Champs personnalisés (avancés) : mise à jour, recherche, modes d'utilisation

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur la gestion des champs personnalisés : comment les mettre à jour pour les comptes clients, rechercher par leur contenu et utiliser les champs personnalisés dans différentes sections du portail. shortcodes .

Mettre à jour les champs personnalisés

Une fois que vous avez créé des champs personnalisés, ils sont déjà ajoutés à chaque compte client. Vous pouvez les remplir manuellement à partir du profil du client ou en masse à l'aide de l'outil d'importation . Vous pouvez également utiliser questionnaire réponses pour transférer les données obtenues vers les comptes/contacts . 

À partir du profil d'un client

Pour mettre à jour un champ personnalisé de compte à partir du profil d'un client :

1. Ouvrez le profil client et accédez à l'onglet Informations . Dans la section Détails du compte , cliquez sur Modifier .

2. Mettez à jour les valeurs des champs personnalisés, cliquez sur Continuer , puis sur Sauvegarder .

Pour mettre à jour un champ personnalisé de contact :

1. Soit depuis le profil d'un client, soit depuis la page Contacts , ouvrez la barre latérale des contacts.

2. Mettez à jour les valeurs des champs personnalisés et cliquez sur Sauvegarder .

En masse

Pour mettre à jour ou remplir plusieurs valeurs de champs personnalisés à la fois :

1. Exportez les comptes ou les contacts pour lesquels vous devez mettre à jour des champs personnalisés.

2. Dans la feuille de calcul contenant les données exportées, supprimez toutes les colonnes à l’exception de celles contenant des noms de compte ou de contact.

3. Ajoutez des colonnes pour les champs personnalisés dont vous avez besoin, remplissez les données et enregistrez le fichier CSV.

Conseil! Pour éviter de perdre vos données, assurez-vous que le format des valeurs dans les cellules correspond aux formats autorisés pour chaque type de champ personnalisé.

4. Utilisez le fichier CSV pour importer des comptes ou des contacts dans TaxDome . Mapper les colonnes ajoutées aux champs personnalisés dans TaxDome ou créez de nouveaux champs personnalisés pour mapper ces colonnes. 

5. Ignorez toutes les autres étapes d'importation. Une fois l'importation terminée :

• Pour les comptes : les comptes en double ne sont pas créés. Les champs personnalisés des comptes existants sont mis à jour.
• Pour les contacts : des contacts en double sont créés. Pour inclure les valeurs des champs personnalisés pour les contacts existants, accédez à Clients > Contacts dans le menu latéral, cliquez sur les trois points en haut à droite, puis cliquez sur Fusionner les doublons .

Recherche par contenu de champ personnalisé

Vous pouvez rechercher un contenu de champ personnalisé de contact ou de compte spécifique à l'aide d'un mot-clé :

• Tapez la recherche dans les pages Clients > Contacts ou Clients > Comptes . Appuyez sur Entrée sur votre clavier pour afficher les résultats de votre recherche. Cliquez sur le x dans la recherche champ pour l’effacer.
• Cliquez sur la recherche en haut de n'importe quelle page, tapez dans le champ de recherche, puis examinez les résultats dans les onglets Comptes et Contacts .

Note! Vous ne pouvez pas rechercher des champs personnalisés de type Utilisateur et Date . En savoir plus sur les types de champs personnalisés .

Utiliser des champs personnalisés

Coutume CRM Les champs vous permettent non seulement de stocker et d'afficher des données uniques adaptées aux besoins de votre entreprise. Ils peuvent être utilisés comme shortcodes dans tout le système, inclus dans les factures PDF ou référencés lors de la demande IRS transcriptions.

Comme shortcodes

Custom fields are used as shortcodes, or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number when communicating with clients or working on jobs for them. It's extremely useful when using templates and/or sending emails, messages, invoices etc. in bulk.

Dans le tableau ci-dessous, découvrez où utiliser les champs personnalisés de compte et de contact comme shortcodes :

Conseil! Pour vos clients individuels, nous vous recommandons d'ajouter le prénom, le nom et l'adresse de chaque client comme champs personnalisés du compte lors de l'importation . Cela permettra d'utiliser ces informations comme shortcodes dans les modèles de message et de proposition où les champs de contact ne sont pas pris en charge.

Par exemple, si vous utilisez le champ personnalisé Paiement de taxe estimé dans un e-mail modèle, le destinataire recevra un e-mail avec leur paiement d'impôt estimé (si ce champ personnalisé a été rempli dans leurs coordonnées).

En demandant IRS transcriptions

You can use contact custom fields to simplify requesting IRS transcripts. Once you have custom fields added to contacts and filled in, this info can automatically be transferred to the corresponding fields when you request transcripts.