Gérer l'équipe ( Basique ) : Accès au compte

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Il existe de nombreuses options pour accorder aux employés l’accès aux comptes. Vous pouvez leur accorder un accès par défaut à tous les comptes, les attribuer uniquement à des comptes sélectionnés, les attribuer à des comptes spécifiques. projet étapes en utilisant notre pipeline automatisation , et plus.

Couvert ici:

Accès au compte, expliqué

Au moins un membre de l'équipe doit avoir accès au compte client. Lorsque les membres de l'équipe sont affectés, ils peuvent faire tout cela :

  • Afficher les informations du compte
  • Afficher et télécharger les documents clients
  • Afficher tous les fils de discussion pour leurs comptes attribués et y répondre
  • Afficher tous les fils de discussion SMS pour leurs comptes attribués et envoyer des SMS
  • Consultez tous les e-mails du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués et répondez-y
  • Consultez toutes les notes du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués et créez-en de nouveaux
  • Afficher les entrées de temps de l'entreprise pour les comptes qui leur sont attribués et créer de nouvelles entrées de temps
  • Afficher toutes les tâches du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués
  • Créer des tâches pour les comptes attribués
  • Afficher les contacts liés à leurs comptes attribués
  • Ajouter projets pour pipelines qui sont à leur disposition

Pour avoir une idée de ce qu'un employé peut faire, visitez une vue en lecture seule de son portail .

Les membres du cabinet affectés au compte reçoivent également des notifications sur toutes les activités du compte.

conseil

Remarque : Les membres de l'équipe peuvent être affectés à des comptes sans recevoir de notifications. En savoir plus sur les abonnés du compte .

Accès au compte par défaut, expliqué

L'accès au compte par défaut signifie qu'un membre de l'équipe est automatiquement attribué à tous les comptes nouvellement créés.

Une firme patron a un accès au compte par défaut. Cependant, il est possible d'accorder un accès au compte par défaut à n'importe quel membre de l'équipe.

Pour configurer l'accès au compte par défaut pour un membre de l'équipe :

Accédez à Paramètres > Paramètres fermes dans la barre de menu de gauche. Recherchez la section Accès au compte par défaut , sélectionnez un ou plusieurs membres de l'équipe dans la liste, puis cliquez sur ENREGISTRER .

Donner accès à un employé

Il existe plusieurs manières de procéder pour donner accès au compte d’un employé :

Donner accès à un compte spécifique

Pour donner à un employé l'accès à un nouveau compte, sélectionnez son nom lors de la création du compte.

Pour donner à un employé l'accès à un compte existant :

1. Go to Clients > Accounts from the left menu bar, then click on the client’s name in the list. You can also instantly find the client by entering their name in the search field.

2. Accédez à la section Informations et cliquez sur le lien Modifier à droite des Détails du compte . Ajoutez les employés auxquels vous souhaitez accorder l'accès au compte dans le champ Membres de l'équipe . Chaque compte doit être affecté à au moins un membre de l'équipe. Par défaut, l'accès au compte est accordé à l'entreprise patron . 

3. Cliquez sur le bouton Continuer puis cliquez sur Sauvegarder .

Gestion groupée des accès des équipes

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Pour affecter des employés à plusieurs comptes différents à la fois :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cochez les cases en regard des comptes que vous souhaitez attribuer aux employés. Pour sélectionner tous les comptes , cochez la case la plus haute.

2. Cliquez sur Gérer l'équipe .

3. Vous verrez une liste des membres de l'équipe du cabinet. Pour chaque membre de l'équipe, sélectionnez l'un des éléments suivants :

  • Ne rien faire : Le membre de l'équipe ne sera pas affecté aux comptes ; cependant, si le membre de l'équipe est déjà affecté à des comptes, il continuera à y être affecté.
  • Attribuer à tous : le membre de l'équipe sera affecté à tous les comptes sélectionnés.
  • Supprimer de tout : le membre de l'équipe ne sera plus affecté à aucun des comptes sélectionnés.

4. Cliquez sur AFFECTER .

Affectation des membres de l'équipe lors de l'importation

L'importation de comptes clients vous offre deux options pour affecter les membres de l'équipe :

Incluez les membres de l'équipe dans votre feuille de calcul

Cette méthode permet un gain de temps considérable car vous pouvez affecter différents membres de l'équipe à différents comptes. 

1. Lors de la préparation d'un fichier CSV pour l'importation, ajoutez la colonne Membres de l'équipe et incluez les membres de l'équipe appropriés. Si vous souhaitez que plusieurs membres de l'équipe soient affectés à un même compte, séparez les noms par une virgule.

2. Démarrez le processus d'importation. Lors de la deuxième étape de l'importation (mapper les comptes), la colonne Membres de l'équipe de votre CSV sera automatiquement mappée avec TaxDome propriété. 

Si ce n'est pas le cas, veuillez vérifier le nom de votre colonne dans la feuille de calcul et relancer l'importation. 

C'est ça! Une fois l'importation terminée, les membres de votre équipe seront affectés à des comptes spécifiés.

attention

Attention! Veuillez vérifier les noms des membres de l'équipe deux fois. S'il y a un employé inexistant dans la feuille de calcul, le compte correspondant ne sera pas créé. 

Affecter les membres de l'équipe lors de l'importation

Si vous ne souhaitez pas ajouter de membres d'équipe à votre feuille de calcul, vous pouvez toujours les attribuer à des comptes lors de l'importation. Faire cela:

Démarrez le processus d'importation. Lors de la troisième étape de l'importation (paramètres), sélectionnez les membres de l'équipe que vous souhaitez attribuer aux comptes vers lesquels vous migrez. TaxDome .

conseil

Note! Les membres de l'équipe que vous sélectionnez seront affectés à tous les comptes importés. Par conséquent, si vous souhaitez utiliser différents membres de l'équipe pour différents comptes, il est préférable d'inclure les membres de l'équipe dans votre feuille de calcul ou de modifier les responsables en masse une fois l'importation terminée.

Donner aux employés un accès temporaire au compte via pipeline automatisation

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Pour le personnel temporaire, vous pouvez choisir d'accorder un accès limité aux comptes. Par exemple, un employé temporaire peut avoir besoin d'accéder à un document téléchargé sur un compte, mais uniquement pendant une période spécifique. étape du processus de travail.

Cela peut être facilement configuré et automatisé dans un pipeline . Voici comment:

1. Décidez à quel moment étape vous avez besoin de l'intérimaire pour accéder aux comptes clients. (Vous pouvez en savoir plus sur les automatisations .)

2. When editing pipeline stages, choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update account access in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

Le automatisation peut être configuré de différentes manières :

  • Remplacer les destinataires par les utilisateurs par défaut sur + Ajouter un accès au compte vide :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et ceux qui disposent d'un accès au compte par défaut sont affectés au compte à la place.
  • Remplacer les destinataires par les utilisateurs par défaut sur + Ajouter un accès au compte rempli :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés ne sont plus affectés et ceux répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont affectés au compte à la place.
  • Désactiver Remplacer les personnes assignées par les utilisateurs par défaut + Ajouter un champ d'accès au compte renseigné :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés affectés restent affectés au compte et ceux répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont également affectés.
  • Désactiver Remplacer les personnes assignées par les utilisateurs par défaut + Supprimer l'accès au compte renseigné :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Supprimer l'accès au compte ne sont plus affectés.
  • Ajouter un accès au compte rempli + Supprimer un accès au compte rempli :
    Lorsqu'un projet entre ceci étape , les employés répertoriés dans le champ Ajouter un accès au compte sont affectés au compte et ceux répertoriés dans le champ Supprimer l'accès au compte ne sont pas attribués.

Donner à un employé l'accès à tous les comptes

Pour affecter un employé à tous les comptes (existants et ceux qui seront ajoutés dans le futur) :

1. Accédez à Paramètres > Équipe et plans dans la barre de menu de gauche, accédez à Membres actifs de l'équipe, puis cliquez sur le nom de l'employé.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès , puis activez Afficher tous les comptes .

3. Cliquez sur Sauvegarder . Désormais, l'employé pourra consulter tous les comptes de l'entreprise au lieu de seulement ceux qui lui ont été attribués.

Consulter les comptes d'un employé

Filtrez votre liste de comptes pour voir quels comptes clients sont attribués à des employés spécifiques :

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Filtrer .

2. Sélectionnez les membres de l'équipe dans la section Équipe .

Affichage des statistiques du compte des employés

Ferme patron et les administrateurs peuvent consulter les statistiques de n'importe quel employé pour les comptes qui leur sont attribués. Ces statistiques peuvent être trouvées dans le widget Activité client en attente sur la page Insights

Ce widget affiche les factures , questionnaires , les signatures , les propositions et les approbations en attente d'action du client pour un employé spécifique. 

Si vous souhaitez suivre l'activité client de deux membres ou plus de l'équipe, vous pouvez ajouter autant de widgets d'activité client en attente que nécessaire. En savoir plus sur le widget Activité client en attente .

Une autre façon d'afficher les statistiques du compte est la page Clients actuels de l'employé . Pour le trouver, accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche. . Cliquez sur le nom de l'employé, puis accédez à l'onglet Clients . Les statistiques sont disponibles pour les comptes actuels et passés de cet employé.

Vous verrez ces informations :

  • ID : l'unique du compte ID
  • Nom : le nom et prénom du client
  • Affecté : la date à laquelle l'employé a été affecté à un compte
  • Factures validées : le nombre de factures validées
  • Revenu : le montant total des factures payées
  • Documents téléchargés : le nombre de documents téléchargés
  • Approuvé : le nombre de documents approuvés

Supprimer l'accès des employés à un compte

Supposons que vous ayez un compte personnel dans votre entreprise et que vous ne souhaitiez pas que les autres membres de l'équipe le voient. Ou vous avez des changements dans les rôles et fonctions de vos employés et vous ne souhaitez pas que tous aient accès à tous les comptes.

Vous pouvez supprimer des employés de n'importe quel compte client . (Ou vous pouvez procéder dans l'autre sens : supprimer des comptes de la liste des clients attribués à un employé .) Veuillez consulter les options ci-dessous.

conseil

Avertissement : Si certains de vos employés disposent du droit d'accès Afficher tous les comptes activé, vous devrez d'abord désactiver ce droit d'accès . Cependant, cela ne fonctionne pas pour vos administrateurs , car ils ont toujours accès à tous les comptes.

Pour supprimer des employés d'un compte client :

  1. Accédez à la section Info du profil du client et cliquez sur le lien Modifier à droite des détails du compte. Tous les employés ayant accès au compte sont affichés dans le champ Membres de l'équipe .
  2. Cliquez sur × à droite d'un membre de l'équipe pour supprimer son accès à un compte client.
  3. Cliquez sur le bouton Continuer puis cliquez sur Sauvegarder .

conseil

Note! Un compte ne peut pas être annulé. Si vous supprimez tous les employés, le compte est automatiquement attribué à toute personne disposant d'un accès au compte par défaut .

Vous pouvez également supprimer un compte de la liste des clients attribués à un employé :

  1. Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche. , puis cliquez sur le nom du membre de l'équipe et accédez à l'onglet Clients .
  2. Cliquez sur le symbole de suppression rouge à l'extrême droite du nom du compte.
  3. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle de confirmation de suppression . Le compte sélectionné est ensuite déplacé vers l'onglet Passé de l'employé.

Qui peut accorder aux employés l'accès aux comptes

Ferme patron et les administrateurs peuvent toujours accorder aux employés des droits d'accès aux comptes. Ils peuvent également donner aux employés la possibilité d'attribuer des clients aux membres de l'équipe. Si vous êtes une entreprise patron ou administrateur et que vous souhaitez qu'un autre membre de l'équipe attribue des comptes, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Équipe et forfaits dans la barre de menu de gauche, accédez à Membres actifs de l'équipe , puis cliquez sur le nom de l'employé.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès , puis activez la bascule Attribuer collègues .

3. Cliquez sur Sauvegarder .

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