Communication avec les clients : aperçu

La communication avec les clients est un aspect essentiel du travail d'un comptable. Recueillir des informations, demander des documents et tenir les clients informés font partie de ses tâches quotidiennes. TaxDome vous permet de rationaliser ces processus en offrant de multiples moyens de communication, le tout au même endroit.

Méthodes de communication

TaxDome L'écosystème de communication de [Nom de l'entreprise] se compose de trois méthodes de communication, chacune conçue pour répondre à des besoins spécifiques d'interaction avec les clients :

Conversations avec les clients : Messagerie sécurisée intégrée à l’application, idéale pour une collaboration continue avec les clients. Disponible sur le portail web et l’application mobile, cette messagerie est parfaite pour :

• Envoi et demande d'informations financières sensibles
• Partager des documents en toute sécurité
• Fournir des mises à jour sur l'état d'avancement des projets en cours
• Création de listes de contrôle et de demandes d'information faciles à suivre

Courriels : : Intégrés e-mail une fonctionnalité qui permet de conserver toutes les communications avec les clients au sein de votre TaxDome portail. Le courrier électronique est le moyen de communication le plus efficace pour :

• Informations approfondies ou détaillées nécessitant des explications détaillées
• Les communications formelles, telles que les avis officiels
• Communications programmées telles que les bulletins d'information, les mises à jour importantes de l'entreprise ou les annonces saisonnières
• Situations où les clients préfèrent le traditionnel e-mail communication

SMS : Messagerie texte directe via l’intégration Twilio pour un contact client immédiat. Le SMS est particulièrement efficace pour :

• Rappels et suivis pour les rendez-vous, les événements importants ou les échéances
• Notifications urgentes concernant les échéances imminentes, les mises à jour critiques ou les demandes urgentes
• Lorsque vous avez besoin que votre message soit vu le plus rapidement possible
• Communications brèves et orientées vers l'action qui requièrent une attention immédiate

Avant de commencer

Pour garantir une communication fluide avec le client, veuillez d'abord effectuer les étapes de configuration suivantes :

1. Ajoutez les informations de votre entreprise : logo, adresse, numéro de téléphone, e-mail et un site web pour que vos clients puissent vous contacter et savoir qui vous êtes. Vos clients verront vos informations sur le web et TaxDome application mobile.

2. Incitez vos clients à utiliser leur portail pour communiquer avec vous via le chat. Vous pouvez les aider à se familiariser avec leur portail en créant une courte vidéo de présentation ou en leur envoyant un message de bienvenue. e-mail avec des détails.

3. Configurez une synchronisation e-mail et une intégration Twilio pour les SMS si vous souhaitez utiliser ces méthodes de communication.

4. Renseignez les coordonnées des clients . Pour envoyer des e-mails ou des SMS via TaxDome , vous devez inclure dans le profil de chaque client un numéro de téléphone valide et e-mail l'adresse dans leurs coordonnées.

La page des communications mondiales

Pour faciliter la communication avec vos clients, une page de communication globale vous permet de consulter l'ensemble des échanges du cabinet avec eux. Vous pouvez également accéder aux e-mails, aux conversations et aux SMS d'un client directement depuis son profil, via l'onglet Communication .

Affectation des threads

L'attribution des conversations aide votre équipe à gérer les communications avec les clients en désignant la personne responsable de chaque échange. Attribuez des conversations par chat, SMS ou autres. e-mail Créer des fils de discussion dédiés à des membres spécifiques de l'équipe afin de clarifier les responsabilités et de garantir qu'aucun message client ne soit négligé.

Les sujets qui m'ont été attribués apparaissent sous Communications > Sujets qui m'ont été attribués , offrant ainsi aux membres de l'équipe une vue dédiée de leurs responsabilités.

Modèles de communication

Les modèles de communication permettent d'accélérer la création de messages intégrés à l'application. Un modèle est un texte prêt à l'emploi pour les discussions, les SMS ou les messages. e-mail cela vous évite de réécrire le même contenu à chaque fois.

Vous pouvez télécharger des modèles prêts à l'emploi ou créer les vôtres.

Tous vos modèles sont stockés dans Modèles > Modèles d'entreprise, sous l'onglet Chat, E-mail ou SMS.

Envoyer des messages en masse

Si vous devez envoyer le même message ou e-mail Pour informer plusieurs clients simultanément, utilisez la messagerie groupée . Cela permet, par exemple, de les avertir de la période des impôts ou du début du processus de comptabilité.

Bulk messages can be personalized with shortcodes . They are automatically substituted with dynamic data you need: the recipient’s name, address, account name, date or other.

Automatisations dans les communications

TaxDome allows you to automate chat and email communications by adding them to any stage of your pipeline . This ensures consistent client messaging and reduces manual workload.

• Les courriels automatisés sont couramment utilisés pour les messages de bienvenue, les mises à jour de statut, les notifications d'achèvement et les demandes de suivi.
• Les conversations automatisées sont idéales pour informer les clients des actions requises, demander les documents manquants et fournir des mises à jour en temps réel. Créez des automatisations à partir de modèles une seule fois : vos clients recevront ensuite automatiquement les messages appropriés. projets avancer à travers pipeline étapes .