🏁 Votre première semaine sur TaxDome : checklist pour l'onboarding
Cette page est réservée aux utilisateurs de TaxDome Pro. Changez d'onglet ci-dessus pour la version TaxDome lite. *ces forfaits ne sont pas disponibles en Europe
Bonjour, utilisateur de TaxDome. Bienvenue !
Ici, nous vous guidons à travers le processus étape par étape pour mettre en place votre cabinet et le faire fonctionner sur TaxDome. Apprenez toutes les bases ici pour pouvoir commencer dès maintenant.
Passez en revue chaque étape ci-dessous, puis effectuez les actions requises dans votre portail.
Conseil : Téléchargez la liste de contrôle de l'onboarding pour suivre vos progrès.
Couvert ici :
- Démarrer avec les flux de travail TaxDome
- Configurez votre CRM
- Essentiels de la communication client
- Invitez votre équipe
Démarrer avec les flux de travail TaxDome
Objectif : créez rapidement tous les contenus nécessaires - tels que les e-mails, questionnaires et les lettres de mission - pour automatiser vos procédures de travail. Essayez ensuite vos principales automatisations sur un compte client test.
Étapes recommandées : faites-le tout de suite !
- Créez un compte client test sur TaxDome avec une adresse e-mail non-professionnelle. Cela vous permettra de tout vérifier avant d'ajouter de vrais clients. De plus, vous aurez l'occasion de voir TaxDome à la fois du côté de l'entreprise et du côté du client.
- Copiez le modèle TaxDome Onboarding : Sample Workflow de notre bibliothèque. Nous avons créé pour vous un modèle de pipeline entièrement automatisé. Essayez-le pour voir comment ça fonctionne.
- Ajoutez le premier projet au pipeline pour votre compte client test. Vérifiez le processus de flux de travail automatisé du côté du cabinet et du côté du client.
Attention : essayez toujours un nouveau pipeline avec un compte test avant d'y ajouter des données réelles (projets). Vous verrez ainsi si tout fonctionne ou si vous devez apporter des modifications.
4. Automatiser l'ajout de projets. Lorsque les projets sont créés automatiquement, vous n'avez pas besoin de refaire la même chose à chaque fois.
Étapes facultatives : nous proposons de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes que vous pouvez explorer.
- Créez des tâches récurrentes : créez automatiquement les éléments à faire qui doivent être exécutés régulièrement.
- Ajoutez des règles si-alors à vos pipelines : configurez des automatisations spécifiques à déclencher pour certains comptes clients et déplacez automatiquement certains projets à des étapes spécifiques.
- Personnalisez les fiches de projet : incluez des informations pertinentes sur les fiches de projet afin que les détails importants les concernant soient affichés au fur et à mesure de leur progression dans un pipeline.
Configurez votre CRM
Objectif : transférez toutes vos données clients sur TaxDome.
Étapes recommandées : faites-le tout de suite !
- Connaître la différence entre les comptes et les contacts. Un compte est une entité ; un contact, une personne. Vous gérez des comptes sur TaxDome : Certains peuvent être des comptes personnels, d'autres des comptes professionnels. Les personnes (alias clients) qui ont des comptes sur TaxDome sont identifiées comme contacts : c'est-à-dire un nom, un prénom et une adresse e-mail.
- Préparez votre liste de comptes clients pour l'importation. Transférez tous vos clients sur TaxDome en important leurs données depuis un fichier CSV. La plupart des logiciels fiscaux et plates-formes e-mail généreront un fichier CSV.
- Importez votre fichier CSV dans TaxDome. Une fois le fichier CSV prêt, vous pouvez transférer vos données client vers TaxDome.
- Invitez vos clients sur TaxDome. Envoyez à vos clients des invitations à utiliser leur portail TaxDome. Ils pourront remplir le formulaire d'impôt, partager des documents importants, payer leurs factures, consulter l'historique de leurs paiements, s'informer des échéances à venir, répondre aux questions et bien plus encore, le tout dans un seul endroit.
Étapes facultatives : nous proposons de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes que vous pouvez explorer.
- Créez des tags :créez des tags pour identifier vos différents types de clients, puis commencez à les appliquer pendant que vous importez. Les tags sont particulièrement pratiques lorsque vous filtrez des listes. Quelques exemples de tags pour différents types de clients : Comptabilité, Déclaration, Mensuel, Trimestriel.
- Créez/modifiez un modèle de dossier par défaut : si vous utilisez une structure de dossier personnalisée pour vos documents clients, créez un modèle de dossier avec cette structure sur TaxDome avant d'importer vos clients.
- Configurez des champs personnalisés : vous devrez inclure plus d'informations sur vos clients que seulement leurs noms et leurs adresses e-mail. Pour ce faire, vous avez besoin de champs personnalisés. Pensez : Adresse,Code postal,Anniversaire avec un champ vide rempli avec les détails de chaque personne. Vous pourrez également utiliser ces champs personnalisés comme shortcodes (un code qui devient le nom d'une personne dans un message ou e-mail ) pour gagner du temps et personnaliser les communications.
- Présentez TaxDome à vos clients : découvrez nos excellents conseils et modèles.
Essentiels de la communication client
Objectif : se familiariser avec toutes les façons dont vous échangez des documents et communiquez avec vos clients et les membres de votre équipe.
Étapes recommandées : faites-le tout de suite !
- Découvrez le fonctionnement de Documents. Chaque compte client dispose d'un onglet Documents où sont stockés ses documents.
- Apprenez comment demander des signatures électroniques. Les signatures électroniques permettent aux clients de signer électroniquement leurs documents et formulaires préparés directement sur leur portail TaxDome. Un ou plusieurs clients peuvent signer électroniquement un document.
- Synchronisez votre e-mail. Une fois que votre e-mail est synchronisé avec TaxDome, vous aurez une boîte de réception partagée avec chaque client. Vous recevrez également des notifications sur les nouveaux e-mails des clients.
- Commencez à utiliser notre messagerie sécurisée. Notre fonctionnalité Messagerie vous permet de communiquer en toute sécurité avec les clients et les membres de l'équipe en temps réel. Utilisez Messagerie pour planifier des rendez-vous ou demander aux clients des documents manquants ou toute autre chose dont vous avez besoin.
Étapes facultatives : nous proposons de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes que vous pouvez explorer.
- Téléchargez et installez l'application de bureau TaxDome. Elle vous permet de télécharger des documents sur TaxDome de nombreuses façons différentes, sans navigateur.
- Utilisation de TaxDome Drive pour copier des documents. Avec cet outil formidable, glissez-déposez des documents en masse vers TaxDome depuis votre gestionnaire de fichiers.
Invitez votre équipe
Objectif : un flux de travail magnifique et sans faille avec votre équipe.
Étapes recommandées : faites-le tout de suite !
- Ajoutez les membres de votre équipe à TaxDome comme utilisateurs. Sélectionnez un abonnement annuel ou mensuel pour les membres de votre équipe. En fonction de leurs responsabilités, donnez-leur les droits d'accès dont ils auront besoin.
- Affectez les membres de votre équipe aux clients. Les actions des membres de l'équipe sont limités sur TaxDome jusqu'à ce qu'ils aient accès au compte client. Donnez-leur accès uniquement à des comptes clients spécifiques ou à tous les comptes clients. Ils peuvent également avoir accès aux comptes lorsqu'ils sont affectés à des tâches spécifiques.
- Mettez les pipelines à la disposition des membres de votre équipe. Les membres de l'équipe doivent être ajoutés aux pipelines pour y avoir accès. Même si le projet du compte assigné à un membre de l'équipe est ajoutée à un pipeline, celui-ci n'y aura pas accès tant que vous n'aurez pas modifié le pipeline pour l'inclure.
Étapes facultatives :
- Comprendre les rôles des membres de l'équipe : pour vous aider à gérer votre travail efficacement.
- Comprendre les personnes assignés à une tâche : attribuez des tâches aux membres de votre équipe à l'intérieur et à l'extérieur des pipelines.
- Explorez les options de communication de l'équipe : utilisez les mentions @ pour communiquer partout dans TaxDome avec les membres de votre équipe.
Conseil : découvrez les cours amusants et interactifs que nous proposons sans frais de scolarité sur TaxDome Academy.
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Bonjour, utilisateur de TaxDome. Bienvenue ! Ici, nous vous guidons à travers le processus étape par étape pour que votre cabinet soit opérationnel sur TaxDome. Apprenez toutes les bases ici pour commencer tout de suite.
Passez en revue chaque étape ci-dessous, puis effectuez les actions requises dans votre portail.
Couvert ici :
Configurez votre CRM
Objectif : transfèrez toutes les informations de vos clients sur TaxDome.
Étapes recommandées : faites-le tout de suite !
- Connaître la différence entre les comptes et les contacts. Un compte est une entité ; un contact, une personne. Vous gérez des comptes sur TaxDome : Certains peuvent être des comptes personnels, d'autres des comptes professionnels. Les personnes réelles (alias clients) qui ont des comptes sur TaxDome sont identifiées comme contacts : c'est-à-dire un nom, un prénom et une adresse e-mail.
- Préparez votre liste de clients pour l'importation. Transférez tous vos clients sur TaxDome en important leurs données depuis un fichier CSV. La plupart des logiciels fiscaux et plates-formes e-mail généreront un fichier CSV.
- Importez votre fichier CSV dans TaxDome. Une fois le fichier CSV prêt, vous pouvez transférer vos données client vers TaxDome.
- Invitez vos clients sur TaxDome. Envoyez à vos clients des invitations à utiliser leur portail TaxDome. Ils pourront remplir le formulaire d'impôt, partager des documents importants, payer leurs factures, consulter l'historique de leurs paiements, s'informer des échéances à venir, répondre aux questions et bien plus encore, le tout dans un seul endroit.
Étapes facultatives : nous proposons de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes que vous pouvez explorer.
- Créez des tags : Réfléchissez : Qu'est-ce que vos clients ont en commun ? Créez ensuite un tag pour chaque groupe. Vous pouvez immédiatement commencer à appliquer des tags pendant que vous importez. Plus tard, ils vous seront utiles pour filtrer vos listes (comptabilité, déclaration, mensuel, trimestriel, etc.).
- Créer/modifier un modèle de dossier par défaut : si vous utilisez une structure de dossiers personnalisée pour les documents de vos clients, configurez-la sur TaxDome avant d'importer vos clients.
- Configurez des champs personnalisés : remplissez vos comptes et vos contacts avec toutes les informations supplémentaires. Par exemple, le code postal pour les comptes ou la date de naissance pour les clients. Utilisez ces informations comme shortcodes dans les messages, les e-mails et d'autres entités pour gagner du temps et ajouter une touche personnelle.
- Présentez TaxDome à vos clients : découvrez nos excellents conseils et modèles.
Essentiels de la communication client
Objectif : un flux de travail magnifique et sans faille avec votre équipe.
Étapes recommandées : faites-le tout de suite !
- Découvrez le fonctionnement de Documents. Chaque compte client dispose d'un onglet Documents où sont stockés les documents. Découvrez tout ce que contient cet onglet !
- Apprenez comment demander une signature électronique. Les signatures électroniques permettent à vos clients de signer leurs documents et formulaires préparés directement à partir de leur portail TaxDome. Un ou plusieurs clients peuvent signer électroniquement un document.
- Synchronisez votre e-mail. Une fois que votre e-mail est synchronisé avec TaxDome, vous aurez une boîte de réception partagée pour chaque client. Vous recevez également des notifications sur les nouveaux e-mails des clients.
- Commencez à utiliser la messagerie sécurisée. Notre fonctionnalité Messagerie vous permet de communiquer en toute sécurité avec les clients et les membres de l'équipe en temps réel. Utilisez Messagerie pour planifier des rendez-vous ou demander aux clients des documents manquants ou toute autre chose dont vous avez besoin.
Étapes facultatives : nous proposons de nombreuses autres fonctionnalités intéressantes que vous pouvez explorer.
- Téléchargez et installez l'application de bureau TaxDome. Elle vous permet de télécharger des documents sur TaxDome de nombreuses façons différentes, sans navigateur.
- Utilisation de TaxDome Drive pour copier des documents. Avec cet outil formidable, glissez-déposez des documents en masse vers TaxDome depuis votre gestionnaire de fichiers.