CRM (Avancé) : Champs personnalisés

TaxDome fournit tout un ensemble de champs personnalisés, mais vous souhaiterez peut-être également en créer quelques-uns. Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter des détails sur vos comptes et contacts. Quelques exemples de champs personnalisés pour les comptes incluent Adresse , Ville et Type ; tandis que des exemples de champs personnalisés pour les contacts pourraient inclure Anniversaire et Meilleur moment pour appeler .

Un champ personnalisé peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les champs personnalisés .

Couvert ici:

Types de champs personnalisés

Pour créer un champ personnalisé dans TaxDome , vous devez d'abord sélectionner le type. La sélection du type (tel que texte, numéro, URL) permet d'éviter de saisir des données incorrectes dans le champ (par exemple, un e-mail le champ doit être au format exemple@ e-mail .com).

TaxDome les champs personnalisés prennent en charge les types suivants :

  • Texte : ce type de champs personnalisés peut être utilisé pour toute information supplémentaire dont vous avez besoin sur vos clients. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter un champ personnalisé Titre projet ou Pronom . Il prend en charge tous les symboles.
  • Date : ce type est utilisé pour définir des dates. Il prend en charge les formats de date MMM-JJ-AAAA , MMM/JJ/AAAA , MM-JJ-AAAA et MM/JJ/AAAA pour les entreprises américaines. Pour les entreprises non américaines, les formats JJ-MM-AAAA et JJ/MM/AAAA seront appliqués. La date peut être sélectionnée dans le calendrier ou saisie manuellement. En savoir plus sur la modification des formats de date .
  • Dérouler: ce type est utilisé pour sélectionner une ou plusieurs des options disponibles. Vous pouvez ajouter autant d'options que nécessaire. Ces champs personnalisés prennent en charge tous les symboles. Il existe deux sous-types de listes déroulantes :
    • Les listes déroulantes à sélection unique vous permettent de sélectionner une seule option dans la liste.
    • Les listes déroulantes à sélection multiple vous permettent de sélectionner n'importe quel nombre d'options dans la liste. Pour activer les listes déroulantes à sélection multiple, activez Autoriser la sélection multiple .

  • Email : ce type permet d'ajouter e-mail adresses de votre contact - par exemple, un secondaire e-mail adresse telle que professionnelle ou personnelle e-mail . Accès au portail, notifications et e-mail les paramètres de synchronisation peuvent être activés et désactivés pour chacun des contacts e-mail adresses. Il prend en charge les lettres majuscules et minuscules de l'alphabet latin, ainsi que les chiffres et les caractères imprimables (tels que les signes de ponctuation). L'e-mail doit être au format e-mail @example.com . Ce type est disponible uniquement pour les champs personnalisés de contact.
  • Numéro : ce type est utilisé pour ajouter des numéros de téléphone, des numéros de sécurité sociale, des EIN, etc. Il prend en charge les chiffres et les caractères plus, moins, virgule et point (c'est-à-dire "+", "-", "," et ". " ).
  • URL : ce type est utilisé pour ajouter des URL — liens vers des réseaux sociaux, des sites Web, etc. Le lien doit être saisi dans l'un des formats suivants : exemple.com , www.exemple.com ou https://www.exemple. com .
  • Utilisateur : ce type permet de sélectionner un membre de l'équipe. Par exemple, il peut être utilisé pour sélectionner un comptable, un gestionnaire ou un réviseur pour un compte client. Ce type est disponible uniquement pour les champs personnalisés du compte.
conseil

Note! Les membres de l'équipe sélectionnés dans le type d'utilisateur des champs personnalisés doivent avoir accès au compte.

Champs personnalisés du compte

Vous pouvez inclure des détails spécifiques sur un compte en remplissant des champs personnalisés. Dans un compte client, allez dans l'onglet Info , puis cliquez sur le lien Modifier . Sous Informations sur le compte , remplissez les champs personnalisés que vous souhaitez voir ajoutés à la page Détails du compte , cliquez sur Continuer puis sur Sauvegarder .

Ajout de champs personnalisés de compte lors de l'importation

Créez de nouveaux champs personnalisés pour les comptes lors de l'importation de vos données client dans TaxDome :

1. Une fois que vous avez atteint les comptes Map étape Après votre importation, vous constaterez peut-être qu'il n'existe aucun champ personnalisé à associer au nom d'en-tête de colonne que vous avez utilisé dans votre feuille de calcul. Ne t'inquiète pas! Créez un nouveau champ personnalisé en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant.

2. Sous Nom du champ , entrez le nom que vous souhaitez lui donner ; par exemple, Ville , Téléphone ou Site Web .

3. Sélectionnez le type de champ et cliquez sur Sauvegarder .

Une fois l'importation terminée, le nouveau champ personnalisé sera disponible pour tous vos comptes.

Ajout de champs personnalisés de compte à partir de modèles

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés de compte quand vous le souhaitez depuis vos paramètres :

1. Accédez à Modèles > Champs personnalisés dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur + Ajouter un champ .

2. Saisissez un nom pour le champ (par exemple, SIRET , NIR ou Meilleur moment pour appeler )

3. Sélectionnez le type de champ, puis cliquez sur Sauvegarder .

Remplissez le nouveau champ personnalisé en vous rendant sur la page Créer un compte client ou dans l'onglet Info du compte.

Ajouter des champs personnalisés à partir d'un profil client

Dans un compte client, accédez à l'onglet Informations , cliquez sur Modifier , puis cliquez sur les trois points à droite des informations sur le compte et sélectionnez Ajouter un champ personnalisé au compte . Remplissez le nom de votre nouveau champ personnalisé, sélectionnez le type, puis cliquez sur Sauvegarder .

 Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés lors de la création d'un nouveau compte.

Ajout de champs personnalisés pour les comptes existants

Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés à tous vos comptes existants, procédez comme suit :

1. Tout d’abord, exportez tous vos comptes. Pour ce faire, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, cliquez sur les trois points à droite de la barre de recherche et sélectionnez Exporter les comptes . Vous recevrez un e-mail avec un fichier zip ci-joint avec tous vos comptes.

2. Ouvrez le fichier CSV et supprimez toutes les colonnes de la feuille de calcul à l'exception de la colonne du nom du compte. Ajoutez des colonnes pour les champs personnalisés que vous souhaitez ajouter et remplissez les données.

conseil

Conseil! Pour éviter de perdre vos données, assurez-vous que le format des valeurs dans les cellules correspond aux formats autorisés pour chaque type de champ personnalisé.

3. Sauvegarder votre feuille de calcul sous forme de fichier CSV.

4. Téléchargez la feuille de calcul sur TaxDome en cliquant sur le bouton Importer sur la page Clients > Comptes .

5. Mappez les champs du compte . Créez les champs personnalisés correspondants dans TaxDome en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant. En savoir plus sur l'ajout de champs personnalisés de compte lors de l'importation .

6. Ignorez les autres étapes et cliquez sur la dernière étape, Démarrer l'importation . Aucun nouveau compte ne sera créé. Au lieu de cela, les nouveaux champs personnalisés seront ajoutés à vos comptes existants.

Contacter les champs personnalisés

Les champs personnalisés de contact vous permettent d'ajouter des détails sur vos contacts. Vous pouvez inclure des détails spécifiques sur un compte en remplissant des champs personnalisés. Sur la page Clients > Contacts , cliquez sur le nom du contact. Sous Informations de contact , remplissez les champs personnalisés que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Sauvegarder .

Vous pouvez également modifier les coordonnées en cliquant sur le nom du contact sur la page Informations du compte client.

conseil

Conseil! Les adresses e-mail saisies dans les champs personnalisés apparaîtront dans une recherche de contact .

Ajouter des champs de contact lors de l'importation

Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à vos contacts lorsque vous importez vos données client dans TaxDome :

1. Une fois que vous avez atteint la carte des contacts étape Après votre importation, vous remarquerez peut-être qu'il n'y a pas de nom de propriété de contact à associer avec un nom d'en-tête de colonne que vous avez utilisé sur votre feuille de calcul. Ne t'inquiète pas! Créez un nouveau nom de propriété de contact ou un champ personnalisé en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant.

2. Sous Nom du champ , entrez le nom que vous souhaitez lui donner ; par exemple, Téléphone , Date de naissance ou Email .

3. Sélectionnez le type de champ et cliquez sur Sauvegarder .

Une fois l'importation terminée, le nouveau champ personnalisé sera disponible pour tous vos contacts.

Ajout de champs personnalisés de contact à partir de modèles

Ajoutez de nouveaux champs personnalisés à vos contacts quand vous le souhaitez :

1. Accédez à Modèles > Champs personnalisés dans la barre de menu de gauche, puis ouvrez l'onglet Contacts et cliquez sur + Ajouter un champ.


2. Saisissez un nom pour le nouveau champ personnalisé sous Nom du champ — par exemple, Anniversaire , SIRET , NIR ou Meilleure heure pour appeler.

3. Sélectionnez le type de champ et cliquez sur Sauvegarder .


Une fois que vous aurez créé le nouveau champ personnalisé, il sera disponible pour tous vos contacts.

Ajout de champs personnalisés pour les contacts existants

Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés à tous vos contacts existants, procédez comme suit :

1. Tout d'abord, exportez tous vos contacts : accédez à Clients > Contacts dans la barre de menu de gauche et cliquez sur Exporter les contacts . Vous recevrez alors un e-mail avec un fichier zip ci-joint de vos contacts.

2. Ouvrez le fichier CSV et supprimez toutes les colonnes de la feuille de calcul à l'exception de la colonne du nom du contact. Ajoutez des colonnes pour les champs personnalisés que vous souhaitez créer, puis remplissez les données.

conseil

Conseil! Pour éviter de perdre vos données, assurez-vous que le format des valeurs dans les cellules correspond aux formats autorisés pour chaque type de champ personnalisé.

3. Sauvegarder la feuille de calcul sous forme de fichier CSV.

4. Pour télécharger la feuille de calcul vers TaxDome , accédez à Clients > Contacts dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Importer

5. Ignorez les étapes pour mapper les champs de contact. Créez les champs personnalisés correspondants dans TaxDome en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant. En savoir plus sur l'ajout de champs de contact lors de l'importation .

6. Cliquez sur Continuer , puis sur Démarrer l'importation à la dernière étape.

7. Cliquez sur Fusionner les doublons pour ajouter les nouvelles données à vos contacts existants.

Modification/suppression de champs personnalisés

Cette section a été déplacée ici .

Recherche de contenu de champ personnalisé

Cette section a été déplacée ici .

Utiliser des champs personnalisés comme shortcodes

Cette section a été déplacée ici .

Utilisation des champs personnalisés du compte dans les factures PDF

Cette section a été déplacée ici .

Utilisation des champs personnalisés de contact lors de la demande IRS transcriptions

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