Utiliser des champs personnalisés

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur la gestion des champs personnalisés : comment les mettre à jour pour les comptes clients, rechercher par leur contenu et utiliser les champs personnalisés dans différentes sections du portail. shortcodes .

Mettre à jour les champs personnalisés

Once you have  created custom fields, they are already added to every client account. You can manually fill them out from the client’s profile or in bulk by using the Import tool. You can also use organizer answers to transfer the obtained data to accounts/contacts . 

À partir du profil d'un client

Pour mettre à jour un champ personnalisé de compte à partir du profil d'un client :

1. Open the client profile and switch to the Info tab. In the Account info section, click Edit.

2. Mettez à jour les valeurs des champs personnalisés, cliquez sur Continuer , puis sur Sauvegarder .

Pour mettre à jour un champ personnalisé de contact :

1. Que ce soit depuis le profil d'un client ou depuis la page Contacts , ouvrez la barre latérale des contacts.

2. Mettez à jour les valeurs des champs personnalisés et cliquez sur Sauvegarder .

En masse

Pour mettre à jour ou remplir plusieurs valeurs de champs personnalisés à la fois :

1. Export accounts or contacts for which you need to update custom fields.

2. Dans la feuille de calcul contenant les données exportées, supprimez toutes les colonnes à l’exception de celles contenant des noms de compte ou de contact.

3. Ajoutez des colonnes pour les champs personnalisés dont vous avez besoin, remplissez les données et enregistrez le fichier CSV.

Conseil

Pour éviter de perdre vos données, assurez-vous que le format des valeurs dans les cellules correspond aux formats autorisés pour chaque type de champ personnalisé.

4. Use the CSV file to import accounts or contacts to TaxDome. Map added columns to custom fields in TaxDome or create new custom fields to map these columns to. 

5. Ignorez toutes les autres étapes d'importation. Une fois l'importation terminée :

• Pour les comptes : les comptes en double ne sont pas créés. Les champs personnalisés des comptes existants sont mis à jour.

• Pour les contacts : des doublons sont créés. Pour inclure les valeurs des champs personnalisés des contacts existants, accédez à « Clients » > « Contacts » dans le menu latéral, cliquez sur les trois points en haut à droite, puis sur « Fusionner les doublons » .

Recherche par contenu de champ personnalisé

Vous pouvez rechercher un contenu de champ personnalisé de contact ou de compte spécifique à l'aide d'un mot-clé :

• Type in the search field within the Clients > Contacts or Clients > Accounts pages. Press enter on your keyboard to view your search results. Click the X in the search field to clear it.

• Cliquez sur le bouton de recherche en haut de n’importe quelle page, saisissez votre recherche dans le champ de recherche, puis examinez les résultats dans les onglets Comptes et Contacts .

Note

You can’t search for custom fields of the date type. Read more about custom field types .

Utiliser des champs personnalisés

Custom CRM fields not only allow you to store and display unique data tailored to your business needs. They can be used as shortcodes throughout the system, included in PDF invoices , or referenced when requesting IRS transcripts.

Comme shortcodes

Custom fields are used as shortcodes , or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number when communicating with clients or working on jobs for them. It’s extremely useful when using templates and/or sending emails, messages, invoices etc. in bulk.

Dans le tableau ci-dessous, découvrez où utiliser les champs personnalisés de compte et de contact comme shortcodes :

Conseil

Pour vos clients individuels, nous vous recommandons d'ajouter le prénom, le nom et l'adresse de chaque client comme champs personnalisés lors de l'importation. Cela permettra d'utiliser ces informations comme shortcodes dans les modèles de messages et de propositions où les champs de contact ne sont pas pris en charge.

Par exemple, si vous utilisez le champ personnalisé Paiement d'impôt estimé dans un e-mail modèle, le destinataire recevra un e-mail avec leur paiement d'impôt estimé (si ce champ personnalisé a été rempli dans leurs coordonnées).

En demandant IRS transcriptions

You can use contact custom fields to simplify requesting IRS transcripts . Once you have custom fields added to contacts and filled in, this info can automatically be transferred to the corresponding fields when you request transcripts. 

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