Créer et appliquer des modèles de tâches

Create task templates to use for triggering new tasks, populating existing ones, or applying with automations in pipelines. Task templates save time by putting together commonly used sets of tasks and storing them for future use. You’ll find them especially helpful for frequently used procedures and ensuring best practices.

Créer des modèles de tâches

A task template can be created by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage templates .

Pour créer un modèle de tâche, procédez comme suit :

1. Accédez à Modèles > Modèles d’entreprise dans le menu latéral, puis cliquez sur Créer un modèle .

Vous pouvez également accéder à cette page en ajoutant la tâche Créer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline et en cliquant sur Nouveau modèle .

2. Saisissez le nom du modèle de tâche (par exemple, Préparer 1040) dans le champ requis.
3. C'est tout ! Cliquez sur Enregistrer et quitter.

Découvrez toutes les fonctionnalités des tâches en détail :

a. Nom du modèle : c'est ce que vous verrez lorsque vous sélectionnez votre modèle.

b. Status: Select the initial task status .

c. Priorité : définissez le niveau de priorité avec lequel les tâches doivent commencer : Faible , Élevé , Moyen ou Urgent . Le niveau de priorité par défaut est Moyen .

d. Description : saisissez une description pour définir les tâches (facultatif). Vous pouvez utiliser une mise en forme de texte, des émojis, des puces, des listes numérotées et insérer des liens.

e. Tags: Add tags to the template. This helps you categorize your tasks and sort out unnecessary information. Use our predesigned tags or create a new ones .

f. Responsables : sélectionnez un ou plusieurs responsables de tâches. Vous pouvez sélectionner des membres de l'équipe ou des rôles .

• Membres de l'équipe : Sélectionnez le nom d'un membre de l'équipe ou plusieurs noms.

• Roles: Select an account role or roles. When a task is created based on the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the task.

g. Dates de début et d'échéance : Définissez les dates de début et d'échéance des tâches ; elles sont considérées comme relatives ou absolues (approximatives ou fermes) :

• Relatif (par défaut) : définissez une période de temps après la date de début pour l'échéance de la tâche (par exemple, commencer un jour après la création de la tâche ; terminer deux semaines après la date de début). Si aucune date de début n'a été définie, l'échéance est calculée à partir de la date de création de la tâche. Notez que vous ne pouvez pas définir plus de 10 000 unités (jours/mois/années).

• Absolue : activez Dates absolues pour définir les dates de début et d'échéance à partir du calendrier (par exemple, le 15 avril).

  La définition des dates est facultative, mais peut être un outil de gestion du temps utile pour vous et votre équipe. De plus, vous recevrez un rappel e-mail trois jours avant la date d'échéance de la tâche.

• h. Sous-tâches : Activez l' option « Sous-tâches » pour ajouter une liste de tâches à effectuer. Ces tâches doivent être effectuées pour que la tâche soit terminée. Saisissez le nom de la sous-tâche, puis cliquez sur « Ajouter une sous-tâche » pour créer d'autres tâches.

i. Sauvegarder & exit , Sauvegarder et Annuler : Cliquez sur Sauvegarder & exit pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles, Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à éditer le modèle ou sur Annuler pour quitter sans enregistrer.

Ajoutez des modèles de tâches par défaut à partir de notre bibliothèque

Nous proposons des modèles de tâches par défaut, que vous pouvez également modifier facilement. Pour ajouter un modèle de tâche depuis notre bibliothèque :

1. Accédez à Paramètres > Modèles d’entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur Copier depuis la bibliothèque .

2. Cliquez sur l’icône de copie à droite du modèle que vous souhaitez ajouter.

   

3. Lorsque vous ajoutez un modèle de notre bibliothèque, les destinataires et tags Les listes seront toujours vides. Vous devrez les compléter avec vos propres choix et modifier les autres champs si nécessaire. Cliquez sur le nom du modèle, effectuez vos modifications, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter » .

Appliquer des modèles de tâches

Once you’ve created a template, you can use it to speed up your task creation. Here’s how: 1. Create a new task or edit an existing one.

2. Cliquez sur la liste des modèles pour la développer, puis sélectionnez un modèle.

3. Continuez en créant la tâche. Vous pouvez maintenant modifier les propriétés de la tâche déjà renseignées, c'est-à-dire ajouter ou supprimer des sous-tâches, des responsables, etc. tags , etc.

   

   Note

   Les modifications que vous apportez à une tâche n'affectent pas le modèle sélectionné.

Modifier les modèles de tâches

Pour apporter des modifications à un modèle de tâche, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis cliquez sur le nom du modèle de tâche dans la liste.

2. Apportez des modifications au modèle de tâche, puis cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Dupliquer les modèles de tâches

Vous pouvez créer de nouveaux modèles de tâches à partir de modèles existants. Cliquez sur les trois points à droite du nom du modèle, puis sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant. Une copie du modèle sera enregistrée avec le suffixe approprié (par exemple, Formulaire 940 (2)).

Supprimer les modèles de tâches

Pour supprimer complètement un modèle de tâche, accédez à Paramètres > Modèles Firmt dans la barre de menu de gauche, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du modèle de tâche, sélectionnez Supprimer , puis cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

Partager

Lien copié