Dictionnaire TaxDome

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Dans cet article, vous trouverez les définitions facile à comprendre des termes courants utilisés dans TaxDome.

Couvert ici :

Comptes
Automatisations
Chats
Portail client
Contacts
Contrats
Approbation des documents
Synchronisation des e-mails
E-Signatures
Modèles de dossiers
Inbox+
Projets
projet récidives
Questionnaires
Pipelines
Accès au profil
Rappels
Services
Tags
Tâches
TaxDome Drive
Modèles

Comptes

Compte, compte client et profil client sont des synonymes. Vous effectuez un travail pour un client, qu'il s'agisse d'un particulier, d'une famille, d'une entreprise, d'un organisme à but non lucratif ou d'une fiducie, qui a un compte/profil sur TaxDome. Le compte/profil lui-même est l'endroit où vous communiquez avec le client et stockez ses données, telles que des documents, questionnaires, factures, paiements, etc.

Les comptes n'incluent pas les e-mails, mais les contacts, oui. Si vous souhaitez qu'un client puisse accéder à son portail client, vous associez son compte à un ou plusieurs contacts, puis vous activez l'accès au profil pour au moins une des adresses e-mail.

Automatisations

Les automatisations de TaxDome déclenchent des actions pour vous, les membres de votre équipe ou vos clients à différents stades du processus de travail. Vous mettez en place des automatisations à l'intérieur des pipelines. Ainsi, lorsqu'un projet passe à une nouvelle étape d'un pipeline, les actions qui doivent être exécutées sont déclenchées d'elles-mêmes - par exemple, un message spécifique, un questionnaire ou un contrat est automatiquement envoyé au client.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des automatisations, cliquez ici.

Chats

Les chats sont un moyen sécurisé de communiquer avec vos clients sur TaxDome. Les chats peuvent être associés à un projet, automatisé au sein d'un pipeline, ou même indépendant.

Les fils de discussion sont soigneusement organisés dans le profil de chaque client, et vous pourrez toujours voir combien d'entre eux restent non lus et quel membre de l'équipe a répondu dans un fil. Les fils de discussion peuvent inclure des listes de tâches pour les clients, ainsi que des documents joints. Une fois que vous avez obtenu ce dont vous avez besoin d'un client, vous pouvez archiver ou supprimer le fil de discussion pour éviter d'encombrer les choses.

Pour en savoir plus sur les chats, rendez-vous ici.

Portail client

Le portail client de TaxDome est un centre sûr et sécurisé où les clients partagent des documents importants avec vous, paient pour vos services, consultent leur historique de paiement, se tiennent au courant des échéances, posent et répondent aux questions en temps réel et remplissent les déclarations fiscales. Ils peuvent faire tout cela, dans le confort de leur foyer ou en déplacement, à partir de leur mobile.

Vous pouvez accorder l'accès au portail à un client pendant que vous créez son compte ou vous pouvez le faire plus tard. Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à l'adresse électronique d'un contact, TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail. Pour activer le compte, le client doit accepter la demande et créer un mot de passe.

Pour plus de détails, consultez : Comment présenter TaxDome à vos clients.

Contacts

Les contacts sont toutes les personnes avec lesquelles vous interagissez. Notre fonction contacts vous permet de stocker les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les adresses postales des personnes ; c'est là que vous conservez les données personnelles non seulement des clients, mais aussi de vos collègues, des clients potentiels, des partenaires et des membres de la famille des clients.

Un contact peut être associé à plusieurs comptes. Par exemple, le contact Marie Dubois, ainsi que son e-mail (mariedubois@gmail.com), est associé à Famille Marie Dubois, Marie LLC 1 et Fiducie Marie, car les trois comptes sont les siens, bien qu'il s'agisse d'entités différentes. Chaque compte, ou profil client, sur TaxDome a un contact correspondant ou plusieurs.

Pour en savoir plus sur les contacts, cliquez ici.

Contrats

Les contrats sont des lettres de mission ou des propositions personnalisées qui doivent être signées. Il n'est pas nécessaire de remplir le document avec des champs de signature électronique ; une demande de signature et un accord sur les conditions sont automatiquement ajoutés aux modèles de contrat. Les contrats peuvent être associés à un projet spécifique, automatisés au sein d'un pipeline ou même indépendant.

Pour en savoir plus sur les contrats, cliquez ici.

Approbation des documents

Une fois que vous avez terminé la préparation d'un document, vous voudrez peut-être obtenir un retour d'information de la part du client. TaxDome vous permet de demander une approbation pour vous assurer que vos clients sont satisfaits de votre travail ou pour savoir s'ils ont besoin d'autre chose. Si un client n'est pas entièrement satisfait d'un document, il sera invité à en préciser les raisons, afin que vous sachiez immédiatement ce qu'il faut faire.

Pour en savoir plus sur notre fonctionnalité Approbation de document, rendez-vous ici.

Synchronisation des e-mails

Il existe de nombreux moyens de communiquer avec les clients, et l'e-mail est le plus courant. C'est pourquoi TaxDome propose un système d'e-mail sécurisé et intégré. Avec TaxDome, vous n'avez pas besoin de créer un dossier pour chaque client ou de vous faire envoyer un e-mail qui ne nécessite pas de réponse. Vous partagez plutôt une boîte de réception avec chaque client, à laquelle vous accédez à partir de son profil. Pour utiliser cette fonctionnalité, chaque membre de l'équipe doit synchroniser son compte de messagerie avec TaxDome.

Tous les nouveaux messages dans un fil de discussion avec un client ou un membre de l'équipe sont affichés dans la section Inbox+, avec les autres notifications.

Pour savoir comment synchroniser votre e-mail, cliquez ici.

E-Signatures

La signature électronique est un moyen légal d'obtenir un consentement ou une approbation sur des documents ou formulaires électroniques.

Il existe deux façons d'utiliser les signatures électroniques sur TaxDome :

Demandez la signature pour vos documents et formulaires préparés
Demandez la signature électronique des accords avec vos clients

Pour en savoir plus, lisez cet article.

Modèles de dossiers

Les modèles de dossiers accélèrent le processus d'organisation des documents de vos clients en créant des dossiers par défaut pour leurs comptes. Les modèles de dossiers peuvent être automatisés dans un pipeline ou appliqués manuellement à des comptes clients spécifiques.

Pour en savoir plus sur les modèles de dossiers, cliquez ici.

Inbox+

Inbox+ vous permet de commencer et de terminer vos projets, ainsi que de recevoir des notifications importantes qui vous permettent de garder votre travail sur la bonne voie. Vous recevez des notifications sur TaxDome chaque fois qu'un événement associé à un client se produit - un client ouvre un document, signe un contrat, envoie un nouveau message, etc. Inbox+ vous permet de savoir le statut de ces notifications. Les préférences de notification sont facilement configurables pour chaque membre de l'équipe.

Pour en savoir plus sur Inbox+, cliquez ici.

Projets

Votre entreprise offre très probablement une gamme de services. Sur TaxDome, un projet c'est le service individuel pour lequel le client vous paie. Un projet est introduit dans un pipeline conçu pour ce service particulier, de sorte qu'un pipeline peut comprendre plusieurs projets pour différents clients. Par exemple, les déclarations 2042 de vos clients pour 2020 (chacune, un projet) sont traitées dans votre pipeline de déclarations 2042. Chaque projet est associé à un compte client, et les deux se déplacent ensemble dans le pipeline, de la première à la dernière étape.

Pour en savoir plus sur les projets, cliquez ici.

projet récidives

Utiliser projet récurrences pour définir un planning par défaut pour tous projets dans un pipeline pour se répéter quotidiennement, hebdomadairement, bihebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Ils peuvent être générés automatiquement dans vos pipelines en cas de besoin. Vous pouvez également configurer des horaires individuels pour projet récurrences déjà ajoutées à vos pipelines.

En savoir plus sur les récurrences projet .

Questionnaires

Les questionnaires sont des formulaires conçus sur mesure qui vous aident à recueillir les informations dont vous avez besoin auprès de vos clients, en minimisant les interactions entre vous. Ils peuvent être associés à un projet spécifique, automatisés dans un pipeline, ou même indépendants.

Pour en savoir plus sur les questionnaires, cliquez ici.

Pipelines

Un pipeline est une procédure de travail établie : une séquence d'étapes impliquées pour compléter un service particulier que vous effectuez. Les pipelines vous aident à gérer votre flux de clients ; vous en créez un pour chaque type de service que vous proposez, par exemple, une déclaration 2042, un W-2 et un pipeline de paie. Chaque pipeline a son propre ensemble d'étapes. Les Projets, les projets individuels pour lesquels un client vous paie, qui entrent dans le pipeline requis et passent d'une étape à l'autre jusqu'à ce qu'ils soient achevés.

Pour plus de détails sur les pipelines, cliquez ici.

Accès au profil

Chaque compte/profil est associé à un ou plusieurs contacts, et chaque contact contient une adresse e-mail. De cette façon, si un compte doit avoir plus d'un utilisateur, tous peuvent y accéder via le portail client, et chaque personne aura ses propres identifiants de connexion.

Par exemple, un couple marié qui dépose conjointement n'a besoin que d'un seul compte. Si les deux conjoints souhaitent accéder au portail, ils doivent associer leurs deux contacts au compte. Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail aux adresses électroniques de leurs contacts, TaxDome leur envoie à chacun une demande d'activation par e-mail. Chaque conjoint accepte alors la demande et crée son propre mot de passe ; ils auront alors tous deux des identifiants de connexion distincts pour le même compte.

Pour en savoir plus sur la manière de donner accès à un compte à des utilisateurs supplémentaires, cliquez ici.

Rappels

Les rappels sont des e-mails supplémentaires envoyées automatiquement aux clients lorsqu'ils ne répondent pas à une demande par e-mail dans un certain délai — par exemple, le client retarde la signature d'un document ou le paiement d'une facture. En utilisant nos rappels automatisés, vous gagnez du temps en n'ayant pas à appeler un client qui ne répond pas ou qui a tout simplement oublié.

Pour en savoir plus sur les rappels, cliquez ici.

Services

Utilisez notre fonctionnalité Services pour détailler vos factures et ajouter des services spécifiques à vos contrats. Vous pourrez effectuer des transactions plus rapidement et obtenir des rapports financiers plus détaillés. De plus, les clients sauront toujours exactement ce qu'ils paient.

Pour en savoir plus sur les services, cliquez ici.

Tâches

Les tâches sont des choses à faire. Sur TaxDome, nous voyons les tâches comme des étapes qui doivent être suivies pour terminer un projet. Un projet peut impliquer une variété de tâches pour votre équipe et le client : discussions, factures, saisies de temps, contrats, etc.

Les tâches peuvent être assignées à n'importe quel collaborateur, associées à un projet spécifique, automatisées dans un pipeline, ou même indépendantes. Les tâches, qui ont des statuts différents, peuvent également comprendre des sous-tâches et des commentaires.

Pour en savoir plus sur les tâches, rendez-vous ici.

TaxDome Drive

L'utilisation de TaxDome Drive est un moyen rapide et facile de télécharger, de visualiser et de gérer des documents clients sans ouvrir votre navigateur. Il s'agit en fait d'un lecteur cartographié (Z:\ Drive) sur votre bureau qui fonctionne de la même manière que Dropbox ou Google Drive. Le meilleur atout de TaxDome Drive est que toutes vos données sont stockées sur un serveur, même si vous pouvez les afficher et les utiliser ; toutes ces données n'occupent pas un espace précieux sur votre disque dur.

Apprenez comment mettre en place et utiliser TaxDome Drive ici.

Modèles

Nos modèles sont des documents prédéfinis : des e-mails, des formulaires, des tâches, etc. Un modèle est utilisé comme base pour créer plusieurs fois le même document. Les modèles accélèrent le processus d'envoi d'un e-mail, par exemple, ou créer des structures de dossiers, des contrats et des questionnaires que vous aurez besoin d'utiliser plus d'une fois. Ils sont également utiles lors de l'ajout d'automatisations aux pipelines.

Par exemple, vous pouvez configurer un modèle de tâche Appeler un Client à déclencher pour qu'un collaborateur appelle le client dès qu'un projet entre dans la première étape d'un pipeline. Vous pouvez également créer un modèle de contrat que vous utiliserez à plusieurs reprises.