Flux de travail (Basique) : Modèles

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Les modèles sont d'énormes gains de temps pour toute l'équipe. Créez-les pour les tâches des membres de l'équipe et des clients, ainsi que pour votre questionnaires , contrats, factures, chats et e-mails. La meilleure chose à propos de la création de modèles ? Vous pouvez les utiliser comme automatisations dans les pipelines, afin que les tâches fréquemment effectuées soient effectuées d'elles-mêmes quand elles doivent l'être !

Couvert ici :

• Fonctionnement des modèles
• Qui peut créer et utiliser des modèles ?
• Modèles de tâches
• Modèles d'e-mails
• Modèles de projets
• Modèles de questionnaire
• Modèles de dossiers
• Modèles de chat
• Modèles de contrat
• Modèles de factures
• Modèles de signatures

Fonctionnement des modèles

L'utilisation de modèles est facultative, sauf pour l'envoi de questionnaire. Mais nous vous recommandons d'en créer pour tout ce que vous pouvez ! La création de modèles vous sera d'une grande utilité lors de la mise en place de votre cabinet sur TaxDome. Non seulement ils vous feront gagner beaucoup de temps, mais ils rendront également votre flux de travail plus fluide et plus efficace.

À quoi peuvent-ils également servir ?

• Les e-mails, messages, contrats et factures que vous envoyez fréquemment à vos clients.
• Les tâches et projets que vous effectuez souvent.
• Formulaires PDF que vous envoyez pour les signatures des clients.
• Les dossiers que vous utilisez pour vos différents comptes.

Vous pouvez faire tout cela manuellement, une tâche à la fois. Mais pourquoi s'embêter quand tout peut être automatisé ? TaxDome, c'est l'automatisation. Et pour utiliser les automatisations, vous avez besoin de modèles.

À partir de Paramètres, accédez à l'onglet Modèles pour créer, modifier et supprimer des modèles.

Ou accédez à la page de création de modèle en ajoutant un automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline, puis cliquez sur Nouveau modèle .

Pour vous faire gagner encore plus de temps, nous vous proposons des modèles par défaut. Copiez-les depuis notre bibliothèque, puis utilisez-les tels quels ou modifiez-les à votre guise ! Pour en savoir plus sur l'utilisation de la bibliothèque de modèles, consultez cet article.

À savoir!

• Les modifications que vous apportez à un modèle n'affectent pas les éléments créés précédemment à partir de ce modèle.
• Les modifications que vous apportez aux éléments à partir d'un modèle n'affectent pas le modèle d'origine.

Qui peut créer et utiliser des modèles ?

Un patron et l'administrateur sont toujours en mesure de créer, modifier et supprimer des modèles sur TaxDome. Si vous souhaitez qu'un ou plusieurs employés aient également cette possibilité, donnez-leur les droits d'accès pour gérer les modèles :

1. Allez dans Paramètres, sélectionnez Équipe et plans dans la barre de menu, naviguez jusqu'à Membres actifs de l'équipe, puis cliquez sur le nom des membres de l'équipe dans la liste.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon Modifier les droits d'accès , puis basculez sur Gérer les modèles .

3. Cliquez sur SAUVEGARDER.

Vos employés n'ont pas besoin de disposer des droits d'accès Gérer les modèles pour utiliser les modèles créés précédemment et y apporter des modifications. Si vous souhaitez qu'ils profitent des modèles existants, donnez-leur les droits d'accès suivants :

Modèles de tâches

Les modèles de tâche sont utilisés pour accélérer la création de tâches. Il existe deux façons d'utiliser les modèles de tâches :

• Ajouter une tâche manuellement (pour plus de détails, rendez-vous ici ).
• Créez une tâche automatisée lorsqu'un projet entre dans une étape spécifique d'un pipeline (pour plus de détails, allez ici).

Modèles d'e-mails

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Les modèles d'e-mail sont utilisés pour accélérer la rédaction des e-mails. Il existe deux façons d'utiliser les modèles d'e-mail :

• Créer manuellement un e-mail (pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici)
• Créez un e-mail automatisé lorsqu'un projet entre dans une étape spécifique du processus (pour plus de détails, cliquez ici).

Modèles de projets

Les modèles de projet sont utilisés pour accélérer l'ajout de projets aux pipelines. Il existe trois façons d'utiliser les modèles projet :

• Ajouter une tâche manuellement (pour en savoir plus, cliquez ici).
• Configurer un modèle par défaut pour les projets créés dans un pipeline (pour plus de détails, voir ici).
• Définissez un modèle par défaut pour les projets qui sont automatiquement créés en fonction des paramètres de votre formulaire d'inscription personnalisé (pour plus d'informations, cliquez ici).

Modèles de questionnaire

Les modèles de questionnaire sont des questionnaires interactifs utilisés pour recueillir les informations dont vous avez besoin auprès des clients. Ils comprennent un certain nombre de sections avec différents types de questions et même des sauts logiques conditionnels (de nouvelles questions apparaissent en cas de besoin). Il existe trois façons d'utiliser les modèles de questionnaire :

• Envoyer manuellement un questionnaire à un client (pour plus de détails, voir ici).
• Créez un questionnaire automatique lorsqu'un projet entre dans une étape spécifique d'un pipeline (pour plus de détails, allez ici).
• Demandez aux clients de créer leur propre questionnaire (pour plus de détails, rendez-vous ici ).

Modèles de dossiers

Les modèles de dossier sont des ensembles prédéfinis de dossiers qui permettent d'accélérer le processus de création de nouveaux dossiers dans les comptes clients. Les modèles de dossiers peuvent également inclure des fichiers qui sont automatiquement téléchargés vers les comptes une fois que vous avez appliqué le modèle. Il existe plusieurs façons d'utiliser les modèles de dossiers :

• Appliquez-les lorsque vous créez un nouveau compte (Pour plus de détails, cliquez ici).
• Créez un modèle par défaut. De cette façon, un modèle de dossier sera automatiquement appliqué à chaque nouveau compte (pour en savoir plus, cliquez ici).
• Les appliquer manuellement à un ou plusieurs comptes (pour en savoir plus, cliquez ici).
• Les appliquer automatiquement aux comptes clients lorsqu'un projet entre dans une étape spécifique du pipeline (pour plus de détails, voir ici).

Modèles de chat

Les modèles de chat sont utilisés pour accélérer la création de messages dans l'application. Il existe deux manières d'utiliser les modèles de chat :

• Créez un fil de discussion manuellement (plus de détails, ici).
• Créez un message automatique lorsqu'un projet entre dans une étape spécifique du pipeline (pour en savoir plus, cliquez ici).

Modèles de contrat

Les modèles de contrat sont utilisés pour créer des accords qui décrivent les conditions de la relation commerciale avec le client. Ils peuvent inclure une liste des services que vous proposez et de leurs tarifs. Il existe deux façons d'utiliser les modèles de contrat :

• Créez un contrat manuellement (pour en savoir plus, cliquez ici).
• Créez un contrat automatisé lorsqu'un projet entre dans une étape spécifique du pipeline (pour plus de détails, voir ici).

Modèles de factures

Les modèles de facture permettent d'accélérer l'établissement des factures ; ils peuvent même inclure une liste des services effectués et de leurs tarifs. Voici comment utiliser les modèles de factures :

• Créez une facture manuellement (pour en savoir plus, cliquez ici).
• Créez une facture automatisée qui est envoyée au client lorsqu'un projet atteint une étape spécifique dans un pipeline (pour savoir comment faire, cliquez ici).

Modèles de signatures

Les modèles de signature permettent d'accélérer la demande de signatures électroniques pour les formulaires fréquemment utilisés. Il existe plusieurs manières d'utiliser les modèles de dossier :

• Appliquez-les lorsque vous demandez des signatures pour tout document téléchargé dans votre dossier avec l'accès Le client peut afficher  . Rendez-vous ici pour plus de détails. 
• Ajouter un modèle de signature par défaut à partir de notre bibliothèque. Pour plus de détails, cliquez ici.