TaxDome Dictionnaire

Ici, nous vous guidons à travers les points communs TaxDome termes avec des définitions faciles à comprendre.

Couvert ici:

Comptes

Compte, compte client et profil client sont tous synonymes. Vous effectuez un travail pour un client (qu'il s'agisse d'un individu, d'une famille, d'une entreprise, d'une organisation à but non lucratif ou d'une fiducie) qui possède un compte/profil sur TaxDome . Le compte/profil lui-même est l'endroit où vous communiquez avec le client et stockez ses données, telles que des documents, questionnaires , factures, paiements, etc.

Les comptes n'incluent pas les e-mails, contrairement aux contacts . Si vous souhaitez qu'un client puisse accéder à son portail client, vous associez son compte à un ou plusieurs contacts, puis activez l' accès au profil pour au moins un e-mail .

Automatisations

TaxDome Les automatisations de lancent des actions pour vous, les membres de votre équipe ou vos clients à différents moments. étapes du processus de travail. Vous configurez des automatisations à l'intérieur pipelines . De cette façon, lorsqu'un projet déménage vers un nouveau étape dans un pipeline , les actions qui doivent être effectuées sont déclenchées d'elles-mêmes : un message spécifique, un questionnaire , ou une proposition est automatiquement envoyée au client, par exemple.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des automatisations, rendez-vous ici .

Discussions

Les chats sont un moyen sécurisé de communiquer avec vos clients sur TaxDome . Les chats peuvent être liés à un projet spécifique, automatisés au sein d'un pipeline , ou même autonome.

Les fils de discussion sont soigneusement organisés dans le profil de chaque client, et vous pourrez toujours voir combien d'entre eux restent non lus et quel membre de l'équipe a répondu dans un fil. Les fils de discussion peuvent inclure des listes de tâches pour les clients, ainsi que des documents joints. Une fois que vous avez obtenu ce dont vous avez besoin d'un client, vous pouvez archiver ou supprimer le fil de discussion pour éviter d'encombrer les choses.

Pour en savoir plus sur les discussions, allez ici .

Portail client

TaxDome Le portail client de est une plateforme sûre et sécurisée où les clients partagent des documents importants avec vous, paient vos services, consultent leur historique de paiement, restent informés des délais, posent et répondent à des questions en temps réel et complètent leurs déclarations de revenus. questionnaires . Ils peuvent faire tout cela au même endroit, dans le confort de leur foyer ou en déplacement depuis leurs appareils mobiles.

Vous pouvez donner accès au portail à un client pendant que vous créez son compte ou après . Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à l'adresse d'un contact e-mail adresse, TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail . Pour activer le compte, le client doit accepter la demande et créer un mot de passe.

Voir Comment présenter TaxDome à vos clients pour plus de détails.

Demandes des clients

Les demandes des clients vous permettent d'envoyer des questionnaires rapides et ponctuels aux clients au milieu d'une projet pour clarifier les informations sans perturber la workflow . Vous pouvez les adresser à vos clients ou à des tiers ; aucune inscription n'est requise. Contrairement aux questionnaires complets, les demandes clients ne nécessitent pas de modèles et peuvent ainsi être élaborées et envoyées plus rapidement. 

Pour en savoir plus sur les demandes des clients, cliquez ici .

Contacts

Les contacts sont toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez. Notre fonctionnalité Contacts vous permet de stocker les numéros de téléphone des personnes, e-mail adresses et adresses postales ; c'est là que vous conservez les informations personnelles non seulement des clients, mais également des collègues, des clients potentiels, des partenaires et des membres de la famille des clients.

Un contact peut être lié à plusieurs comptes . Par exemple, le contact de Kate Smith, ainsi que son e-mail (katesmith@gmail.com), est liée à Kate Smith Family , Kate's LLC 1 et Kate's Trust, car les trois comptes lui appartiennent, bien que des entités différentes. Chaque compte, ou profil client, sur TaxDome a un ou plusieurs contacts correspondants.

En savoir plus sur les contacts ici .

Approbations de documents

Une fois que vous avez fini de préparer un document, vous souhaiterez peut-être obtenir les commentaires du client. TaxDome vous permet de demander une approbation pour vous assurer que vos clients sont satisfaits de votre travail ou savoir s'ils ont besoin d'autre chose. Si un client n'est pas entièrement satisfait d'un document, il sera invité à en détailler les raisons, afin que vous sachiez immédiatement quoi faire.

Pour en savoir plus sur notre fonctionnalité d'approbation de documents , rendez-vous ici .

Synchronisation des e-mails

Il existe de nombreuses façons de communiquer avec les clients, et e-mail est le plus courant. C'est pourquoi TaxDome offre un service sécurisé et intégré e-mail système. Avec TaxDome , vous n'avez pas besoin de créer un dossier pour chaque client ni d'obtenir une copie en copie sur un e-mail cela ne nécessite pas de réponse. Au lieu de cela, vous partagez une boîte de réception avec chaque client, à laquelle vous accédez depuis son profil. Pour utiliser cette fonctionnalité, chaque membre de l'équipe doit synchroniser son e-mail compte avec TaxDome .

All new messages in a thread with a client or team member are shown in the Inbox+ section, along with other notifications.

Découvrez comment synchroniser votre e-mail ici .

Signatures électroniques

La signature électronique est un moyen légal d'obtenir le consentement ou l'approbation de documents ou de formulaires électroniques.

Il existe deux manières d'utiliser les signatures électroniques sur TaxDome :

  • Demandez la signature de vos documents et formulaires préparés
  • Demandez à signer électroniquement vos accords avec les clients

En savoir plus à ce sujet dans l' article .

Modèles de dossiers

Les modèles de dossiers accélèrent le processus d'organisation des documents de vos clients en créant des dossiers par défaut pour leurs comptes . Les modèles de dossiers peuvent être automatisés dans un pipeline ou appliqué manuellement à des comptes clients spécifiques.

Apprenez-en davantage sur les modèles de dossiers ici .

Inbox+

Inbox+ C'est là que vous démarrez et terminez vos projets, et que vous recevez des notifications importantes qui maintiennent votre travail sur la bonne voie. Vous recevez des notifications sur TaxDome chaque fois qu'un événement lié au client se produit (un client ouvre un document, signe une proposition, envoie un nouveau message, etc.) et Inbox+ vous permet de savoir dans quel état se trouvent ces notifications. Les préférences pour les notifications sont facilement configurées pour chaque membre de l'équipe.

En savoir plus sur Inbox+ ici .

Emplois

Most likely, your firm offers an array of services. On TaxDome, a job is what we call an individual service a client pays you to do. A job goes into a pipeline designed for that particular service, so that one pipeline might include many jobs for different clients. For example, your clients’ 1040 Returns for 2020 (each, a job) are handled in your 1040 Return pipeline. Each job is paired with a client account, and both move together through the pipeline from first stage to last.

En savoir plus sur projets ici .

projet récidives

Utiliser projet récurrences pour définir un planning par défaut pour tous projets dans un pipeline pour se répéter quotidiennement, hebdomadairement, bihebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Ils peuvent être générés automatiquement dans votre pipelines si nécessaire. Vous pouvez également configurer des horaires individuels pour projet récurrences déjà ajoutées à votre pipelines .

En savoir plus sur les récurrences projet .

Les organisateurs

Les organisateurs sont des questionnaires conçus sur mesure qui vous aident à recueillir les informations dont vous avez besoin auprès de vos clients, minimisant ainsi les allers-retours entre vous. Ils peuvent être liés à un domaine spécifique projet , automatisé dans un pipeline , ou même autonome.

En savoir plus sur questionnaires ici .

Pipelines

UN pipeline est une procédure de travail établie : une séquence d'étapes impliquées pour réaliser un service particulier que vous effectuez. Pipelines vous aider à gérer votre flux client ; vous en créez un pour chaque type de service que vous proposez, par exemple, une déclaration 1040, un W-2 et une paie pipeline . Chaque pipeline possède son propre ensemble d'étapes, appelé étapes . Les emplois , les projets individuels pour lesquels un client vous paie, entrent dans leurs sections requises pipeline , puis passez de étape à étape jusqu'à l'achèvement.

Pour plus de détails sur pipelines , va ici .

Accès au profil

Chaque compte/profil est lié à un ou plusieurs contacts , et chaque contact contient un e-mail adresse. De cette façon, si un compte doit avoir plus d'un utilisateur, tous peuvent accéder au compte via le portail client, et chaque personne aura son propre compte. connexion informations d'identification.

Par exemple, un couple marié qui dépose conjointement n’a besoin que d’un seul compte. Si les deux conjoints souhaitent accéder au portail, associez leurs deux contacts au compte. Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à leurs contacts e-mail adresses, TaxDome leur envoie à chacun une demande d'activation par e-mail . Chaque conjoint accepte alors la demande et crée son propre mot de passe ; ils auront alors tous deux des connexion informations d'identification pour le même compte.

Découvrez ici comment donner à des utilisateurs supplémentaires l'accès à un compte.

Les propositions

Le générateur de propositions et de lettres de mission permet aux entreprises de créer des documents interactifs destinés aux clients pour les engager de manière professionnelle. Grâce aux options de personnalisation, vous pouvez créer une proposition ( marketing , ventes), lettre de mission - ou les deux. De plus, vous pouvez choisir d'exiger le paiement au moment de la signature automatiquement via votre mode de paiement préféré.

L'ensemble de la fonctionnalité est personnalisable, y compris la dénomination des barres latérales et les étapes vues par vos clients. Tout cela peut être enregistré sous forme de modèle pour gagner du temps sur la saisie des données et les utiliser dans pipeline automatisations.

Apprenez-en davantage sur les propositions ici .

Rappels

Les rappels sont supplémentaires e-mail notifications qui sont automatiquement envoyées aux clients lorsqu'ils ne répondent pas à un e-mail une invite dans un certain laps de temps : par exemple, le client tarde à signer un document ou à payer une facture. En utilisant nos rappels automatisés, vous gagnez du temps en n'ayant pas à appeler un client qui ne répond pas ou qui oublie.

Pour en savoir plus sur les rappels, rendez-vous ici .

Prestations de service

Utilisez notre fonctionnalité Services pour détailler vos factures et ajouter des services spécifiques à vos propositions. Vous pourrez effectuer des transactions plus rapidement et obtenir des rapports financiers plus détaillés. De plus, les clients sauront toujours exactement ce qu’ils paient.

Pour en savoir plus sur les services, rendez-vous ici .

Mots clés

Deux à trois mots de long et codés par couleur pour une reconnaissance rapide, tags vous aider à filtrer vos comptes clients, vos contacts , vos entrées de temps et vos tâches . Ils fournissent des détails sur un élément et facilitent la localisation d'éléments similaires avec le même tag . Vous pouvez attribuer tags soit manuellement, soit via pipeline automatisation à un ou plusieurs clients à la fois.

En savoir plus sur tags ici .

Tâches

Les tâches sont des choses à faire. Sur TaxDome , nous considérons les tâches comme des étapes à suivre pour mener à bien un projet . UN projet peut impliquer une variété de tâches pour votre équipe et le client : discussions, factures, saisies de temps, propositions, etc.

Tasks can be assigned to any of your team members, linked to a specific job, automated within a pipeline, or even standalone. Labeled with different statuses, tasks may also include subtasks as well as comments.

Pour tout savoir sur les tâches, rendez-vous ici .

TaxDome Conduire

En utilisant TaxDome Drive est un moyen simple et rapide de télécharger, d'afficher et de gérer des documents clients sans ouvrir votre navigateur. Fondamentalement, il s'agit d'un lecteur mappé (Z:\ Drive) sur votre bureau qui fonctionne de la même manière que Dropbox ou Google Drive. La meilleure chose à propos TaxDome Drive, c'est que toutes vos données sont stockées sur un serveur, même si vous pouvez les voir et interagir avec celui-ci ; de cette façon, toutes ces données n'occupent pas un espace précieux sur votre disque dur.

Apprenez à configurer et à utiliser le TaxDome Conduisez ici .

Modèles

Nos modèles sont des documents, des e-mails, des formulaires, des tâches prédéfinis et bien plus encore. Comme un plan, un modèle est utilisé comme base pour créer davantage de choses identiques. Les modèles accélèrent le processus d'envoi d'un e-mail , par exemple, ou créer des structures de dossiers, des propositions et questionnaires dont vous aurez besoin plus d'une fois. Ils sont également utiles lors de l'ajout d'automatisations à pipelines .

For example, you can set up a Call Client task template to be triggered so that a team member calls the client as soon as a job for them enters the first stage of a pipeline. Or you can create a proposal template that you’ll use over and over again.

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