TaxDome Dictionnaire
Nous avons créé un TaxDome Glossaire pour une navigation aisée sur la plateforme. Parcourez les termes par catégorie ou utilisez la recherche (Ctrl+F sous Windows, Cmd+F sous Mac) pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin.
Essentiel
URL du portail de l'entreprise
URL du portail de l'entreprise (ou connexion (lien) est un lien unique par défaut vers votre TaxDome portail au format taxdome (par exemple, taxdome ), qui ouvre le portail connexion page.
Les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent modifier l'URL du portail et utiliser le domaine personnalisé pour la marque blanche (par exemple, general-ledger.online ).
Tableau de bord des informations
Le tableau de bord Insights offre une vue d'ensemble personnalisable des activités clés de votre entreprise, y compris les actions clients en attente. projets Il vous permet de suivre les progrès, de prioriser les tâches et la charge de travail de votre équipe. Il vous aide à gérer efficacement le travail, le tout au même endroit.
Les propriétaires et les administrateurs de l'entreprise peuvent surveiller l'ensemble de l'équipe, tandis que les membres de l'équipe utilisent Insights pour rester au courant de leur charge de travail quotidienne.
Inbox+
Inbox+ is your central hub for tracking important updates in TaxDome. It notifies you about client actions (e.g., document uploads, signed proposals, new messages), team mentions, and system updates—all displayed chronologically.
Un cercle vert près du Inbox+ L'icône indique les notifications non traitées. Chaque membre de l'équipe peut personnaliser ses préférences de notification afin de ne pas recevoir celles qui ne l'intéressent pas.
Le bouton Nouveau
Le bouton Nouveau est le moyen le plus rapide de créer un nouveau TaxDome entité (comptes, questionnaires , fils de discussion, etc.) depuis n'importe quelle page.
TaxDome applications
Les applications TaxDome sont des moyens supplémentaires d'accéder à votre portail depuis un appareil mobile (Android, iOS) et un ordinateur (Windows, Mac prochainement disponibles).
L'application mobile vous permet de répondre rapidement aux clients, de suivre les mises à jour sans vous connecter au portail et de numériser des documents directement dans TaxDome via l'appareil photo. L'application de bureau se connecte à TaxDome Drive, vous permettant de télécharger des fichiers par glisser-déposer.
TaxDome Conduire
TaxDome Drive est une fonctionnalité de l'application de bureau qui vous permet d'accéder à votre compte. TaxDome Accédez directement à vos fichiers et dossiers depuis votre ordinateur. Ce service apparaît comme un lecteur réseau (Z:) et fonctionne comme Dropbox ou Google Drive sans utiliser l'espace de stockage local. Vous pouvez ainsi transférer des fichiers par glisser-déposer, les télécharger et les supprimer.
Portail client
Le portail client est un site web sûr et sécurisé interface similaire au portail web des entreprises où les clients partagent des documents importants, paient vos services, consultent leur historique de paiement, restent informés des échéances, posent des questions et y répondent en temps réel, et remplissent leurs déclarations fiscales. questionnaires Les clients peuvent également utiliser une application mobile portail client .
Créateur de site
L'outil de création de site web est un éditeur intégré intuitif qui permet aux propriétaires et administrateurs d'entreprises de créer un site web personnalisé et de le mettre en ligne sans aucune compétence technique ni en programmation, grâce à des modèles. Cette fonctionnalité est incluse dans les forfaits Pro et Business .
CRM
Comptes
Les comptes (ou comptes clients) sont des entreprises, des familles et des particuliers pour lesquels vous travaillez et que vous facturez. Ne les confondez pas avec les contacts .
Un compte est toujours associé à un ou plusieurs contacts, selon le nombre de personnes qui l'utilisent. Par exemple, un compte individuel peut être accessible aux conjoints (deux contacts associés), tandis qu'un compte professionnel peut inclure les contacts de son directeur, de son responsable opérationnel et de sa secrétaire.
Contacts
Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez dans TaxDome Les contacts stockent des informations personnelles telles que les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les adresses postales des clients, des collègues, des prospects, des partenaires et des membres de la famille.
Un même contact peut être associé à plusieurs comptes . Par exemple, Adam Smith peut être associé aux comptes Smith Family, Smith Rentals LLC , Acme Corp et Adam Smith, puisqu'il gère ces quatre entités.
Profils clients
Les profils clients (ou profils de compte client) sont des entités où sont enregistrées les informations de compte et de contact. Dans le profil client, vous pouvez consulter les informations du compte, communiquer avec le client et stocker ses données, telles que des documents. questionnaires factures, paiements, etc.
Paramètres des contacts
Les paramètres de contact ( connexion /notification/synchronisation e-mail /signature) sont des paramètres qui gèrent l'accès d'un contact au portail. e-mail notifications, et e-mail Intégration au sein du profil client. Ces paramètres peuvent être ajustés individuellement ou en masse.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés sont des champs définis par l'utilisateur pour les comptes et les contacts, permettant de stocker et d'organiser des informations supplémentaires spécifiques aux clients. Ils contribuent à adapter les profils clients aux besoins de votre cabinet en capturant des détails tels que le type d'entité, la source de recommandation, les échéances ou toute autre donnée pertinente non présente dans les champs par défaut. TaxDome .
Mots clés
Les étiquettes sont des libellés courts et colorés (par exemple, Client régulier , Urgent , Préparation fiscale , etc.) permettant une identification rapide et facilitant le filtrage des comptes clients, contacts , documents , entrées de temps et tâches . Elles fournissent des informations détaillées sur un élément et simplifient la recherche d'éléments similaires. tag Facile. Vous pouvez attribuer tags soit manuellement, soit via pipeline automatisation pour un client ou plusieurs à la fois.
Notes de compte
Les notes de compte sont des notes internes que les membres du cabinet peuvent ajouter concernant les clients, en fournissant les informations justificatives. Elles permettent à votre équipe de suivre les détails importants, les préférences et toute information pertinente concernant le client. Il est possible de les lier à projets et des tâches pour maintenir la cohésion de l'équipe.
Gestion d'équipe
Ferme patron
patron de l'entreprise (ou juste patron ) est le membre de l'équipe qui a initialement enregistré l'entreprise auprès de TaxDome et dispose d'un contrôle total sur tous les paramètres de l'entreprise. Chaque entreprise ne peut en avoir qu'une seule. patron .
Administrateur
L'administrateur est un membre de l'équipe désigné par l'entreprise. patron pour gérer certaines opérations de l'entreprise. Comme le patron , un administrateur a un accès complet à TaxDome les fonctionnalités et les comptes clients de , à l'exception de la gestion de patron le rôle de [nom de l'entreprise], certaines autorisations des employés et [nom de l'entreprise] TaxDome Abonnements. Une entreprise peut avoir plusieurs administrateurs.
Membre de l'équipe (employé)
Un membre de l'équipe (employé) est un membre du personnel de l'entreprise disposant de droits d'accès attribués. patron et les administrateurs contrôlent les fonctionnalités et les comptes clients auxquels les membres de l'équipe peuvent accéder.
Accès au compte client
L'accès au compte client donne à un membre de l'équipe le droit de consulter et de modifier toutes les informations concernant le client, y compris ses documents, ses fils de discussion, projets a joué pour eux et bien plus encore. patron et les administrateurs ont toujours accès à tous les clients.
Rôles du compte
Un rôle de compte est une désignation personnalisable pour les membres de l'équipe affectés à des comptes clients spécifiques, comme préparateur fiscal, consultant, comptable , etc. Au lieu d'attribuer des tâches ou projets Les entreprises peuvent attribuer un rôle à une personne en particulier, garantissant ainsi la sélection du membre d'équipe le plus adapté au client. Les propriétaires et administrateurs d'entreprise gèrent les rôles des comptes via le portail.
Flux d'activité
Le fil d'actualité est une page permettant de consulter qui a effectué une action sur le portail et à quel moment. Il peut s'agir, par exemple, d'exporter des données, de modifier les droits d'accès ou les mots de passe. Son objectif principal est d'aider l'entreprise. patron et les administrateurs dans le contrôle de l'activité des membres de l'équipe et la sécurisation de l'intégrité des données du portail.
Rapports
La fonction de reporting permet aux entreprises de suivre et d'analyser les données clés de leurs différents comptes. projets , tâches, factures, saisies de temps, etc. Il permet aux utilisateurs de générer des rapports basés sur des filtres et des champs personnalisés, fournissant ainsi des informations sur les performances de l'entreprise et workflow L'efficacité est au rendez-vous. Les rapports peuvent être personnalisés, enregistrés et exportés pour une analyse plus approfondie.
Workflow et automatisation
Pipelines
Pipelines sont des séquences de étapes qui permettent de mener à bien un projet. Par exemple, cela peut inclure toutes les étapes nécessaires à la préparation d'une déclaration de revenus, depuis la collecte des informations auprès du client jusqu'à la transmission électronique de la déclaration.
Étapes
Les étapes sont des phases distinctes au sein de votre pipeline Par exemple, la révision de documents ou le dépôt d'une déclaration de revenus. Les tâches en cours sont toujours localisées à des emplacements précis. étapes de la pipeline .
Emplois
Les emplois sont des projets que vous réalisez pour un seul client. Dans une déclaration de revenus pipeline par exemple, le projet Il s'agirait du remboursement d'un client sur lequel vous travaillez.
Tâches
Les tâches sont des éléments à réaliser par les membres de l'équipe. Elles peuvent faire partie d'un projet ou existent séparément. Ne les confondez pas avec les tâches des clients (listes de choses à faire) .
Automatisations
Automatisations sont des paramètres ajoutés à pipeline étapes effectuer automatiquement des actions une seule fois projets atteindre un certain étape Par exemple, vous pouvez envoyer des mises à jour sur l'avancement des projets à vos clients, émettre des factures, collecter des données clients et automatiser la création de tâches pour votre équipe. Vous pouvez également ajouter des automatisations aux statuts projet personnalisés .
Déplacement automatique
Automove est un paramètre de pipeline étape déménager projets à travers le pipeline automatique une fois que toutes les actions requises sont effectuées par les clients ou les membres de l'équipe. Ainsi, par exemple, vous n'aurez pas besoin de vérifier si votre client a soumis un formulaire. questionnaire ou a payé la facture. Une fois cela fait, le projet est déplacé vers le suivant étape de manière autonome, et d'autres automatisations sont déclenchées.
Logique conditionnelle dans pipelines
La logique conditionnelle dans pipelines est une fonctionnalité qui automatise workflow en fonction de conditions prédéfinies. Si certains de vos clients ont des besoins supplémentaires ou si votre approche varie selon les groupes de clients, vous pouvez activer certaines options. étapes et des automatisations réservées aux clients possédant tags spécifiques. Par exemple, les nouveaux clients et les clients existants recevront des propositions différentes.
Coutume projet statuts
Les statuts projet personnalisés reflètent que le projet le processus est retardé pour une raison quelconque ou parce que vous avez besoin d'informations supplémentaires du client pour poursuivre. Lorsque la personnalisation est nécessaire projet Le statut est attribué, le projet reste toujours le même étape mais elle est marquée d'une couleur et n'est pas impliquée en général pipeline automatisation . Le meilleur cabinet l'utilisation d'automatisations pour les personnalisations projet le statut passe à « Actif » une fois les actions spécifiées effectuées (par exemple, lorsque le client soumet une demande de documents manquants).
projet récidives
La récurrence projet permet aux entreprises d'automatiser la création de tâches répétitives. projets pour un même client à intervalles réguliers. Cela permet d'automatiser les tâches récurrentes, comme la comptabilité mensuelle, réduisant ainsi les interventions manuelles et évitant les retards.
Éléments liés (Emplois)
Les éléments liés consistent à associer des éléments pertinents (documents, notes clients, factures, etc.) à des éléments spécifiques. projets pour que toutes les informations connexes soient organisées et facilement accessibles depuis projets Les éléments peuvent être liés manuellement ou automatiquement, lors du déclenchement d'automatisations. Les éléments liés dont le statut est en attente servent de tâches pour les cartes. projets pour déplacer automatiquement .
Statuts en contact avec les clients (Emplois)
Les statuts projet destinés aux clients sont projet étiquettes d'état définies pour pipeline étapes Elles sont visibles pour les clients, les tenant informés de l'avancement des services demandés. Elles assurent la transparence en affichant les mises à jour importantes sur le portail client. projet Le statut est facultatif.
Portail client
Documents
Documents clients
Les documents clients sont des fichiers de différents formats que les clients ou les membres du cabinet téléchargent sur TaxDome .
Niveau d'accès au document (dossier de niveau supérieur)
Le niveau d'accès aux documents (dossier racine) définit qui peut consulter et gérer les documents contenus dans un dossier spécifique. TaxDome Chaque dossier principal possède des paramètres d'accès prédéfinis : certains sont visibles uniquement par le cabinet, tandis que d'autres permettent aux clients de télécharger ou de consulter des fichiers. Ces niveaux d'accès contribuent à contrôler l'organisation et la sécurité des documents.
Modèles de dossiers
Les modèles de dossiers permettent de créer rapidement une arborescence de dossiers pour le stockage des documents clients. Vous pouvez créer des modèles personnalisés ou utiliser le modèle par défaut.
Approbation des documents
L'approbation des documents est une fonctionnalité qui vous permet de demander au client de confirmer son accord sur le contenu du document.
Demandes de fichiers
La fonctionnalité de demande de fichiers vous permet d'obtenir des fichiers auprès de tiers. Vous pouvez sélectionner un dossier dans le compte client, générer un lien de téléchargement et l'envoyer à la personne de votre choix. Aucun accès au portail client n'est requis pour le téléchargement ; les fichiers sont téléchargés dans le dossier spécifié.
Liste de contrôle des documents
La liste de contrôle des documents (ou liste de contrôle des documents à fournir) est un outil permettant aux entreprises de créer des listes personnalisées des documents que leurs clients doivent télécharger pour la préparation de leur déclaration de revenus. Ces listes prennent en charge plus de 42 formulaires fiscaux courants (W-2, 1099, 1098, etc.) et peuvent inclure des descriptions personnalisées avec le nom de l'organisation, des instructions, des dates ou des précisions contextuelles. Lorsqu'elle est envoyée avec un questionnaire La liste de contrôle se transforme alors en un dossier d'admission unifié comprenant une introduction, une section de collecte de documents et un questionnaire. Les clients peuvent associer les documents téléchargés aux éléments de la liste et indiquer les raisons si certains documents ne sont pas immédiatement disponibles.
TaxDome IA
TaxDome AI ( réservé aux entreprises américaines ) est un outil d'IA intégré à TaxDome qui renomme automatiquement et tags Vous recevrez ainsi tous les documents téléchargés par vos clients, déjà correctement nommés et étiquetés. Cette option est désactivée par défaut ; vous pouvez l'activer dans les paramètres du cabinet .
Junon
Juno est une plateforme basée sur l'IA qui s'intègre avec TaxDome pour automatiser la saisie des données fiscales. Après avoir envoyé les documents depuis TaxDome Juno extrait les données, génère une ébauche de déclaration et vous permet de la vérifier et de l'importer directement dans votre logiciel fiscal (ProConnect, Drake, Lacerte ou Ultratax). Configurez l' intégration pour commencer à utiliser Juno.
Déclaration de revenus
Le service de transmission des déclarations fiscales (réservé aux entreprises américaines) simplifie le processus de soumission des déclarations fiscales en intégrant la vérification des documents, la signature électronique et le paiement. Les clients suivent une procédure étape par étape pour vérifier les documents, signer les formulaires et régler les factures et les impôts. Les entreprises reçoivent des notifications automatiques une fois les actions terminées.
Signature
Signatures (signature électronique)
Les signatures désignent les signatures électroniques utilisées pour signer des documents numériquement. TaxDome prend en charge à la fois les signatures électroniques (signatures numériques juridiquement contraignantes) et PDF Les signatures (signatures manuscrites où les clients saisissent ou dessinent leur nom) peuvent inclure un horodatage automatique et servent à simplifier les processus d'approbation des documents.
Priorité de signature
La priorité de signature est une fonctionnalité qui accélère la préparation de vos documents pour la signature lorsque vous utilisez des modèles de signature.
Équilibre ferme
La page « Solde ferme » vous permet d'ajouter des fonds pour des fonctionnalités payantes supplémentaires, telles que : KBA , QES / AdES demandes et SMS.
KBA
L’authentification basée sur la connaissance ( KBA ) est une méthode de vérification qui exige des signataires qu’ils répondent à des questions de sécurité basées sur des données personnelles avant de pouvoir signer des documents. Elle renforce la sécurité et la conformité, notamment pour les documents fiscaux et financiers. KBA Vous devez ajouter des fonds à votre solde.
QES et AdES
QES et AdES (Qualified Electronic Signature et Advanced Electronic Signature) sont des types de signature numérique conformes à la réglementation de l'Union européenne (eIDAS). AdES Elle offre un niveau de sécurité supérieur à celui d'une signature électronique de base, garantissant l'intégrité et l'authenticité d'un document. QES offre le plus haut niveau de sécurité et d'équivalence juridique à une signature manuscrite, exigeant une vérification d'identité par une autorité de certification de confiance. QES Et AdeS, vous devez ajouter des fonds à votre solde.
Demandes des organisateurs et des clients
Les organisateurs
Les organisateurs sont des questionnaires numériques qui permettent de recueillir des informations structurées sur les clients. Ils sont personnalisables et peuvent intégrer une logique conditionnelle pour afficher des questions pertinentes en fonction des réponses.
Demandes des clients
Les demandes des clients sont une fonctionnalité qui vous permet de poser des questions ad hoc pendant une session. projet sans perturber votre workflow Elles sont flexibles, permettant de recueillir rapidement des informations cruciales, d'améliorer la communication et de réduire les délais. Les demandes des clients peuvent être envoyées à ces derniers ou à des tiers sans nécessiter d'authentification.
Logique conditionnelle dans questionnaires
La logique conditionnelle dans questionnaires est une fonctionnalité qui s'adapte dynamiquement questionnaire Ce système pose des questions en fonction des réponses précédentes. Il simplifie la collecte de données en n'affichant que les champs pertinents, ce qui réduit les informations superflues et rend le processus plus efficace pour les clients.
Communication
Discussions avec les clients
La messagerie instantanée permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients de manière sécurisée et en temps réel. Elle centralise les messages, les demandes de fichiers et les listes de tâches à accomplir.
Tâches client (à faire)
Les tâches client (listes de choses à faire) sont des éléments concrets, comme dans les listes de contrôle, attribués aux clients dans les discussions pour leur demander des actions spécifiques, telles que le téléchargement de documents ou la fourniture d'informations.
SMS
Les SMS sont intégrés TaxDome Fonctionnalité permettant aux entreprises d'envoyer des SMS à leurs clients pour des mises à jour rapides, des rappels et des notifications. SMS envoyés depuis TaxDome peut inclure des liens vers des factures, des documents et d'autres actions importantes.
Synchronisation des e-mails
La synchronisation des e-mails est une fonctionnalité qui connecte tous les services externes. e-mail compte (par exemple, Gmail, Outlook, etc.) à TaxDome Les communications des clients sont automatiquement intégrées au système. Les messages électroniques apparaissent automatiquement dans les profils des clients et sont accessibles à tous les membres de l'équipe ayant accès au compte. En revanche, les courriels personnels ne sont pas visibles. TaxDome , car seuls les messages en provenance/à destination des clients sont synchronisés.
Discussions d'équipe
Les discussions d'équipe sont un outil de communication permettant aux membres du cabinet d'échanger sur des sujets internes. Ils peuvent créer des canaux dédiés à différents thèmes ou projets, comme les déclarations fiscales ou les questions internes. Ces discussions sont privées et ne sont pas visibles par les clients.
Facturation
Factures uniques
Les factures ponctuelles sont des factures indépendantes émises pour un montant et un service spécifiques, ne nécessitant qu'un seul paiement de la part du client.
Factures récurrentes
Les factures récurrentes sont des factures générées automatiquement et envoyées à intervalles prédéfinis (hebdomadaires, mensuels, annuels ou personnalisés) afin de simplifier la facturation. Elles permettent le paiement automatique et peuvent ainsi servir à la mise en place d'un abonnement à un service.
Entrées de temps
Les données de temps sont enregistrées et peuvent être converties en factures, permettant ainsi aux entreprises de facturer leurs clients en fonction du temps réellement travaillé. Elles peuvent également servir à l'établissement de rapports internes et au suivi de la progression et de la capacité des équipes.
Services
Les services sont des éléments de facturation prédéfinis avec des prix fixes (par élément ou par heure), ce qui simplifie et rationalise la facturation. Ils permettent d'optimiser les factures, les propositions et la saisie du temps.
Réductions
Les remises correspondent à une réduction appliquée à une facture, sous forme de montant fixe ou de pourcentage. Elles peuvent être ajoutées manuellement lors de l'émission d'une facture, permettant ainsi aux entreprises de proposer des tarifs préférentiels ou des promotions à leurs clients.
Crédit
Le crédit client correspond au solde positif du compte d'un client, utilisable pour le règlement des factures, soit par le client lui-même, soit par le cabinet pour son compte. Les clients peuvent bénéficier d'un crédit client grâce aux acomptes versés, aux dépôts de garantie et aux avoirs émis par votre cabinet.
Paiements hors ligne
Les paiements hors ligne sont des paiements enregistrés manuellement effectués en dehors de TaxDome , comme les virements bancaires, les chèques ou les espèces. Ils peuvent également servir à augmenter le crédit.
Les propositions
Les propositions (anciennement « contrats ») permettent de rédiger des lettres de mission détaillant les services et les honoraires, et permettant aux clients d'approuver les travaux et d'effectuer les paiements facilement. Les propositions peuvent inclure des factures ou des listes de prix liées aux services.
Autorité de signature
Le paramètre « Droit de signature » définit qui, chez le client, est habilité à signer les propositions et les factures récurrentes.
Fonctionnalités à l'échelle du système
Modèles
Les modèles sont des entrées prédéfinies à partir desquelles vous pouvez créer rapidement de nouvelles entités (par exemple, des e-mails, projets , tâches, factures, propositions, questionnaires et plus encore). Les modèles sont essentiels pour workflow automatisation car il serait impossible de créer des automatisations sans cela.
Marketplace
Marketplace est une bibliothèque de modèles d'e-mails prêts à l'emploi. questionnaires , projets , tâches, factures et bien plus encore. Les entreprises peuvent parcourir, personnaliser et appliquer ces modèles pour rationaliser leurs flux de travail et améliorer leur efficacité. TaxDome L'utilisateur peut devenir créateur et suggérer ses modèles pour le Marketplace .
Rappels
Les rappels sont des alertes automatisées ou manuelles qui informent les clients des tâches en attente, des factures, des signatures ou d'autres actions urgentes afin de garantir le bon déroulement des travaux.
Notifications
Les notifications sont des alertes système envoyées via Inbox+ , e-mail ou une application mobile pour informer les utilisateurs (membres de l'équipe et clients) des activités des clients, des mentions de l'équipe, projet mises à jour et autres événements importants.
Shortcodes
Shortcodes are dynamic placeholders that automatically insert client-specific information (e.g., name, due date, invoice amount) into messages, job cards, organizers, emails, PDF invoices, and more, making communication personalized. Shortcodes are exremely useful when using templates or sending any info to the clients in bulk.
Intégrations
Les intégrations sont des connexions avec des outils tiers comme QuickBooks , Zapier , etc., permettant aux entreprises de synchroniser leurs données et d'automatiser leurs processus.
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