Accès au compte pour les membres de l'équipe

Il existe de nombreuses options pour accorder aux employés l'accès aux comptes. Vous pouvez leur accorder un accès par défaut à tous les comptes, les affecter uniquement à des comptes sélectionnés, les affecter à des comptes à des niveaux spécifiques projet étapes en utilisant notre pipeline automatisation , et plus encore.

Accès au compte, expliqué

Au moins un membre de l'équipe doit avoir accès au compte client. Une fois le membre de l'équipe affecté, il peut effectuer les opérations suivantes :

• Afficher les informations du compte.
• Afficher et télécharger les documents clients.
• Consultez et envoyez les demandes des clients à leurs comptes respectifs.
• Affichez tous les fils de discussion pour leurs comptes attribués et répondez-y.
• Affichez tous les fils de discussion SMS pour leurs comptes attribués et envoyez des SMS.
• Consultez et répondez à tous les e-mails de l'entreprise pour les comptes qui lui sont attribués.
• Consultez toutes les notes de l'entreprise pour les comptes qui lui sont attribués et créez-en de nouvelles.
• Consultez les entrées de temps de l'entreprise pour les comptes qui lui sont attribués et créez de nouvelles entrées de temps.
• Consultez toutes les tâches de l'entreprise pour les comptes qui lui sont attribués.
• Créez des tâches pour les comptes attribués.
• Afficher les contacts liés à leurs comptes attribués.
• Ajouter projets pour pipelines qui sont à leur disposition .

Note

L'attribution et la suppression de membres de l'équipe seront reflétées sur la page du flux d'activité.

Vous pouvez attribuer un rôle (par exemple, comptable ou réviseur) à un membre de l'équipe. Cela lui donne automatiquement accès au compte du client et définit clairement ses responsabilités au sein de l'équipe.

Pour vous faire une idée de ce qu'un employé peut faire, consultez la version en lecture seule de son portail .

Les membres du cabinet affectés au compte reçoivent également des notifications sur toutes les activités du compte.

Note

Les membres de l'équipe peuvent être affectés à des comptes sans recevoir de notifications. Plus d'informations sur les comptes. abonnés .

Accès au compte par défaut, expliqué

L'accès au compte par défaut signifie qu'un membre de l'équipe est automatiquement attribué à tous les comptes nouvellement créés.

Une entreprise patron dispose d'un accès au compte par défaut. Cependant, il est également possible d'accorder un accès au compte par défaut à n'importe quel membre de l'équipe.

Pour configurer l'accès au compte par défaut pour un membre de l'équipe :

Accédez à Paramètres > Paramètres de l'entreprise dans la barre de menu de gauche. Recherchez la section Accès par défaut au compte , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe dans la liste, puis cliquez sur Sauvegarder .

Note

Toutes les modifications apportées aux paramètres d’accès au compte par défaut seront reflétées sur la page du flux d’activité.

Donner accès à un employé

Il existe plusieurs manières de procéder pour donner accès au compte d’un employé :

• En leur attribuant un accès au compte par défaut

• Lors de la création d'un nouveau compte 

• En modifiant un compte existant à tout moment

• En utilisant la fonctionnalité de gestion des accès de l'équipe à tout moment

• Affectation des membres de l'équipe lors de l'importation

• En utilisant un pipeline automatisation

• En leur donnant un droit d'accès pour consulter tous les comptes

Donner accès à un compte spécifique

Pour donner à un employé l'accès à un nouveau compte, sélectionnez son nom lors de la création du compte.

Pour donner à un employé l'accès à un compte existant :

1. Accédez à « Clients » > « Comptes » dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du client dans la liste. Vous pouvez également le retrouver instantanément en saisissant son nom dans le champ de recherche.

2. Accédez à la section Informations et cliquez sur Modifier à droite de Informations du compte . Ajoutez les employés auxquels vous souhaitez donner accès au compte dans le champ Membres de l'équipe. Chaque compte doit avoir au moins un membre d'équipe associé. Par défaut, l'accès au compte est accordé à l'entreprise. patron . 

3. Cliquez sur Continuer puis sur Sauvegarder .

Gérer l'accès des équipes en masse

Pour affecter des employés à plusieurs comptes différents à la fois :

1. Accédez à « Clients » > « Comptes » dans le menu latéral, puis cochez les cases correspondant aux comptes que vous souhaitez attribuer aux employés. Pour sélectionner tous les comptes, cliquez sur la case en haut.

2. Cliquez sur Gérer l'équipe .

3. Vous verrez la liste des membres de l'équipe du cabinet. Pour chaque membre, sélectionnez l'une des options suivantes :

• Ne rien faire : le membre de l'équipe ne sera pas affecté aux comptes ; cependant, si le membre de l'équipe est déjà affecté à des comptes, il continuera d'être affecté à ces comptes.

• Attribuer à tous : le membre de l’équipe sera affecté à tous les comptes sélectionnés.

• Supprimer de tous : le membre de l’équipe ne sera plus affecté à aucun des comptes sélectionnés.

4. Cliquez sur Attribuer .

Affecter les membres de l'équipe lors de l'importation

L'importation de comptes clients vous offre deux options pour affecter les membres de l'équipe :

• Définissez les membres de l'équipe qui doivent être affectés à chaque compte ; pour ce faire, vous devez inclure les membres de l'équipe dans votre feuille de calcul .

• Attribuez les membres de l'équipe lors de l'importation ; ainsi, vous pourrez attribuer les mêmes membres de l'équipe à tous les clients importés.

Incluez les membres de l'équipe dans votre feuille de calcul

Cette méthode permet un gain de temps considérable car vous pouvez affecter différents membres de l'équipe à différents comptes. 

1. Lors de la préparation d'un fichier CSV pour l'importation, ajoutez la colonne « Membres de l'équipe » et indiquez les membres concernés. Si vous souhaitez affecter plusieurs membres à un même compte, séparez leurs noms par des virgules.

2. Démarrez l'importation. À la deuxième étape (mappage des comptes), la colonne Membres de l'équipe de votre fichier CSV sera automatiquement mappée avec TaxDome propriété. 

Si ce n'est pas le cas, veuillez vérifier le nom de votre colonne dans la feuille de calcul et relancer l'importation. 

Et voilà ! Une fois l'importation terminée, les membres de votre équipe seront affectés à des comptes spécifiques.

Avertissement

Veuillez vérifier les noms des membres de l'équipe. Si un employé n'existe pas dans la feuille de calcul, le compte correspondant ne sera pas créé.

Affecter les membres de l'équipe lors de l'importation

Si vous ne souhaitez pas ajouter de membres d'équipe à votre feuille de calcul, vous pouvez les affecter à des comptes lors de l'importation. Pour ce faire :

Démarrez le processus d'importation. Lors de la troisième étape de l'importation (paramètres), sélectionnez les membres de l'équipe que vous souhaitez attribuer aux comptes vers lesquels vous migrez. TaxDome .

Note

Les membres de l'équipe que vous sélectionnez seront affectés à tous les comptes importés. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser différents membres de l'équipe pour différents comptes, il est préférable d'inclure les membres de l'équipe dans votre feuille de calcul ou de modifier les personnes affectées en masse une fois l'importation terminée.

Accorder aux employés un accès temporaire au compte via pipeline automatisation

Pour le personnel temporaire, vous pouvez choisir d'accorder un accès limité aux comptes. Par exemple, un employé temporaire peut avoir besoin d'accéder à un document téléchargé sur un compte, mais uniquement pendant une période spécifique. étape du processus de travail.

Cela peut être facilement configuré et automatisé dans un pipeline . Voici comment:

1. Décidez à quel moment étape Vous avez besoin du travailleur temporaire pour accéder aux comptes clients. (Vous pouvez en savoir plus sur les automatisations .)

2. When editing pipeline stages , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update account access in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

• Remplacer les cessionnaires par les utilisateurs par défaut sur + Ajouter un accès au compte vide : lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés deviennent non affectés et ceux disposant d'un accès au compte par défaut sont affectés au compte à la place.

• Remplacer les cessionnaires par des utilisateurs par défaut sur + Ajouter un accès au compte rempli : lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés deviennent non affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont affectés au compte à la place.

• Remplacer les cessionnaires par les utilisateurs par défaut désactivés + Ajouter un champ d'accès au compte rempli : lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés affectés restent affectés au compte, et ceux répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont également affectés.

• Remplacer les cessionnaires par les utilisateurs par défaut désactivés + Supprimer l'accès au compte rempli : lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer l'accès au compte ne sont plus affectés.

• Ajouter l'accès au compte rempli + Supprimer l'accès au compte rempli : Lorsqu'un projet entre dans ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont affectés au compte, et ceux répertoriés dans le champ Supprimer l'accès au compte ne sont pas affectés.

Donner à un employé l'accès à tous les comptes

Pour affecter un employé à tous les comptes (existants et ceux qui seront ajoutés dans le futur) :

1. Dans le menu latéral, accédez à Paramètres > Équipe et plans , accédez à Membres de l'équipe > Membres actifs et cliquez sur le nom de l'employé.

2. Cliquez sur les trois points à côté du nom de l'employé, sélectionnez Modifier , puis activez Afficher tous les comptes .

3. Cliquez sur Sauvegarder . L'employé peut désormais consulter tous les comptes de l'entreprise et non plus seulement ceux qui lui sont attribués.

Consulter les comptes d'un employé

Filtrez votre liste de comptes pour voir quels comptes clients sont attribués à des employés spécifiques :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Filtrer .

2. Sélectionnez les membres de l’équipe dans la section Équipe .

Afficher les statistiques du compte employé

Ferme patron Les administrateurs peuvent consulter les statistiques de chaque employé pour les comptes qui leur sont attribués. Ces statistiques sont disponibles dans le widget « Activité client en attente » de la page « Informations » . 

Ce widget affiche les factures , questionnaires , les signatures , les propositions et les approbations en attente d'action du client pour un employé spécifique. 

Pour suivre l'activité client de deux membres d'équipe ou plus, vous pouvez ajouter autant de widgets « Activité client en attente » que nécessaire. Plus d'informations sur le widget « Activité client en attente » ici.

Vous pouvez également consulter les statistiques du compte via la page des clients actuels de l'employé . Pour y accéder, accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche. Cliquez sur le nom de l'employé, puis sur l'onglet Clients . Les statistiques sont disponibles pour les comptes actuels et passés de cet employé.

Vous verrez ces informations :

• ID : l'unique du compte ID

• Nom : le prénom et le nom du client

• Affecté : la date à laquelle l'employé a été affecté à un compte

• Factures enregistrées : le nombre de factures enregistrées

• Chiffre d'affaires : le montant total des factures payées

• Documents téléchargés : le nombre de documents téléchargés

• Approuvé : le nombre de documents approuvés

Supprimer l'accès d'un employé à un compte

Si vous possédez un compte personnel ou si vous devez modifier les rôles et responsabilités des membres de votre équipe, vous pouvez retirer des employés d'un compte client. Vous pouvez également retirer des comptes de la liste des clients attribués à un employé.

Note

Si vous avez des employés avec Afficher tous les comptes Si le droit d'accès est activé, vous devrez d'abord le désactiver. Cependant, cette solution ne fonctionne pas pour vos administrateurs, car ils ont toujours accès à tous les comptes.

Pour supprimer des employés d'un compte client :

1. Accédez à la section « Infos » du profil du client et cliquez sur le lien « Modifier » à droite de « Infos du compte » . Tous les employés ayant accès au compte sont affichés dans le champ « Membres de l'équipe » .

2. Cliquez sur × à droite d'un membre de l'équipe pour supprimer son accès à un compte client.

3. Cliquez sur le bouton Continuer puis sur Sauvegarder .

   

Note

Un compte ne peut pas être désaffecté. Si vous supprimez tous les employés, le compte est automatiquement attribué à toute personne disposant d'un accès par défaut.

Vous pouvez également supprimer un compte de la liste des clients attribués à un employé :

1. Accédez à Paramètres > Équipe et plans dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du membre de l'équipe et accédez à l'onglet Clients .

2. Cliquez sur le symbole de suppression rouge à l'extrême droite du nom du compte.

3. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre de confirmation . Le compte sélectionné est alors déplacé vers l'onglet « Passé » de l'employé.

   

Note

Si un membre de l'équipe est retiré d'un compte client, tout rôles du compte Les frais qui leur sont associés pour ce compte sont automatiquement supprimés.

Qui peut accorder aux employés l'accès aux comptes

Ferme patron et les administrateurs peuvent toujours accorder aux employés des droits d'accès aux comptes. Ils peuvent également donner aux employés la possibilité d'attribuer des clients aux membres de l'équipe. Si vous êtes une entreprise patron ou administrateur et que vous souhaitez qu'un autre membre de l'équipe attribue des comptes, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Équipe et plans dans la barre de menu de gauche, accédez à Membres actifs de l'équipe , puis cliquez sur le nom de l'employé.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès , puis activez le bouton bascule Attribuer collègues .

3. Cliquez sur Sauvegarder .

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