Envoyer les demandes des clients

Table des matières

Créer de nouvelles demandes
- New Client request screen overview
- Types de questions
Configurer des rappels
Vue du client

Demandes des clients en TaxDome rationalisez la communication et permettez-vous de recueillir des informations importantes auprès des clients via des formulaires personnalisables. Ces demandes peuvent inclure du texte, des dates, des téléchargements de fichiers, etc., ce qui facilite l'organisation et le suivi des réponses des clients.

Créer de nouvelles demandes

Client requests can be created by a firm owner, an admin or a team member with Manage client requests access right.

Il existe plusieurs façons de créer une nouvelle demande client :

Depuis n’importe quelle page : Cliquez sur Nouveau en haut et sélectionnez Demande client .
Depuis les comptes clients : Accédez au compte client, ouvrez l'onglet Demandes et cliquez sur Nouvelle demande client .
From client chats: Select the chat with the client, then create a new request via the Attach option.

From job cards: Open a job card, and then, in the Linked section, click New and select Client request. The created request will be linked to the job automatically .
In bulk: Go to Clients > Accounts, select the accounts you want to send requests with checkboxes, click More actions at the navigation bar and select Send client request. Learn more about bulk sending of client requests .
Automatically via pipelines: The client request can also be created and sent automatically via pipelines .

New Client request screen overview

Below, we explain the numbered sections in the New client request sidebar:

a. Compte : sélectionnez le(s) compte(s) auquel(auxquels) vous souhaitez envoyer la demande.

b. Modèle : sélectionnez le modèle précédemment créé ou commencez à créer le nouveau modèle.

c. Message for client (Optional): Explain the task using formatting, emojis and links. When your client gets an email notification about the request, this message will be displayed in the email body. You can also include account and date shortcodes .

d. Nom de la demande : Spécifiez le nom qui sera affiché dans le portail client ainsi que dans le e-mail .

e. Add question: Click Add question and fill in the fields. More information about question types can be found in the section below. By clicking the gear icon, you can make the question optional and add a hint about filling in.

f. Text block: Click to drop a block of text. You can add links, embed videos and paste emojis in text blocks.

g. Reminders (Optional): Set up reminders to automatically remind clients of pending requests.

h. Require sign-in: Give clients the option to respond with or without logging in. If the required sign-in option is disabled, clients can access only the specific client request; no other client data will be accessible, ensuring the security of their information.

i. Save as a template: Select the Save as template checkbox to create a template based on the request once you send it

j. Link to job (Optional): Click Link to jobto connect the result of client requests (documents and responses) to a particular job or task.

k. Send: Click to send the request.

Le client reçoit une notification concernant votre demande par e-mail et une notification push au cas où ils utiliseraient l'application mobile.

Types de questions

Nous vous proposons 9 types de questions disponibles à ajouter à votre demande client :

Saisie de texte est destiné au texte, tel qu'un nom, une adresse ou une entreprise.

E-mail est pour e-mail adresses.

Nombre est pour les chiffres, tels que le nombre d'enfants ou un NIR .

Date correspond à un jour, un mois et une année, comme une date de naissance. Lors de la saisie, la date doit correspondre à l'un des formats suivants : MMM-JJ-AAAA (par exemple, 01-janv.-2024) ou MM/JJ/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises américaines ; JJ/MM/AAAA (par exemple, 24/12/2024) pour les entreprises non américaines.

Boutons radio est une liste d'au moins deux options, comme le type d'entreprise (par exemple, à but non lucratif ou LLC).

Cases à cocher afficher des petites cases (au moins une) qui peuvent être cochées, permettant des réponses multiples et uniques.

Dérouler développe un menu pour sélectionner une ou plusieurs options prédéfinies. Si vous souhaitez permettre aux clients de sélectionner plusieurs options, activez Autoriser la sélection multiple lors de la création d'une question.

Oui Non est destiné aux réponses oui/non aux questions (par exemple, « Êtes-vous marié ? »).

Téléchargement de fichier Fournit un emplacement pour le téléchargement avec le nom du document à télécharger. Les fichiers téléchargés dans le cadre de demandes sont enregistrés sur le compte client ; le client peut sélectionner un dossier lors du téléchargement. Avec l'option TaxDome IA fonctionnalité activée, les documents téléchargés par les clients via le portail ou l'application mobile sont automatiquement renommés et étiquetés.

Configurer des rappels

Lorsque vous envoyez des demandes à vos clients, ils sont notifiés. Tous les utilisateurs liés au compte, dont la notification est activée, reçoivent une notification. e-mail notification. Vérifiez si les notifications sont activées en vérifiant la colonne Notifier dans la liste des comptes.

If recipients are taking too long to complete the requested action or have forgotten about it, you can use reminders. This option of client requests works identically with reminders in organizers .

Vue du client

If notifications for the client are on, they are informed of receiving a request. Your clients can see and open requests in different ways:

Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous la section En attente d'action ou sur le lien sur la page Demandes.
De la e-mail notification: Cliquez sur Répondre à la demande in the email. If Require sign-in is enabled, clients should log in to view the request. If disabled, they can access it directly in the browser and respond without signing in.

Then, clients will interact with your request. They may start filling out the request on the go and finish later. All answers, including uploaded files, are saved automatically.