Champs personnalisés (avancés) : modification, recherche, façons d'utiliser

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur la gestion des champs personnalisés : comment les modifier, les rechercher, utiliser les champs personnalisés dans différentes sections du portail et les supprimer.

Couvert ici:

• Modification et suppression de champs personnalisés
• Modification du type de champ personnalisé
• Recherche de contenu de champ personnalisé
• Using custom fields as shortcodes
• Utilisation des champs personnalisés du compte dans les factures PDF
• Utilisation des champs personnalisés de contact lors de la demande IRS transcriptions

Modification et suppression de champs personnalisés

Vous pouvez toujours gérer les champs personnalisés que vous avez créés. Accédez à Modèles > Champs personnalisés dans la barre de menu de gauche, puis choisissez Contacts ou Comptes .

• Éditer: Cliquez sur l'icône en forme de crayon à l'extrême droite du champ que vous souhaitez modifier, apportez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder.
  • Lorsque vous modifiez un champ personnalisé de type déroulant , vous pouvez modifier l'ordre des options en cliquant et en maintenant l'icône à six points à gauche du nom de l'option ; pour ajouter plus d'options, cliquez sur Ajouter une option , pour en supprimer, cliquez sur l'icône de la corbeille à l'extrême droite du nom de l'option.
• Pour modifier l'ordre : Cliquez et maintenez l'icône à six points à l'extrême gauche du champ, faites-la glisser, puis cliquez sur Sauvegarder .
• Pour supprimer : Cliquez sur l'icône poubelle à l'extrême droite du champ que vous souhaitez supprimer, puis validez. Une fois un champ supprimé, il ne sera plus disponible dans vos contacts ou comptes. Cela affecte également tous les modèles dans lesquels le champ personnalisé a été utilisé comme shortcode.

Note! Vous ne pouvez pas modifier le type de champ après sa création. Si vous souhaitez modifier le type de champ, supprimez le champ personnalisé et créez-en un nouveau avec un autre type de champ.

Modification du type de champ personnalisé

Si vous souhaitez modifier le type de champ personnalisé pour tous vos comptes existants, procédez comme suit :

1. Tout d’abord, exportez tous vos comptes. Pour ce faire, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, cliquez sur trois points à droite de la barre de recherche et sélectionnez Exporter les comptes . Vous recevrez un e-mail avec un fichier CSV zip ci-joint avec tous vos comptes.

2. Téléchargez à nouveau la feuille de calcul sur TaxDome en cliquant sur le bouton Importer sur la page Clients .

3. Mappez les champs du compte . Créez les champs personnalisés correspondants dans TaxDome en sélectionnant le champ Nouveau dans le menu déroulant et en sélectionnant le nouveau type du champ. En savoir plus sur l'ajout de champs personnalisés de compte lors de l'importation .

4. Ignorez l' étape 3 (Paramètres) et mappez les champs des contacts. Créez les champs personnalisés correspondants dans TaxDome en sélectionnant Nouveau champ dans le menu déroulant et en sélectionnant le nouveau type de champ. En savoir plus sur l'ajout de champs de contact lors de l'importation .

5. Cliquez sur Continuer , puis sur Démarrer l'importation à la dernière étape. Aucun nouveau compte ne sera créé. Au lieu de cela, les nouveaux champs personnalisés seront ajoutés à vos comptes existants.

6. Sur la page Comptes > Contacts , cliquez sur Fusionner les doublons pour ajouter les nouvelles données à vos contacts existants.

Recherche de contenu de champ personnalisé

Vous pouvez rechercher le contenu d'un champ personnalisé de contact ou de compte spécifique en utilisant un mot-clé dans le champ de recherche coulissant sur la gauche :

• Tapez la recherche dans les pages Clients > Contacts ou Clients > Comptes . Appuyez sur Entrée sur votre clavier pour afficher les résultats de votre recherche. Cliquez sur le x dans la recherche champ pour l’effacer.
• Cliquez sur la recherche en haut à gauche de n'importe quelle page, saisissez dans le champ de recherche, puis examinez les résultats dans les onglets Comptes et Contacts .

Note! Vous ne pouvez pas rechercher des champs personnalisés de type Utilisateur et Date . En savoir plus sur les types de champs personnalisés .

Using custom fields as shortcodes

Custom fields are also used as shortcodes, or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number. In the chart below, find out where to use account and contact custom fields as shortcodes:

Tip! For your individual clients, we recommend adding each client's first name, last name and address as account custom fields during import. This will allow using this info as shortcodes in message and proposal templates where contact fields are not supported.

Par exemple, si vous utilisez le champ personnalisé Paiement de taxe estimé dans un e-mail modèle, le destinataire recevra un e-mail avec leur paiement d'impôt estimé (si ce champ personnalisé a été rempli dans leurs coordonnées).

Utilisation des champs personnalisés du compte dans les factures PDF

Vous pouvez avoir des champs personnalisés de compte dans les factures PDF . 

Accédez à Paramètres > Facture dans la barre de menu de gauche. Dans la section Personnalisation des factures , activez les champs personnalisés du compte que vous souhaitez inclure dans vos factures PDF, puis cliquez sur Sauvegarder . Cliquez sur Afficher plus pour voir tous les champs personnalisés de compte disponibles.

Note! Par défaut, tous les champs personnalisés nouvellement ajoutés sont désactivés pour les factures PDF.

Utilisation des champs personnalisés de contact lors de la demande IRS transcriptions

You can use contact custom fields to simplify requesting IRS transcripts. Once you have custom fields added to contacts and filled in, this info can automatically be transferred to the corresponding fields when you request transcripts.