Gérer l'équipe ( Basique ) : Accès au compte
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There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Couvert ici:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- Consulter les comptes d'un employé
- Affichage des statistiques du compte des employés
- Supprimer l'accès des employés à un compte
- Qui peut accorder aux employés l'accès à un compte
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Afficher les informations du compte
- Afficher et télécharger les documents clients
- Afficher tous les fils de discussion pour leurs comptes attribués et y répondre
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- Consultez tous les e-mails du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués et répondez-y
- Consultez toutes les notes du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués et créez-en de nouveaux
- Afficher les entrées de temps de l'entreprise pour les comptes qui leur sont attribués et créer de nouvelles entrées de temps
- Afficher toutes les tâches du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués
- Créer des tâches pour les comptes attribués
- Afficher les contacts liés à leurs comptes attribués
Pour avoir une idée de ce qu'un employé peut faire, visitez une vue en lecture seule de son portail .
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Remarque : Les membres de l'équipe peuvent être affectés à des comptes sans recevoir de notifications. En savoir plus sur les abonnés du compte .
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
Pour configurer l'accès au compte par défaut pour un membre de l'équipe :
Accédez à Paramètres > Paramètres fermes dans la barre de menu de gauche. Recherchez la section Accès au compte par défaut , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe dans la liste, puis cliquez sur ENREGISTRER .
Giving an employee access
Il existe plusieurs manières de procéder pour donner accès au compte d’un employé :
- En les configurant avec un accès au compte par défaut
- Lors de la création d'un nouveau compte
- En modifiant un compte existant à tout moment
- En utilisant la fonctionnalité de gestion de l'accès de l'équipe à tout moment
- Assigning team members while importing
- En utilisant un pipeline automatisation
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
Pour donner à un employé l'accès à un compte existant :
1. Allez dans Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du client dans la liste. Vous pouvez également trouver instantanément le client en accédant au menu de la barre latérale gauche de n’importe quelle page et en saisissant son nom dans le champ de recherche.
2. Accédez à la section Informations et cliquez sur le lien Modifier à droite des Détails du compte . Ajoutez les employés auxquels vous souhaitez accorder l'accès au compte dans le champ Membres de l'équipe . Chaque compte doit être affecté à au moins un membre de l'équipe. Par défaut, l'accès au compte est accordé à l'entreprise patron .
3. Cliquez sur le bouton Continuer puis cliquez sur Sauvegarder .
Managing team access in bulk
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Pour affecter des employés à plusieurs comptes différents à la fois :
1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cochez les cases en regard des comptes que vous souhaitez attribuer aux employés. Pour sélectionner tous les comptes , cochez la case la plus haute.
2. Cliquez sur Gérer l'équipe .
3. Vous verrez une liste des membres de l'équipe du cabinet. Pour chaque membre de l'équipe, sélectionnez l'un des éléments suivants :
- Ne rien faire : Le membre de l'équipe ne sera pas affecté aux comptes ; cependant, si le membre de l'équipe est déjà affecté à des comptes, il continuera à y être affecté.
- Attribuer à tous : le membre de l'équipe sera affecté à tous les comptes sélectionnés.
- Supprimer de tout : le membre de l'équipe ne sera plus affecté à aucun des comptes sélectionnés.
4. Cliquez sur AFFECTER .
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
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Pour le personnel temporaire, vous pouvez choisir d'accorder un accès limité aux comptes. Par exemple, un employé temporaire peut avoir besoin d'accéder à un document téléchargé sur un compte, mais uniquement pendant une période spécifique. étape du processus de travail.
Cela peut être facilement configuré et automatisé dans un pipeline . Voici comment:
1. Décidez à quel moment étape vous avez besoin de l'intérimaire pour accéder aux comptes clients. (Vous pouvez en savoir plus sur les automatisations .)
2. Go to the pipeline settings, choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update account access in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.
Le automatisation peut être configuré de différentes manières :
- Remplacer les destinataires par les utilisateurs par défaut sur + Ajouter un accès au compte vide :
Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et ceux qui disposent d'un accès au compte par défaut sont affectés au compte à la place. - Remplacer les destinataires par les utilisateurs par défaut sur + Ajouter un accès au compte rempli :
Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont affectés au compte à la place. - Désactiver Remplacer les personnes assignées par les utilisateurs par défaut + Ajouter un champ d'accès au compte renseigné :
Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés restent affectés au compte et ceux répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont également affectés. - Désactiver Remplacer les personnes assignées par les utilisateurs par défaut + Supprimer l'accès au compte renseigné :
Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer l'accès au compte ne sont plus affectés. - Ajouter un accès au compte rempli + Supprimer un accès au compte rempli :
Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont affectés au compte et ceux répertoriés dans le champ Supprimer l'accès au compte ne sont pas attribués.
Donner à un employé l'accès à tous les comptes
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Accédez à Paramètres > Équipe et plans dans la barre de menu de gauche, accédez à Membres actifs de l'équipe, puis cliquez sur le nom de l'employé.
2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès , puis activez Afficher tous les comptes .
3. Cliquez sur Sauvegarder . Désormais, l'employé pourra consulter tous les comptes de l'entreprise au lieu de seulement ceux qui lui ont été attribués.
Consulter les comptes d'un employé
Filtrez votre liste de comptes pour voir quels comptes clients sont attribués à des employés spécifiques :
1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Filtrer .
2. Sélectionnez les membres de l'équipe dans la section Équipe .
Affichage des statistiques du compte des employés
Ferme patron et les administrateurs peuvent consulter les statistiques de n'importe quel employé pour les comptes qui leur sont attribués. Ces statistiques peuvent être trouvées dans le widget Activité client en attente sur la page Insights .
Ce widget affiche les factures , questionnaires , les signatures , les propositions et les approbations en attente d'action du client pour un employé spécifique.
Si vous souhaitez suivre l'activité client de deux membres ou plus de l'équipe, vous pouvez ajouter autant de widgets d'activité client en attente que nécessaire. En savoir plus sur le widget Activité client en attente .
Une autre façon d'afficher les statistiques du compte est la page Clients actuels de l'employé . Pour le trouver, accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche. . Cliquez sur le nom de l'employé, puis accédez à l'onglet Clients . Les statistiques sont disponibles pour les comptes actuels et passés de cet employé.
Vous verrez ces informations :
- ID : l'unique du compte ID
- Nom : le nom et prénom du client
- Affecté : la date à laquelle l'employé a été affecté à un compte
- Factures validées : le nombre de factures validées
- Revenu : le montant total des factures payées
- Documents téléchargés : le nombre de documents téléchargés
- Approuvé : le nombre de documents approuvés
Supprimer l'accès des employés à un compte
Supposons que vous ayez un compte personnel dans votre entreprise et que vous ne souhaitiez pas que les autres membres de l'équipe le voient. Ou vous avez des changements dans les rôles et fonctions de vos employés et vous ne souhaitez pas que tous aient accès à tous les comptes.
Vous pouvez supprimer des employés de n'importe quel compte client . (Ou vous pouvez procéder dans l'autre sens : supprimer des comptes de la liste des clients attribués à un employé .) Veuillez consulter les options ci-dessous.
Avertissement : Si certains de vos employés disposent du droit d'accès Afficher tous les comptes activé, vous devrez d'abord désactiver ce droit d'accès . Cependant, cela ne fonctionne pas pour vos administrateurs , car ils ont toujours accès à tous les comptes.
Pour supprimer des employés d'un compte client :
- Accédez à la section Info du profil du client et cliquez sur le lien Modifier à droite des détails du compte. Tous les employés ayant accès au compte sont affichés dans le champ Membres de l'équipe .
- Cliquez sur × à droite d'un membre de l'équipe pour supprimer son accès à un compte client.
- Cliquez sur le bouton Continuer puis cliquez sur Sauvegarder .
Note! Un compte ne peut pas être annulé. Si vous supprimez tous les employés, le compte est automatiquement attribué à toute personne disposant d'un accès au compte par défaut .
Vous pouvez également supprimer un compte de la liste des clients attribués à un employé :
- Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche. , puis cliquez sur le nom du membre de l'équipe et accédez à l'onglet Clients .
- Cliquez sur le symbole de suppression rouge à l'extrême droite du nom du compte.
- Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle de confirmation de suppression . Le compte sélectionné est ensuite déplacé vers l'onglet Passé de l'employé.
Qui peut accorder aux employés l'accès aux comptes
Ferme patron et les administrateurs peuvent toujours accorder aux employés des droits d'accès aux comptes. Ils peuvent également donner aux employés la possibilité d'attribuer des clients aux membres de l'équipe. Si vous êtes une entreprise patron ou administrateur et que vous souhaitez qu'un autre membre de l'équipe attribue des comptes, procédez comme suit :
1. Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche, accédez à Membres actifs de l'équipe , puis cliquez sur le nom de l'employé.
2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès , puis activez la bascule Attribuer collègues .
3. Cliquez sur Sauvegarder .