Créer des tâches et des choses à faire

Table des matières

Créer des tâches
- Ajouter des tâches autonomes
Ajouter des tâches pour plusieurs clients
Ajouter des détails aux tâches
- Créer des tâches à partir d'e-mails
- Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes
Créer des sous-tâches
Ajouter des fichiers aux tâches
Créer des tâches récurrentes

Notre fonctionnalité Tâches vous aide à gérer vos tâches pour garantir que tout le monde, y compris vous-même, reste concentré, ce qui est crucial pour toute fiscalité. cabinet Les tâches vous permettent non seulement de savoir ce qui va suivre sur votre agenda mais aussi ce qui est géré par le reste de votre équipe. De plus, vous pouvez automatiser les tâches à l'intérieur pipelines ; de cette façon, ils sont générés automatiquement exactement au moment où vous en avez besoin.

Note

Découvrez comment gérer vos processus, améliorer l'efficacité et suivre la progression de votre travail en automatisant la plupart de vos tâches répétitives avec Effet de levier workflow automatisation dans TaxDome

Créer des tâches

Sur TaxDome , nous considérons les tâches comme des étapes à suivre pour mener à bien un projet . projet Cela peut impliquer diverses tâches pour votre équipe et le client : messages, factures, saisies de temps, propositions, etc. Pour en savoir plus sur la différence entre nos fonctionnalités Pipelines , Jobs et Tasks , consultez notre article.

Parce qu'il y a tellement d'éléments mobiles dans une taxe cabinet , nous avons conçu un système où vous pouvez automatiser les tâches au sein de votre pipelines . De cette façon, les tâches sont automatiquement générées sous forme de projet se déplace de étape à étape dans un pipeline . Et si vous souhaitez créer manuellement une tâche, vous pouvez également la lier à un projet . Il y a beaucoup de flexibilité !

Les tâches peuvent être créées par une entreprise patron , l’administrateur ou tout employé ayant reçu l’accès au compte ou les droits d’accès pour consulter tous les comptes .

Vous pouvez créer des tâches de plusieurs manières :

Ajouter des tâches autonomes
Ajouter des tâches pour plusieurs clients
Ajouter des détails aux tâches
Créer des tâches à partir d'e-mails
Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes

Ajouter des tâches autonomes

Pour créer une seule tâche, procédez comme suit :

Cliquez sur Nouveau en haut à gauche, puis sélectionnez Tâche dans la liste déroulante.
Ajoutez des détails à la tâche dans la barre latérale de droite.
C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .

Ajouter des tâches pour plusieurs clients

Si vous devez créer la même tâche pour plusieurs clients différents, utilisez notre fonctionnalité groupée :

Accédez à Clients > Comptes , cochez les cases en regard des comptes clients, puis cliquez sur Plus d’actions et sélectionnez Créer une tâche dans la liste déroulante.
Ajoutez des détails à la tâche dans la barre latérale de droite.
C'est tout ! Cliquez sur Créer une tâche .

Ajouter des détails aux tâches

Ajoutez plus de détails à la tâche si nécessaire :

a. Compte(s). Ajoutez un compte client ou laissez le champ Client vide si la tâche ne concerne pas un client spécifique.

b. projet . Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape précédente, vous pourrez en sélectionner un. projet auquel vous souhaitez lier la tâche. Une tâche peut être liée à une autre projet seulement.

c. Modèle. Remplissez la tâche avec l'un de vos modèles précédemment enregistrés. Cliquez sur la liste Modèle pour sélectionner un modèle (plus d'informations sur les modèles de tâches ici ).

d. Personnes affectées : sélectionnez une ou plusieurs personnes affectées à la tâche. Vous pouvez sélectionner des membres de l'équipe ou des rôles .

Membres de l'équipe : Sélectionnez le nom d'un membre de l'équipe ou plusieurs noms.
Rôles : Sélectionnez un ou plusieurs rôles pour ce compte . Une fois que projet est créé à partir du modèle, tous les membres de l'équipe affectés aux rôles pertinents dans un compte client seront affectés au projet .

e. Nom de la tâche. Ce champ est obligatoire et correspondra au nom affiché dans la liste des tâches et dans le projet .

f. Statut. Les statuts vous aident à suivre ce qui se passe étape une tâche est en cours. Une fois la tâche terminée, vous ou le membre de l'équipe affecté pouvez modifier le statut en Terminé.

g. Priorité. Choisissez le niveau de priorité : Faible, Élevé, Moyen ou Urgent . La priorité par défaut est Moyenne .

h. Description. Utilisez la description pour documenter l'avancement actuel ou les éléments en cours. Ainsi, lorsque vous ouvrirez la liste des tâches , vous pourrez voir où elles en sont. Vous pouvez utiliser la mise en forme du texte, des émojis, des puces, des listes numérotées et insérer des liens. Vous pouvez également mentionner les membres de votre équipe pour les informer de la tâche sans avoir à la leur attribuer.

i. Étiquettes. Elles permettent de catégoriser et de trier vos tâches. Pour en savoir plus, consultez la section Utilisation tags de compte et de tâche .

j. Date de début, date d'échéance. La définition des dates est facultative, mais peut être un outil utile de gestion du temps. Vous recevrez un e-mail Rappel trois jours avant la date d'échéance de la tâche. Les tâches en retard ou dont la date d'échéance approche seront signalées par des points d'exclamation rouges et jaunes à côté de leur nom dans la liste des tâches.

k. Répéter. Configurez la répétition automatique de votre tâche (pour savoir comment faire, cliquez ici ). Cette option n'est pas disponible si la tâche est attribuée à un rôle. Bien qu'il soit toujours possible de programmer une tâche récurrente mensuellement, l'intégration de tâches dans un système de suivi des tâches (ou un planning) sera encore plus efficace. projets (voir Automatisation des tâches à l'intérieur pipelines ).

l. Joindre des documents. Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape 1, vous pouvez joindre des documents sur lesquels vous ou d'autres membres de l'équipe devez travailler (détails ci-dessous ).

m. Sous-tâches. Votre tâche peut inclure des tâches plus petites (détails ci-dessous ).

n. Lier les notes du compte. Si vous n'avez sélectionné qu'un seul compte à l'étape 1, vous pouvez lier des notes de compte qui pourraient vous être utiles. collègues pour accomplir la tâche. Une fois la note liée, vous pouvez la consulter dans la section « Notes du compte » ( voir l’article pour plus de détails).

o. Créer une tâche. Cliquez pour terminer la création de la tâche.

Créer des tâches à partir d'e-mails

You may find that you want to create a task from an email you received from a client. This is easily done from your Inbox+ notification center. Here’s how:

From the Inbox+ page, click on the email notification bar to expand it, then click on the Create task link. If the email address is linked to several accounts, you will be able to select the one you want.
La barre latérale « Créer une tâche » s'ouvre. Les champs sont déjà renseignés à partir des informations du client. e-mail :

Client : le client qui a envoyé le e-mail .
Nom de la tâche : le e-mail la ligne d'objet de .
Description : le e-mail corps.

Click the Create task button to save the task. After the task is created, the notification automatically moves to the Archived tab in Inbox+.

Automatiser les tâches à l'intérieur pipeline étapes

Pour découvrir comment automatiser les tâches à l'intérieur pipelines , rendez-vous ici sur la page Tâches dans Emplois .

Créer des sous-tâches

Une tâche peut avoir des sous-tâches, qui fonctionnent comme une liste de tâches à effectuer. Vous pouvez ajouter des sous-tâches lors de la création ou de la modification d'une tâche.

Note

Les sous-tâches incomplètes n'empêchent pas la tâche d'être marquée comme terminée.

Pour créer une sous-tâche, suivez ces étapes :

Une fois l'option « Sous-tâches » activée, une case à cocher avec un champ pour une tâche apparaît. Saisissez le nom de la sous-tâche ou de la tâche.
Cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer davantage d’éléments dans la liste de contrôle.
Cliquez sur Créer une tâche ou Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Une fois qu'une sous-tâche est terminée, vous pouvez cocher la case à côté d'elle.

Vous verrez le nombre de sous-tâches terminées et le nombre total de sous-tâches restantes dans la colonne SOUS-TÂCHES de la liste des tâches.

Ajouter des fichiers aux tâches

Vous aurez besoin d'un dossier avec un niveau d'accès privé pour joindre des fichiers à une tâche pour un client spécifique (vous ne pouvez pas le faire pour plus d'un client à la fois).

Pour joindre des fichiers depuis votre ordinateur, cliquez sur « Joindre des documents » , sélectionnez « Depuis mon ordinateur » , puis localisez les fichiers à télécharger. Vous pouvez télécharger des fichiers PDF, Word, Excel ou des images. Pour plus d'informations, cliquez ici . Les fichiers joints aux tâches sont enregistrés dans le dossier sélectionné, sous l'onglet « Documents » , dans le sous-onglet « Privé » .
Pour joindre des fichiers de TaxDome , cliquez sur Joindre , sélectionnez Depuis TaxDome , puis cliquez sur le dossier et sélectionnez les fichiers. Vous pouvez ajouter tous les fichiers déjà téléchargés sur TaxDome .

Créer des tâches récurrentes

Les tâches récurrentes sont celles que vous effectuez régulièrement : par exemple, appeler un client une fois par semaine, vérifier le courrier tous les trois jours, préparer certaines fiches fiscales annuellement.

Lorsque vous créez une tâche récurrente, les attributs suivants sont copiés de la première tâche :

Le nom du client
Le nom de la tâche
La description de la tâche
Les tâches tags
L'historique de la tâche
Les responsables de la tâche
Les sous-tâches (avec toutes les cases décochées)
Le planning de répétition (nombre de répétitions choisi moins une)

Note
Le statut, les commentaires et les pièces jointes sont pas copié à partir de la première tâche.

Pour configurer une tâche récurrente, suivez les mêmes étapes que pour la création d'une tâche, mais activez l'option « Répéter » . Vous pourrez ensuite créer un planning de tâches.

Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que la tâche se répète. Par défaut, une tâche se répète une fois par semaine. Elle peut être répétée tous les x jours, semaines, mois ou années.
Décidez quand la tâche doit expirer. Vous pouvez sélectionner une date précise ou le nombre de répétitions souhaité.

Une fois qu'une tâche récurrente est configurée, vous verrez ses dates de début et d'échéance ainsi que le nombre de tâches dans votre file d'attente.