CRM (Avancé) : Fusionner les contacts en double

Les contacts sont considérés comme des doublons lorsque vous avez plusieurs contacts avec le même e-mail adresse, numéro de téléphone et nom, et il n'y a aucun champ en conflit entre eux. Si vous vous retrouvez avec des annonces en double, fusionnez-les automatiquement ou manuellement. Si vous fusionnez deux contacts ou plus liés à des comptes différents, le contact résultant sera toujours lié à ces comptes.

Couvert ici:

• Quels contacts sont marqués comme doublons
• Comment mettre à jour au mieux les informations de contact avec des importations supplémentaires
• Comment fusionner automatiquement les contacts en double
• Comment fusionner manuellement les contacts en double

Quels contacts sont marqués comme doublons

Les contacts sont considérés comme des doublons lorsque les champs renseignés contiennent tous les mêmes données. Les contacts sont toujours marqués comme doublons lorsqu'un ou plusieurs ont des champs moins remplis, à condition que toutes les données fournies correspondent.

Dans l'exemple ci-dessous, les deux contacts ne seront pas marqués comme doublons car leurs données ne correspondent pas entièrement.

Contact 1 :

Prénom: Bob
Nom de famille : Smith
Nom du contact : Bob Smith
Téléphone : (555) 555-5555

Contact 2 :

Prénom: Bob
Nom de famille : Smith
Nom du contact : Bob Smith
Téléphone : (444) 444-4444

Prénom: MÊME
Nom de famille : SAME
Nom du contact : MÊME
Téléphone : DIFFÉRENT

Dans l'exemple ci-dessous, les deux contacts seraient marqués comme doublons car toutes leurs données disponibles correspondent, même si le premier en contient moins.

Contact 1 :

Prénom: Bob
Dernier : Smith
Nom du contact : Bob Smith
Téléphone : (555) 555-5555

Contact 2 :

Prénom : Bob
Nom de famille : Smith
Nom du contact : Bob Smith
Téléphone : (555) 555-555
Date de naissance : 01/08/1955
Adresse : 123, rue Main.
Téléphone 2 : (995) 222-444
Meilleur moment pour appeler : 20h

Prénom: MÊME
Nom de famille : SAME
Nom du contact : MÊME
Téléphone : MÊME
Date de naissance : MANQUANT POUR LE CONTACT 2
Adresse : MANQUANT POUR LE CONTACT 2
Téléphone 2 : MANQUANT POUR LE CONTACT 2
Meilleur moment pour appeler : MANQUANT POUR LE CONTACT 2

Bien que certaines données soient manquantes pour le contact 2, toutes ses données disponibles correspondent au contact 1, elles sont donc signalées comme doublons.

Comment mettre à jour au mieux les informations de contact avec des importations supplémentaires

Si vous souhaitez mettre à jour vos coordonnées avec une nouvelle importation, suivez ces directives :

1. Exportez vos contacts existants. Pour les applications couramment utilisées, trouvez les détails ici .
2. Ajoutez des colonnes supplémentaires à votre feuille de calcul pour les informations que vous souhaitez inclure (par exemple, Date de naissance , Adresse , Téléphone 2 ou Meilleure heure pour appeler ).
3. Ne modifiez pas les colonnes existantes. Voir quels contacts sont marqués comme doublons ci-dessus pour voir quels contacts ne seront pas fusionnés.
4. Importez vos contacts comme décrit ici . Mappez les champs exactement comme vous le faisiez auparavant, et ajoutez les nouveaux.
5. Lorsque vous arrivez à l'étape de liaison des comptes, ne sélectionnez aucun champ si vous ne souhaitez pas lier les contacts aux comptes.
6. Une fois l'importation terminée, vous verrez un rapport sur les doublons.
7. Cliquez sur le bouton FUSIONNER LES DUPLICATS .
8. Si les nouveaux contacts sont exactement les mêmes que les anciens contacts, mais avec des champs supplémentaires ajoutés, ils fusionneront avec succès.

Comment fusionner automatiquement les contacts en double

Pour les fusionner tous en même temps :

Accédez à la section Clients , ouvrez l'onglet Contacts , puis cliquez sur le bouton FUSIONNER LES DUPLICATS . Le bouton MERGE DUPLICATES s’affichera uniquement si TaxDome a trouvé des doublons (vos contacts sont analysés toutes les heures pour détecter les doublons).

Pour les fusionner un par un :

1. Allez dans Clients , ouvrez l'onglet Contacts , puis cliquez sur le nom d'un contact dans la liste. Si TaxDome trouve une liste en double pour un contact, une section Doublons s'affiche en bas de la fenêtre coulissante de droite.

2. Cliquez sur l'icône de flèche entre crochets à droite du nom du doublon pour le fusionner. Tous les champs d'une liste en double sont copiés vers le contact principal et le champ supplémentaire est supprimé.

Attention! Lors de la fusion de cette manière, les doublons ne devraient pas avoir de champs en conflit, sinon vous perdrez des données.

Comment fusionner manuellement les contacts en double

Si vos contacts ont des champs en conflit, mais que vous les considérez toujours comme des doublons, fusionnez-les manuellement.

Note:

• Si certains des champs correspondants des doublons contiennent des données, sélectionnez les données que vous souhaitez conserver pour le contact résultant.
• Si les champs correspondants des doublons contiennent des données différentes, sélectionnez les données que vous souhaitez conserver pour le contact résultant.
  
  Par exemple : Il existe trois contacts pour la même personne. Dans le champ Prénom , le premier indique « Mike » ; le second, « Michael » ; et le troisième, « M ». Sélectionnez le prénom que vous préférez pour le contact fusionné résultant. Une fois enregistré, les autres sont supprimés.
• Si l'un des contacts est lié à un ou plusieurs comptes clients, le contact résultant est toujours lié.
• Lors de la fusion de contacts avec des valeurs différentes dans les champs personnalisés déroulants à sélection multiple, vous pourrez sélectionner les données à conserver : valeur pour l'un des comptes ou une union de toutes les valeurs.
• Une fois les contacts fusionnés, ils ne peuvent plus être dissociés. Cependant, vous pouvez toujours créer un nouveau contact .

Pour fusionner des contacts manuellement :

1. Accédez à Clients , ouvrez l'onglet Contacts , puis cochez les cases à gauche des contacts que vous souhaitez fusionner.

2. Cliquez sur le lien Fusionner la sélection .

3. Vous verrez les champs pour les informations de contact de la personne. Examinez attentivement chaque champ en cliquant dessus et en sélectionnant les informations que vous souhaitez conserver.

4. Cliquez ensuite sur ENREGISTRER .