CRM ( Basique ) : Ajouter des comptes clients

Ajoutez vos clients à TaxDome un à la fois ou en vrac . Les clients peuvent également s'inscrire eux-mêmes en se rendant sur leur TaxDome portail.

Couvert ici:

note

Webinar: Find out how to import your clients, create document folder structures and invite clients to the portal in 45 minutes with Explore how to get started in TaxDome

Création de comptes clients

Les comptes clients peuvent être créés de deux manières :

Création d'un compte client dans TaxDome portail

Une firme patron , l'administrateur ou tout employé disposant de droits d'accès pour gérer les comptes peut créer un nouveau compte client.

Suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Compte dans le menu coulissant. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau sur la page Comptes .

2. Sélectionnez le type de compte, particulier ou entreprise, puis cliquez sur Continuer

3. Dans l'onglet Contacts , associez le contact existant ou créez-en un nouveau : saisissez le prénom et le nom de la personne associée à un compte, puis ajoutez son e-mail . 

4. Cliquez sur Créer . Et c'est tout!

attention

Attention! Pour les noms et prénoms, évitez d’utiliser des caractères spéciaux qui ne peuvent pas être utilisés dans les noms de répertoire Windows. Par exemple, évitez d'utiliser des signes de ponctuation ou des caractères spéciaux, tels que les deux points (:), les guillemets ("), la barre oblique (/), la barre oblique inverse (\), la barre verticale ou la barre verticale ( |), le point d'interrogation ou l'astérisque (*). ). Si vous le faites, vous ne pourrez pas accéder à vos fichiers via le TaxDome conduire.

Ci-dessous, découvrez les éléments numérotés dans la fenêtre Nouveau compte :

Étape 1. Informations sur le compte 

Le compte est une entité avec laquelle vous interagissez. Sélectionnez son type et certains paramètres pour votre nouveau compte.

1. Type de client : Si votre client est une entreprise, sélectionnez Entreprise . S'il s'agit d'une personne ou d'une famille, sélectionnez Individu .

2. Nom du compte : Ce nom sera affiché sur la page Clients . Si vous laissez le champ vide, il sera généré à partir du nom et prénom du contact (ou à partir d'un nom de société en cas de création d'un compte entreprise).

3. Nom de l'entreprise : Ce champ s'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez Type d'entreprise . Celui-ci sera utilisé comme nom de compte par défaut. 

4. Balises : Attribuer tags pour catégoriser les comptes. En savoir plus sur tags .

5. Membres de l'équipe : donnez à un ou plusieurs membres de l'équipe l'accès à un compte en les sélectionnant dans la liste déroulante Membres de l'équipe . Ils recevront alors une notification. Par défaut, l'accès à un compte est accordé à l'utilisateur qui crée le compte et à tous les employés disposant d'un accès par défaut au compte .

6. Modèle de dossier : appliquez un modèle de dossier contenant des dossiers et sous-dossiers personnalisés. Si vous laissez ce champ vide, une structure de dossiers prédéfinie avec le dossier de niveau supérieur Documents téléchargés par le client est créée. En savoir plus sur les modèles de dossiers .

7. Champs personnalisés : si vous avez créé des champs personnalisés pour vos comptes, ils sont affichés ici. Ici, vous pouvez en savoir plus sur l'ajout de vos propres champs CRM personnalisés .

Étape 2. Contacts

Les personnes réelles (c'est-à-dire les clients) qui ont des comptes sur TaxDome sont toujours identifiés par des contacts : c'est-à-dire un prénom, un nom et e-mail adresse. Vous devez ajouter au moins un contact à votre compte - soit en créer un nouveau, soit lier un contact existant.

1. Lier un contact existant : Si vous souhaitez lier un compte au contact déjà ajouté, cliquez sur ce lien, commencez à saisir le nom du contact, puis cliquez sur Ajouter . Sinon, remplissez les champs ci-dessous pour ajouter un nouveau contact.

2. Informations de contact : la saisie des informations personnelles des clients garantit que vous aurez leurs informations à portée de main, telles que leur numéro de téléphone ou leur adresse. Pour les particuliers, le prénom et le nom saisis ici seront utilisés comme nom de compte en utilisant le format de nom par défaut. 

3. Champs personnalisés : si vous avez créé des champs personnalisés pour vos contacts, ils sont affichés ici. Découvrez comment ajouter des champs CRM personnalisés .

4. E-mail : un client ne pourra accéder à son portail que si ses coordonnées incluent son e-mail adresse. 

5. Contrôlez l'accès au compte pour chaque contact en utilisant les boutons :

    • CONNEXION : Lorsqu'il est activé, le contact peut accéder au TaxDome portail client pour accéder au compte. Vous pouvez activer la CONNEXION, mais choisissez d'inviter les clients plus tard (voir la section sur l'ajout d'un accès au portail ci-dessous).
    • NOTIFY: When toggled on, the contact receives all system notifications (e.g., messages, invoices, organizers, etc.), all emails and bulk emails sent to the account from TaxDome, and all emails sent to the account via pipeline automation.
    • EMAIL SYNC: When toggled on, all emails received from the contact will show in your Inbox+ as well as in the Email tab of the account, and you’ll be able to reply to the contact from TaxDome. All history between your synced email addresses and the contact's email address will automatically populate on TaxDome and can be accessed in the Email tab of the account. 

6. Balises : Attribuer tags pour catégoriser les contacts. En savoir plus sur tags .

7. Numéros de téléphone : vous pouvez ajouter tous les numéros de téléphone dans ce bloc. Le bouton radio à côté de chaque numéro de téléphone vous permet de sélectionner le numéro de téléphone principal qui sera utilisé pour les SMS .

8. Adresse : ajoutez l'adresse complète du contact pour vous assurer qu'elle est organisée et facile à trouver.

9. Ajouter un nouveau contact : créez plus de contacts pour ce compte.

10. Créer : Cliquez sur le bouton pour créer un compte sur TaxDome .

Ajout d'un accès au portail aux comptes

Si vous avez activé le bouton CONNEXION pour le contact e-mail lors de la création du compte, vous serez invité à les inviter en utilisant le portail client. 

Pour ajouter un message personnalisé à l'invitation, saisissez dans le champ Message personnel , puis cliquez sur Envoyer .

Vous pouvez également activer l'accès au portail mais choisir de ne pas envoyer d'invitation immédiatement en cliquant sur Ignorer ; de cette façon, vous pouvez travailler sur le compte : télécharger des documents, ajouter pipelines , créez des tâches, etc., avant que le contact ne visite le portail. 

Si vous n'avez pas ajouté l'accès au portail aux comptes lors de leur création, vous pouvez le faire à tout moment :

1. Accédez à l'onglet Info du profil client (disponible une fois que vous avez créé un compte).

2. Si vous avez déjà lié le compte à un ou plusieurs contacts , vous les verrez dans la section Contacts . Activez le bouton CONNEXION à côté de chaque contact auquel vous souhaitez accorder l'accès au portail.

3. Pour ajouter un message personnalisé à votre invitation, saisissez le champ Message personnalisé dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Envoyer .


conseil

Note! Si un contact est lié à plusieurs comptes, vous devrez donner accès au portail à chacun de ces comptes. Ils pourront ensuite basculer entre les comptes une fois connectés.

Une fois qu'un client reçoit un e-mail invitation à leur TaxDome portail, ils devront activer le compte. Le client clique sur le lien dans le e-mail , puis crée un mot de passe. Vous pouvez voir quels clients n'ont pas encore activé leurs comptes et les inviter à nouveau en accédant à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis en sélectionnant l'onglet Activation en attente .

Comment désactiver le lien d'inscription à votre portail

Va ici .

Comment savoir quand de nouveaux clients se sont inscrits sur TaxDome ?

Once a client sets up a TaxDome account, all assigned team members receive a notification in their Inbox+ and an email. Click on the Go to... link to review the new client profile.

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