Envoyer les demandes des clients

Demandes des clients en TaxDome rationalisez la communication et permettez-vous de recueillir des informations importantes auprès des clients via des formulaires personnalisables. Ces demandes peuvent inclure du texte, des dates, des téléchargements de fichiers, etc., ce qui facilite l'organisation et le suivi des réponses des clients.

Créer de nouvelles demandes

Les demandes des clients peuvent être créées par une entreprise patron , un administrateur ou un membre de l'équipe disposant du droit d'accès « Gérer les demandes des clients » .

Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle demande client :

• Depuis n’importe quelle page : Cliquez sur Nouveau en haut et sélectionnez Demande client .

  

• Depuis les comptes clients : Accédez au compte client, ouvrez l'onglet Demandes et cliquez sur Nouvelle demande client .

• Depuis les conversations avec les clients : sélectionnez la conversation avec le client, puis créez une nouvelle demande via l’option Joindre .

• À partir des fiches projet : Ouvrir un projet Dans la fiche, cliquez sur « Nouveau » puis, dans la section « Lié » , sélectionnez « Demande client » . La demande créée sera automatiquement liée au projet .

• Pour envoyer des demandes en masse : accédez à Clients > Comptes , cochez les comptes auxquels vous souhaitez envoyer des demandes, cliquez sur Plus d’actions dans la barre de navigation et sélectionnez Envoyer une demande client . En savoir plus sur l’envoi groupé de demandes clients . 

• Automatiquement via pipelines : La requête du client peut également être créée et envoyée automatiquement via pipelines .

Aperçu de l'écran de demande d'un nouveau client

Vous trouverez ci-dessous la signification des sections numérotées dans la barre latérale « Nouvelle demande client » :

a. Compte : sélectionnez le(s) compte(s) auquel(auxquels) vous souhaitez envoyer la demande.

b. Modèle : sélectionnez le modèle précédemment créé ou commencez à créer le nouveau modèle. 

c. Message for client (Optional): Explain the task using formatting, emojis and links. When your client gets an email notification about the request, this message will be displayed in the email body. You can also include account and date shortcodes .

d. Nom de la demande : Spécifiez le nom qui sera affiché dans le portail client ainsi que dans le e-mail .

e. Ajouter une question : Cliquez sur « Ajouter une question » et remplissez les champs. Vous trouverez plus d’informations sur les types de questions dans la section ci-dessous. En cliquant sur l’icône d’engrenage, vous pouvez rendre la question facultative et ajouter une indication pour faciliter sa réponse.

f. Bloc de texte : Cliquez pour insérer un bloc de texte. Vous pouvez ajouter des liens, intégrer des vidéos et coller des émojis dans les blocs de texte.

g. Rappels (facultatif) : Configurez des rappels pour informer automatiquement les clients des demandes en attente. 

h. Connexion requise : Laissez aux clients la possibilité de répondre avec ou sans connexion. Si l’option de connexion requise est désactivée, les clients n’auront accès qu’à la demande spécifique du client ; aucune autre donnée client ne sera accessible, garantissant ainsi la sécurité de leurs informations. 

i. Sauvegarder comme modèle : Sélectionnez le Sauvegarder Cochez cette case pour créer un modèle à partir de la demande une fois que vous l'aurez envoyée.

j. Lien vers projet (facultatif) : Cliquez sur « Lien vers le projet » pour associer le résultat des demandes client (documents et réponses) à un projet spécifique. projet ou tâche.

k. Envoyer : Cliquez pour envoyer la requête. 

Le client reçoit une notification concernant votre demande par e-mail et une notification push au cas où ils utiliseraient l'application mobile.

Types de questions

Nous vous proposons 9 types de questions disponibles à ajouter à votre demande client :

Saisie de texte est destiné au texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise.

E-mail est pour e-mail adresses.

Nombre est pour les chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

Date correspond à un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, 01-janv.-2024) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises non américaines.

Boutons radio est une liste d'au moins deux options, comme le type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

Cases à cocher afficher des petites cases (au moins une) qui peuvent être cochées, permettant des réponses multiples et uniques.

Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options prédéfinies. Si vous souhaitez permettre aux clients de sélectionner plusieurs options, activez Autoriser la sélection multiple lors de la création d'une question.

Oui Non est destiné aux réponses oui/non aux questions (par exemple, « Êtes-vous marié ? »).

Téléchargement de fichier Fournit un emplacement pour le téléchargement avec le nom du document à télécharger. Les fichiers téléchargés dans le cadre de demandes sont enregistrés sur le compte client ; le client peut sélectionner un dossier lors du téléchargement. Avec l'option TaxDome IA fonctionnalité activée, les documents téléchargés par les clients via le portail ou l'application mobile sont automatiquement renommés et étiquetés. 

Configurer des rappels

Lorsque vous envoyez des demandes à vos clients, ils sont notifiés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

Si les destinataires tardent à accomplir l'action demandée ou l'ont oubliée, vous pouvez utiliser des rappels. Cette option de demandes clients fonctionne de la même manière que les rappels dans questionnaires .

Vue du client

Si les notifications sont activées pour le client, celui-ci est informé de la réception d'une demande. Vos clients peuvent consulter et ouvrir les demandes de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Demandes. 
• De la e-mail notification: Cliquez sur Répondre à la demande dans le e-mail . Si Connexion requise Si cette option est activée, les clients doivent se connecter pour consulter la requête. Si elle est désactivée, ils peuvent y accéder directement dans leur navigateur et y répondre sans se connecter.  

  

Ensuite, les clients pourront interagir avec votre demande. Ils pourront commencer à la remplir pendant leur déplacement et la terminer plus tard. Toutes les réponses, y compris les fichiers téléchargés, sont enregistrées automatiquement.

Pour voir la requête envoyée du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule .