Tâches ( Basique ) : Créer et appliquer des modèles

Create task templates to use for triggering new tasks, populating existing ones, or applying with automations in pipelines. Task templates save time by putting together commonly used sets of tasks and storing them for future use. You’ll find them especially helpful for frequently used procedures and ensuring best practices.

Pour des vidéos explicatives plus utiles, visitez TaxDome Academy , notre plateforme en ligne gratuite pour
visualiser et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome .

Couvert ici:

• Création de modèles de tâches
• Ajout de modèles de tâches par défaut de notre bibliothèque
• Application de modèles de tâches
• Ajouter des tâches en tant qu'automatisations
• Modification des modèles de tâches
• Duplication de modèles de tâches
• Suppression de modèles de tâches

Création de modèles de tâches

Un modèle de tâche peut être créé par une entreprise patron , administrateur ou tout employé qui a reçu des droits d'accès à gérer les modèles .

Pour créer un modèle de tâche, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles de cabinet dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Créer un modèle .

Or access this page by adding the Create task automation while creating or editing a pipeline, then clicking New template.

2. Entrez le nom du modèle de tâche (par exemple, Prepare 1040) dans le champ requis.

3. C'est tout ! Cliquez sur le bouton Enregistrer et quitter .

Découvrez toutes les fonctionnalités des tâches en détail :

1. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lors de la sélection de votre modèle.

2. Responsable de la tâche : choisissez le nom du membre de l'équipe à qui vous souhaitez attribuer les tâches ; vous pouvez également en sélectionner plusieurs si le projet en nécessite plusieurs. Lorsque vous attribuez une tâche, elle est automatiquement partagée avec les destinataires. Pour plus de détails sur les responsables des tâches, rendez-vous ici .

3. Statut : sélectionnez le statut dans lequel les tâches doivent démarrer.

4. Priorité : définissez le niveau de priorité avec lequel les tâches doivent commencer : FAIBLE , ÉLEVÉE , MOYENNE ou URGENT . Le niveau de priorité par défaut est MEDIUM .

5. Description : saisissez une description pour définir les tâches (facultatif). Vous pouvez utiliser le formatage du texte, les emoji, les puces, les listes numérotées et également insérer des liens.

6. Balises : Ajouter tags au modèle. Cela vous aide à catégoriser vos tâches et à trier les informations inutiles. Utilisez nos tags prédéfinies ou créez-en de nouvelles .

7. Dates de début et d'échéance : définissez les dates de début et d'échéance des tâches ; ceux-ci sont considérés comme relatifs ou absolus (approximatifs ou fermes) :

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the task is due (e.g., start one day after the task was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the task creation date.. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absolue : activez Dates absolues pour définir les dates de début et d'échéance à partir du calendrier (par exemple, le 15 avril).

La définition de dates est facultative mais peut constituer un outil de gestion du temps utile pour vous et votre équipe. De plus, vous recevrez un rappel e-mail trois jours avant la date d'échéance de la tâche.

8. Sous-tâches : activez Sous-tâches pour ajouter une liste de contrôle des tâches à effectuer ; ceux-ci devront être effectués pour que la tâche globale soit achevée. Remplissez le nom de la sous-tâche, puis cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour créer d'autres éléments de liste de contrôle.

9. Sauvegarder & Quitter , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & Quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou Annuler pour quitter sans enregistrer.

Ajout de modèles de tâches par défaut de notre bibliothèque

Nous proposons des modèles de tâches par défaut, que vous pouvez également modifier facilement. Pour ajouter un modèle de tâche depuis notre bibliothèque :

1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle que vous souhaitez ajouter.

3. Lorsque vous ajoutez un modèle de notre bibliothèque, les destinataires et tags les listes seront toujours vides. Vous devrez les remplir avec vos propres choix et modifier les autres champs si nécessaire. Cliquez sur le nom du modèle, effectuez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Application de modèles de tâches

Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer la création de vos tâches. Voici comment:

1. Créez une nouvelle tâche ou modifiez une tâche existante.

2. Cliquez sur la liste Modèle pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en créant la tâche. Vous pouvez désormais modifier toutes les propriétés de tâche déjà renseignées, c'est-à-dire ajouter ou supprimer des sous-tâches, des responsables, tags , etc.

Note! Les modifications que vous apportez à une tâche n'affectent pas le modèle sélectionné.

Modification des modèles de tâches

Pour apporter des modifications à un modèle de tâche, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du modèle de tâche dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de tâche, puis cliquez sur Sauvegarder & Quitter .

Duplication de modèles de tâches

Vous pouvez créer de nouveaux modèles de tâches à partir de modèles existants. Cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. La copie du modèle de tâche sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, formulaire 940 (2)).

Suppression de modèles de tâches

Pour supprimer complètement un modèle de tâche, accédez à Paramètres > Modèles fermes dans la barre de menu de gauche, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.