CRM ( Basique ) : Accès au portail, notifications, e-mail synchroniser

Que vous prépariez des déclarations de revenus pour un particulier, une famille ou une entreprise, chaque entité a besoin de son propre compte. Cependant, différentes personnes (pensez : membres de la famille ou partenaires commerciaux) peuvent avoir des paramètres différents dans le compte. En savoir plus sur la configuration connexion accès à vos clients, notifications et e-mail .

Couvert ici:

• Comment en ajouter plusieurs e-mail adresses
• La bascule de CONNEXION, expliquée
• La bascule EMAIL SYNC, expliquée
• La bascule NOTIFY, expliquée
• Notifications et e-mail pour les clients en attente d'activation
• Supprimer l'accès utilisateur d'un compte
• Changer un e-mail adresse
• Passer à un autre compte sur le portail client

Comment ajouter plusieurs adresses e-mail

Parce qu'un contact est une personne, il est naturel qu'un contact puisse en avoir plusieurs e-mail adresses (personnelles, professionnelles, etc.). Par défaut, chaque contact en possède un e-mail champ d'adresse, mais vous pouvez créer manuellement des CRM champs ou ajoutez-en des pendant que vous créez manuellement de nouveaux contacts ou que vous les importez .

Une firme patron , l'administrateur ou tout employé disposant de droits d'accès pour gérer les comptes peut ajouter des utilisateurs supplémentaires ( e-mail adresses) sur un compte.

Dans le profil du compte, ouvrez l'onglet Informations , puis consultez la section Contacts . Ici, vous verrez tous les e-mail adresses des contacts liés au compte. Si vous souhaitez ajouter e-mail adresses qui ne sont pas répertoriées, ajoutez un autre contact lié ou ajoutez une autre adresse e-mail au contact déjà lié.

Suivez ces étapes:

1. Créez des champs e-mail CRM personnalisés pour stocker les informations supplémentaires e-mail adresses.
2. Mettez à jour le contact existant pour inclure un contact supplémentaire e-mail adresse.
3. Activez les boutons LOGIN, NOTIFY et/ou EMAIL SYNC pour le e-mail adresse si vous en avez besoin (voir plus sur les bascules ci-dessous).

Note! Si vous changez le e-mail avant que la personne invitée ne clique sur le lien d'invitation, elle sera désactivée pour des raisons de sécurité. Une nouvelle invitation e-mail sera envoyé à la mise à jour e-mail adresse. 

La bascule de CONNEXION, expliquée

Lorsque vous indiquez un e-mail adresse à l'intérieur d'un contact, vous pouvez activer CONNEXION pour donner accès au portail à la personne à qui ce e-mail l'adresse appartient.

Ce que cela fait :

• L'utilisateur reçoit une invitation au TaxDome portail client afin qu'ils puissent accéder à leur compte.
• Tous les contacts liés à un compte avec LOGIN activé à côté de leur e-mail l'adresse peut se connecter.

Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à l'adresse d'un contact e-mail adresse, vous êtes invité à envoyer un e-mail invitation à cet utilisateur. Lorsque vous cliquez sur Envoyer , TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail . Pour activer le compte, la personne accepte la demande et crée un mot de passe. Le nouvel utilisateur est alors automatiquement lié au compte. Chaque utilisateur a le sien connexion informations d'identification pour un compte.

La bascule EMAIL SYNC, expliquée

Lorsque vous ajoutez un utilisateur à un compte, vous pouvez également activer EMAIL SYNC pour son e-mail adresse.

Ce que cela fait :

• You’ll see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Email tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.
• Tout l'historique entre vos e-mails synchronisés et les e-mails du contact sera automatiquement renseigné sur TaxDome .
• Si Sauvegarder automatique des pièces jointes est activée , tous les futurs e-mails contenant des pièces jointes enregistreront automatiquement les documents dans la section Documents du client du compte.

Conseil! Activez EMAIL SYNC pour les futurs clients qui n'ont pas encore accès au portail (leur CONNEXION n'a toujours pas été activée), afin que vous puissiez également recevoir des e-mails de leur part.

La bascule NOTIFY, expliquée

Lorsque NOTIFY est activé pendant une période e-mail adresse dans la section Contacts , la personne e-mail appartient à reçoit les notifications du système (soit toutes, soit celles sélectionnées). Vous pouvez activer NOTIFY lors de l'ajout d'un accès au portail ou d'un nouveau e-mail adresse à un compte ou quand vous le souhaitez.

Conseil! Vous pouvez recevoir des copies de tous TaxDome emails envoyés aux clients. Voici comment configurer la réception des notifications système TaxDome envoie aux clients .

Décidez quelles notifications l'utilisateur doit recevoir en cliquant sur les trois points à l'extrême droite de l'icône. e-mail adresse, puis en sélectionnant Préférences de notification .

Ce que signifient les bascules :

Documents : téléchargement de fichiers

• Notifications concernant les nouveaux documents téléchargés par l'entreprise

Documents : demandes de signature

• Demandes de documents en attente de signature
• Rappels sur les documents en attente de signature

Documents : approbations

• Demandes de documents en attente d'approbation
• Rappels sur les documents en attente d'approbation

Chats et tâches client

• Notifications sur les nouveaux messages, y compris les tâches client
• Notifications concernant les nouvelles réponses dans les fils de discussion

Les propositions

• Demande de nouvelles propositions
• Rappels sur les propositions en attente

Les organisateurs

• Demandes de nouveau questionnaires
• Rappels en attente questionnaires

Factures et paiements

• Demandes de nouvelles factures
• Rappel des factures en attente
• Confirmations de paiement des factures
• Notifications concernant les remboursements émis

Notifications et e-mail pour les clients en attente d'activation

Si vous avez activé LOGIN , NOTIFY et EMAIL SYNC pour un contact lié à un compte, mais qu'il n'a pas encore activé son compte, il recevra quand même TaxDome e-mail et notifications système :

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings).
• Toutes les notifications du système seront envoyées au contact e-mail adresse et inclura la bannière d'activation du compte en haut de la e-mail jusqu'à ce qu'ils aient activé le compte.

Vous pouvez toujours renvoyer une invitation .

Supprimer l'accès utilisateur d'un compte

Si quelqu’un ne souhaite plus avoir accès à un compte, supprimez-le. Sous l'onglet Informations du profil du compte, désactivez CONNEXION à droite du nom de l'utilisateur. e-mail adresse. Le compte restera intact ; cependant, l'utilisateur ne pourra plus y accéder.

Changer un e-mail adresse

Quand un client e-mail changements d'adresse, ajouter leur nouveau e-mail adresse comme s’il s’agissait d’un utilisateur supplémentaire.

Attention! Assurez-vous de ne pas supprimer immédiatement les éléments obsolètes. e-mail adresse.

Suivez plutôt ces étapes :

1. Mettez à jour le contact client pour inclure le nouveau e-mail adresse au lieu de l’ancienne.

2. Activez le bouton CONNEXION et attendez que l'utilisateur accepte l'invitation envoyée au nouveau e-mail adresse, afin qu'ils ne perdent pas l'accès à leur compte. 

3. Une fois que le client a accepté l'invitation, supprimez son précédent e-mail adresse dans la section E-mails non liés en désactivant la CONNEXION .

Passer à un autre compte sur le portail client

Lors de la connexion, les utilisateurs ayant accès à plusieurs comptes verront la fenêtre contextuelle permettant de sélectionner le compte souhaité et la notification avec le compte avec lequel ils se sont connectés en haut de l'écran. La notification en haut peut être fermée jusqu'au prochain connexion en cliquant sur X à l'extrême droite de celui-ci.

Ils peuvent accéder à la fenêtre contextuelle à tout moment ultérieurement en cliquant sur le lien du compte Switch en bas de la barre latérale bleue ou à droite de la notification en haut.