Tâches (Basique) : Créer et appliquer des modèles

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Créez des modèles de tâches à utiliser pour déclencher de nouvelles tâches, dupliquer des tâches existantes ou appliquer des automatisations dans des pipelines. Les modèles de tâches permettent de gagner du temps en rassemblant des ensembles de tâches couramment utilisées et en les stockant pour une utilisation ultérieure. Ils sont particulièrement utiles pour les procédures fréquemment utilisées et pour garantir les meilleurs processus.

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Couvert ici :

Créer des modèles de tâches

Un modèle de tâche peut être créé par un patron, un administrateur ou tout employé qui a reçu les droits d'accès nécessaires pour gérer les modèles.

Pour créer un modèle de tâche, suivez les étapes suivantes :

1. Allez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, puis cliquez sur CRÉER UN MODÈLE.

Vous pouvez également accéder à cette page en sélectionnant l'automatisation de création de tâches lors de la création ou de la modification d'un pipeline, puis en cliquant sur Nouveau modèle.

2. Saisissez le nom du modèle de tâche (par exemple : Préparer 2042) dans le champ requis.

3. C'est tout ! Cliquez sur le bouton SAUVEGARDER .

Découvrez toutes les caractéristiques des tâches en détail :

1. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lorsque vous sélectionnerez votre modèle.

2.  Assignée aux tâches : Choisissez le nom du membre de l'équipe auquel vous souhaitez attribuer les tâches ; vous pouvez également en sélectionner plusieurs si le projet en requiert plusieurs. Lorsque vous assignez une tâche, elle est automatiquement partagée avec les personnes assignées aux tâches. Pour plus de détails sur les personnes assignées aux tâches, cliquez ici.

3. Statut : sélectionnez le statut dans lequel les tâches doivent démarrer.

4. Priorité : Définissez le niveau de priorité avec lequel les tâches doivent commencer - BAS, HAUT, MOYEN ou URGENT. Le niveau de priorité par défaut est MOYEN.

5. Description : Saisissez une description pour définir les tâches (facultatif). Vous pouvez utiliser le formatage du texte, les emojis, les puces, les listes numérotées, et également insérer des liens.

6. Tags : Ajoutez des tags au modèle. Cela vous aide à catégoriser vos tâches et à trier les informations inutiles. Utilisez nos tags prédéfinies ou créez-en de nouveaux.

7. Dates de début et d'échéance : définissez les dates de début et d'échéance des tâches ; ceux-ci sont considérés soit relatifs soit absolus (approximatifs ou fermes) :

  • Relatif (par défaut) : définissez une période de temps relative à la date de création de la tâche (par exemple, commencer un jour après la création de la tâche ; terminer deux semaines après sa création). Notez que vous ne pouvez pas définir plus de 10 000 unités (jours/mois/années).
  • Absolue : Activez les dates absolues pour définir les dates de début et d'échéance à partir de l'agenda (par exemple, le 15 avril).

La définition de dates est facultative, mais peut constituer un outil de gestion du temps utile pour vous et votre équipe. De plus, vous recevrez un rappel e-mail trois jours avant la date d'échéance de la tâche.

8. Sous-tâches : Cliquez sur Sous-tâches pour ajouter une liste de contrôle d'éléments à faire ; ceux-ci devront être exécutés pour que la tâche globale soit terminée. Remplissez le nom de la sous-tâche, puis cliquez sur Ajouter une sous-tâche pour un éléments supplémentaire dans la liste de contrôle.

9. Sauvegarder : Cela enregistre votre modèle pour une utilisation future.

Ajouter des modèles de tâches par défaut à partir de notre bibliothèque

Nous proposons des modèles de tâches par défaut, que vous pouvez également modifier facilement. Pour ajouter un modèle de tâche à partir de notre bibliothèque :

1. Accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, puis cliquez sur COPIER DE LA BIBLIOTHÈQUE .

2. Cliquez sur l'icône de copie à droite du modèle que vous souhaitez ajouter.

3. Lorsque vous ajoutez un modèle de notre bibliothèque, les listes des destinataires et des tags sont toujours vides. Vous devrez les remplir avec vos propres choix et modifier les autres champs si nécessaire. Cliquez sur le nom du modèle, apportez vos modifications, puis cliquez sur SAUVEGARDER.

Appliquer des modèles de tâches

Une fois que vous avez créé un modèle, vous pouvez l'utiliser pour accélérer la création de votre tâche. Voici comment :

1. Créez une nouvelle tâche ou modifiez -en une existante.

2. Cliquez sur la liste des modèles pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en créant la tâche. Vous pouvez maintenant modifier les propriétés de la tâche qui ont déjà été remplies, c'est-à-dire ajouter ou supprimer des sous-tâches, des attributaires, des tags, etc.

pointe

À savoir ! Les modifications que vous apportez à une tâche n'affectent pas le modèle sélectionné.

Édition des modèles de tâches

Pour apporter des modifications à un modèle de tâche, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, puis cliquez sur le nom du modèle de tâche dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de tâche, puis cliquez sur SAUVEGARDER.

Dupliquer les modèles de tâches

Vous pouvez créer de nouveaux modèles de tâches à partir de modèles existants. Cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, puis sélectionnez Dupliquer dans le menu déroulant. La copie du modèle de tâche sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, formulaire 940 (2)).

Suppression des modèles de tâches

Pour supprimer complètement un modèle de projet, allez sur Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menu, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez à nouveau sur SUPPRIMER pour confirmer.

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