Signatures électroniques : Dépannage

Ici, nous fournirons des solutions aux problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation de notre fonction de signatures, garantissant une expérience transparente pour vous et vos clients.

Je ne peux pas demander de signature

Si vous ne parvenez pas à demander la signature d'un client, c'est probablement parce que vous avez téléchargé un document dans un dossier dont le niveau d'accès est incorrect. Pour résoudre ce problème, suivez les étapes suivantes :

• Accédez à l'onglet Documents du client sélectionné.

• Localisez le document pour lequel vous souhaitez demander une signature.

• Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite et choisissez Déplacer .

• Sélectionnez un dossier avec le Le client peut voir accédez et cliquez Se déplacer.

• Une fois que vous avez déplacé le document vers le dossier approprié, recherchez-le là, cliquez à nouveau sur les trois points et sélectionnez Demander une signature .

Désormais, vous pouvez facilement résoudre le problème de l’impossibilité de demander la signature d’un client. 

Je ne trouve pas de contact dans la liste des signataires

Si vous ne voyez pas le contact spécifique dans la liste des signataires lorsque vous demandez une signature, cela peut simplement signifier que le contact n'est pas lié au compte.

Pour résoudre ce problème :

• Si ce contact est ajouté à TaxDome Accédez à Clients > Contacts et associez-le au compte . Le contact apparaîtra alors dans la liste des signataires .

• Si ce contact n'est pas ajouté à TaxDome , vous pouvez l'ajouter immédiatement lors de la demande de signature.

Le champ de signature n'apparaît pas pour un des contacts (pour un compte couple marié)

Lorsque les conjoints partagent un ordinateur pour accéder TaxDome et sauver leur connexion Concernant les identifiants, il est essentiel de gérer correctement les signatures des documents afin d'éviter toute confusion. En général, on ajoute un champ de signature pour chaque contact et on envoie les documents en conséquence. Cependant, un problème fréquent survient lorsqu'un conjoint se connecte avec les identifiants enregistrés de l'autre, signe le document et l'enregistre. Lorsque l'autre conjoint tente de se connecter, il ne voit pas le champ de signature, ce qui crée une confusion. Pour vérifier l'état de la signature, procédez comme suit :

• Aller chez le client TaxDome compte et cliquez sur l'onglet Docs .

• Sélectionnez le sous-onglet Signatures .

• Passez votre souris sur le statut du document pour voir lequel e-mail l'adresse a été utilisée pour la signature et qui est toujours en attente.

• Si l’un des conjoints a déjà signé le document en utilisant son e-mail adresse, celle de l'autre conjoint e-mail l'adresse apparaîtra comme En attente .

Dans ce cas, le client ne pourra pas ajouter sa signature, car le champ de signature est déjà rempli. Vous pouvez lui demander de se connecter au compte approprié et de signer ses champs, ou de recommencer le processus de signature depuis le début.

Impossible de demander une signature pour l'un des contacts lors du dépôt d'une déclaration conjointe

Si vos clients déposent une déclaration conjointe en tant que couple marié, vous pourriez être confronté à une situation où vous souhaitez demander leurs signatures, mais n'en voyez qu'une seule dans la liste des signataires .

Cela se produit lorsque l'un des signataires n'est pas ajouté comme contact au portail ou que son contact n'est pas lié au compte. Pour résoudre ce problème :

• Si ce contact est ajouté à TaxDome Accédez à Clients > Contacts et associez-le au compte . Le contact apparaîtra alors dans la liste des signataires .

• Si ce contact n'est pas ajouté à TaxDome Vous pouvez l'ajouter immédiatement lors de la demande de signature. Vous pouvez également leur envoyer une demande de signature par e-mail , sans les ajouter à vos contacts.

L'un des conjoints n'a pas e-mail adresse pour signer électroniquement les déclarations conjointes

Si un seul conjoint a un e-mail Les deux parties doivent signer une déclaration conjointe, et l'adressage supplémentaire offre une solution simple. Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'adressage supplémentaire pour les signatures électroniques, consultez cet article .

J'ai besoin que l'un des contacts signe à nouveau le document

Imaginons que vous remplissez une déclaration conjointe pour un couple marié. Ils ont tous deux signé le document que vous leur avez envoyé. Cependant, vous n'êtes pas satisfait de la qualité de l'une des signatures. Dans ce cas, vous ne pouvez pas simplement demander à nouveau les signatures pour ce document, car il est déjà signé par les deux parties ; il est en version finale.

Pour résoudre ce problème, vous devez remplacer le document initialement signé par sa copie sans signature. Les deux contacts devront signer à nouveau ce document. Alors, rappelez-leur de faire attention. 

Si le problème n'est pas lié à la qualité de la signature mais à l'échec KBA , lisez la section correspondante de l'article .

« Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni. »

Si vos clients rencontrent le message d'erreur : « Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni », cela signifie que notre KBA Le fournisseur n'a pas pu recueillir suffisamment de données auprès des bureaux de crédit ou des registres publics pour créer l'ensemble requis de cinq questions basées sur le NIR Vous avez fourni ces informations. Cela se produit généralement lorsque l'activité financière de vos clients n'est pas suffisamment importante aux yeux du public pour justifier le questionnaire de vérification.

À ce jour, il n'existe aucune solution directe à ce problème. Pour fournir une signature électronique conforme à distance, les clients peuvent suivre les étapes suivantes :

• Imprimez les formulaires requis.

• Signez les formulaires imprimés à la main.

• Numérisez les formulaires signés et réintégrez-les dans le système.

Ce processus leur permet d'apporter leur signature tout en respectant les normes de conformité nécessaires, malgré les NIR erreur de vérification.

Comment quelqu’un signe-t-il un document en tant que POA pour un client ?

En cas de décès ou d'incapacité du client, vous pouvez établir une procuration pour signer un document en son nom. Pour ce faire, demandez une signature et ajoutez le mandataire comme signataire en utilisant son adresse e-mail . Si vous avez besoin qu'il agisse plus fréquemment pour le compte de votre client, veuillez l'ajouter à vos contacts.

1. Ajoutez le mandataire comme contact dans le compte client.

2. Assurez-vous que le pouvoir de signature est activé pour ce contact.

Accès à l'équipe de soutien aux subventions

Avant de contacter l'équipe d'assistance, accordez-lui à l'avance l'accès au portail Web afin qu'elle puisse effectuer certaines actions comme s'il s'agissait des propriétaires de votre entreprise. Cela permet à l'équipe d'assistance de résoudre rapidement les problèmes en effectuant des actions en votre nom, ce qui vous fait gagner du temps et garantit un dépannage efficace.

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

2. Dans la section Accès éditeur , activez l'option Autoriser l'équipe d'assistance à se connecter avec des autorisations de type patron .

3. (Facultatif) Définissez la durée de validité de cette autorisation. Par défaut, l'accès est accordé pour un mois, mais vous pouvez l'augmenter ou le réduire. 

4. Cliquez sur Sauvegarder .