Répondre aux demandes des clients

Gérer efficacement les demandes des clients en TaxDome , vous pouvez consulter, personnaliser et suivre toutes les demandes au sein d'un seul compte. Que vous suiviez leur statut, les liiez à projets , ou partager des réponses avec les clients, TaxDome Le processus simplifié de garantit que les demandes sont facilement accessibles et gérables.

Afficher toutes les demandes pour un compte

Les demandes des clients peuvent être créées et consultées par une entreprise. patron , un administrateur ou des membres de l'équipe disposant du droit d'accès « Gérer les demandes des clients » .

1. Accédez à Clients > Comptes depuis le menu latéral.

2. Cliquez sur le compte client.

3. Ouvrez l'onglet Demandes .

Le cercle situé à droite de l'onglet « Demandes » indique le nombre de demandes en cours et en attente pour un compte. Si l'onglet est vide, cela signifie que vous n'avez encore envoyé aucune demande. Créez et envoyez une demande , puis revenez à cet article.

Si au moins une demande a été envoyée, vous verrez ce qui suit :

• Nom : le nom que vous avez spécifié dans le champ Nom de la demande . 

• Offres d'emploi : Le lien vers le projet si vous l'avez déjà ajouté ou le bouton pour lier la demande au projet . 

• Dernière mise à jour : date à laquelle la demande a été créée ou mise à jour pour la dernière fois par le client. Toutes les modifications apportées par les clients sont enregistrées en temps réel.

• Connexion : État des paramètres de sécurité (la connexion du client est-elle requise ou non). 

• Progression : Questions répondues/Nombre total de questions.

• Statut : Quatre statuts pouvant être modifiés par les membres de l'équipe sont disponibles :

• En cours : si un client a commencé la demande mais ne l'a pas terminée. 

• En attente : si un client n'a pas démarré la demande. 

• Terminé : si un client a soumis ses réponses. 

• Archivé : si quelqu'un de votre équipe ou vous-même avez défini ce statut pour la demande terminée.

• Copier le lien de la demande : vous pouvez obtenir le lien rapidement et l'envoyer au client. Notez que si vous définissez des paramètres de sécurité stricts, le client ne pourra pas consulter la demande sans se connecter au portail client. 

Personnaliser la liste des demandes

Vous pouvez personnaliser votre liste de demandes client de différentes manières. Par exemple, vous pouvez redimensionner, activer, désactiver et déplacer des colonnes à votre guise :

• Personnalisez la taille de chaque colonne : Pour ce faire, cliquez et maintenez le séparateur entre les noms de colonnes et redimensionnez-le en déplaçant votre souris.

  

• Personnalisez les colonnes à afficher : Pour cela, cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite du tableau. Vous pouvez alors sélectionner les colonnes à afficher et modifier leur ordre. Vous pouvez activer, désactiver ou déplacer les colonnes de votre choix, à l'exception de la colonne Nom . Après avoir cliqué sur « Appliquer » , le tableau sera reconstruit avec les nouveaux paramètres. Cliquez sur « Réinitialiser » pour revenir à la vue par défaut.

  

Demandes de partage

Vos clients peuvent avoir des assistants qui n'ont pas accès au portail client, ou les réponses sont requises de manière très urgente, vous ne voulez donc pas que le client perde du temps à se connecter. Pour ce cas, nous avons ajouté la possibilité de répondre à une demande sans accéder au portail client. 

Désactivez l'option « Connexion requise » lors de la création ou de la modification d'une demande en attente . Ainsi, la personne qui reçoit une demande n'aura pas besoin de se connecter. e-mail peuvent soumettre les réponses sans se connecter.   

Vous pouvez également copier un lien vers une demande depuis la liste et l'envoyer comme vous le souhaitez, par exemple par messagerie instantanée. Pour ce faire, cliquez sur « Copier le lien de la demande » en face de la ligne souhaitée.

Afficher les réponses des clients

Cliquez sur le nom de la demande pour afficher les informations fournies par votre client. Les réponses du client sont affichées sur des pages distinctes.

Vous pouvez facilement copier la réponse de n'importe quel client en cliquant sur l'icône de copie située à côté.

Vous pouvez voir le nombre de questions auxquelles il a été répondu et le nombre total de questions dans la demande (par exemple, 1/2) dans la colonne Progression . 

Demandes de modification

Vous ne pouvez modifier que les demandes auxquelles le client n'a pas encore commencé à répondre. Ces demandes auront le statut « En attente ». Si le client a ouvert et consulté la demande sans modifier aucun champ, elle sera également considérée comme « En attente » .

Pour modifier une demande, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la demande souhaitée et sélectionnez « Modifier la demande » . Apportez les modifications dans la barre latérale et cliquez sur Sauvegarder . 

Pour mettre à jour l’état de la demande, passez la souris sur l’état actuel et sélectionnez-en un nouveau.

Demandes d'impression

Vous pouvez imprimer une demande, quel que soit son statut. Si elle est terminée, ses réponses seront également incluses. Pour imprimer une demande, dans la liste des demandes, cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la demande souhaitée et sélectionnez « Imprimer » . Vous pouvez également ouvrir la demande souhaitée, cliquer sur les trois points en haut à droite et sélectionner « Imprimer » .

Votre navigateur vous demandera d'imprimer la demande client :

Pour enregistrer la demande en tant que PDF déposer:

• Windows : Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Microsoft Print to PDF . Cliquez ensuite sur Imprimer .

• macOS : Sélectionnez Sauvegarder comme destination PDF . Cliquez ensuite sur Sauvegarder . Ou, si le bouton PDF se trouve en bas à gauche, cliquez dessus et sélectionnez le dossier de téléchargement.

Demandes d'archives

Une fois une demande terminée, il est préférable de l'archiver plutôt que de la supprimer, car vous pourriez avoir besoin d'y accéder ultérieurement. Lorsque vous archivez une demande, vous y avez toujours accès. Vous ne pouvez pas la modifier, mais elle peut toujours être liée à la demande. projet .

Note

Seules les demandes dans Complété Le statut peut être archivé. Si une requête a un statut différent, modifiez-le en Complété Commencez par suivre les étapes ci-dessous pour l'archiver.

Pour archiver une demande client :

1. Ouvrez la requête que vous souhaitez archiver.

2. Cliquez sur le statut de la requête dans la colonne Statut .

3. Sélectionnez « Archivé » .

La demande sera déplacée de l'onglet « Actif » vers l'onglet « Archivé » . Vous pouvez annuler cette action en modifiant le statut de la demande à « Terminé » .

Supprimer les demandes

Contrairement aux demandes archivées, les demandes supprimées ne peuvent pas être restaurées. Pour supprimer une demande, cliquez sur les trois points à droite de la demande souhaitée, sélectionnez « Supprimer » et confirmez l'action.

Partager

Lien copié