Tâches ( Basique ) : Afficher, filtrer, modifier

TaxDome propose une page Insights unique et facile à utiliser qui affiche toutes les tâches en cours dans votre entreprise. Découvrez comment les filtrer et les modifier pour votre équipe, et bien plus encore.

Couvert ici:

• À propos des tâches
• La liste des tâches
• Filtrage d'une liste de tâches
• Tâches d'édition
• Tâches d'édition en masse
• La piste d'audit des tâches
• Utiliser les commentaires de tâches
  
• Imprimer une liste de tâches
• Exporter des tâches
• Supprimer des tâches

À propos des tâches

Une fois qu'une tâche est créée, elle se trouve sur votre page Insights . Si vous sélectionnez Tous les membres dans le widget Tâches : à faire , vous verrez une liste de comptes clients et de tâches pour chacun. De cette façon, vous êtes toujours au courant des besoins des clients et de l'avancement des travaux :

When a task is almost due or a new task has been assigned to you, you get a notification in your Inbox+ and email. Click on the task name or on Go to... to get to it.

Remarque : vous pouvez modifier vos préférences de notification à tout moment.

Lorsque des tâches vous sont assignées en attente, un cercle de notification vert apparaît à côté de Workflow dans la barre de menu de gauche. Pour voir vos tâches, accédez à Workflow > Tâches dans la barre de menu de gauche.

Par défaut, seules les tâches qui vous sont assignées sont affichées. Pour voir toutes les tâches de votre entreprise, cliquez sur le menu déroulant Mes tâches en haut à gauche et sélectionnez Toutes les tâches .

Pour voir les tâches qui n'ont pas encore été attribuées, sélectionnez Non attribuées .

Les tâches qui nécessitent du travail ou qui sont planifiées comme tâches futures sont affichées dans l'onglet En attente .

Une fois qu'une tâche est terminée ou annulée, cliquez sur son statut et modifiez-la en Terminé ou Annulé , en conséquence. Une fois le statut de la tâche modifié, elle passe à l'onglet Terminé .

Remarque : Les tâches terminées et annulées peuvent toujours être modifiées. Remettez la tâche dans l'onglet En attente en changeant son statut en Planifié , En révision , En cours , En attente , Prolongé , En attente du client , En attente des signatures ou En attente d'agence .

Pour voir toutes les tâches d'un client, allez dans Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, cliquez sur le nom du client, puis allez dans l'onglet Workflow . Accédez aux tâches en attente et aux tâches terminées pour voir toutes les tâches de ce compte, ainsi que leurs statuts, attribués. tags , la progression, les dates de début, les dates d'échéance et si elles ont été attribuées à vous ou à un autre membre de l'équipe.

Vous pouvez également afficher toutes les tâches sur la page Workflow > Calendrier . Cliquez sur Tâches pour passer à une vue réservée aux tâches uniquement. En savoir plus sur les vues du calendrier . 

La liste des tâches

Dans la liste des tâches, vous verrez ces icônes :

Cela signifie que la tâche est récurrent.

Cela signifie que la tâche est en retard : la date d'échéance est dépassée et le statut n'a pas encore été modifié en Complété ou Annulé.

Vous verrez également ces en-têtes de colonnes :

• COMPTE : Cliquez sur le nom du compte pour accéder instantanément à ses détails.

• NOM DE LA TÂCHE: Il s'agit du nom que vous ou un membre de l'équipe avez donné à la tâche.

• DATE D'ÉCHÉANCE : Il s'agit de la date limite pour que la tâche soit terminée.

• STATUT : les tâches peuvent être assignées Planifiées , En révision , En cours , En attente , Prolongées , En attente de signatures , En attente de client ou En attente d'agence, ou aucun statut du tout. Pour changer le statut d'une tâche sans la modifier, passez votre souris sur cette colonne pour afficher les statuts, puis sélectionnez celui dont vous avez besoin.

• SOUS-TÂCHES : Le premier chiffre est le nombre de sous-tâches terminées ; la seconde est le nombre total de sous-tâches.

• CESSIONNAIRE(S) : Ceci vous indique qui est affecté à la tâche.

• PRIORITÉ : Les tâches ont une priorité Faible , Élevée , Moyenne ou Urgente . Les balises vous aident à prioriser les tâches. Pour modifier la priorité d'une tâche sans modifier la tâche, passez votre souris sur la colonne pour afficher les niveaux de priorité, puis sélectionnez celui dont vous avez besoin.

• projet NAME : C'est le nom du projet à laquelle la tâche est liée . Clique sur le projet pour afficher ses détails et apporter des modifications, si nécessaire.

• DESCRIPTION : La rédaction d'une description est facultative et peut être utile.
• PIPELINE: If a task is linked to a job, you’ll see what pipeline it’s in. Click on the pipeline name to go to the pipeline.
• ÉTAPE : Si une tâche est liée à un projet , tu verras quoi étape il est dedans. Cliquez sur le nom du étape pour naviguer vers le pipeline .
• TAGS : tags colorées peuvent être ajoutées aux tâches afin que vous puissiez les filtrer ultérieurement.

Si vous ouvrez l'onglet Terminé , vous verrez également deux autres en-têtes de colonne à l'extrême droite :

• DATE TERMINÉE : Il s'agit de la date à laquelle le statut de la tâche a été modifié en Terminé .
• DATE ANNULÉE : Il s'agit de la date à laquelle le statut de la tâche a été modifié en Annulé .

Pour rechercher des tâches, saisissez un mot-clé dans le champ de recherche. 

Utilisez le tri pour rechercher certaines tâches, et vous pouvez également le faire tout en filtrant et en recherchant.

Pour trier une liste de tâches dans la colonne Nom de la tâche ou Date d'échéance , cliquez sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de colonne.

Filtrage d'une liste de tâches

Les filtres sont utiles lorsque vous souhaitez afficher les tâches par type. Par exemple, filtrez pour rechercher toutes les tâches en retard. Il existe différentes manières de filtrer les tâches :

1. Par responsable : sélectionnez Mes tâches dans la liste déroulante de gauche pour voir uniquement les tâches qui vous sont assignées. La sélection de Toutes les tâches affichera également toutes les tâches auxquelles vous avez accès. Pour afficher uniquement les tâches non attribuées, sélectionnez Non attribuées .

2. Par différents paramètres de filtrage. En savoir plus sur les paramètres de filtrage . 

Pour filtrer votre liste de tâches, cliquez sur le menu déroulant + Filtre en haut à gauche de votre page Tâches et sélectionnez le filtre et le paramètre :

• La sélection de is/in affichera les tâches qui contiennent la valeur sélectionnée dans le filtre
• La sélection de not/not in affichera toutes les tâches qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée dans le filtre.

Voici les différents filtres que vous pouvez appliquer :

• Nom du compte : Voir uniquement les tâches appartenant à des comptes spécifiques.
• Responsable de la tâche : affichez uniquement les tâches assignées à des membres spécifiques de l'équipe.
• Pipeline and stage: See only the tasks in specific pipelines. Select a stage or stages from different pipelines to narrow the results even more. 
• Date de début : affichez uniquement les tâches qui ont une date de début dans une période spécifiée.
• Date d'échéance : affichez uniquement les tâches qui ont une date d'échéance dans un délai spécifié.
• Tags : Voir uniquement les tâches avec des tags .
• Priorité : Voir uniquement les tâches avec un niveau de priorité spécifique ( Faible , Élevé , Moyen ou Urgent ).
• Statut de la tâche : afficher uniquement les tâches avec un statut spécifique ( Planifiées , En révision , En cours , En attente , Prolongées , En attente de signatures , En attente de Client ou En attente d' agence ) ou aucun statut du tout.
• Date de création : affichez uniquement les tâches créées aujourd'hui , la semaine dernière , le mois dernier , le dernier trimestre , l'année dernière ou à toute date personnalisée .
• Date de mise à jour : affichez uniquement les tâches qui ont été mises à jour aujourd'hui , la semaine dernière , le mois dernier , le dernier trimestre , l'année dernière ou à toute date personnalisée .

Tâches d'édition

Modifiez une tâche pour changer son statut ou son compte, cochez des sous-tâches ou réécrivez la description. Les tâches peuvent être modifiées une par une ou en masse .

Il existe cinq façons de modifier une tâche :

• Cliquez sur le nom de la tâche sur le tableau de bord
• Cliquez sur la tâche liée depuis la fiche projet ou depuis la page Lier les tâches
• Cliquez sur le nom de la tâche sur la page Calendrier
• Sélectionnez le nom de la tâche dans votre liste de tâches , puis cliquez sur Modifier

• Modifier le responsable, la date de début, la date d'échéance, la priorité ou le statut dans la liste des tâches

Remarque : Lorsque vous modifiez le compte d'une tâche liée à un projet , celle-ci se dissocie automatiquement.

Tâches d'édition en masse

Pour apporter des modifications à plusieurs tâches :

1. Sélectionnez les noms de tâches dans une liste Tâches , puis cliquez sur Modifier.

2. Effectuez vos modifications, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Lors de la modification groupée de tâches, gardez à l'esprit :

• Vous ne pouvez pas joindre ou supprimer des fichiers
• Vous ne pouvez pas modifier les sous-tâches
• Vous ne pouvez pas modifier, supprimer ou ajouter des commentaires
• Les données dans tous les champs inchangés restent les mêmes

Modifiez une tâche seule si vous devez effectuer l'une des opérations ci-dessus.

Piste d'audit des tâches

Vous devrez peut-être consulter l'historique d'une tâche, c'est-à-dire voir tous les événements qui se sont produits concernant cette tâche.

TaxDome Le journal d'audit de vous permet de savoir quand quelqu'un a effectué l'une des actions suivantes sur une tâche :

• Changement de cessionnaire
• J'ai changé le nom
• J'ai changé la description
• Sous-tâches ajoutées ou supprimées
• Modification de la priorité
• Changé le statut
• Définir ou modifier la date de début
• Définir ou modifier la date d'échéance
• Attribué ou modifié tags

Pour afficher l'historique d'une tâche, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la tâche dans la liste Tâches , puis cliquez sur Piste d'audit ou cliquez sur le lien Piste d'audit à l'intérieur de la tâche elle-même.

Utiliser les commentaires de tâches

En travaillant, vous pourriez tomber sur les informations dont vous avez besoin pour une tâche spécifique. Notez-le dans les commentaires de la tâche. De cette façon, les membres de l’équipe affectés à la tâche la verront.

Pour ajouter un commentaire à une tâche :

1. Cliquez sur le nom de la tâche ou sur les trois points à l'extrême droite, puis sélectionnez Modifier .

2. Dans la section Commentaires , cliquez sur Ajouter un commentaire , cliquez sur le champ de texte, puis saisissez la note.

3. Cliquez sur ENREGISTRER pour conserver vos modifications. Le commentaire, ainsi que la date et le nom du membre de l'équipe qui l'a rédigé, est ensuite enregistré dans la tâche. Lorsque le commentaire n'est plus nécessaire, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite pour le supprimer.

Imprimer une liste de tâches

Pour imprimer une liste de tâches, cliquez sur l'icône d'impression dans le coin supérieur droit.

Par défaut, une liste de tâches affiche 25 éléments par page. Si vous souhaitez en imprimer davantage, sélectionnez le nombre que vous souhaitez imprimer dans le menu Lignes par page en bas à gauche.

Votre navigateur vous demandera d'imprimer la liste, qui inclura la date et l'heure actuelles.

Supprimer des tâches

Pour supprimer complètement une tâche, procédez comme suit :

1. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom de la tâche, puis cliquez sur Supprimer .

2. Cliquez sur SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle de confirmation de suppression .