Tâches ( Basique ) : Travailler sur une tâche

Découvrez les principes essentiels de l'utilisation des tâches, où trouver toutes les tâches qui vous sont assignées et comment les afficher. Suivez le temps passé sur les tâches directement à partir de vos tâches existantes, modifiez-les, supprimez-les et bien plus encore.

Couvert ici:

Comment savoir si une tâche m'a été assignée ?

When a task is almost due or a new task has been assigned to you, you will receive a notification in your Inbox+ and email. Click on the task name or on Go to... to get to it.

conseil

Remarque : vous pouvez modifier vos préférences de notification à tout moment.

Lorsque vous avez des tâches assignées en attente, un cercle vert avec le nombre de tâches qui vous sont assignées apparaît à côté des tâches dans la section Workflow dans la barre de menu de gauche. Pour voir vos tâches, accédez à Workflow > Tâches dans la barre de menu de gauche.

Accéder aux tâches

Une fois qu'une tâche vous est assignée, elle se trouve sur votre page Insights . De cette façon, vous savez toujours ce que vous devez faire en premier et comment le travail progresse. En savoir plus sur le widget de tâches sur la page Insights

Vous pouvez également afficher toutes les tâches dans la vue Calendrier en cliquant sur l'onglet Tâches . En savoir plus sur les vues du calendrier

Une autre façon d'afficher les tâches est la page Workflow > Tâches . Ici, vous pouvez voir non seulement vos tâches mais aussi celles non attribuées et celles attribuées aux autres membres de l'équipe (seules les tâches des comptes clients auxquels vous avez accès vous sont visibles). 

Les tâches déjà terminées sont affichées dans un onglet séparé. En voici plus sur la liste des tâches .

Pour voir toutes les tâches d'un seul client, accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, cliquez sur le nom du client, puis accédez à l'onglet Workflow . Les tâches en attente et terminées sont affichées séparément. 

Mise à jour du statut de la tâche

Une fois qu'une tâche est terminée ou annulée, cliquez sur son statut et modifiez-la en Terminé ou Annulé , en conséquence. Une fois le statut de la tâche modifié, elle disparaît de la page Insights et passe à l'onglet Terminé de la liste des tâches.

conseil

Remarque : Les tâches terminées et annulées peuvent toujours être modifiées. Remettez la tâche dans l'onglet En attente en changeant son statut en Planifié , En révision , En cours , En attente , Prolongé , En attente du client , En attente des signatures ou En attente d'agence .

Mise à jour du statut des tâches récurrentes

Lorsque vous marquez une tâche récurrente comme Terminée avant la date de fin, une nouvelle tâche est automatiquement créée avec les paramètres de duplication de la précédente. Le nombre de répétitions planifiées est affiché dans la section Nouvelle tâche .

Regardons un exemple. Nous avons créé une tâche à répéter une fois par semaine du 27 mai au 12 juin :
1. La date limite pour la première tâche est le 27 mai . Lorsque vous attribuez le statut Terminé lors de la première itération, une nouvelle tâche sera automatiquement créée.
2. La date limite pour la deuxième tâche est le 3 juin . Lorsque vous attribuez le statut Terminé lors de la deuxième itération, une nouvelle tâche sera automatiquement créée.
3. La date limite pour la troisième tâche est le 10 juin . Lorsque vous attribuez le statut Terminé , la tâche sera considérée comme terminée (puisqu'il s'agit de la dernière récurrence hebdomadaire) et n'apparaîtra pas dans la liste des tâches en attente

Suivre le temps passé dans les tâches

Suivez le temps passé sur les tâches directement à partir de la tâche existante. Voici comment:

1. Ouvrez une tâche et assurez-vous qu'un client est correctement sélectionné, puis cliquez sur le lien Suivre le temps en haut à droite et commencez à travailler sur une tâche. Vous ne pouvez pas suivre le temps des tâches pour lesquelles le compte client n'est pas sélectionné.

Une saisie de temps est automatiquement liée à une tâche. Vous pouvez maintenant quitter la page des tâches, le chronomètre sera affiché en haut de tout TaxDome pages.

2. Si nécessaire, ajoutez une description, mettez en pause ou terminez la saisie du temps directement depuis la page de la tâche, ou cliquez sur les trois points à droite pour la modifier et la supprimer.

3. Une fois terminé, vous verrez la barre latérale Modifier la saisie du temps . Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Sauvegarder . 

Si vous avez ajouté plusieurs entrées de temps pour une tâche, le temps total que vous y avez consacré sera affiché à l'intérieur de la tâche.

note

Note! Les membres de l'équipe disposant du droit d'accès Gérer les entrées de temps peuvent afficher, modifier et supprimer toutes les entrées de temps pour la tâche. Sinon, ils ne peuvent voir que les minuteries qu'ils ont créées.

Modifier une tâche

Modifiez une tâche pour changer son statut ou son compte, suivez la durée de la tâche , cochez les sous-tâches ou réécrivez la description. Les tâches peuvent être modifiées une par une ou en masse .

Si quelqu'un modifie une tâche qui vous est assignée, vous recevrez un e-mail et Inbox+ notification.

Il existe de nombreuses façons de modifier une tâche :

  • Cliquez sur le nom de la tâche sur les pages Insights ou Calendrier
  • Cliquez sur la tâche liée depuis la fiche projet ou depuis la page Lier les tâches
  • Sélectionnez le nom de la tâche dans votre liste de tâches , puis cliquez sur Modifier
  • Modifiez le responsable, la date de début, la date d'échéance, la priorité ou le statut directement dans la liste des tâches

conseil

Remarque : Lorsque vous modifiez le compte d'une tâche liée à un projet , celle-ci se dissocie automatiquement.

Tâches d'édition en masse

Pour apporter des modifications à plusieurs tâches :

1. Sélectionnez les noms de tâches dans une liste Tâches , puis cliquez sur Modifier.

2. Effectuez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder .

Lors de la modification groupée de tâches, gardez à l'esprit :

  • Vous ne pouvez pas joindre ou supprimer des fichiers
  • Vous ne pouvez pas modifier les sous-tâches
  • Vous ne pouvez pas modifier, supprimer ou ajouter des commentaires
  • Les données dans tous les champs inchangés restent les mêmes

Modifiez une seule tâche si vous devez effectuer l'une des opérations ci-dessus.

Utiliser les commentaires de tâches

En travaillant, vous pourriez tomber sur les informations dont vous avez besoin pour une tâche spécifique. Notez-le dans les commentaires de la tâche. De cette façon, les membres de l’équipe affectés à la tâche la verront.

Pour ajouter un commentaire à une tâche :

1. Cliquez sur le nom de la tâche ou sur les trois points à l'extrême droite, puis sélectionnez Modifier .

2. Dans la section Commentaires , cliquez sur Ajouter un commentaire , cliquez sur le champ de texte, puis saisissez la note.

3. Cliquez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications. Le commentaire, ainsi que la date et le nom du membre de l'équipe qui l'a rédigé, est ensuite enregistré dans la tâche. Lorsque le commentaire n'est plus nécessaire, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite pour le supprimer.

Supprimer une tâche

Pour supprimer complètement une tâche, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la tâche, puis cliquez sur Supprimer .
  2. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression .

Qui peut faire ça ?

Une fois qu'un membre de l'équipe a accès au compte client, il peut effectuer toutes les actions avec des tâches, par exemple :

  • Afficher toutes les tâches du cabinet pour les comptes qui leur sont attribués
  • Créer des tâches pour les comptes attribués
  • Changer les responsables des tâches
  • Changer le statut de la tâche
  • Apporter des modifications à la tâche
  • Suivre le temps passé dans une tâche

Une firme patron , les administrateurs et les employés disposant du droit d'accès Afficher tous les comptes ont accès à toutes les tâches de l'entreprise. 

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