Créer et appliquer e-mail modèles

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Create email templates

An email template can be created by a firm owner, an admin or any team member with access rights to manage templates . There are two ways to create an email template,

• Go to Templates > Firm templates > Emails, then click Create template.

• While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

New template screen overview

a) Template Name: Enter a name for the template—what you’ll see when selecting it.

b) Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes or account shortcodes in your template. For more information about shortcode modes, go here .

c) From: Select the team member on behalf of whom the email should be sent. This is what the recipient sees in the From field no matter who has moved the job to the next stage.

Note

Afin de pouvoir sélectionner quelqu'un, les membres de l'équipe doivent avoir synchronisé leur e-mail et avoir le Autoriser les autres à envoyer depuis mon e-mail activé dans leur TaxDome paramètres du compte.

d) Email subject: Write a subject line.

e) Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here .

f) Body: Compose the email, using formatting, emojis, bullet points and more, 

• WYSIWYG : Cela vous permet d'utiliser différents formats et d'ajouter des liens.

• HTML : cela vous permet d'insérer du code HTML personnalisé contenant des images, des liens, etc. Veuillez noter que les tableaux ne sont pas pris en charge pour le moment.

Conseil

Utilisez le gratuit WORDHTML outil pour créer et obtenir du HTML, puis le coller dans le TaxDome e-mail en activant HTML.

g) Actions:  Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

h) Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.

Add attachments to email templates

Note

La taille maximale des fichiers joints à un modèle est de 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : PDF , DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Vous pouvez ajouter des pièces jointes à e-mail modèles depuis votre ordinateur. Utilisez l'une des options disponibles lors de la création ou de la modification d'un e-mail modèle:

• Faites glisser et déposez un seul fichier dans la zone désignée.
• Cliquez sur Parcourir les fichiers et sélectionnez un ou plusieurs fichiers dans votre explorateur de fichiers.

Note

Si vous envoyez un message contenant un fichier de TaxDome à un destinataire qui n'est pas un TaxDome utilisateur, ils n'auront pas besoin d'un connexion pour y accéder. Pour sécuriser le fichier, attribuez une date d'expiration au lien. En savoir plus sur e-mail sécurité des pièces jointes .

Add images to email templates

Avertissement

The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment . Videos can be added to emails only as pièces jointes et ne peut pas être intégré dans des modèles.

Add an image by copying it from a webpage

1. Upload the image to your computer or to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Cliquez avec le bouton droit sur l’image téléchargée dans votre navigateur, puis sélectionnez Copier l’image.

3. Accédez à l'écran de création de modèle d'e-mail , assurez-vous que WYSIWYG est sélectionné, puis collez l'image dans votre modèle.

   

Add an image by inserting an HTML code

1. Upload the image to an image-hosting site such as imgbb.com .

2. Copiez le code HTML de l'image.

3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected, and paste the code into your template.

4. Trouver le <img src="https://**********************> bloc de code et ajouter données-signées-id=” ” jusqu'à la fin du bloc, comme illustré dans l'exemple ci-dessous. Sinon, l'image risque de ne pas s'afficher correctement dans les e-mails que vous envoyez.

Vous pouvez prévisualiser l'image en sélectionnant WYSIWYG .

Une fois le modèle sélectionné, le code se transforme en image.

Add email templates from the Marketplace

Vous pouvez télécharger du prêt à l'emploi e-mail modèles avec les meilleures pratiques. Pour ajouter un e-mail modèle du Marketplace :

1. Go to Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Emails tab.

2. Click Get free on the template you want to add, or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

   

In most cases, you will need to customize the downloaded template. To do this, go to Templates >  Firm Templates page, open the Emails tab and click on the name of the email template to edit it.

Apply email templates

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer le processus de rédaction de nouveaux e-mails. Voici comment:

1. Créer un nouveau e-mail soit en cliquant sur le bouton Nouveau en haut à gauche et en sélectionnant E-mail , soit en sélectionnant un ou plusieurs destinataires dans votre liste de comptes , puis en cliquant sur @Envoyer un e-mail.

2. Cliquez dans le champ Modèle pour sélectionner un modèle dans le menu déroulant.

3. Edit the email, if needed.

   

   Note

   Les modifications que vous apportez à votre e-mail ne modifiez pas le modèle sélectionné.

   

Edit email templates

Pour apporter des modifications à un e-mail modèle, suivez ces étapes :

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to edit.

3. Select Edit.

4. Make changes to the email template, then click Save & Exit or Save.

   

Duplicate email templates

To create new email templates based on existing ones:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to duplicate.

3. Select Duplicate.

The template’s copy will be saved with the appropriate suffix (e.g., Email (2)).

Delete email templates

To remove an email template:

1. Go to Templates > Firm templates > Emails.

2. Click the three dots near the email you want to delete.

3. Select Delete and confirm the action.

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