Signatures : dépannage

Ici, nous fournirons des solutions aux problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation de notre fonctionnalité de signatures, garantissant ainsi une expérience transparente pour vous et vos clients.

Couvert ici: 

Je ne peux pas demander de signature

Si jamais vous ne parvenez pas à demander une signature à un client, c'est probablement parce que vous avez téléchargé un document dans le dossier avec un niveau d'accès incorrect. Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

  1. Accédez à l'onglet Documents du client sélectionné.
  2. Localisez le document pour lequel vous souhaitez demander une signature.
  3. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite et choisissez Déplacer .
  4. Sélectionnez un dossier avec le Le client peut voir accédez et cliquez Se déplacer.
  5. Une fois que vous avez déplacé le document vers le dossier approprié, recherchez-le là, cliquez à nouveau sur les trois points et sélectionnez Demander une signature .

Vous pouvez désormais facilement résoudre le problème de l’impossibilité de demander la signature d’un client. 

Je ne trouve pas de contact dans la liste des signataires

Si vous ne voyez pas le contact spécifique dans la liste déroulante Choisir le signataire lors de la demande de signature, ces contacts n'ont pas accès au portail client.

Pour résoudre ce problème, accédez au compte du client. Dans l'onglet Informations , accédez à la section Contacts et activez CONNEXION pour les contacts requis.

Le champ de signature n'apparaît pas pour un des contacts (pour un compte couple marié)

Lorsque les conjoints partagent un ordinateur pour accéder TaxDome et sauvez leur connexion informations d’identification, il est essentiel de gérer correctement les signatures des documents pour éviter toute confusion. En règle générale, vous ajoutez un champ de signature pour chaque contact et envoyez des documents en conséquence. Cependant, un problème courant survient lorsqu'un conjoint se connecte avec les informations d'identification enregistrées de l'autre, signe le document et l'enregistre. Lorsque l'autre conjoint essaie de se connecter, il ne voit pas le champ de signature, ce qui crée une confusion.

Pour vérifier l'état de la signature, procédez comme suit :

  1. Accédez au compte du client dans TaxDome et cliquez sur l'onglet Documents .
  2. Sélectionnez le sous-onglet Signatures .
  3. Passez votre souris sur le statut du document pour voir lequel e-mail l'adresse a été utilisée pour la signature et qui est toujours en attente.
  4. Si l'un des conjoints a déjà signé le document en utilisant son e-mail l'adresse, celle de l'autre conjoint e-mail l'adresse apparaîtra comme En attente .

Dans ce cas, le client ne pourra pas ajouter sa signature car le champ de signature est déjà renseigné. Vous pouvez leur dire de se connecter au bon compte et de signer leurs champs ou de recommencer le processus de signature depuis le début.

Impossible de demander la signature d'un des contacts lors du dépôt d'une déclaration conjointe

Si vos clients produisent une déclaration conjointe en tant que couple marié, vous pouvez rencontrer une situation dans laquelle vous souhaitez demander leurs signatures mais n'en voyez qu'une seule dans la liste déroulante Choisir le signataire .

Cela se produit parce que les signataires ne sont pas des comptes mais des contacts, et chacun de ces contacts doit avoir un e-mail pour vous connecter. Si vos clients ont besoin d’une déclaration commune, ils ont besoin d’un compte mais de plusieurs contacts – plusieurs e-mails. 

Pour résoudre ce problème, accédez au compte du client. Dans l'onglet Informations , accédez à la section Contacts , ajoutez les contacts manquants ou cliquez sur ceux existants et ajoutez leurs e-mails. Une fois cela fait, vous pouvez recommencer à demander des signatures. Vous verrez que les deux conjoints peuvent être sélectionnés dans la liste déroulante Choisir le signataire .

Apprenez-en davantage sur les retours conjoints .

J'ai besoin que l'un des contacts signe à nouveau le document

Disons que vous produisez une déclaration conjointe pour un couple marié. Ils ont tous deux signé le document que vous leur avez envoyé. Cependant, vous n'êtes pas satisfait de la qualité d'une des signatures. Dans ce cas, vous ne pouvez pas simplement demander à nouveau les signatures de ce document car le document est déjà signé des deux côtés, il est dans l'état final.

Pour résoudre ce problème, vous devez remplacer le document initialement signé par sa copie sans signature. Les deux contacts devront signer à nouveau ce document. Alors, rappelez-leur de faire attention. 

If the issue is connected not with the signature quality but with the failed KBA, read the corresponding article section.

"Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité grâce au numéro de sécurité sociale fourni"

If your clients encounter the error message: " Unfortunately, there are no questions available to verify your identity for the social security number provided," it means that our KBA provider couldn't gather enough data from credit bureaus or public records to create the required set of five questions based on the SSN you provided. This typically occurs when your clients' financial activity hasn't been substantial enough in the public eye to generate the verification questionnaire.

Pour l’instant, il n’existe pas de solution directe à ce problème. Pour fournir une signature électronique conforme à distance, les clients devront peut-être suivre ces étapes :

  1. Imprimez les formulaires requis.
  2. Signez les formulaires imprimés à la main.
  3. Scannez les formulaires signés dans le système.

Ce processus leur permet d'apporter leur signature tout en respectant les normes de conformité nécessaires, malgré les NIR erreur de vérification.

Comment quelqu'un signe-t-il un document/une proposition en tant que POA pour un client ?

En cas de décès ou d'invalidité du client, vous pouvez rédiger une procuration (procuration) à signer au nom de votre client. Faire cela:

1. Ajoutez le POA en tant que contact dans le compte client.

2. Assurez-vous que l'autorité de signature est activée pour le contact.

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