Fusionner les contacts en double

Les contacts sont considérés comme des doublons lorsque vous avez plusieurs contacts avec le même e-mail adresse, numéro de téléphone et nom, et il n'y a aucun champ en conflit entre eux. Si vous vous retrouvez avec des annonces en double, fusionnez-les automatiquement ou manuellement. Si vous fusionnez deux contacts ou plus liés à des comptes différents, le contact résultant sera toujours lié à ces comptes.

Note

La fusion des comptes n'est pas disponible ; vous pouvez uniquement fusionner les contacts.

Quels contacts sont signalés comme doublons ?

Deux contacts sont considérés comme des doublons lorsque tous leurs champs renseignés contiennent les mêmes données. Même si l'un d'eux a moins de champs renseignés, il sera tout de même considéré comme un doublon si les données correspondent. Dans l'exemple ci-dessous, les deux contacts ne sont pas signalés comme des doublons car leurs données ne sont pas entièrement identiques :

Dans l'exemple ci-dessous, les deux contacts seraient marqués comme doublons car toutes leurs données disponibles correspondent, même si le premier en a moins.

Comment mettre à jour les informations de contact en utilisant des importations supplémentaires

Lorsque vous importez des contacts à partir d'un fichier CSV, TaxDome Un nouveau contact est créé pour chaque ligne du fichier, même si un contact avec les mêmes informations existe déjà dans votre portail. Par conséquent, l'importation de ces mêmes contacts à nouveau, ou l'importation de données qui chevauchent des contacts existants, créera des doublons.

Exemple : Si vous importez un fichier CSV contenant 10 lignes et que 5 de ces contacts existent déjà dans votre système, vous vous retrouverez avec 5 contacts en double une fois l’importation terminée.

De ce fait, l'importation d'un fichier contenant de nouveaux champs ne met pas à jour directement les contacts existants. Pour mettre à jour les informations de contact tout en évitant les doublons :

1. Exportez vos contacts existants depuis la section Contacts . Pour des instructions détaillées, consultez cet article .

2. Ajoutez à votre feuille de calcul les colonnes supplémentaires que vous souhaitez inclure (par exemple, date de naissance, adresse, deuxième numéro de téléphone ou meilleur moment pour appeler). Ne modifiez pas les colonnes existantes.

3. Importez vos contacts comme décrit dans cet article . Associez les champs exactement comme vous l'avez fait précédemment, et ajoutez les nouveaux.

4. Lorsque vous arrivez à l'étape de liaison des comptes, ne sélectionnez aucun champ si vous ne souhaitez pas lier les contacts aux comptes.

5. Une fois l'importation terminée, accédez à la section Contacts . Cliquez sur le menu à trois points en haut à droite et sélectionnez Fusionner les doublons .

Si les nouveaux contacts sont exactement les mêmes que les anciens contacts, mais avec des champs supplémentaires ajoutés, ils fusionneront avec succès.

Comment fusionner automatiquement les contacts en double

Pour fusionner tous les doublons en une seule fois, accédez à Clients , ouvrez l'onglet Contacts , cliquez sur le menu à trois points en haut à droite et sélectionnez Fusionner les doublons . Le bouton apparaît uniquement lorsque TaxDome détecte les doublons (les contacts sont analysés toutes les heures pour détecter les doublons).

Pour les fusionner un par un :

1. Allez dans Clients , ouvrez l'onglet Contacts , puis cliquez sur le nom d'un contact dans la liste. Si TaxDome Si une fiche en double est trouvée pour un contact, une section « Doublons » s'affiche en bas de la fenêtre coulissante de droite.

2. Cliquez sur « Fusionner les contacts » à droite du nom du doublon pour le fusionner. Tous les champs du doublon seront copiés dans le contact principal, et le doublon sera supprimé.

   

Avertissement

La fusion automatique conserve toutes les informations des deux contacts lorsque les données ne sont pas contradictoires. Par exemple, si un contact a un e-mail Si un contact contient une adresse et l'autre un numéro de téléphone, le contact fusionné inclura les deux. Cependant, si le même champ contient des valeurs différentes (comme deux numéros de téléphone différents), la fusion automatique risque d'en écraser une. Dans ce cas, utilisez la fusion manuelle pour choisir les informations à conserver.

Comment fusionner manuellement les contacts en double

Si vos contacts présentent des champs contradictoires, mais que vous les considérez toujours comme des doublons, fusionnez-les manuellement. Pour ce faire :

1. Accédez à Clients , ouvrez l’onglet Contacts , puis cochez les cases à gauche des contacts que vous souhaitez fusionner.

2. Cliquez sur Fusionner la sélection dans le menu du haut.

3. Vous verrez les champs contenant les coordonnées de la personne. Vérifiez attentivement chaque champ en cliquant dessus et en sélectionnant les informations que vous souhaitez conserver.

4. Cliquez sur Sauvegarder .

   Note:

• Si les champs correspondants des doublons contiennent des données différentes, sélectionnez les données que vous souhaitez conserver pour le contact résultant.

  Par exemple : il existe trois contacts pour la même personne. Dans le champ Prénom , le premier est « Mike », le deuxième « Michael » et le troisième « M. ». Sélectionnez le prénom souhaité pour le contact fusionné. Une fois enregistré, les autres sont supprimés.

• Si l'un des contacts est lié à un ou plusieurs comptes clients, le contact résultant reste lié. Lors de la fusion de contacts ayant des valeurs différentes dans des champs personnalisés à sélection multiple, vous pourrez sélectionner les données à conserver : la valeur d'un seul compte ou la fusion de toutes les valeurs.

• Une fois les contacts fusionnés, il est impossible de les dissocier. Cependant, vous pouvez toujours créer un nouveau contact .

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