Tâches ( Basique ) : Créer des tâches et des tâches

Notre fonctionnalité Tâches vous aide à gérer vos tâches pour vous assurer que tout le monde, y compris vous, reste concentré, ce qui est crucial pour tout système fiscal. cabinet . Les tâches vous permettent non seulement de savoir quelle est la prochaine étape de votre agenda mais aussi ce qui est géré par le reste de votre équipe. De plus, vous pouvez automatiser les tâches à l'intérieur pipelines ; de cette façon, ils sont automatiquement générés exactement lorsque vous en avez besoin.

Couvert ici:

note

Webinaire : Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre l'avancement de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Tirer parti de automatisation workflow dans TaxDome

Création de tâches

Sur TaxDome , nous considérons les tâches comme des étapes que vous devez suivre pour mener à bien un projet . UN projet peut impliquer une variété de tâches à la fois pour votre équipe et pour le client : messages, factures, saisies de temps, propositions, etc. En savoir plus sur la différence entre nos fonctionnalités Pipelines , Tâches et Tâches .

Parce qu'il y a tellement d'éléments mobiles dans une taxe cabinet , nous avons conçu un système où vous pouvez automatiser les tâches au sein de votre pipelines . De cette façon, les tâches sont automatiquement générées sous forme de projet se déplace de étape à étape dans un pipeline . Et si vous souhaitez créer manuellement une tâche, vous pouvez également la lier à un projet . Il y a beaucoup de flexibilité !

Les tâches peuvent être créées par une entreprise patron , administrateur ou tout employé ayant reçu l'accès au compte ou les droits d'accès pour afficher tous les comptes .

Vous pouvez créer des tâches de plusieurs manières :

Créer une tâche autonome

Pour créer une seule tâche, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Tâche dans le menu déroulant.

2. Ajoutez des détails à la tâche dans la barre latérale droite. 

3. C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .

Créer une tâche pour plusieurs clients

Si vous devez créer la même tâche pour plusieurs clients différents, utilisez notre fonctionnalité groupée :

1. Accédez à Clients > Comptes , cochez les cases en regard des comptes clients, puis cliquez sur Plus d'actions et sélectionnez Créer une tâche dans la liste déroulante.

2. Ajoutez des détails à la tâche dans la barre latérale droite. 

3. C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .

Ajouter des détails à une tâche

Ajoutez plus de détails à la tâche si nécessaire. Tu peux...

1. Compte(s). Ajoutez un compte client ou laissez le champ Client vide si la tâche n'est pas destinée à un client spécifique.

projet . Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape précédente, vous pourrez en sélectionner un projet auquel vous souhaitez lier la tâche. Une tâche peut être liée à une autre projet seulement.

3. Modèle. Remplissez la tâche avec l'un de vos modèles précédemment enregistrés. Cliquez sur la liste Modèle pour sélectionner un modèle (en savoir plus sur les modèles de tâches ici ).

4. Cessionnaire(s). Attribuez la tâche à un ou plusieurs membres de l'équipe si le projet en nécessite plusieurs. Lorsque vous attribuez une tâche, elle devient automatiquement visible pour les membres de l'équipe affectés. En savoir plus sur les destinataires dans l'article .

5. Priorité. Choisissez le niveau de priorité : Faible, Élevé, Moyen ou Urgent . La priorité par défaut est Medium .

6. Nom de la tâche. Remplir ce champ est obligatoire et ce sera le nom que vous verrez dans la liste des tâches et à l'intérieur du projet .

7. Statut. Les statuts vous aident à garder une trace de ce qui étape une tâche est en cours. Une fois la tâche terminée, vous ou le membre de l'équipe affecté pouvez changer le statut en Terminé .

8. Description. Utilisez la description pour documenter la progression actuelle ou les éléments ouverts. De cette façon, lorsque vous ouvrez la liste des tâches , vous pourrez voir dans quel type de forme se trouvent les tâches. Vous pouvez utiliser le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et également insérer des liens. Vous pouvez également mentionner les membres de votre équipe pour les avertir de la tâche sans avoir à la leur attribuer.

9. Balises. Ceux-ci aident à catégoriser vos tâches et à les trier. Pour en savoir plus, accédez à Utilisation tags de compte et de tâche .

10. Date de début, date d'échéance. La définition de dates est facultative mais peut être un outil utile de gestion du temps. Vous recevrez un e-mail rappel trois jours avant la date d'échéance de la tâche. Et vous pourrez identifier les tâches en retard grâce à l'icône de point d'exclamation à côté de leur nom dans la liste des tâches.

11. Répétez. Faites en sorte que votre tâche se répète automatiquement (pour voir comment, allez ici ). Par exemple, créez un message « N'oubliez pas de payer la facture d'électricité ! » tâche pour vous-même. Bien que vous puissiez toujours définir une tâche de manière récurrente chaque mois, vous tirerez encore plus d'avantages en incorporant des tâches dans projets (voir Automatisation des tâches dans pipelines ).

12. Lier les notes de compte. Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape 1, vous pouvez associer des notes de compte qui pourraient aider votre collègues dans l'accomplissement de la tâche. Une fois la note liée, vous pouvez la voir sous Notes de compte . (détails dans l'article ).

13. Joindre des documents. Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape 1, vous pouvez joindre les documents sur lesquels vous ou d'autres membres de l'équipe devez travailler (détails ci-dessous ).

14. Sous-tâches . Votre tâche peut inclure des tâches plus petites (détails ci-dessous ).

15. Créez une tâche. Cliquez pour terminer la création de la tâche.

Créer une tâche à partir d'un e-mail

You may find that you want to create a task from an email you received from a client. This is easily done from your Inbox+ notification center. Here’s how:

1. From the Inbox+ page, click on the email notification bar to expand it, then click on the Create task link. If the email address is linked to several accounts, you will be able to select the one you want.

2. La barre latérale Créer une tâche s'ouvrira. Les champs seront déjà renseignés à partir du client e-mail :

  • Client : le client qui a envoyé le e-mail .
  • Nom de la tâche : le e-mail la ligne d'objet de.
  • Description : le e-mail corps.

3. Click the Create task button to save the task. After the task is created, the notification automatically moves to the Archived tab in Inbox+.

Automatisez les tâches dans un pipeline

Pour savoir comment automatiser les tâches à l'intérieur pipelines , allez ici sur la page Tâches dans les tâches .

Création de sous-tâches

Une tâche peut avoir des sous-tâches. Cela ressemble à des listes de contrôle de tâches. Vos sous-tâches devront être effectuées pour que la tâche globale soit terminée. Vous ajoutez des sous-tâches lors de la création ou de la modification d'une tâche.

1. Une fois que vous avez activé la bascule Sous-tâches , une case à cocher avec un champ pour une tâche à faire apparaît. Remplissez le nom de la sous-tâche ou de la tâche.

2. Cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer d'autres éléments sur la liste de contrôle.

3. Cliquez sur Créer une tâche ou Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Une fois qu'une sous-tâche est terminée, vous pouvez cocher la case à côté d'elle.

Vous verrez le nombre de sous-tâches terminées et le nombre total de sous-tâches restantes dans la colonne S UBTASKS de la liste des tâches.

Ajout de fichiers aux tâches

Vous aurez besoin d'un dossier avec le niveau d'accès privé pour joindre des fichiers à une tâche pour un client spécifique (vous ne pouvez pas le faire pour plus d'un client à la fois).

  • Pour joindre des fichiers depuis votre bureau, cliquez sur Joindre des documents , sélectionnez Depuis mon ordinateur , puis localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez télécharger des fichiers PDF, Word, Excel ou des images. Pour plus de détails, allez ici . Les fichiers joints aux tâches sont enregistrés dans le dossier sélectionné sous l'onglet Documents du sous-onglet Privé .
  • Pour joindre des fichiers de TaxDome , cliquez sur Joindre , sélectionnez Depuis TaxDome , puis cliquez sur le dossier et sélectionnez les fichiers. Vous pouvez ajouter tous les fichiers déjà téléchargés sur TaxDome .

Créer des tâches récurrentes

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Les tâches récurrentes sont celles que vous effectuez régulièrement : par exemple, appeler un client une fois par semaine, vérifier le courrier tous les trois jours, préparer certaines fiches fiscales annuellement.

Lorsque vous créez une tâche récurrente, les attributs suivants sont copiés de la première tâche :

  • Le nom du client
  • Le nom de la tâche
  • La description de la tâche
  • Les tâches tags
  • L'historique de la tâche
  • Les responsables de la tâche
  • Les sous-tâches (avec toutes les cases décochées)
  • Le planning de répétition (nombre de répétitions choisi moins une)
conseil

Note! Le statut, les commentaires et les pièces jointes ne sont pas copiés de la première tâche.

Pour configurer une tâche récurrente, suivez les mêmes étapes que pour créer une tâche, mais activez le bouton Répéter . Vous pourrez ensuite créer un planning de tâches.

1. Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la tâche se répète. Par défaut, une tâche est répétée une fois par semaine. Il peut être répété tous les x jours, semaines, mois ou années.

2. Décidez quand vous souhaitez que la tâche expire. Vous pouvez sélectionner une date spécifique ou le nombre de fois où vous souhaitez qu'elle se reproduise.

Une fois qu'une tâche récurrente est configurée, vous verrez ses dates de début et d'échéance ainsi que le nombre de tâches dans votre file d'attente.

Vous pourrez également identifier les tâches qui seront récurrentes grâce à l'icône d'horloge à côté des noms dans la liste des tâches.

Apprenez-en davantage sur l’exécution de tâches récurrentes dans l’article Travailler sur une tâche .
note

Note! Les heures de début des tâches récurrentes sont affectées par les paramètres de votre fuseau horaire .

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