CRM (Basique) : ajouter des comptes clients

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Ajoutez vos clients à TaxDome un par un ou par groupe. Les clients peuvent également s'inscrire eux-mêmes en se rendant sur leur portail TaxDome.

Couvert ici :

Créer des comptes clients

Un patron de cabinet, un administrateur ou tout employé ayant des droits d'accès pour gérer les comptes peut créer un nouveau compte client.

Suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Compte dans le menu coulissant.

2. Sélectionnez le type de compte : particulier ou entreprise, puis cliquez sur Continuer

3. Dans l'onglet Contacts, associez le contact existant ou créez-en un nouveau : entrez le prénom et le nom de la personne associée à un compte, puis ajoutez son e-mail. 

3. Cliquez ensuite sur Créer. Et voilà!

attention

Attention! Pour les noms et prénoms, évitez d'utiliser des caractères spéciaux qui ne peuvent pas être utilisés dans les noms de répertoire Windows. Par exemple : évitez d'utiliser : (deux-points); " (guillemets doubles); / (barre oblique); \ (barre oblique inverse); | (barre verticale ou pipe); ? (point d'interrogation); * (astérisque). Si vous le faites, vous ne pourrez pas accéder à vos fichiers via TaxDome Drive.

Ci-dessous, découvrez-en plus sur les éléments numérotés dans la fenêtre Nouveau compte :

Étape 1. Informations sur le compte 

Le compte est une entité avec laquelle vous interagissez. Sélectionnez son type et certains paramètres pour votre nouveau compte.

1. Type de client: si votre client est une entreprise, sélectionnez Société. S'il s'agit d'une personne ou d'une famille, sélectionnez Individu. La différence est que pour le type d' entreprise, il vous est proposé de renseigner le nom et l'adresse de l'entreprise.

2. Nom du compte : ce nom sera affiché sur la page Clients. Si vous laissez le champ vide, il sera généré à partir du prénom et du nom du contact (ou à partir d'un nom de société en cas de création d'un compte société).

3. Nom de la société : ce champ s'affiche uniquement lorsque vous sélectionnez le type de société. Il sera utilisé comme nom de compte par défaut. 

4. Tags : attribuer des tags pour classer les comptes. Pour en savoir plus sur les tags, rendez-vous ici.

5. Membres de l'équipe : autorisez un ou plusieurs membres de l'équipe à accéder aux détails d'un compte en les sélectionnant dans la liste déroulante Membres de l'équipe. Ils recevront alors une notification. Par défaut, l'accès au détail d'un compte est donné à l'utilisateur qui crée un compte et à tous les employés ayant un accès au compte par défaut.

6. Modèle de dossier : appliquez un modèle de dossier contenant des dossiers et sous-dossiers personnalisés. Si vous laissez ce champ vide, une structure de dossiers prédéfinie avec le dossier de niveau supérieur des documents téléchargés par le client est créée. Pour plus de détails sur les modèles de dossiers, rendez-vous ici.

7. Champs personnalisés : si vous avez créé des champs personnalisés pour vos comptes, ils sont affichés ici. Pour savoir comment ajouter vos propres champs CRM personnalisés, rendez-vous ici.

Étape 2. Contacts

Les personnes réelles (c'est-à-dire les clients) qui ont des comptes sur TaxDome sont toujours identifiés par contacts : c'est-à-dire un nom et un prénom et une adresse e-mail. Vous devez ajouter au moins un contact à votre compte - créez-en un nouveau ou associez-en un existant.

1. Associer un contact existant : si vous souhaitez associer un compte au contact qui a déjà été ajouté, cliquez sur ce lien, commencez à saisir le nom du contact, puis cliquez sur Ajouter. Sinon, remplissez les champs ci-dessous pour ajouter un nouveau contact.

2. Coordonnées. La saisie des informations personnelles des clients garantit que vous aurez leurs informations à portée de main, telles que les informations personnelles, le numéro de téléphone et l'adresse postale. Pour les particuliers, le prénom et le nom saisis ici seront utilisés comme nom de compte par défaut. 

3. E-mail. Un client ne pourra pas accéder à son portail si son contact ne comporte pas d'adresse e-mail. 

4. Contrôlez l'accès au compte pour chaque contact en utilisant les boutons :

    • CONNEXION: lorsque cette option est activée, le contact peut accéder au portail client TaxDome pour accéder au compte. Vous pouvez activer la connexion, mais choisir d'inviter les clients plus tard (voir la section ci-dessous).
    • NOTIFICATION : lorsqu'il est activé, le contact reçoit toutes les notifications du système (par exemple, les nouveaux messages, les factures, les questionnaires, etc.), tous les e-mails et les e-mails groupés envoyés au compte à partir de TaxDome, et tous les e-mails envoyés au compte par l'automatisation des pipelines.
    • SYNC : lorsque cette option est activée, tous les e-mails reçus du contact s'afficheront dans votre Inbox+ ainsi que dans l'onglet E-mail du compte, et vous pourrez répondre au contact depuis TaxDome. Tout l'historique entre vos adresses électroniques synchronisées et l'adresse électronique du contact s'affichera automatiquement sur TaxDome et sera accessible dans l'onglet E-mail du compte. 

5. Champs personnalisés : Si vous avez créé des champs personnalisés pour vos contacts, ils sont affichés ici. Pour savoir comment ajouter vos propres champs CRM personnalisés, rendez-vous ici.

6. Tags : attribuer des tags pour classer les contacts. Pour en savoir plus sur les tags, rendez-vous ici.

7. Créer : cliquez sur le bouton pour créer un compte sur TaxDome.

Ajouter un portail d'accès aux comptes

Si vous avez activé le bouton CONNEXION pour le contact e-mail lors de la création du compte, vous serez invité à les inviter via le portail client. 

Pour ajouter un message personnalisé à l'invitation, tapez dans le champ Message personnalisé, puis cliquez sur Envoyer

Vous pouvez également activer l'accès au portail mais choisir de ne pas envoyer d'invitation immédiatement en cliquant sur Ignorer ; de cette façon, vous pouvez travailler sur le compte (télécharger des documents, ajouter des pipelines, créer des tâches, etc.) avant que le client puisse avoir accès à son portail. 

Si vous n'avez pas ajouté l'accès au portail aux comptes lors de leur création, vous pouvez le faire à tout moment :

1. Allez dans l'onglet Info du profil du client (disponible une fois que vous avez créé un compte).

2. Si vous avez déjà associé le compte à un ou plusieurs contacts, vous les verrez dans la section Contacts. Activez le bouton CONNEXION à côté de chaque contact auquel vous souhaitez donner accès au portail.

3. Pour ajouter un message personnalisé à votre invitation, saisissez le champ Message personnalisé dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Envoyer.


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Remarque ! Si un contact est associé à plusieurs comptes, vous devrez lui donner un accès au portail pour chacun de ces comptes. Il pourra alors passer d'un compte à l'autre une fois qu'il se sera connecté.

Lorsqu'un client reçoit une invitation par e-mail à accéder à son portail TaxDome, il doit activer son compte. Le client clique sur le lien contenu dans l'e-mail, puis créer un mot de passe. Vous pouvez voir quels clients n'ont pas encore activé leur compte et les inviter à nouveau dans Clients, puis en sélectionnant le sous-onglet Activation en attente dans l'onglet Comptes.

Comment désactiver le lien d'inscription à votre portail

Voir ici.

Comment savoir si de nouveaux clients se sont inscrits sur TaxDome ?

Lorsqu'un client configure un compte TaxDome, tous les membres de l'équipe assignés reçoivent une notification sur Inbox+ et par e-mail. Cliquez sur le lien " Allez sur..." pour consulter le profil du nouveau client.

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Cette page s'applique au plan tarifaire TaxDome Lite uniquement. Veuillez changer l'onglet ci-dessus pour voir le contenu lié à TaxDome Pro. *ces plans tarifaire ne sont pas disponible en Europe

Ajoutez vos clients à TaxDome un par un ou par groupe. Les clients peuvent également s'inscrire eux-mêmes en se rendant sur leur portail TaxDome.

Couvert ici :

Créer des comptes clients

Pour créer un nouveau compte sur TaxDome, suivez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez Compte dans le menu coulissant.

2. Remplissez le champ Nom du compte.

3. Puis cliquez sur le bouton Créer un compte. Et voilà !

attention

Attention ! Pour les noms de comptes, évitez d'utiliser des caractères spéciaux qui ne peuvent pas être utilisés dans les noms de répertoires Windows. Par exemple : Évitez d'utiliser : (deux points) ; " (guillemet double) ; / (barre oblique) ; \ (barre oblique inverse) ; | (barre verticale) ; ? (point d'interrogation) ; * (astérisque). Si vous le faites, vous ne pourrez pas accéder à vos fichiers via le lecteur TaxDome .

Ci-dessous, vous trouverez plus d'informations sur les éléments numérotés de la fenêtre Créer un compte client :

1. Nom du compte : c'est ce que vous voyez dans votre liste de comptes : il s'agit soit du nom d'une société (pour les comptes non personnels), soit du prénom et du nom d'un client (pour les comptes personnels).

2. Associer les contacts : il s'agit d'une étape obligatoire si vous souhaitez que le client puisse accéder à son portail. Lire la suite ci-dessous.

3. Tags : attribuez des tags pour catégoriser les comptes. Pour en savoir plus sur les tags, cliquez ici.

4. Modèle de dossier : appliquez un modèle de dossier contenant des dossiers et sous-dossiers personnalisés. Si vous laissez ce champ vide, une structure de dossiers prédéfinie avec le dossier de niveau supérieur des documents téléchargés par le client est créée. Pour plus de détails sur les modèles de dossiers, rendez-vous ici.

5. Champs personnalisés : Si vous avez créé des champs personnalisés pour vos comptes, ils sont affichés ici. Pour savoir comment ajouter vos propres champs CRM personnalisés, rendez-vous ici.

6. Créer un compte : cliquez sur le bouton pour créer un compte sur TaxDome.

Associer des contacts tout en ajoutant des comptes

Bien que cela soit facultatif, nous vous recommandons de le faire. Un client ne pourra accéder à son portail que si son contact est associé à son compte. De plus, le fait d'associer les contacts vous permet d'avoir à portée de main les informations personnelles du client, telles que son adresse électronique, son numéro de téléphone et son adresse postale.

  • Pour associer un compte à plusieurs contacts (un conjoint, un enfant ou un partenaire commercial, par exemple), cliquez sur le bouton Associer les contacts, sélectionnez le contact approprié, puis cliquez sur Ajouter.
  • Contrôlez l'accès au compte pour chaque contact en utilisant les boutons :
    • CONNEXION : lorsque cette option est activée, le contact peut accéder au portail client TaxDome pour accéder au compte. Si vous souhaitez qu'un contact reçoive une invitation par e-mail à utiliser son portail client TaxDome, activez le bouton dans la section Email d'invitation. Pour ajouter un message personnalisé à l'invitation, saisissez-le dans le champ Message personnalisé . Vous pouvez également activer l'accès au portail mais choisir de ne pas envoyer d'invitation immédiatement ; de cette façon, vous pouvez travailler sur le compte - télécharger des documents, ajouter des pipelines, créer des tâches, etc. avant de donner l'accès au portail au contact.
    • NOTIFICATION : lorsqu'il est activé, le contact reçoit toutes les notifications du système (par exemple, les nouveaux messages, les factures, les questionnaires, etc.), tous les e-mails et les e-mails groupés envoyés au compte à partir de TaxDome, et tous les e-mails envoyés au compte par l'automatisation des pipelines.

Ajouter un portail d'accès aux comptes

Si vous n'avez pas ajouté l'accès au portail aux comptes lors de leur création, vous pouvez le faire à tout moment :

1. Allez dans l'onglet Info du profil du client (disponible une fois que vous avez créé un compte).

2. Si vous avez déjà associé le compte à un ou plusieurs contacts, vous les verrez dans la section Contacts. Activez le bouton CONNEXION à côté de chaque contact auquel vous souhaitez donner accès au portail.

3. Pour ajouter un message personnalisé à votre invitation, saisissez le champ Message personnalisé dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENVOYER.

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Remarque ! Si un contact est associé à plusieurs comptes, vous devrez lui donner un accès au portail pour chacun de ces comptes. Il pourra alors passer d'un compte à l'autre une fois qu'il se sera connecté.

Lorsqu'un client reçoit une invitation par e-mail à accéder à son portail TaxDome, il doit activer son compte. Le client clique sur le lien contenu dans l'e-mail, puis créer un mot de passe. Vous pouvez voir quels clients n'ont pas encore activé leur compte et les inviter à nouveau dans Clients, puis en sélectionnant le sous-onglet Activation en attente dans l'onglet Comptes.

Comment désactiver le lien d'inscription à votre portail

Voir ici.

Comment savoir si de nouveaux clients se sont inscrits sur TaxDome ?

Une fois qu'un client a créé un compte TaxDome, vous recevez une notification sur Inbox+ et dans votre boîte de reception e-mail. Cliquez sur le lien Aller à... pour revoir le profil du nouveau client.

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