Créer des tâches et des choses à faire

Table des matières

Créer des tâches
- Ajouter des tâches autonomes
Ajouter des tâches pour plusieurs clients
Ajouter des détails aux tâches
- Créer des tâches à partir d'e-mails
- Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes
Créer des sous-tâches
Ajouter des fichiers aux tâches
Créer des tâches récurrentes

Notre fonctionnalité Tâches vous aide à gérer vos tâches pour garantir que tout le monde, y compris vous-même, reste concentré, ce qui est crucial pour toute fiscalité. cabinet Les tâches vous permettent non seulement de savoir ce qui va suivre sur votre agenda mais aussi ce qui est géré par le reste de votre équipe. De plus, vous pouvez automatiser les tâches à l'intérieur pipelines ; de cette façon, ils sont générés automatiquement exactement au moment où vous en avez besoin.

Note

Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre la progression de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Effet de levier workflow automatisation dans TaxDome

Créer des tâches

On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job . A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features .

Parce qu'il y a tellement d'éléments mobiles dans une taxe cabinet , nous avons conçu un système où vous pouvez automatiser les tâches au sein de votre pipelines . De cette façon, les tâches sont automatiquement générées sous forme de projet se déplace de étape à étape dans un pipeline . Et si vous souhaitez créer manuellement une tâche, vous pouvez également la lier à un projet . Il y a beaucoup de flexibilité !

Tasks can be created by a firm owner, Admin, or any employee who has been given access to the account or access rights to view all accounts .

Vous pouvez créer des tâches de plusieurs manières :

Ajouter des tâches autonomes
Ajouter des tâches pour plusieurs clients
Ajouter des détails aux tâches
Créer des tâches à partir d'e-mails
Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes

Ajouter des tâches autonomes

Pour créer une seule tâche, procédez comme suit :

Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Tâche dans la liste déroulante.
Add details to the task in the right sidebar.
C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .

Ajouter des tâches pour plusieurs clients

Si vous devez créer la même tâche pour plusieurs clients différents, utilisez notre fonctionnalité groupée :

Accédez à Clients > Comptes , cochez les cases en regard des comptes clients, puis cliquez sur Plus d’actions et sélectionnez Créer une tâche dans la liste déroulante.
Add details to the task in the right sidebar.
C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .

Ajouter des détails aux tâches

Ajoutez plus de détails à la tâche si nécessaire :

a. Compte(s). Ajoutez un compte client ou laissez le champ Client vide si la tâche ne concerne pas un client spécifique.

b. projet . Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape précédente, vous pourrez en sélectionner un. projet auquel vous souhaitez lier la tâche. Une tâche peut être liée à une autre projet seulement.

c. Template. Populate the task with one of your previously saved templates. Click the Template list to select a template (read more about task templates here ).

d. Personnes affectées : sélectionnez une ou plusieurs personnes affectées à la tâche. Vous pouvez sélectionner des membres de l'équipe ou des rôles .

Membres de l'équipe : Sélectionnez le nom d'un membre de l'équipe ou plusieurs noms.
Roles: Select an account role or roles. Once the job is created from the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the job.

e. Nom de la tâche. Ce champ est obligatoire et correspondra au nom affiché dans la liste des tâches et dans le projet .

f. Statut. Les statuts vous aident à suivre ce qui se passe étape une tâche est en cours. Une fois la tâche terminée, vous ou le membre de l'équipe affecté pouvez modifier le statut en Terminé.

g. Priorité. Choisissez le niveau de priorité : Faible, Élevé, Moyen ou Urgent . La priorité par défaut est Moyenne .

h. Description. Use the description to document current progress or open items. This way, when you open the task list , you’ll be able to see what kind of shape tasks are in. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the task without having to assign it to them.

i. Tags. These help categorize your tasks and sort them. To learn more, go to Using account and task tags .

j. Date de début, date d'échéance. La définition des dates est facultative, mais peut être un outil utile de gestion du temps. Vous recevrez un e-mail Rappel trois jours avant la date d'échéance de la tâche. Les tâches en retard ou dont la date d'échéance approche seront signalées par des points d'exclamation rouges et jaunes à côté de leur nom dans la liste des tâches.

k. Repeat. Make your task automatically repeat (to see how, go here ). Not available, if the task is assigned to a role. While you can still set a task to recur every month, you’ll get even more out of incorporating tasks into jobs (see Automating tasks inside pipelines ).

l. Attach Documents. If you have selected only one account in step 1, you can attach documents you or other team members need to work on (details below ).

m. Subtasks. Your task may include smaller to-dos (details below ).

n. Link Account Notes. If you have selected only one account in step 1, you can link account notes that could help your teammates in completing the task. Once the note is linked, you can see it under the Account Notes. (details in the article ).

o. Créer une tâche. Cliquez pour terminer la création de la tâche.

Créer des tâches à partir d'e-mails

You may find that you want to create a task from an email you received from a client. This is easily done from your Inbox+ notification center. Here’s how:

From the Inbox+ page, click on the email notification bar to expand it, then click on the Create task link. If the email address is linked to several accounts, you will be able to select the one you want.
La barre latérale « Créer une tâche » s'ouvre. Les champs sont déjà renseignés à partir des informations du client. e-mail :

Client : le client qui a envoyé le e-mail .
Nom de la tâche : le e-mail la ligne d'objet de .
Description : le e-mail corps.

Click the Create task button to save the task. After the task is created, the notification automatically moves to the Archived tab in Inbox+.

Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes

To find out how to automate tasks inside pipelines, go here on the Tasks in Jobs page.

Créer des sous-tâches

Une tâche peut avoir des sous-tâches, qui fonctionnent comme une liste de tâches à effectuer. Vous pouvez ajouter des sous-tâches lors de la création ou de la modification d'une tâche.

Note

Les sous-tâches incomplètes n'empêchent pas la tâche d'être marquée comme terminée.

Pour créer une sous-tâche, suivez ces étapes :

Une fois l'option « Sous-tâches » activée, une case à cocher avec un champ pour une tâche apparaît. Saisissez le nom de la sous-tâche ou de la tâche.
Cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer davantage d’éléments dans la liste de contrôle.
Cliquez sur Créer une tâche ou Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Une fois qu'une sous-tâche est terminée, vous pouvez cocher la case à côté d'elle.

Vous verrez le nombre de sous-tâches terminées et le nombre total de sous-tâches restantes dans la colonne SOUS-TÂCHES de la liste des tâches.

Ajouter des fichiers aux tâches

You will need a folder with the private access level to attach files to a task for a specific client (you cannot do it for more than one client at a time).

To attach files from your desktop, click Attach documents, select From My Computer, then locate the files you want to upload. You can upload PDFs, Word files, Excel files, or images. For more details, go here . The files attached to tasks are saved to the selected folder under the Docs tab in the Private subtab.
Pour joindre des fichiers de TaxDome , cliquez sur Joindre , sélectionnez Depuis TaxDome , puis cliquez sur le dossier et sélectionnez les fichiers. Vous pouvez ajouter tous les fichiers déjà téléchargés sur TaxDome .

Créer des tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont celles que vous effectuez régulièrement : par exemple, appeler un client une fois par semaine, vérifier le courrier tous les trois jours, préparer certaines fiches fiscales annuellement.

Lorsque vous créez une tâche récurrente, les attributs suivants sont copiés de la première tâche :

Le nom du client
Le nom de la tâche
La description de la tâche
Les tâches tags
L'historique de la tâche
Les responsables de la tâche
Les sous-tâches (avec toutes les cases décochées)
Le planning de répétition (nombre de répétitions choisi moins une)

Note
Le statut, les commentaires et les pièces jointes sont pas copié à partir de la première tâche.

Pour configurer une tâche récurrente, suivez les mêmes étapes que pour la création d'une tâche, mais activez l'option « Répéter » . Vous pourrez ensuite créer un planning de tâches.

Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la tâche se répète. Par défaut, une tâche se répète une fois par semaine. Elle peut être répétée tous les x jours, semaines, mois ou années.
Décidez quand la tâche doit expirer. Vous pouvez sélectionner une date précise ou le nombre de répétitions souhaité.

Une fois qu'une tâche récurrente est configurée, vous verrez ses dates de début et d'échéance ainsi que le nombre de tâches dans votre file d'attente.