Signatures : dépannage

Ici, nous fournirons des solutions aux problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation de notre fonctionnalité de signatures, garantissant ainsi une expérience transparente pour vous et vos clients.

Couvert ici: 

Je ne peux pas demander de signature

Si jamais vous ne parvenez pas à demander une signature à un client, c'est probablement parce que vous avez téléchargé un document dans le dossier avec un niveau d'accès incorrect. Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

  1. Accédez à l'onglet Documents du client sélectionné.
  2. Localisez le document pour lequel vous souhaitez demander une signature.
  3. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite et choisissez Déplacer .
  4. Sélectionnez un dossier avec le Le client peut voir accédez et cliquez Se déplacer.
  5. Une fois que vous avez déplacé le document vers le dossier approprié, recherchez-le là, cliquez à nouveau sur les trois points et sélectionnez Demander une signature .

Désormais, vous pouvez facilement résoudre le problème de l’impossibilité de demander la signature d’un client. 

Je ne trouve pas de contact dans la liste des signataires

Si vous ne voyez pas le contact spécifique dans la liste des signataires lorsque vous demandez une signature, cela peut seulement signifier que le contact n'est pas lié au compte.

Pour résoudre ce problème :

  • Si ce contact est ajouté à TaxDome , allez dans Clients > Contacts et liez-le au compte . Le contact apparaîtra alors dans la liste des signataires .
  • Si ce contact n'est pas ajouté à TaxDome , vous pouvez l'ajouter immédiatement lors de la demande de signature.

Le champ de signature n'apparaît pas pour un des contacts (pour un compte couple marié)

Lorsque les conjoints partagent un ordinateur pour accéder TaxDome et sauvez leur connexion informations d’identification, il est essentiel de gérer correctement les signatures des documents pour éviter toute confusion. En règle générale, vous ajoutez un champ de signature pour chaque contact et envoyez des documents en conséquence. Cependant, un problème courant survient lorsqu'un conjoint se connecte avec les informations d'identification enregistrées de l'autre, signe le document et l'enregistre. Lorsque l'autre conjoint essaie de se connecter, il ne voit pas le champ de signature, ce qui crée une confusion.

Pour vérifier l'état de la signature, procédez comme suit :

  1. Aller chez le client TaxDome compte et cliquez sur l'onglet Docs .
  2. Sélectionnez le sous-onglet Signatures .
  3. Passez votre souris sur le statut du document pour voir lequel e-mail l'adresse a été utilisée pour la signature et qui est toujours en attente.
  4. Si l'un des conjoints a déjà signé le document en utilisant son e-mail l'adresse, celle de l'autre conjoint e-mail l'adresse apparaîtra comme En attente .

Dans ce cas, le client ne pourra pas ajouter sa signature car le champ de signature est déjà renseigné. Vous pouvez leur dire de se connecter au bon compte et de signer leurs champs ou de recommencer le processus de signature depuis le début.

Impossible de demander la signature d'un des contacts lors du dépôt d'une déclaration conjointe

Si vos clients déposent une déclaration conjointe en tant que couple marié, vous pouvez vous retrouver dans une situation où vous souhaitez demander leurs signatures, mais n'en voyez qu'une seule dans la liste des signataires. liste.

Cela se produit parce que l’un des signataires n’est pas ajouté en tant que contact au portail ou que son contact n’est pas lié au compte.

Pour résoudre ce problème :

  • Si ce contact est ajouté à TaxDome , allez dans Clients > Contacts et liez-le au compte . Le contact apparaîtra alors dans la liste des signataires .
  • Si ce contact n'est pas ajouté à TaxDome , vous pouvez l'ajouter immédiatement lors de la demande de signature. Vous pouvez également leur envoyer une demande de signature par e-mail , sans les ajouter comme contact.

L'un des conjoints n'a pas e-mail adresse pour signer électroniquement les déclarations conjointes

Si un seul des conjoints a un e-mail et vous avez besoin des deux pour signer une déclaration conjointe, il existe une solution simple pour les utilisateurs de Gmail. Gmail vous permet de modifier le e-mail afin que les deux demandes de signature soient envoyées dans la même boîte de réception. Ajoutez simplement « +1 » (ou tout autre mot ou chiffre) après la partie principale de la e-mail , comme ceci : johndoe+1@gmail.com . Entrez ceci comme deuxième e-mail adresse dans le portail Web, ainsi que l'adresse principale. De cette façon, le conjoint avec le e-mail recevra les deux demandes de signature.

1. Cliquez sur Ajouter un signataire lorsque vous remplissez la signature électronique pour les déclarations conjointes et sélectionnez Nouveau signataire .

2. Ajoutez un signataire. Spécifiez le deuxième e-mail adresse (par exemple, johndoe+1@gmail.com ) et cliquez sur Confirmer .

De cette façon, votre client recevra la lettre dans le même courrier et l’autre conjoint pourra signer à partir de là, ce qui permettra d’obtenir rapidement et facilement les deux signatures.

J'ai besoin que l'un des contacts signe à nouveau le document

Disons que vous produisez une déclaration conjointe pour un couple marié. Ils ont tous deux signé le document que vous leur avez envoyé. Cependant, vous n'êtes pas satisfait de la qualité d'une des signatures. Dans ce cas, vous ne pouvez pas simplement demander à nouveau les signatures de ce document car le document est déjà signé des deux côtés, il est dans l'état final.

Pour résoudre ce problème, vous devez remplacer le document initialement signé par sa copie sans signature. Les deux contacts devront signer à nouveau ce document. Alors, rappelez-leur de faire attention. 

Si le problème n'est pas lié à la qualité de la signature mais à l'échec KBA , lisez la section article correspondante .

"Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité grâce au numéro de sécurité sociale fourni"

Si vos clients rencontrent le message d'erreur : " Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni ", cela signifie que notre KBA Le fournisseur n'a pas pu rassembler suffisamment de données auprès des agences d'évaluation du crédit ou des dossiers publics pour créer l'ensemble requis de cinq questions basées sur le NIR vous avez fourni. Cela se produit généralement lorsque l'activité financière de vos clients n'a pas été suffisamment importante aux yeux du public pour générer le questionnaire de vérification.

Pour l’instant, il n’existe pas de solution directe à ce problème. Pour fournir une signature électronique conforme à distance, les clients devront peut-être suivre ces étapes :

  1. Imprimez les formulaires requis.
  2. Signez les formulaires imprimés à la main.
  3. Scannez les formulaires signés dans le système.

Ce processus leur permet d'apporter leur signature tout en respectant les normes de conformité nécessaires, malgré les NIR erreur de vérification.

Comment quelqu’un signe-t-il un document en tant que POA pour un client ?

En cas de décès ou d'invalidité du client, vous pouvez établir une procuration pour signer un document au nom de votre client. Pour ce faire, demandez une signature et ajoutez la procuration en tant que signataire en utilisant son adresse e-mail . Si vous avez besoin qu'elle agisse à nouveau pour votre client à l'avenir, veuillez l'ajouter comme contact.

1. Ajoutez le POA en tant que contact dans le compte client.

2. Assurez-vous que l'autorité de signature est activée pour le contact.

Accès à l'équipe de soutien aux subventions

Avant de contacter l'équipe d'assistance, accordez-lui à l'avance l'accès au portail Web afin qu'elle puisse effectuer certaines actions comme s'il s'agissait des propriétaires de votre entreprise. Cela permet à l'équipe d'assistance de résoudre rapidement les problèmes en effectuant des actions en votre nom, ce qui vous fait gagner du temps et garantit un dépannage efficace.

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

2. Dans la section Accès éditeur , activez Autoriser l'équipe d'assistance à se connecter avec des autorisations de type patron .

3. (Facultatif) Définissez la durée de validité de cette autorisation. Par défaut, l'accès est accordé pour un mois, mais vous pouvez l'augmenter ou le diminuer. 

4. Cliquez sur Sauvegarder .

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