Sécurité des pièces jointes aux e-mails
Pièces jointes aux e-mails : sont-elles sûres ? Voyons comment TaxDome traite les fichiers que vous joignez aux e-mails envoyés depuis votre portail ou lorsque vous partagez des documents avec des tiers.
Premièrement, il existe deux options pour joindre des fichiers aux e-mails envoyés depuis TaxDome :
- Sélectionnez des fichiers sur votre ordinateur lors de la rédaction d'un e-mail . Lorsque vous utilisez cette option, les fichiers sont joints au e-mail comme pièce jointe régulière (comme le fait Gmail)
- Sélectionnez les fichiers précédemment téléchargés vers TaxDome lorsque vous utilisez la fonctionnalité Partager des documents avec des tiers . Dans ce cas, les fichiers sont joints via un lien :
- Si CHAQUE e-mail le destinataire a un compte dans TaxDome , le lien est sécurisé – c'est-à-dire que l'utilisateur doit connexion avec nom d'utilisateur et mot de passe pour le voir.
- Si au moins un destinataire n'a pas de TaxDome compte, le fichier est toujours joint via un lien mais il n'est pas sécurisé (toute personne disposant du lien a accès au fichier). Vous pouvez définir une date d'expiration pour réduire le risque de violation de données.
Pour résumer, l'envoi de fichiers sensibles comme e-mail les pièces jointes ne sont pas sécurisées. Envoi de fichiers avec un lien de partage au lieu de e-mail l'attachement est beaucoup plus sûr. Ainsi, vous devriez envisager de sélectionner des fichiers à partir de TaxDome lors de l'envoi d'e-mails et vérifiez que le destinataire dispose d'un TaxDome compte client.
En outre, les liens de partage offrent beaucoup plus de contrôle sur les fichiers envoyés grâce à la piste d'audit des fichiers . Vous pouvez toujours connaître l'adresse IP, le navigateur, le système d'exploitation et le fuseau horaire d'une personne qui a consulté le document via le lien envoyé. Pour des liens sécurisés, vous pouvez également afficher leur nom et e-mail .
