E-mail ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

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Les modèles d'e-mails sont des messages que vous envoyez fréquemment à des clients et qui nécessitent peu ou pas de modification autre que le nom du destinataire. Ils peuvent être utilisés lors de l’envoi manuel ou groupé d’e-mails à vos clients. Ou ils peuvent être ajoutés en tant qu'automatisations , de sorte qu'ils soient automatiquement envoyés au client lorsqu'un projet déménage vers un nouveau étape dans un pipeline . Ayant e-mail des modèles pratiques permettent de gagner du temps. Ils ne sont pas seulement utiles à vous mais à toute l’équipe.

Couvert ici:

Création e-mail modèles

Un e-mail le modèle peut être créé par une entreprise patron , un administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles .

Pour créer un e-mail modèle, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet E-mails , puis cliquez sur Créer un modèle .

Ou accédez à cette page en ajoutant l' e e-mail de fin de message automatisation lors de l'édition d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

Ci-dessous, découvrez quoi faire dans les sections numérotées de la fenêtre Créer un modèle d'e-mail :

1. Nom du modèle : saisissez un nom pour le modèle (ce que vous verrez en le sélectionnant).

2. Mode : décidez si vous souhaitez utiliser le contact shortcodes (données dynamiques) dans votre modèle. Lors du contact shortcodes Le mode est sélectionné, vous pouvez appliquer à la fois le nom du compte et le nom du contact shortcodes . Pour plus d'informations sur les modes shortcode, rendez-vous ici .

3. De : Sélectionnez le nom du membre de l'équipe au nom duquel le e-mail devrait être envoyé. C'est ce que le destinataire voit dans le champ De , peu importe qui a déplacé le projet au suivant étape .

conseil

Remarque : Pour pouvoir sélectionner quelqu'un, les membres de l'équipe doivent avoir synchronisé leur e-mail et disposer de l' option Autoriser les autres à envoyer à partir de mon e-mail activé dans leur TaxDome paramètres du compte.

4. Objet de l'e-mail : écrivez une ligne d'objet.

5. Ajouter un shortcode : Pour individualiser le e-mail , appliquer shortcodes pour inclure des données dynamiques, telles que le nom de la personne associée au compte ou la date. Si contacter shortcodes est sélectionné, vous pouvez utiliser les données de contact. Shortcodes sont disponibles pour les deux e-mail ligne d'objet et corps. En savoir plus sur shortcodes ici .

6. Corps : Composez le e-mail , en utilisant le formatage, les émojis, les puces et bien plus encore, 

  • WYSIWYG : Cela vous permet d'utiliser différents formats et d'ajouter des liens.
  • HTML : Cela vous permet d'insérer du code HTML personnalisé contenant des images, des liens, etc. Notez que les tableaux ne sont pas pris en charge pour le moment.
conseil

Astuce : utilisez l'outil gratuit WORDHTML pour créer et obtenir du HTML, puis collez-le dans le TaxDome e-mail en activant HTML .

7. Sauvegarder & Quitter , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou Annuler pour quitter sans enregistrer.

8. Faites glisser et déposez le fichier ici ou Parcourir les fichiers : ajoutez des pièces jointes au modèle.

Ajouter des pièces jointes à e-mail modèles

note

Note! La taille maximale de tous les fichiers joints à un modèle est de 20 Mo. Types de fichiers pris en charge : PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Vous pouvez ajouter des pièces jointes à e-mail modèles depuis votre ordinateur. Utilisez l'une des options disponibles lors de la création ou de la modification d'un e-mail modèle:

  • Faites glisser et déposez un seul fichier dans la zone désignée.
  • Cliquez sur Parcourir les fichiers et sélectionnez un ou plusieurs fichiers dans votre explorateur de fichiers.

conseil

Remarque : Si vous envoyez un message contenant un fichier depuis TaxDome à un destinataire qui n'est pas un TaxDome utilisateur, il n'aura pas besoin d'un connexion pour y accéder. Pour garder le fichier en sécurité, attribuez au lien une date d'expiration. En savoir plus sur la sécurité des pièces jointes e-mail .

Ajout d'images à e-mail modèles

attention

L'image doit être hébergée par un tiers ou ajoutée en pièce jointe. Les vidéos peuvent être ajoutées aux e-mails uniquement sous forme de pièces jointes et ne peuvent pas être intégrées dans des modèles.

Il existe trois façons d'ajouter des images à votre e-mail modèles :

Ajouter une image en la copiant depuis une page Web

1. Téléchargez l'image sur votre ordinateur ou sur un site d'hébergement d'images tel que imgbb.com .

2. Cliquez avec le bouton droit sur l'image téléchargée dans votre navigateur, puis sélectionnez Copier l'image.

3. Accédez à l'écran de création de modèle d'e-mail , assurez-vous que WYSIWYG est sélectionné, puis collez l'image dans votre modèle.

Ajouter une image en insérant un code HTML

1. Téléchargez l'image sur un site d'hébergement d'images tel que imgbb.com .

2. Copiez le code HTML de l'image.

3. Accédez à la page de création de modèle d'e-mail , assurez-vous que HTML est sélectionné et collez le code dans votre modèle.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Vous pouvez prévisualiser l'image en sélectionnant WYSIWYG .

Une fois le modèle sélectionné, le code se transforme en image.

Ajouter e-mail modèles de Marketplace

Vous pouvez télécharger du prêt à l'emploi e-mail modèles avec les meilleures pratiques. Pour ajouter un e-mail modèle du Marketplace :

1. Accédez à Modèles > Marketplace dans la barre latérale gauche et ouvrez l'onglet E-mails .

2. Cliquez sur Obtenez gratuitement sur le modèle que vous souhaitez ajouter ou cliquez sur son prix et procédez au paiement s'il s'agit d'un modèle payant.

3. Accédez à la page Modèles > Modèles de cabinet , ouvrez l'onglet E-mails et cliquez sur le nom du e-mail modèle pour le modifier. Dans la plupart des cas, vous devrez personnaliser le modèle téléchargé.

4. Lorsque vous ajoutez un modèle à partir du Marketplace , le champ De affiche votre nom. Le destinataire y verra votre nom, peu importe qui déplace le projet au suivant étape . Cependant, vous pouvez modifier le nom si nécessaire, puis cliquer sur Sauvegarder & Quitter .

Candidature e-mail modèles

Une fois que vous avez créé un modèle, utilisez-le pour accélérer le processus de rédaction de nouveaux e-mails. Voici comment:

1. Créez un nouveau e-mail soit en cliquant sur le Nouveau bouton en haut à gauche et en sélectionnant Email ou en sélectionnant le ou les destinataires dans votre liste de Comptes puis en cliquant sur @Envoyer un email.

2. Cliquez dans le champ Modèle pour sélectionner un modèle dans le menu déroulant.

3. Modifiez le e-mail ou composez-en un nouveau, puis continuez en sélectionnant les paramètres du e-mail .

conseil

Remarque : les modifications que vous apportez à votre e-mail ne modifiez pas le modèle sélectionné.

Édition e-mail modèles

Pour apporter des modifications à un e-mail modèle, suivez ces étapes :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet E-mails , puis cliquez sur l'icône e-mail le nom du modèle dans la liste.

2. Apportez des modifications au e-mail modèle, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication e-mail modèles

Créer un nouveau e-mail modèles basés sur des modèles existants : cliquez sur les trois points à l'extrême droite du e-mail le nom du modèle, puis sélectionnez Dupliquer . La copie du modèle sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, Email (2)).

Suppression e-mail modèles

Pour supprimer un e-mail modèle, accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis ouvrez l'onglet E-mails . Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du e-mail nom du modèle, cliquez sur Supprimer , puis confirmez en cliquant sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression .

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