TaxDome Dictionnaire

Nous avons créé un TaxDome Glossaire pour une navigation aisée sur la plateforme. Parcourez les termes par catégorie ou utilisez la recherche (Ctrl+F sous Windows, Cmd+F sous Mac) pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

Essentiel

URL du portail de l'entreprise

URL du portail de l'entreprise (ou connexion lien) est un lien unique par défaut vers votre TaxDome portail au format taxdome (par exemple, taxdome ), qui ouvre le portail connexion page. 

Les propriétaires et administrateurs d'entreprise peuvent modifier l'URL du portail et utiliser le domaine personnalisé pour l'étiquetage blanc à la place (par exemple, general-ledger.online ). 

Tableau de bord des informations

Le tableau de bord Insights est un aperçu personnalisable des activités clés de votre entreprise, y compris les actions en attente des clients, projets , les tâches et la charge de travail de l'équipe. Il vous aide à suivre la progression, à prioriser les tâches et à gérer efficacement le travail, le tout depuis un seul et même endroit. 

Les propriétaires et les administrateurs de l'entreprise peuvent surveiller l'ensemble de l'équipe, tandis que les membres de l'équipe utilisent Insights pour rester au courant de leur charge de travail quotidienne.

Inbox+

Inbox+ is your central hub for tracking important updates in TaxDome. It notifies you about client actions (e.g., document uploads, signed proposals, new messages), team mentions, and system updates—all displayed chronologically. 

Un cercle vert près du Inbox+ L'icône indique les notifications non traitées. Chaque membre de l'équipe peut personnaliser ses préférences de notification pour ne pas recevoir celles dont il n'a pas besoin.

Le bouton Nouveau

Le bouton Nouveau est le moyen le plus rapide de créer un nouveau TaxDome entité (comptes, questionnaires , fils de discussion, etc.) depuis n'importe quelle page. 

TaxDome applications

Les applications TaxDome sont des moyens supplémentaires d'accéder à votre portail depuis un mobile (Android, iOS) et un ordinateur de bureau (Windows, Mac à venir). 

L'application mobile vous permet de répondre rapidement aux clients, de suivre les mises à jour sans vous connecter au portail et de numériser des documents directement dans TaxDome via l'appareil photo. L'application de bureau se connecte à TaxDome Drive, vous permettant de télécharger des fichiers par glisser-déposer.

Microsoft Store

TaxDome conduire

TaxDome Drive est une fonctionnalité de l'application de bureau qui vous permet d'accéder à votre TaxDome Fichiers et dossiers directement depuis votre ordinateur. Il apparaît comme un lecteur mappé (Z:) et fonctionne comme Dropbox ou Google Drive sans utiliser l'espace de stockage local, vous permettant de télécharger, de transférer et de supprimer des fichiers par glisser-déposer.

Portail client

Le portail client est un site Web sûr et sécurisé interface similaire au portail Web pour les entreprises où les clients partagent des documents importants avec vous, paient vos services, consultent leur historique de paiement, restent informés des délais, posent et répondent à des questions en temps réel et remplissent leurs déclarations fiscales. questionnaires Les clients peuvent également utiliser une application mobile de portail client .

Créateur de site

Site Builder est un éditeur de site web intégré et intuitif qui permet aux propriétaires et administrateurs d'entreprise de créer un site web personnalisé et de le mettre en ligne, sans compétences techniques ni programmation requises, grâce à des modèles. Ce service est inclus dans les formules Pro et Business . 

CRM

Comptes

Les comptes (ou comptes clients) sont les entreprises, familles et particuliers pour lesquels vous travaillez et facturez. Ne les confondez pas avec les contacts .

Un compte est toujours associé à un ou plusieurs contacts, selon le nombre de personnes qui l'utilisent. Par exemple, un compte individuel peut être accessible aux conjoints (deux contacts associés), tandis qu'un compte professionnel peut inclure les contacts de son directeur, de son responsable opérationnel et de sa secrétaire. 

Contacts

Les contacts sont des personnes avec lesquelles vous interagissez TaxDome Les contacts stockent des informations personnelles telles que les numéros de téléphone, les e-mails et les adresses des clients, des collègues, des prospects, des partenaires et des membres de la famille. 

Un même contact peut être associé à plusieurs comptes . Par exemple, Adam Smith peut être associé aux comptes Smith Family, Smith Rentals LLC , Acme Corp et Adam Smith , car il gère ces quatre entités.

Profils clients

Les profils clients (profils de compte client) sont des entités où sont enregistrées les informations de compte et de contact. Dans le profil client, vous pouvez consulter les informations du compte, communiquer avec le client et stocker ses données, telles que ses documents. questionnaires , factures, paiements, etc.

Les contacts basculent

Les bascules de contact ( connexion / notifier / synchronisation e-mail ) sont des paramètres qui gèrent l'accès au portail d'un contact, e-mail notifications, et e-mail Intégration au profil client. Les modifications peuvent être effectuées individuellement ou en bloc.

Champs personnalisés

Les champs personnalisés sont des champs définis par l'utilisateur pour les comptes et les contacts. Ils vous permettent de stocker et d'organiser des informations supplémentaires spécifiques à vos clients. Ils permettent d'adapter les profils clients aux besoins de votre entreprise en saisissant des informations telles que le type d'entité, la source de référence, les délais ou toute autre donnée pertinente non présentée par défaut dans les champs. TaxDome .

Mots clés

Les étiquettes sont des libellés courts et colorés (par exemple, Client récurrent , Urgent , Préparation des déclarations fiscales , etc.) permettant une reconnaissance rapide et un filtrage des comptes clients, contacts , documents , saisies de temps et tâches . Elles fournissent des détails sur un élément et facilitent la localisation d'éléments similaires. tag facile. Vous pouvez attribuer tags soit manuellement, soit via pipeline automatisation à un client ou à plusieurs à la fois.

Notes de compte

Les notes de compte sont des notes internes que les membres du cabinet peuvent ajouter à propos des clients fournissant des informations complémentaires. Elles permettent à votre équipe de suivre les détails importants, les préférences et toute information pertinente concernant le client. Il est possible de les lier à projets et des tâches pour maintenir l'équipe en harmonie.

Gestion d'équipe

Ferme patron

patron de l'entreprise (ou simplement patron ) est le membre de l'équipe qui a initialement enregistré l'entreprise auprès de TaxDome et dispose d'un contrôle total sur tous les paramètres de l'entreprise. Chaque entreprise ne peut en avoir qu'un seul. patron .

Administrateur

L'administrateur est un membre de l'équipe désigné par l'entreprise patron pour gérer certaines opérations de l'entreprise. Comme le patron , un administrateur a un accès complet à TaxDome fonctionnalités et comptes clients de , à l'exception de la gestion des patron le rôle de, certaines autorisations des employés et TaxDome Abonnements. Une entreprise peut avoir plusieurs administrateurs.

Membre de l'équipe (employé)

Un membre de l'équipe (employé) est un membre du personnel de l'entreprise disposant de droits d'accès. L'entreprise patron et les administrateurs contrôlent les fonctionnalités et les comptes clients auxquels les membres de l'équipe peuvent accéder. 

Accès au compte client

L'accès au compte client permet à un membre de l'équipe de consulter et de modifier toutes les informations concernant le client, y compris ses documents, ses fils de discussion, projets réalisés pour lui, etc. patron et les administrateurs ont toujours accès à tous les clients.

Rôles du compte

Un rôle de compte est une désignation personnalisable pour les membres de l'équipe pour des comptes clients spécifiques, y compris le préparateur d'impôts , le consultant , le comptable , etc. Au lieu d'attribuer des tâches ou projets Les entreprises peuvent attribuer un rôle à une personne spécifique, garantissant ainsi la sélection du bon membre de l'équipe en fonction du client. Les propriétaires et administrateurs d'entreprise gèrent les rôles des comptes au niveau du portail.

Flux d'activité

Le flux d'activité est une page permettant de vérifier qui a effectué une action sur le portail et quand. Il peut s'agir, par exemple, d'exporter des données, de modifier les droits d'accès ou les mots de passe. Son objectif principal est d'aider l'entreprise. patron et les administrateurs dans le contrôle de l'activité des membres de l'équipe et la sécurisation de l'intégrité des données du portail. 

Rapports

Le reporting est une fonctionnalité qui aide les entreprises à suivre et à analyser les données clés de tous les comptes, projets , tâches, factures, saisies de temps, etc. Il permet aux utilisateurs de générer des rapports basés sur des filtres et des champs personnalisés, fournissant des informations sur les performances de l'entreprise et workflow efficacité. Les rapports peuvent être personnalisés, enregistrés et exportés pour une analyse plus approfondie.

Workflow et automatisation

Pipelines

Pipelines sont des séquences de étapes qui complètent un projet. Par exemple, il peut inclure toutes les étapes nécessaires à la préparation d'une déclaration de revenus, de la collecte des informations auprès du client à la transmission électronique de la déclaration.

Étapes

Les étapes sont des étapes distinctes au sein de votre pipeline Par exemple, examiner des documents ou remplir une déclaration. Les travaux en cours sont toujours localisés à un endroit précis. étapes de la pipeline .

Emplois

Les missions sont des projets que vous réalisez pour un client. Dans une déclaration de revenus pipeline exemple, le projet ce serait le retour d'un client sur lequel vous travaillez.

Tâches

Les tâches sont des tâches à effectuer par les membres de l'équipe. Elles peuvent faire partie d'un projet ou existent séparément. Ne les confondez pas avec les tâches client (à faire) .

Automatisations

Automatisations sont des paramètres ajoutés à pipeline étapes pour effectuer automatiquement des actions une fois projets atteindre un certain étape Par exemple, vous pouvez envoyer des mises à jour d'avancement à vos clients, émettre des factures, collecter des données clients et créer automatiquement des tâches pour votre équipe. Vous pouvez également ajouter des automatisations aux statuts projet personnalisés . 

Déplacement automatique

Automove est un paramètre d'un pipeline étape se déplacer projets à travers le pipeline automatiquement une fois que toutes les actions requises ont été effectuées par les clients ou les membres de l'équipe. Ainsi, par exemple, vous n'aurez pas besoin de vérifier si votre client a soumis une demande. questionnaire ou payé la facture. Une fois cela fait, le projet est déplacé vers le suivant étape tout seul, et d'autres automatisations sont déclenchées. 

Logique conditionnelle dans pipelines

La logique conditionnelle dans pipelines est une fonctionnalité qui automatise workflow Selon des conditions prédéfinies. Si certains de vos clients ont des besoins spécifiques ou si votre approche varie selon les groupes de clients, vous pouvez activer certaines options. étapes et des automatisations réservées aux clients avec tags spécifiques. Par exemple, les nouveaux clients et les clients fidèles recevront des propositions différentes.

Coutume projet statuts

Les statuts projet personnalisés reflètent que projet est retardé pour une raison quelconque ou nécessite une intervention du client pour pouvoir continuer. Lorsque la commande est personnalisée projet le statut est attribué, le projet reste toujours le même étape mais il est marqué d'une couleur et n'est pas impliqué en général pipeline automatisation . Le meilleur cabinet consiste à utiliser des automatisations personnalisées projet statut et le ramener au statut « Actif » une fois que les éléments d'action spécifiés sont exécutés (par exemple, le client soumet la demande de documents manquants).

projet récidives

Les récurrences projet permettent aux entreprises d'automatiser la création de projets répétitifs projets pour le même client à intervalles réguliers. Cela garantit que les tâches récurrentes, comme la comptabilité mensuelle, sont planifiées automatiquement, réduisant ainsi les efforts manuels et évitant les retards.

Éléments liés (Emplois)

Les éléments liés signifient associer des éléments pertinents, tels que des documents, des notes clients, des factures, etc., à des éléments spécifiques. projets pour garder toutes les informations connexes organisées et facilement accessibles à partir du projets ' cartes. Les éléments peuvent être liés manuellement ou automatiquement, lorsque des automatisations sont déclenchées. Les éléments liés avec un statut en attente agissent comme des éléments d'action pour projets se déplacer automatiquement . 

Statuts en contact avec les clients (Emplois)

Les statuts projet destinés aux clients sont projet étiquettes d'état définies pour pipeline étapes Visibles par les clients, ils les tiennent informés de l'avancement des travaux et des services demandés. Ils assurent la transparence en affichant les principales mises à jour sur le portail client. projet les statuts sont facultatifs.

Documents

Documents clients

Les documents clients sont des fichiers dans différents formats que les clients ou les membres de l'entreprise téléchargent TaxDome . 

Niveau d'accès au document (dossier de niveau supérieur)

Le niveau d'accès aux documents (dossier de niveau supérieur) définit qui peut afficher et gérer les documents dans un dossier spécifique dans TaxDome Chaque dossier de niveau supérieur dispose de paramètres d'accès prédéfinis : certains sont visibles uniquement par le cabinet, tandis que d'autres permettent aux clients de télécharger ou de consulter des fichiers. Ces niveaux d'accès permettent de contrôler l'organisation et la sécurité des documents.

Modèles de dossiers

Les modèles de dossiers permettent de créer rapidement une arborescence de dossiers pour stocker les documents des clients. Vous pouvez créer des modèles de dossiers personnalisés ou utiliser le modèle par défaut.

Approbation des documents

L'approbation du document est une fonctionnalité qui vous permet de demander au client une confirmation qu'il est d'accord sur le contenu du document. 

Demandes de fichiers

Les demandes de fichiers sont une fonctionnalité qui vous permet d'obtenir les fichiers nécessaires auprès de tiers. Vous pouvez sélectionner n'importe quel dossier dans votre compte client, générer un lien de téléchargement et l'envoyer à la personne de votre choix. Aucun accès au portail client n'est requis pour télécharger les fichiers ; ils sont alors téléchargés dans le dossier spécifié. 

TaxDome IA

TaxDome AI ( pour les entreprises américaines uniquement ) est un outil d'IA intégré dans TaxDome qui renomme automatiquement et tags Documents téléchargés par vos clients. Vous recevrez ainsi tous leurs documents correctement nommés et étiquetés. Cette option est désactivée par défaut ; vous pouvez l'activer dans les paramètres du cabinet .

Signature

Signatures (signature électronique)

Les signatures font référence aux signatures électroniques utilisées pour signer des documents numériquement. TaxDome prend en charge à la fois les signatures électroniques (signatures numériques juridiquement contraignantes) et PDF Signatures (signatures manuscrites où le client saisit ou dessine son nom). Les signatures peuvent inclure un horodatage automatique et servent à simplifier les processus d'approbation des documents.

Priorité de signature

La priorité de signature est une fonctionnalité qui accélère la préparation de vos documents pour la signature lorsque vous utilisez des modèles de signature. 

Équilibre ferme

Le solde ferme est une page où vous pouvez ajouter des fonds pour des fonctionnalités payantes supplémentaires, telles que KBA , QES / AdES demandes et SMS.

KBA

L'authentification basée sur les connaissances ( KBA ) est une méthode de vérification qui exige des signataires qu'ils répondent à des questions de sécurité basées sur des données personnelles avant de pouvoir signer des documents. Elle renforce la sécurité et la conformité, notamment pour les documents fiscaux et financiers. Utilisation KBA , vous devez ajouter des fonds à votre solde.

QES et AdES

QES et AdES (Qualified Electronic Signature et Advanced Electronic Signature) sont des types de signature numérique conformes à la réglementation de l'Union européenne (eIDAS). AdES offre un niveau de sécurité supérieur à une signature électronique de base, garantissant l'intégrité et l'authenticité d'un document. QES Offre le plus haut niveau de sécurité et d'équivalence juridique à une signature manuscrite, nécessitant une vérification d'identité par une autorité de certification de confiance. QES et AdeS, vous devez ajouter des fonds à votre solde.

Demandes des organisateurs et des clients

Les organisateurs

Les organisateurs sont des questionnaires numériques qui permettent de recueillir des informations clients structurées. Ils sont personnalisables et peuvent inclure une logique conditionnelle pour afficher des questions pertinentes en fonction des réponses.

Demandes des clients

Les demandes des clients sont une fonctionnalité qui vous permet de poser des questions ponctuelles lors d'une projet sans perturber votre workflow . Ils sont flexibles et permettent de recueillir rapidement des informations cruciales, d'améliorer la communication et de réduire les délais. Les demandes des clients peuvent être transmises à des clients ou à des tiers sans nécessiter de connexion.

Logique conditionnelle dans questionnaires

La logique conditionnelle dans questionnaires est une fonctionnalité qui s'ajuste dynamiquement questionnaire Questions basées sur les réponses précédentes. La collecte de données est simplifiée en affichant uniquement les champs pertinents, réduisant ainsi l'encombrement et rendant le processus plus efficace pour les clients.

Communication

Discussions avec les clients

Les chats clients permettent aux entreprises de communiquer avec leurs clients de manière sécurisée et en temps réel. Ils regroupent les SMS, les demandes de fichiers et les tâches à effectuer pour les clients, regroupés au même endroit.

Tâches client (à faire)

Les tâches client (à faire) sont des éléments exploitables, comme dans les listes de contrôle, attribués aux clients dans les chats pour demander des actions spécifiques, telles que le téléchargement de documents ou la fourniture d'informations. 

SMS

Le SMS est un service intégré TaxDome fonctionnalité permettant aux entreprises d'envoyer des SMS à leurs clients pour des mises à jour rapides, des rappels et des notifications. SMS envoyés depuis TaxDome peut inclure des liens vers des factures, des documents et d'autres actions importantes. 

Synchronisation des e-mails

La synchronisation des e-mails est une fonctionnalité qui connecte n'importe quel serveur externe e-mail compte (par exemple, Gmail, Outlook, etc.) à TaxDome , intégrant automatiquement les communications clients au système. Les e-mails apparaissent automatiquement dans les profils des clients et sont accessibles à tous les membres de l'équipe ayant accès au compte. Les e-mails personnels, quant à eux, ne sont pas visibles. TaxDome , puisque seuls les messages provenant/vers les clients sont synchronisés.

Discussions d'équipe

Les chats d'équipe sont une fonctionnalité de communication permettant aux membres du cabinet d'échanger sur des sujets internes. Ils peuvent créer des canaux pour différents sujets ou projets, comme les déclarations de revenus ou les questions internes. Ces chats sont réservés au cabinet et ne sont pas visibles par les clients.

Facturation

TaxDome Paiements

TaxDome Payments ( pour les entreprises américaines uniquement ) est un système de traitement des paiements intégré qui permet aux entreprises d'accepter facilement des paiements sur le portail via différents moyens, notamment Venmo, Apple Pay et Google Pay. Il permet de répercuter les frais de traitement sur vos clients et de recevoir l'argent sur votre compte bancaire le jour ouvrable suivant le paiement.

Factures uniques

Les factures uniques sont des factures autonomes émises pour un montant et un service spécifiques, nécessitant un paiement unique de la part du client.

Factures récurrentes

Les factures récurrentes sont des factures générées automatiquement et envoyées à des intervalles prédéfinis (par exemple, hebdomadaires, mensuels, annuels ou personnalisés) pour optimiser la facturation. Elles prennent en charge les paiements automatiques et peuvent donc être utilisées pour la mise en place d'un abonnement à un service.

Entrées de temps

Les saisies de temps sont des heures de travail enregistrées qui peuvent être converties en factures, permettant ainsi aux entreprises de facturer leurs clients en fonction du temps suivi. Elles peuvent également servir au reporting interne et à la gestion des progrès et des capacités de l'équipe.

Services

Les services sont des éléments de facturation prédéfinis avec des prix fixes (à l'article ou à l'heure), facilitant la standardisation et la rationalisation de la facturation. Ils permettent de simplifier les factures, les propositions et les saisies de temps.

Réductions

Les remises désignent une réduction appliquée à une facture, sous forme de montant fixe ou de pourcentage. Elles peuvent être ajoutées manuellement lors de l'émission d'une facture, permettant ainsi aux entreprises de proposer des tarifs spéciaux ou des promotions à leurs clients.

Crédits

Les crédits sont des fonds prépayés ajoutés au compte d'un client sous forme d'avoirs. Ils peuvent ensuite être utilisés pour régler automatiquement les factures futures.

Paiements hors ligne

Les paiements hors ligne sont des paiements enregistrés manuellement effectués en dehors de TaxDome , comme les virements bancaires, les chèques ou les espèces. Ils peuvent également servir à créditer des fonds.

Les propositions

Les propositions (anciennement « contrats ») permettent de créer des lettres de mission décrivant les services et les honoraires, permettant ainsi aux clients d'approuver les travaux et d'effectuer les paiements en toute simplicité. Les propositions peuvent inclure des factures ou des listes de prix liées aux services.

Autorité de signature

L'autorité de signature est un paramètre qui définit qui, du côté du client, a l'autorité de signer les propositions et les factures récurrentes.

Fonctionnalités à l'échelle du système 

Modèles

Les modèles sont des entrées prédéfinies sur la base desquelles vous pouvez rapidement créer de nouvelles entités (par exemple, des e-mails, projets , tâches, factures, propositions, questionnaires , et plus encore). Les modèles sont essentiels pour workflow automatisation car les automatisations ne pourraient pas être créées sans elle. 

Marketplace

Marketplace est une bibliothèque de modèles prêts à l'emploi pour les e-mails, questionnaires , projets , tâches, factures et bien plus encore. Les entreprises peuvent parcourir, personnaliser et appliquer ces modèles pour optimiser les flux de travail et améliorer l'efficacité. TaxDome l'utilisateur peut devenir créateur et suggérer vos modèles pour le Marketplace .

Rappels

Les rappels sont des alertes automatisées ou manuelles qui informent les clients des tâches en attente, des factures, des signatures ou d'autres actions urgentes pour maintenir le travail sur la bonne voie.

Notifications

Les notifications sont des alertes système envoyées via Inbox+ , e-mail , ou une application mobile pour informer les utilisateurs (les membres de l'équipe et vos clients) des activités des clients, des mentions de l'équipe, projet mises à jour et autres événements clés.

Shortcodes

Shortcodes are dynamic placeholders that automatically insert client-specific information (e.g., name, due date, invoice amount) into messages, job cards, organizers, emails, PDF invoices, and more, making communication personalized. Shortcodes are exremely useful when using templates or sending any info to the clients in bulk.

Intégrations

Les intégrations sont des connexions avec des outils tiers tels que QuickBooks , Zapier , etc., permettant aux entreprises de synchroniser les données et d'automatiser les processus.

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