CRM ( Basique ): Le contact bascule ( connexion , notifier, e-mail synchronisation)

TaxDome offre une flexibilité dans votre CRM , de la même manière que vos clients sont configurés dans le monde réel. Chaque compte peut être lié à plusieurs contacts et chaque contact peut avoir plusieurs e-mails. Lors de la création d'un compte ou de l'importation de clients, vous pouvez configurer les autorisations et les notifications. De plus, vous pouvez mettre à jour les autorisations en masse à tout moment dans le futur. Cet article décrit comment vous pouvez configurer l'accès et les notifications pour chaque contact e-mail au sein de chaque compte.

Les bascules de contact, expliquées

Les boutons de contact modifient les paramètres de base de vos interactions avec les clients :

• Connexion - définit si le client a accès au portail
• Notifier - définit si le client recevra des notifications système et lesquelles
• La synchronisation des e-mails définit si vous recevrez des e-mails des clients à l'intérieur TaxDome . 

Chaque compte client peut être lié à plusieurs contacts, mais vous pouvez configurer des bascules de contact pour chaque contact lié séparément. Cela vous permet de fournir l'accès au portail et d'autres paramètres à un contact spécifique lié au compte client sans le donner aux autres contacts. Les bascules de contact sont toujours liées au contact e-mail , donc si votre contact a deux e-mails ou plus, vous pouvez sélectionner des paramètres différents pour chacun.

Vous pouvez accéder aux boutons de contact :

• dans l'onglet Info d'un compte client  
• lors de la création d'un nouveau compte client 
• pendant l'importation de la liste des clients
• dans votre liste de comptes.

Astuce ! Vous pouvez rationaliser la gestion des clients et définir des bascules de contact en masse. Pour en savoir plus, consultez la section ci-dessous .

Connexion, expliquée : gérer l'accès au portail

Lorsque la connexion dans l'onglet Info du profil client est activée, le contact peut accéder à l' TaxDome portail client. En général, lorsque vous activez le bouton LOGIN , vous souhaiterez peut-être envoyer l'invitation au client. Cependant, vous pouvez activer le bouton LOGIN , mais choisir d'inviter les clients plus tard. De cette façon, le compte sera actif mais marqué comme Activation en attente .

• Activer l'accès au portail
• Supprimer l'accès au portail

Activer l'accès au portail

Vous pouvez activer la connexion dans l'onglet Info de la page du compte client pour donner accès au portail à la personne à qui cela e-mail l'adresse appartient.

Ce que cela fait :

• L'utilisateur reçoit une invitation à TaxDome portail client par e-mail .
• Une fois qu’ils ont accepté l’invitation, ils peuvent se connecter au portail client.

Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à l'adresse d'un contact e-mail adresse, vous êtes invité à envoyer un e-mail invitation à cet utilisateur. Lorsque vous cliquez sur Envoyer , TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail . Pour activer le compte, la personne accepte la demande et crée un mot de passe. Le nouvel utilisateur est alors automatiquement lié au compte. Chaque utilisateur a le sien connexion informations d'identification pour un compte.

Astuce ! Si vous souhaitez activer la connexion mais envoyer l'invitation plus tard, pensez à mettre à jour les options de contact à partir de la liste des comptes.

Supprimer l'accès au portail

Si quelqu'un ne souhaite plus avoir accès à un compte, supprimez-le. Sous l'onglet Infos du profil du compte, désactivez Connexion à droite du profil de l'utilisateur. e-mail adresse. Le compte restera intact ; cependant, l'utilisateur ne pourra plus y accéder.

Notifier, expliqué

Le bouton Notification dans l'onglet Informations du profil client permet de gérer les notifications système envoyées au client spécifique. Vous pouvez le désactiver complètement ou décider quels types de notifications le client recevra.  

Conseil! Vous pouvez recevoir des copies de tous TaxDome emails envoyés aux clients. Voici comment configurer la réception des notifications système TaxDome envoie aux clients .

Sélectionnez les notifications que les clients recevront

Décidez quelles notifications l'utilisateur doit recevoir en cliquant sur les trois points à l'extrême droite de l'icône. e-mail adresse, puis en sélectionnant Préférences de notification .

Ce que signifient les bascules :

Documents : téléchargement de fichiers

• Notifications concernant les nouveaux documents téléchargés par l'entreprise

Documents : demandes de signature

• Demandes de documents en attente de signature
• Rappels sur les documents en attente de signature

Documents : approbations

• Demandes de documents en attente d'approbation
• Rappels sur les documents en attente d'approbation

Messages et tâches client

• Notifications sur les nouveaux messages, y compris les tâches client
• Notifications concernant les nouvelles réponses dans les fils de discussion

Les propositions

• Demande de nouvelles propositions
• Rappels sur les propositions en attente

Les organisateurs

• Demandes de nouveau questionnaires
• Rappels en attente questionnaires

Factures et paiements

• Demandes de nouvelles factures
• Rappel des factures en attente
• Confirmations de paiement des factures
• Notifications concernant les remboursements émis

Demandes des clients

• Demandes de nouvelles demandes de clients
• Rappels sur les demandes en attente

Synchronisation des e-mails, expliquée

Lorsque cette option est activée, vous et votre équipe pouvez voir et répondre aux e-mails du client directement depuis TaxDome . 

Ce que cela fait :

• Si la synchronisation des e-mails est activée, l’onglet E-mail apparaît dans le portail client. 
• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Email tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.
• Tout l'historique entre vos e-mails synchronisés et les e-mails du contact sera automatiquement renseigné sur TaxDome .
• Si Sauvegarder automatique des pièces jointes est activée , tous les futurs e-mails contenant des pièces jointes enregistreront automatiquement les documents dans la section Documents du client du compte.

Astuce ! Activez la synchronisation des e-mails pour les futurs clients qui n'ont pas encore accès au portail (leur connexion n'a pas encore été activée), afin que vous puissiez également recevoir leurs e-mails.

Mettre à jour les contacts en masse

La mise à jour groupée des contacts simplifie la gestion des clients et vous fait gagner du temps. Vous pouvez ainsi modifier les paramètres de tous les contacts liés à vos comptes sélectionnés. Pour définir des contacts en masse, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche et suivez ces étapes :

1. Choisissez les clients en sélectionnant les cases à cocher à gauche d'eux.

2. Cliquez sur Plus d'actions puis sélectionnez Modifier connexion , notifier, synchronisation e-mail .

3. Sélectionnez une action dans la liste déroulante à droite de chaque paramètre :

• Ne rien faire : le paramètre ne sera pas mis à jour.
• Activer pour tous les contacts : Le paramètre sera activé pour tous les contacts liés aux comptes.
  • Connexion : l'activation de la connexion vous permet de cocher la case Envoyer des invitations et d'ajouter un message pour l'invitation e-mail ( facultatif ).
  • Notifier : l'activation de Notifier vous permet d'activer Personnaliser les préférences de notification et de sélectionner les types de notifications système que vos clients recevront ( facultatif ).
• Désactiver pour tous les contacts : le paramètre sera désactivé pour tous les contacts liés aux comptes.

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

Mes clients ont-ils accès ?

Vous pouvez facilement vérifier les paramètres de connexion , de notification et de synchronisation des e-mails de vos clients. Pour ce faire, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche :

• Se connecter: Le ID La colonne de votre liste de clients indique si au moins un contact lié au compte dispose d'un portail. 
  • Le vert signifie que le compte client est actif , c'est-à-dire qu'il dispose d'au moins un utilisateur qui peut se connecter. Les comptes en attente d'activation apparaissent également comme actifs. 
  • Beige signifie que le compte client est hors ligne . Il existe sur TaxDome mais n'a pas d'utilisateurs qui peuvent se connecter (aucune invitation n'a encore été envoyée).

• Notification et synchronisation des e-mails : les colonnes Notification et Synchronisation des e-mails dans votre liste de comptes indiquent si le paramètre est activé pour au moins un contact lié au compte client.

Remarque ! Personnalisez votre liste de comptes clients si certaines colonnes sont masquées.

Ajouter plusieurs e-mail adresses

Parce qu'un contact est une personne, il est naturel qu'un contact puisse en avoir plusieurs e-mail adresses (personnelles, professionnelles, etc.). Par défaut, chaque contact en possède un e-mail champ d'adresse, mais vous pouvez créer manuellement des CRM champs ou ajoutez-en des pendant que vous créez manuellement de nouveaux contacts ou que vous les importez .

Dans le profil du compte, ouvrez l'onglet Informations , puis consultez la section Contacts . Ici, vous verrez tous les e-mail adresses des contacts liés au compte. Si vous souhaitez ajouter e-mail adresses qui ne sont pas répertoriées, ajoutez un autre contact lié ou ajoutez une autre adresse e-mail au contact déjà lié.

Suivez ces étapes:

1. Créez des champs e-mail CRM personnalisés pour stocker les informations supplémentaires e-mail adresses.
2. Mettez à jour le contact existant pour inclure un contact supplémentaire e-mail adresse.
3. Activez les boutons de connexion, de notification et/ou de synchronisation des e-mails pour le e-mail adresse si vous en avez besoin (voir plus sur les boutons ci-dessous).

Notifications et e-mails pour les clients en attente d'activation

Si vous avez activé les boutons de contact pour un contact lié à un compte, mais qu'il n'a pas encore activé son compte, il recevra toujours TaxDome e-mail et notifications système :

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings).
• Toutes les notifications du système seront envoyées au contact e-mail adresse et inclura la bannière d'activation du compte en haut de la e-mail jusqu'à ce qu'ils aient activé le compte.

Vous pouvez toujours renvoyer une invitation .

Changer un e-mail adresse pour un client

Quand un client e-mail changements d'adresse, ajouter leur nouveau e-mail adresse comme s’il s’agissait d’un utilisateur supplémentaire.

Attention! Assurez-vous de ne pas supprimer immédiatement les éléments obsolètes. e-mail adresse.

Suivez plutôt ces étapes :

1. Mettez à jour le contact client pour inclure le nouveau e-mail adresse au lieu de l’ancienne.

2. Activez le bouton de connexion et attendez que l'utilisateur accepte l'invitation envoyée au nouveau e-mail adresse, afin qu'ils ne perdent pas l'accès à leur compte. 

3. Une fois que le client a accepté l'invitation, supprimez son précédent e-mail adresse de la section E-mails non liés en désactivant la connexion .

Remarque ! Si vous modifiez le e-mail adresse avant que la personne invitée ne clique sur le lien d'invitation, elle sera désactivée pour des raisons de sécurité. Une nouvelle invitation e-mail sera envoyé à la mise à jour e-mail adresse.

Comment les clients peuvent basculer entre les comptes sur le portail client

Étant donné qu'un contact peut être lié à plusieurs comptes, certains de vos clients peuvent avoir accès à différents comptes avec un seul e-mail (par exemple, sur leur compte familial et sur le compte professionnel). Lors de la connexion, ils verront la fenêtre contextuelle leur permettant de sélectionner le compte souhaité et la notification avec le compte avec lequel ils se sont connectés en haut de l'écran. La notification en haut peut être fermée jusqu'à la prochaine connexion en cliquant sur X à l'extrême droite de celui-ci.

Ils peuvent accéder à la fenêtre contextuelle à tout moment ultérieurement en cliquant sur le lien du compte Switch en bas de la barre latérale bleue ou à droite de la notification en haut.