Explication de la communication avec le client

Explorer la communication avec les clients

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Envoyer des messages via les chats clients

Communiquez en toute sécurité, attribuez des tâches et automatisez les messages – également disponible dans l'application mobile.

Envoyer des emails

Configurer, gérer, automatiser et personnaliser e-mail communication dans TaxDome .

Envoyer des SMS

Envoyez des SMS à vos clients et gérez-les.

Gérer toutes les communications

Vues multicanaux et outils d'équipe pour toutes les communications clients.

Utilisez des modèles de communication

Créez des modèles réutilisables pour les conversations, les e-mails et les SMS.

Automatiser la communication avec les clients

Automatisez les messages et les e-mails liés à projets et workflow événements.

Aperçu des méthodes de communication

TaxDome L'écosystème de communication de [Nom de l'entreprise] se compose de trois méthodes de communication, chacune conçue pour répondre à des besoins spécifiques d'interaction avec les clients :

• Discussions avec les clients Messagerie sécurisée intégrée à l'application, idéale pour une collaboration continue avec les clients. Disponible sur le portail web et l'application mobile, cette messagerie est parfaite pour :
  • Envoi et demande d'informations financières sensibles
  • Partager des documents en toute sécurité
  • Fournir des mises à jour sur l'état d'avancement des projets en cours
  • Création de listes de contrôle et de demandes d'information faciles à suivre
• Courriels : Intégré e-mail une fonctionnalité qui permet de conserver toutes les correspondances avec les clients au sein de votre TaxDome portail. Le courrier électronique est le moyen de communication le plus efficace pour :
  • Informations approfondies ou détaillées nécessitant des explications détaillées
  • Les communications formelles, telles que les avis officiels
  • Communications programmées telles que les bulletins d'information, les mises à jour importantes de l'entreprise ou les annonces saisonnières
  • Situations où les clients préfèrent le traditionnel e-mail communication
• SMS Messagerie texte directe via l'intégration Twilio pour un contact client immédiat. Le SMS est particulièrement efficace pour :
  • Rappels et suivis pour les rendez-vous, les événements importants ou les échéances
  • Notifications urgentes concernant les échéances imminentes, les mises à jour critiques ou les demandes urgentes
  • Lorsque vous avez besoin que votre message soit vu le plus rapidement possible
  • Communications brèves et orientées vers l'action qui requièrent une attention immédiate

Pour une vue d'ensemble de toutes vos communications clients, utilisez la page Communications globale pour superviser chaque interaction au sein de votre cabinet. Vous pouvez également accéder aux e-mails, aux conversations et aux SMS d'un client en particulier depuis son profil, via l'onglet Communication .

Mettez en place vos canaux de communication

Pour garantir une communication fluide avec le client, veuillez suivre les étapes de configuration suivantes :

1. Ajoutez les informations de votre entreprise : logo, adresse, numéro de téléphone, e-mail et un site web pour que vos clients puissent vous contacter et savoir qui vous êtes. Vos clients verront vos informations sur le web et TaxDome application mobile.
2. Incitez vos clients à utiliser leur portail pour communiquer avec vous via le chat. Vous pouvez les aider à se familiariser avec leur portail en créant une courte vidéo de présentation ou en leur envoyant un message de bienvenue. e-mail avec des détails.
3. Configurez une synchronisation e-mail et une intégration Twilio pour les SMS si vous souhaitez utiliser ces méthodes de communication.
4. Renseignez les coordonnées des clients . Pour envoyer des e-mails ou des SMS via TaxDome , vous devez inclure dans le profil de chaque client un numéro de téléphone valide et e-mail l'adresse dans leurs coordonnées.

Accès et autorisations

Communication dans TaxDome La sécurité est assurée. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter les conversations, les e-mails et les SMS.

• Clients pour lesquels vous avez créé le fil de discussion
• L'entreprise patron
• Administrateurs
• Les membres de l'équipe ayant accès au compte du client ou au droit d'accès « Voir tous les comptes »

Affectation des threads

L'attribution des conversations aide votre équipe à gérer les communications avec les clients en désignant la personne responsable de chaque échange. Attribuez des conversations par chat, SMS ou autres. e-mail Créer des fils de discussion dédiés à des membres spécifiques de l'équipe afin de clarifier les responsabilités et de garantir qu'aucun message client ne soit négligé.

Les sujets qui m'ont été attribués apparaissent sous Communications > Sujets qui m'ont été attribués , offrant ainsi aux membres de l'équipe une vue dédiée de leurs responsabilités.

Modèles de communication

Les modèles de communication permettent d'accélérer la création de messages intégrés à l'application. Un modèle est un texte prêt à l'emploi pour les discussions, les SMS ou les messages. e-mail cela vous évite de réécrire le même contenu à chaque fois.

Vous pouvez télécharger des modèles prêts à l'emploi ou créer les vôtres.

Tous vos modèles sont stockés dans Modèles > Modèles d'entreprise, sous l'onglet Chat, E-mail ou SMS.

Envoyer des messages en masse

Si vous devez envoyer le même message ou e-mail Pour informer plusieurs clients simultanément, utilisez la messagerie groupée . Cela permet, par exemple, de les avertir de la période des impôts ou du début du processus de comptabilité.

Bulk messages can be personalized with shortcodes . They are automatically substituted with dynamic data you need: the recipient’s name, address, account name, date or other.

Automatisez les processus grâce à la communication avec les clients

Client communications can be automated via pipeline automations . This means that the email or chat is automatically sent to the client the moment a job reaches the specified stage.

Commun automatisation scénarios :

• Courriels automatisés — messages de bienvenue, mises à jour de statut, notifications de fin de projet, demandes de suivi
• Conversations automatisées — alertes clients sur les actions requises, demandes de documents manquants, mises à jour de statut

Vue du client

Lorsque vous envoyez un message ou démarrez une nouvelle conversation, les clients reçoivent une notification par e-mail , application mobile et portail client et peuvent répondre directement à partir de là.

Concernant les e-mails et les SMS, rien ne change quant à la manière dont les clients les reçoivent. Les e-mails envoyés depuis TaxDome Accédez directement aux habitudes de vos clients e-mail boîtes de réception et téléphones — pas à l'intérieur de TaxDome Portail client.