depuis des chats

Demandes des clients en TaxDome rationalisez la communication et permettez-vous de recueillir des informations importantes auprès des clients via des formulaires personnalisables. Ces demandes peuvent inclure du texte, des dates, des téléchargements de fichiers, etc., ce qui facilite l'organisation et le suivi des réponses des clients.

Créer de nouvelles demandes

Les demandes des clients peuvent être créées par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou disposant d'un droit d'accès à tous les comptes .

Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle demande client :

• Depuis n'importe quelle page . Cliquez sur Nouveau en haut et sélectionnez Demande client .
• Depuis les comptes clients. Accédez au compte client, ouvrez l'onglet Demandes et cliquez sur Nouvelle demande client .
• Depuis les chats . Accédez au compte client, sélectionnez le chat dans l'onglet Communication et cliquez sur Demande client .

Sélectionnez la méthode appropriée et procédez à la création de la demande elle-même. Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées dans la barre latérale de la demande du nouveau client :

a. Compte : sélectionnez le(s) compte(s) auquel(auxquels) vous souhaitez envoyer la demande. Si vous démarrez la création de la demande en sélectionnant un compte client, ce champ sera manquant. 

b. Message au client (facultatif) : expliquez la tâche. 

c. Nom de la demande : Spécifiez le nom qui sera affiché dans le portail client ainsi que dans le e-mail .

d. Ajouter une question : cliquez sur Ajouter une question et remplissez les champs. Vous trouverez plus d'informations sur les types de questions dans la section ci-dessous. En cliquant sur l'icône en forme d'engrenage, vous pouvez rendre la question facultative et ajouter un indice sur la manière de la remplir.

e. Rappels (facultatif) : configurez des rappels pour rappeler automatiquement aux clients les demandes en attente. 

f. Exiger une connexion : donnez aux clients la possibilité de répondre avec ou sans connexion. Si l'option de connexion requise est désactivée, les clients ne peuvent accéder qu'à la demande client spécifique ; aucune autre donnée client ne sera accessible, garantissant ainsi la sécurité de leurs informations. 

g. Lien vers projet (facultatif) : cliquez sur Lien vers projet pour relier le résultat des demandes des clients (documents et réponses) à un projet ou tâche.

h. Envoyer : cliquez pour envoyer la demande. 

Le client reçoit une notification concernant votre demande par e-mail et une notification push au cas où ils utiliseraient l'application mobile.

Types de questions 

Nous vous proposons 9 types de questions disponibles à ajouter à votre demande client :

Saisie de texte est destiné au texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise.

E-mail est pour e-mail adresses.

Nombre est pour les chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

Date correspond à un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, 01-janv.-2024) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises non américaines.

Boutons radio est une liste d'options, telles qu'un type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

Cases à cocher afficher de petites cases cochées, permettant des réponses multiples et uniques.

Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options.

Oui Non est destiné aux réponses oui/non aux questions (par exemple, « Êtes-vous marié ? »).

Téléchargement de fichier fournit un emplacement pour télécharger avec le nom du document qui doit être téléchargé. Les fichiers téléchargés dans les demandes sont enregistrés sur le compte client ; le client peut sélectionner un dossier lors du téléchargement.

Configurer des rappels

Lorsque vous envoyez une demande client, une notification est automatiquement déclenchée. Elle sera envoyée à tous les utilisateurs liés au compte avec l'option Notifier activée. Pour vérifier quels utilisateurs ont activé les notifications, accédez à l'onglet Informations du compte et consultez la section Contacts pour voir qui a activé l'option Notifier .

Si les destinataires mettent trop de temps à effectuer l'action demandée ou l'ont oubliée, vous pouvez utiliser des rappels. Cette option de demandes client fonctionne de manière identique aux rappels dans questionnaires .

Ce que les clients voient lorsque vous envoyez une demande

Le client remplit une demande en : 

• En cliquant sur Accéder à la demande du client dans le e-mail notification qu'ils ont reçue. Si l'option « Exiger une connexion » Si l'option est activée, les clients doivent se connecter à leur portail client pour consulter la demande. Si elle est désactivée, une demande s'ouvrira sur une page distincte dans le navigateur et les clients pourront la consulter et soumettre des réponses sans se connecter.   

• En cliquant sur la notification sur leur tableau de bord sur la page En attente d'action .
• Accédez à la section Demandes de leur portail client.

Vous pouvez accéder à une vue en lecture seule si vous souhaitez voir TaxDome depuis le portail client.

Ensuite, les clients répondent à vos questions et le statut En attente de la demande passera à Terminé .