Modèles de dossier ( Basique ): créer et appliquer

Les modèles de dossier rationalisent le processus de création d'ensembles de dossiers pour organiser les documents de vos clients. Ayez des modèles de dossiers prêts à l'emploi pour les appliquer rapidement aux comptes nouveaux et existants. Vous pouvez même être super proactif et inclure les documents et formulaires dont vos clients auront besoin à l'intérieur.

Couvert ici :

Modèles de dossier par défaut

Lorsque vous ajoutez de nouveaux comptes à TaxDome (manuellement ou via l'importation), chacun obtient automatiquement un modèle de dossier nommé Default Tax Years

Vous voudrez soit modifier le modèle de dossier par défaut, soit créer un nouveau dossier à définir comme dossier par défaut afin d'avoir la structure de dossiers que vous souhaitez organiser pour chaque document de compte client. Les propriétaires et les administrateurs de l'entreprise ont l'accès pour le faire.

Il existe trois façons de gérer le modèle de dossier par défaut :

  • Modifiez le modèle d'années d'imposition par défaut : accédez à Paramètres dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Modèles dans la barre de menus, accédez à Dossiers , puis cliquez sur Années d'imposition par défaut . Apportez des modifications au modèle en modifiant, supprimant et ajoutant des dossiers et des sous-dossiers. Cliquez sur ENREGISTRER une fois que vous avez terminé.
  • Créez un nouveau modèle de dossier à utiliser par défaut : accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez l'onglet Paramètres du cabinet , puis choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut dans la section Modèle de dossier par défaut . Cliquez sur ENREGISTRER .

  • Créer de nouveaux comptes sans modèles de dossier par défaut: Aller à Paramètres, sélectionnez Paramètres d'entreprise onglet, puis cliquez sur l'onglet X dans le Modèle de dossier par défaut . Cliquez sur SAUVEGARDER.

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Remarque : Un nouveau compte aura toujours un dossier de documents téléchargés par le client de niveau supérieur. Pour en savoir plus sur les paramètres de visibilité et les niveaux d'accès (qui peut voir et/ou modifier les documents à l'intérieur d'un dossier), rendez-vous ici

Création de modèles de dossiers

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

Les modèles de dossiers sont créés par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant des droits d'accès pour gérer les modèles .

1. Pour créer un modèle de dossier, accédez à Paramètres dans la barre latérale gauche, sélectionnez l'onglet Modèles , ouvrez le sous-onglet Dossiers , puis cliquez sur CRÉER UN MODÈLE.



Ou accédez à cette page en sélectionnant le modèle de dossier Appliquer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline, puis cliquez sur Nouveau modèle .

2. Ensuite, créez une structure de dossiers. Dans la fenêtre Créer un modèle de dossier , vous verrez trois dossiers de niveau supérieur ( documents téléchargés par le client, documents du cabinet partagés avec le client et privé ). Vous pouvez les renommer, les modifier et les supprimer et créer autant de dossiers de niveau supérieur que nécessaire.

Vos options dans la fenêtre Créer un modèle de dossier :

  • Créez un nouveau dossier de niveau supérieur : Cliquez sur Créer un dossier , nommez le dossier, sélectionnez le niveau de confidentialité/d'accès ( Privé , Le client peut afficher ou Le client peut afficher et modifier ), puis cliquez sur Soumettre . En savoir plus sur les niveaux de confidentialité ici .
  • Créer un sous-dossier : Cliquez sur les trois points à droite du dossier de niveau supérieur, cliquez sur Nouveau dossier , nommez le dossier, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.
  • Modifier la visibilité d'un dossier de niveau supérieur : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, cliquez sur Modifier , sélectionnez le niveau de confidentialité/d'accès, puis cliquez sur Sauvegarder .
  • Renommer un dossier/sous-dossier : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, cliquez sur Modifier , nommez le dossier, puis cliquez sur Sauvegarder .
  • Supprimer des dossiers : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sur Supprimer .

3. Vous pouvez maintenant ajouter des documents et des formulaires aux dossiers. Si vous souhaitez que les clients aient des documents spécifiques, ajoutez-les aux dossiers. Glissez-déposez-les ou cliquez sur Télécharger des documents . Ou téléchargez plusieurs documents à partir d'un dossier en cliquant sur Télécharger le dossier (pour plus de détails sur la façon TaxDome traite les dossiers, rendez-vous ici ).

Ajoutez autant de documents que nécessaire aux différents dossiers de niveau supérieur. Par exemple, ajoutez des modèles de comptabilité, de tenue de livres ou de taxes au Privé dossier et un contrat de service au dossier avec Le client peut voir .

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Remarque : Les documents peuvent être ajoutés aux dossiers par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents .

4. Une fois que vous avez terminé de créer le modèle de dossier, cliquez sur Sauvegarder .

Appliquer les modèles de dossier

Maintenant que vous avez créé un modèle de dossier, quelle est la prochaine étape ? 

  • Pour appliquer un modèle de dossier, vous devez être une entreprise patron , administrateur ou membre de l'équipe avec des droits d'accès pour gérer les documents .

  • Vous pouvez appliquer des modèles de dossier manuellement lors de la création d'un compte ou lors de l' importation d'une liste de clients vers TaxDome . 

  • Les modèles de dossier peuvent être appliqués aux comptes nouveaux et existants.

  • Une fois que vous avez appliqué un modèle de dossier, vous pouvez toujours apporter des modifications à la structure du dossier. Pour ce faire, accédez à la section Docs ou à l'arborescence lors du téléchargement de documents.

Que se passe-t-il lorsque vous appliquez un modèle de dossier à un compte :

  • S'il existe des dossiers et des documents portant le même nom dans le compte client, les dossiers et documents du client restent les mêmes.
  • S'il y a des dossiers et des documents dans le compte client qui manquent dans le modèle, les dossiers et les documents restent les mêmes.
  • S'il y a des dossiers et des documents dans le modèle qui manquent dans le compte client, ils sont créés.
  • Si vous renommez le dossier Documents téléchargés par le client dans le modèle, il est renommé dans le compte client.
  • Si vous effectuez plusieurs services pour le même client, vous pouvez appliquer plusieurs modèles un par un, et les dossiers et documents manquants dans le profil du compte client sont créés.

Il existe plusieurs façons d'appliquer des modèles de dossier :

Appliquer un modèle de dossier à un compte

1. Sur la page Documents du compte client, ouvrez l'onglet Documents , puis cliquez sur Appliquer le modèle de dossier .

2. Cliquez dans le champ Modèle de dossier pour sélectionner un modèle dans le menu déroulant (par exemple, Nouveaux clients), puis cliquez sur Appliquer pour modifier la structure du dossier pour le compte sélectionné.

Appliquer un modèle de dossier à plusieurs comptes

Pour découvrir d'autres vidéos pratiques, rendez-vous sur la TaxDome Academy, notre centre en ligne gratuit où vous pourrez visionner et apprendre tout ce que vous devez savoir sur TaxDome.

1. Allez dans Clients , cochez les cases des comptes auxquels vous souhaitez appliquer le modèle de dossier, cliquez sur les trois points à gauche de Plus d'actions dans la barre de menu, puis cliquez sur Appliquer les modèles de dossier .

2. Ajoutez d'autres comptes si nécessaire en saisissant un nom, un ID ou e-mail adresse dans le champ de recherche.

3. Cliquez dans le champ Modèle de dossier pour sélectionner l'un des modèles dans le menu déroulant (par exemple, Nouveaux clients), puis cliquez sur APPLIQUER pour modifier la structure de dossier pour les comptes sélectionnés.

Appliquer des modèles de dossier aux comptes via l'automatisation

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Cette rubrique est réservé aux utilisateurs de TaxDome Pro uniquement. Vous pouvez mettre à niveau à tout moment. *ce tarif n'est pas disponible en Europe

Des modèles de dossier peuvent être ajoutés à l'aide d'automatisations à l'intérieur d'un pipeline. De cette façon, lorsqu'un projet pour un client déménage dans un nouveau étape dans le pipeline, une nouvelle structure de dossiers est automatiquement appliquée à leur compte. Voici comment:

1. Accédez à Paramètres dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Pipelines , puis cliquez sur le nom du pipeline ou CREATE PIPELINE .

2. Sélectionnez l'étape du pipeline auquel vous voulez associer l'automatisation, cliquez sur + Ajouter automatisation, sélectionnez Appliquer le modèle de dossier dans le menu déroulant.

3. Cliquez dans le champ Appliquer le modèle de dossier, sélectionnez le modèle dans le menu, puis cliquez sur SAUVEGARDER pour conserver vos modifications. Une fois que l'automatisation est ajoutée, vous la verrez en allant sur la page du pipeline et en cliquant sur l'icône automatisation au-dessus du étape.

Une fois par projet se déplace vers un étape avec un modèle de dossier d'application automatisation , une fenêtre contextuelle apparaîtra indiquant le automatisation sur le point d'être déclenché. Si vous ne souhaitez pas que les dossiers soient créés automatiquement, désélectionnez l'action, puis cliquez sur Déplacer .

Appliquer des modèles de dossier aux nouveaux comptes

Vous pouvez appliquer un modèle de dossier personnalisé lorsque vous créez de nouveaux comptes manuellement ou par importation.

Si vous souhaitez qu'un modèle spécifique soit appliqué automatiquement, définissez-le comme modèle par défaut . De cette façon, il sera appliqué à tous les nouveaux comptes créés manuellement ou via l'importation.

Modifier les modèles de dossier

1. Pour apporter des modifications à un modèle, accédez à Paramètres dans le menu latéral de gauche, puis sélectionnez Modèles dans la barre de menus. Accédez à Dossiers , puis cliquez sur le nom du modèle de dossier.

2. Apportez des modifications au modèle de dossier, puis cliquez sur ENREGISTRER . Vous pouvez ajouter ou supprimer des dossiers dans l'un des trois emplacements ( documents privés, cabinet partagés avec le client et documents téléchargés par le client).

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Remarque : Les modifications que vous apportez à un modèle de dossier ne seront pas répercutées ailleurs. Vous devrez appliquer le modèle mis à jour au profil du compte client pour voir les modifications. Et les dossiers créés précédemment ne seront pas supprimés.

Supprimer les modèles de dossier

Supprimer un modèle de dossier si vous n'en avez plus besoin : Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du nom du modèle de dossier, sélectionnez Supprimer dans la liste déroulante, puis cliquez sur SUPPRIMER pour confirmer. Toutes les structures de dossiers créées pour vos comptes avec ce modèle seront conservées.

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