Demandes des clients ( Basique ): Envoyer depuis n'importe quelle page ou depuis des chats

Demandes des clients en TaxDome rationalisez la communication et permettez-vous de recueillir des informations importantes auprès des clients via des formulaires personnalisables. Ces demandes peuvent inclure du texte, des dates, des téléchargements de fichiers, etc., ce qui facilite l'organisation et le suivi des réponses des clients.

Créer de nouvelles demandes

Les demandes des clients peuvent être créées par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe affecté au compte ou disposant d'un droit d'accès à tous les comptes .

Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle demande client :

  • Depuis n’importe quelle page : Cliquez sur Nouveau en haut et sélectionnez Demande client .

  • Depuis la page Comptes : accédez à Clients > Comptes , sélectionnez les comptes auxquels vous souhaitez envoyer des demandes avec des cases à cocher, cliquez sur Plus d'actions dans la barre de navigation et sélectionnez Envoyer une demande client . En savoir plus sur l'envoi groupé de demandes client . 
  • Depuis les comptes clients : Accédez au compte client, ouvrez l'onglet Demandes et cliquez sur Nouvelle demande client .
  • Depuis les chats : Accédez au compte client, sélectionnez le chat dans l'onglet Communication et cliquez sur Demande client .
  • À partir des cartes projet : ouvrez un projet carte, puis, dans la section Lié , cliquez sur Nouveau et sélectionnez Demande client . La demande créée sera automatiquement liée au projet .
  • Automatiquement via pipelines : La demande client peut également être créée et envoyée automatiquement via pipelines .

Sélectionnez la méthode appropriée et procédez à la création de la demande elle-même. Ci-dessous, nous expliquons les sections numérotées dans la barre latérale de la demande du nouveau client :

a. Compte : sélectionnez le(s) compte(s) auquel(auxquels) vous souhaitez envoyer la demande.

b. Modèle : sélectionnez le modèle précédemment créé ou commencez à créer le nouveau modèle. 

c. Message au client (facultatif) : Expliquez la tâche en utilisant la mise en forme, les émojis et les liens. Lorsque votre client reçoit un e-mail notification concernant la demande, ce message sera affiché dans le e-mail corps.

d. Nom de la demande : Spécifiez le nom qui sera affiché dans le portail client ainsi que dans le e-mail .

e. Ajouter une question : cliquez sur Ajouter une question et remplissez les champs. Vous trouverez plus d'informations sur les types de questions dans la section ci-dessous. En cliquant sur l'icône en forme d'engrenage, vous pouvez rendre la question facultative et ajouter un indice sur la manière de la remplir.

f. Rappels (facultatif) : configurez des rappels pour rappeler automatiquement aux clients les demandes en attente. 

g. Exiger une connexion : donnez aux clients la possibilité de répondre avec ou sans connexion. Si l'option de connexion requise est désactivée, les clients ne peuvent accéder qu'à la demande client spécifique ; aucune autre donnée client ne sera accessible, garantissant ainsi la sécurité de leurs informations. 

h. Sauvegarder comme modèle : Sélectionnez le Sauvegarder case à cocher comme modèle pour créer un modèle basé sur la demande une fois que vous l'avez envoyée

i. Lien vers projet (facultatif) : cliquez sur Lien vers le travail pour connecter le résultat des demandes des clients (documents et réponses) à un projet particulier projet ou tâche.

j. Envoyer : Cliquez pour envoyer la demande. 

Le client reçoit une notification concernant votre demande par e-mail et une notification push au cas où ils utiliseraient l'application mobile.

Types de questions 

Nous vous proposons 9 types de questions disponibles à ajouter à votre demande client :

Saisie de texte est destiné au texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise.

E-mail est pour e-mail adresses.

Nombre est pour les chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

Date correspond à un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, 01-janv.-2024) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises non américaines.

Boutons radio est une liste d'au moins deux options, comme le type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

Cases à cocher afficher des petites cases (au moins une) qui peuvent être cochées, permettant des réponses multiples et uniques.

Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options prédéfinies. Si vous souhaitez permettre aux clients de sélectionner plusieurs options, activez Autoriser la sélection multiple lors de la création d'une question.

Oui Non est destiné aux réponses oui/non aux questions (par exemple, « Êtes-vous marié ? »).

Téléchargement de fichier fournit un emplacement pour télécharger avec le nom du document qui doit être téléchargé. Les fichiers téléchargés dans les demandes sont enregistrés sur le compte client ; le client peut sélectionner un dossier lors du téléchargement. Avec le TaxDome IA fonctionnalité activée, les documents téléchargés par les clients via le portail ou l'application mobile sont automatiquement renommés et étiquetés. 

Configurer des rappels

Lorsque vous envoyez des demandes client à des clients, ils sont avertis. Tous les utilisateurs liés au compte (avec l'option Notifier activée) reçoivent une notification e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en consultant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Si les destinataires mettent trop de temps à effectuer l'action demandée ou l'ont oubliée, vous pouvez utiliser des rappels. Cette option de demandes client fonctionne de manière identique aux rappels dans questionnaires .

Vue du client

Si les notifications pour le client sont activées, celui-ci est informé de la réception d'une demande. Vos clients peuvent voir et ouvrir les demandes de différentes manières :

  • Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Demandes . 
  • À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Répondre à la demande dans le e-mail . Si l'option « Exiger une connexion » est activée, les clients doivent se connecter pour consulter la demande. Si cette option est désactivée, ils peuvent y accéder directement dans le navigateur et répondre sans se connecter.  

    • Les clients pourront ensuite interagir avec votre demande. Ils pourront commencer à remplir la demande au fur et à mesure et la terminer plus tard. Toutes les réponses sont enregistrées automatiquement.

    Lorsqu'ils soumettent une réponse, le statut de la demande passe de En attente/En cours à Terminé et vous recevez une notification .

    Pour voir la demande envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule . 

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