Créer et appliquer des modèles de dossiers

Les modèles de dossiers vous permettent de créer des structures de dossiers réutilisables pour organiser les documents clients, y compris tous les fichiers et formulaires dont ils auront besoin. Appliquez-les manuellement ou via des modèles de dossiers à des comptes nouveaux ou existants. pipeline automatisations .

Créer des modèles de dossiers

Note

Les modèles de dossiers peuvent être créés par une entreprise patron , un administrateur ou tout membre de l'équipe disposant du droit d'accès Gérer les modèles .

1. Pour créer un modèle de dossier, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez le sous-onglet Dossiers , puis cliquez sur Créer un modèle.

Ou accédez à cette page en ajoutant le modèle de dossier Appliquer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

Pour une description de chaque champ et option, consultez la référence des champs du modèle de dossier .

Appliquer des modèles de dossiers

L'application d'un modèle de dossier crée la structure de dossiers du modèle sur un compte client ; seuls les dossiers manquants du compte sont ajoutés ; les dossiers et documents existants sont conservés.

Note

Pour utiliser un modèle de dossier, vous devez être une entreprise. patron , un administrateur ou tout membre de l'équipe possédant Gérer les documents droit d'accès .

Vers un compte

1. Sur la page Documents du compte client, ouvrez l'onglet Documents , puis cliquez sur Appliquer le modèle de dossier .

   

2. Cliquez sur le champ Modèle de dossier , sélectionnez un modèle dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer .

   

Vers plusieurs comptes

1. Dans la barre de menu de gauche, accédez à Clients > Comptes .

2. Cochez les cases des comptes auxquels vous souhaitez appliquer le modèle.

3. Cliquez sur les trois points à gauche de « Plus d’actions » , puis cliquez sur « Appliquer le modèle de dossier » .

4. Ajoutez d'autres comptes si nécessaire en saisissant un nom. ID , ou e-mail Saisissez l'adresse dans le champ de recherche.

5. Cliquez sur le champ Modèle de dossier , sélectionnez un modèle dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer .

   

Vers de nouveaux comptes

Vous pouvez appliquer un modèle de dossier personnalisé lors de la création de nouveaux comptes manuellement ou par importation .

Via automatisation

Pour appliquer automatiquement les modèles de dossiers lorsqu'un projet entre dans un pipeline étape , voir Appliquer automatiquement les modèles de dossiers .

Note

L'application d'un modèle ne met pas à jour les niveaux de confidentialité des dossiers existants dans le compte client. Tous les nouveaux comptes incluent également un niveau supérieur prédéfini. Documents téléchargés par le client dossier contenant le Le client peut afficher et modifier Niveau d'accès — toujours ajouté, quel que soit le modèle. Si ce dossier est renommé dans un modèle ou dans un compte client, il ne sera pas reconnu comme le même dossier lors de l'application des modèles. Pour que les dossiers fusionnent, le nom et le niveau d'accès doivent correspondre exactement.

Définir le modèle de dossier par défaut

Lorsque vous ajoutez de nouveaux comptes à TaxDome (Manuellement ou par importation), chaque entreprise reçoit automatiquement un modèle de dossier nommé « Années fiscales par défaut » . Les propriétaires et administrateurs de l'entreprise peuvent modifier ce modèle de trois manières.

Modifier le modèle des années fiscales par défaut

1. Dans la barre de menu de gauche, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise .
2. Ouvrez l'onglet Dossiers , puis cliquez sur Années fiscales par défaut .
3. Modifiez, supprimez ou ajoutez des dossiers et des sous-dossiers selon vos besoins.
4. Cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Définir un autre modèle comme modèle par défaut

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans la barre de menu de gauche.
2. Dans la section « Modèle de dossier par défaut » , choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser.
3. Cliquez sur Sauvegarder .

Désactiver le modèle de dossier par défaut

1. Accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise dans la barre de menu de gauche.
2. Cliquez sur X dans la section Modèle de dossier par défaut .
3. Cliquez sur Sauvegarder .

Modifier les modèles de dossiers (ajout d'un sous-dossier Nouvelle année fiscale, etc.)

1. Pour modifier un modèle, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans le menu latéral. Cliquez ensuite sur Dossiers , puis sur le nom du modèle de dossier.

2. Modifiez le modèle de dossier et cliquez sur Sauvegarder et quitter » pour le finaliser. L’option Sauvegarder conserve vos modifications tout en laissant le modèle ouvert pour d’autres modifications. Vous pouvez ajouter ou supprimer des dossiers dans chacun des trois emplacements : « Privé », « Documents du cabinet partagés avec le client » et « Documents téléchargés par le client ».

Pour une description de chaque champ, consultez la référence des champs du modèle de dossier .

Note

Les modifications apportées à un modèle de dossier ne seront pas répercutées ailleurs. Vous devrez appliquer le modèle mis à jour au profil du compte client pour voir les modifications. Les dossiers précédemment créés ne seront pas supprimés.

Supprimer les modèles de dossiers

Pour supprimer un modèle de dossier :

1. Cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du modèle de dossier.

2. Sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant.

3. Cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.

Toutes les structures de dossiers déjà créées à partir de ce modèle seront conservées.

Partager

Lien copié