Notifications Inbox+
Cette page est réservée aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Si vous utilisez TaxDome Lite, veuillez passer à cet article.
Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.
Inbox+ n'est pas seulement conçu pour parcourir vos e-mails. C'est là que vous démarrez et terminez vos projets, recevez des notifications importantes, créez des tâches, affichez des documents et des messages, enregistrez des pièces jointes, téléchargez et plus encore, le tout sur une seule page facile à naviguer.
Couvert ici :
- Notifications Inbox+
- Gérer les notifications
- Notifications par e-mail
- Notifications de chat
- Notifications du système
- Filtrer les notifications
Notifications Inbox+
Vous recevez une notification dans Inbox+ chaque fois qu'un événement se produit sur TaxDome. Vous pourrez également savoir quand quelqu'un d'autre l'a lu.
- Les membres de l'équipe reçoivent une notification lorsqu'un client dont ils suivent le compte effectue une action.
- Les patrons de cabinet reçoivent une notification lorsqu'un client, dont le compte n'est attribué à personne, effectue une action.
- N'oubliez pas : vous pouvez toujours modifier vos préférences de notification.
- Recevez des notifications, en déplacement, en utilisant l'application mobile TaxDome.
Par défaut, vous recevrez une notification lorsque...
- Un client s'inscrit par lui-même via le lien "S'inscrire".
- Un nouveau client qui vous a été attribué active son accès au portail.
- Un client envoie un nouvel e-mail.
- Un membre de l'équipe affecté à un compte répond à un fil de discussion e-mail.
- Un client télécharge un document sur son portail, l'application, un lien de demande de fichier ou un questionnaire.
- Un client indique qu'il a fini de télécharger des documents.
- Un client ouvre un document.
- Un client approuve un document.
- Un client refuse un document.
- Un client signe un document.
- Un client refuse de signer un document.
- Le patron ou un membre de l'équipe annule une signature pour un compte auquel vous êtes abonné.
- Un client crée un questionnaire.
- Un client ou un autre membre de l'équipe a soumis un questionnaire.
- Un client signe un contrat.
- Un client ou un membre de l'équipe envoie un nouveau message.
- Un client ou un membre de l'équipe répond à un fil de discussion.
- Un membre de l'équipe crée ou met à jour la liste des tâches dans un fil de discussion.
- Un client ou un membre de l'équipe apporte des modifications à une liste de tâches dans un fil de discussion.
- Un client ou un membre de l'équipe télécharge/joint un document à un fil de discussion.
- Un client effectue un paiement anticipé.
- Un client paie une facture.
- Une facture est en retard.
- Une tâche vous est assignée par quelqu'un.
- Une tâche doit être terminée dans trois jours.
- Un projet a été créé par automatisation.
- Vous avez été mentionné avec le symbole @ par un autre membre de l'équipe dans un message, une tâche, une note ou projet commentaire.
- Un membre de l'équipe demande l'accès au compte du client
- Un projet n'a pas pu être créé automatiquement.
- Un automatisation a échoué alors qu'un projet a été déplacé automatiquement vers une nouvelle étape.
- L'envoi de contrat en masse a échoué.
- L'envoi de messages en masse a échoué.
- L'envoi de l'e-mail a échoué.
- La demande de transcriptions IRS est terminée.
Dans la barre latérale gauche, le cercle affiché à droite de Inbox+ indique le nombre de nouvelles notifications ; le rouge indique qu'elles n'ont pas encore été examinées.
Une fois que vous avez ouvert Inbox+, le cercle rouge devient vert. Cela vous permet de savoir que vous avez encore des notifications dans votre Inbox+ qui doivent être examinées.
Le cercle disparaît lorsque toutes vos notifications ont été cochées comme archivées (voir ci-dessous).
Gérer les notifications
Les notifications sont affichées dans l'ordre chronologique de sorte que la plus récente se trouve en haut.
Comment gérer les notifications :
- Ouvrir une notification pour obtenir plus d'informations : cliquez sur la barre de notification pour l'agrandir ; cliquez à nouveau pour la réduire.
- Accéder à un compte: cliquez sur le nom du compte.
- Allez dans la section correspondante : cliquez sur Aller à... (la case grise avec une flèche) en bas à gauche de la barre de notification développée. Cela vous mènera à l'e-mail, la page de facture, la tâche, le fil de discussion ou l'aperçu de document, dans un nouvel onglet. Si une adresse e-mail est associée à plusieurs comptes, vous pourrez choisir où vous souhaitez vous rendre.
- Visualiser et/ou télécharger un document : cliquez sur le nom du fichier pour l'ouvrir.
- Afficher une facture ou un paiement : cliquez sur le lien de la facture ou du paiement, pour en savoir plus.
- Afficher un questionaire complété / contrat signé : cliquez sur le questionnaire ou le nom du contrat pour l'ouvrir.
- Archiver une notification : cliquez sur Archiver pour la déplacer vers l'onglet Archivée.
- Restaurer une notification : si vous avez cliqué sur Archiver par erreur, vous pouvez toujours restaurer une notification. Allez dans l'onglet Archivé, sélectionnez la notification que vous voulez restaurer, puis cliquez sur Restaurer (la boîte verte avec une flèche) en bas à gauche de la barre de notification. Elle reviendra alors à l'onglet Inbox+.
- Effectuer des actions groupées avec des notifications : pour marquer les notifications comme terminées ou pour les restaurer toutes ou plusieurs à la fois, cochez la case en haut de la liste ou les cases à cocher à côté des documents, puis cliquez sur Archiver ou Restaurer.
Par défaut, la liste des notifications affiche 25 notifications par page. Pour modifier le nombre, changez les préférences dans le menu Lignes par page en bas à gauche de la page.
Notifications par e-mail
Les membres de l'équipe qui ont accès au compte d'un client reçoivent une notification dans Inbox+ chaque fois qu'un client envoie un nouvel e-mail à votre cabinet ou répond à un fil de discussion existant. Lorsqu'ils répondent à un fil de discussion, la notification est mise à jour. Quand il y a un nouvel e-mail dans un fil de discussion, la notification est mise à jour et se déplace vers le haut. Quand elle est archivée, elle est supprimée des éléments À faire.
Vous pouvez également:
- Mettre en sourdine les fils de discussion : cela désactive les notifications pour un fil de discussion. Pour en savoir plus sur la mise en sourdine, rendez-vous ici.
- Créer des tâches à partir d'un e-mail : en savoir plus, ici.
- Sauvegarder une pièce jointe aux documents du client : passez votre souris sur la vignette du fichier, cliquez sur l'icône de téléchargement, puis téléchargez-le. Vous pouvez également enregistrer automatiquement les pièces jointes des e-mails des clients.
Prochainement : répondez immédiatement à un e-mail à partir de Inbox+!
Notifications de chat
Les membres de l'équipe reçoivent des notifications dans Inbox+ pour tous les événements qui se produisent dans les chats des comptes auxquels ils ont accès. Une notification comprend...
- ...le type d'événement (quelqu'un a créé un nouveau fil de discussion, y a répondu ou a mis à jour la liste des tâches).
- ...le nom du chat et le lien vers le fil de discussion.
- ...le nom de la personne qui a créé le fil de discussion ou l'a mis à jour.
Développez la boîte de notification pour voir le dernier message du fil de discussion, l'auteur et la liste des tâches client (le cas échéant).
Comment fonctionnent les notifications de messages :
- Un fil de discussion contient une notification correspondante (elle est mise à jour au fur et à mesure que de nouveaux événements se produisent).
- Vous recevez une notification chaque fois qu'un client envoie un nouveau message à votre cabinet ou répond à un fil de discussion existant.
- Vous recevez une notification lorsqu'un membre de l'équipe crée un nouveau fil de discussion ou répond à un fil existant dans un compte auquel vous avez accès.
- Lorsque quelqu'un répond à un fil de discussion ou apporte des modifications aux tâches client, la notification correspondante est mise à jour et déplacée vers le haut.
- Une fois qu'une notification est archivée, elle est exclue de la liste des tâches à faire.
Notifications du système
Des messages système s'affichent lorsqu'une action groupée ne peut pas être effectuée. Pour afficher toutes les notifications système dans votre Inbox+, appliquez le filtre Système (pour des instructions détaillées, voir Filtrer les notifications, ci-dessous). Découvrez comment résoudre les problèmes associés aux notifications système ici :
Filtrer les notifications
Les filtres aident à affiner votre liste de notifications. Par exemple, trouvez toutes les notifications concernant les factures payées par tous les clients. Pour en savoir plus sur l'utilisation des filtres, rendez-vous ici.
Pour filtrer une liste de notifications :
1. Cliquez sur Filtrer.
2. Utilisez le filtrage par nom de compte et/ou type de notification (factures, e-mails, tâches, documents, questionnaires , chats, signatures, contrats, nouveaux comptes, projets , mentions et notifications système). Appliquez-en un ou plusieurs. Les filtres sélectionnés restent les mêmes lorsque vous quittez et rouvrez la page.
3. Cliquez sur Appliquer.
