E-signatures: Troubleshooting

Ici, nous fournirons des solutions aux problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation de notre fonction de signatures, garantissant une expérience transparente pour vous et vos clients.

Je ne peux pas demander de signature

If you ever find yourself unable to request a signature from a client, it’s likely because you uploaded a document to the folder with an incorrect access level . To resolve this issue, follow these steps:

• Accédez à l'onglet Documents du client sélectionné.

• Localisez le document pour lequel vous souhaitez demander une signature.

• Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite et choisissez Déplacer .

• Sélectionnez un dossier avec le Le client peut voir accédez et cliquez Se déplacer.

• Une fois que vous avez déplacé le document vers le dossier approprié, recherchez-le là, cliquez à nouveau sur les trois points et sélectionnez Demander une signature .

Désormais, vous pouvez facilement résoudre le problème de l’impossibilité de demander la signature d’un client. 

Je ne trouve pas de contact dans la liste des signataires

Si vous ne voyez pas le contact spécifique dans la liste des signataires lorsque vous demandez une signature, cela peut simplement signifier que le contact n'est pas lié au compte.

Pour résoudre ce problème :

• If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account . Then, the contact will appear in the Signers list.

• Si ce contact n'est pas ajouté à TaxDome , vous pouvez l'ajouter immédiatement lors de la demande de signature.

Le champ de signature n'apparaît pas pour un des contacts (pour un compte couple marié)

Lorsque les conjoints partagent un ordinateur pour accéder TaxDome et sauver leur connexion Concernant les identifiants, il est essentiel de gérer correctement les signatures des documents afin d'éviter toute confusion. En général, on ajoute un champ de signature pour chaque contact et on envoie les documents en conséquence. Cependant, un problème fréquent survient lorsqu'un conjoint se connecte avec les identifiants enregistrés de l'autre, signe le document et l'enregistre. Lorsque l'autre conjoint tente de se connecter, il ne voit pas le champ de signature, ce qui crée une confusion. Pour vérifier l'état de la signature, procédez comme suit :

• Aller chez le client TaxDome compte et cliquez sur l'onglet Docs .

• Sélectionnez le sous-onglet Signatures .

• Passez votre souris sur le statut du document pour voir lequel e-mail l'adresse a été utilisée pour la signature et qui est toujours en attente.

• Si l’un des conjoints a déjà signé le document en utilisant son e-mail adresse, celle de l'autre conjoint e-mail l'adresse apparaîtra comme En attente .

Dans ce cas, le client ne pourra pas ajouter sa signature, car le champ de signature est déjà rempli. Vous pouvez lui demander de se connecter au compte approprié et de signer ses champs, ou de recommencer le processus de signature depuis le début.

Impossible de demander une signature pour l'un des contacts lors du dépôt d'une déclaration conjointe

Si vos clients déposent une déclaration conjointe en tant que couple marié, vous pourriez être confronté à une situation où vous souhaitez demander leurs signatures, mais n'en voyez qu'une seule dans la liste des signataires .

Cela se produit lorsque l'un des signataires n'est pas ajouté comme contact au portail ou que son contact n'est pas lié au compte. Pour résoudre ce problème :

• If this contact is added to TaxDome, go to Clients > Contacts and link it to the account . Then, the contact will appear in the Signers list.

• If this contact is not added to TaxDome, you can immediately add it when requesting a signature. You may also send a signature request to them by email , without adding them as a contact.

L'un des conjoints n'a pas e-mail adresse pour signer électroniquement les déclarations conjointes

If only one spouse has an email but both need to sign a joint return, plus addressing provides a simple solution. Learn more about using plus addressing for e-signatures in this article .

J'ai besoin que l'un des contacts signe à nouveau le document

Imaginons que vous remplissez une déclaration conjointe pour un couple marié. Ils ont tous deux signé le document que vous leur avez envoyé. Cependant, vous n'êtes pas satisfait de la qualité de l'une des signatures. Dans ce cas, vous ne pouvez pas simplement demander à nouveau les signatures pour ce document, car il est déjà signé par les deux parties ; il est en version finale.

Pour résoudre ce problème, vous devez remplacer le document initialement signé par sa copie sans signature. Les deux contacts devront signer à nouveau ce document. Alors, rappelez-leur de faire attention. 

If the issue is connected not with the signature quality but with the failed KBA, read the corresponding article section .

« Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni. »

Si vos clients rencontrent le message d'erreur : « Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni », cela signifie que notre KBA Le fournisseur n'a pas pu recueillir suffisamment de données auprès des bureaux de crédit ou des registres publics pour créer l'ensemble requis de cinq questions basées sur le NIR Vous avez fourni ces informations. Cela se produit généralement lorsque l'activité financière de vos clients n'est pas suffisamment importante aux yeux du public pour justifier le questionnaire de vérification.

À ce jour, il n'existe aucune solution directe à ce problème. Pour fournir une signature électronique conforme à distance, les clients peuvent suivre les étapes suivantes :

• Print the required forms.

• Signez les formulaires imprimés à la main.

• Scan the signed forms back into the system.

Ce processus leur permet d'apporter leur signature tout en respectant les normes de conformité nécessaires, malgré les NIR erreur de vérification.

Comment quelqu’un signe-t-il un document en tant que POA pour un client ?

In case of the client’s death or disability, you can make a POA (power of attorney) to sign a document on behalf of your client. To do so, request a signature and add the POA as a signer using their email address . If you need them to act for your client more in the future, please add them as a contact.

1. Add the POA as a contact within the client account.

2. Make sure signatory authority is enabled for the contact.

Accès à l'équipe de soutien aux subventions

Avant de contacter l'équipe d'assistance, accordez-lui à l'avance l'accès au portail Web afin qu'elle puisse effectuer certaines actions comme s'il s'agissait des propriétaires de votre entreprise. Cela permet à l'équipe d'assistance de résoudre rapidement les problèmes en effectuant des actions en votre nom, ce qui vous fait gagner du temps et garantit un dépannage efficace.

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans le menu latéral.

2. Dans la section Accès éditeur , activez l'option Autoriser l'équipe d'assistance à se connecter avec des autorisations de type patron .

3. (Facultatif) Définissez la durée de validité de cette autorisation. Par défaut, l'accès est accordé pour un mois, mais vous pouvez l'augmenter ou le réduire. 

4. Cliquez sur Sauvegarder .