Créer et appliquer des modèles de dossiers

Les modèles de dossiers rationalisent le processus de création d'ensembles de dossiers pour organiser vos documents clients. Préparez des modèles de dossiers pour les appliquer rapidement aux comptes nouveaux et existants. Vous pouvez même être très proactif et y inclure les documents et formulaires dont vos clients auront besoin.

Note

Apprenez à centraliser les fichiers, à éliminer la paperasse et à rationaliser les flux de travail avec Gestion des documents maîtres .

Modèles de dossiers par défaut

Lorsque vous ajoutez de nouveaux comptes à TaxDome (manuellement ou via importation), chacun reçoit automatiquement un modèle de dossier nommé Années d'imposition par défaut .

You’ll want to either edit the default folder template or create a new folder altogether to set as the default so that you have the folder structure you want to organize each client account documents. Both firm owners and admins have the access to do this.

Il existe trois manières de gérer le modèle de dossier par défaut :

• Modifier le modèle d'années d'imposition par défaut : accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez l'onglet Dossiers , puis cliquez sur Années d'imposition par défaut . Modifiez le modèle en modifiant, supprimant et ajoutant des dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur Sauvegarder et quitter » une fois terminé.

• Créez un nouveau modèle de dossier à utiliser par défaut : Accédez à Paramètres > Paramètres de l'entreprise dans la barre de menu de gauche, puis choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut dans la section Modèle de dossier par défaut . Cliquez sur Sauvegarder et quitter .

Lors de l'édition du modèle, vous pouvez conserver les modifications et continuer l'édition en cliquant sur Sauvegarder .

Note

Changing the default folder template will be reflected on the Flux d'activité page.

• Create new accounts without default folder templates: Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu, then click the X in the Default folder template section. Click Save.

Note

All new accounts include a top-level Client uploaded documents folder with the Le client peut afficher et modifier access level. This folder is hardcoded with this exact spelling and is always added, even if the template already contains a similar folder. If this folder is renamed—either in a template or in a client account—it won’t be recognized as the same folder when applying templates. For folders to merge, both the name and access level must match exactly.

Créer des modèles de dossiers

Folder templates are created by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates .

1. Pour créer un modèle de dossier, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans la barre de menu de gauche, ouvrez le sous-onglet Dossiers , puis cliquez sur Créer un modèle.

Ou accédez à cette page en ajoutant le modèle de dossier Appliquer automatisation lors de la création ou de la modification d'un pipeline , puis en cliquant sur Nouveau modèle .

2. Créez ensuite une structure de dossiers. Dans la fenêtre « Créer un modèle de dossier » , vous verrez trois dossiers principaux : « Documents téléchargés par le client » , « Documents de l'entreprise partagés avec le client » et « Privé ». Vous pouvez les renommer, les modifier, les supprimer et créer autant de dossiers principaux que nécessaire.

Vos options dans la fenêtre Créer un modèle de dossier :

• Create a new top-level folder: Click Create folder, name the folder, select the privacy/access level (Private, Client can view or Client can view and edit), then click Submit. Read more about privacy levels here .

• Créer un sous-dossier : Cliquez sur les trois points à droite du dossier de niveau supérieur, cliquez sur Nouveau dossier , nommez le dossier, puis appuyez sur Entrée sur votre clavier.

• Modifier la visibilité d'un dossier de niveau supérieur : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, cliquez sur Modifier , sélectionnez le niveau de confidentialité/d'accès, puis cliquez sur Sauvegarder .

• Renommer un dossier/sous-dossier : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, cliquez sur Modifier , nommez le dossier, puis cliquez sur Sauvegarder .

• Supprimer des dossiers : Cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sur Supprimer .

3. Now you can add documents and forms to folders. If you want clients to have specific documents, add them to the folders. Drag-and-drop them or click Upload documents. Or upload several documents from a folder by clicking Upload folder (for details on how TaxDome processes folders, go here ).

Ajoutez autant de documents que nécessaire aux différents dossiers de niveau supérieur. Par exemple, ajoutez des modèles de comptabilité, de tenue de livres ou de fiscalité au dossier Privé , et un contrat de service au dossier accessible au client .

Note

Les documents peuvent être ajoutés aux dossiers par une entreprise patron , administrateur ou tout membre de l'équipe disposant de droits d'accès pour gérer les documents.

4. Cliquez sur Sauvegarder et quitter pour enregistrer le modèle et revenir à la liste des modèles ou Sauvegarder pour conserver vos modifications et continuer à modifier le modèle.

Appliquer des modèles de dossiers

Maintenant que vous avez créé un modèle de dossier, quelle est la prochaine étape ?

• To apply a folder template, you must be a firm owner, admin or team member with access rights to manage documents .

• You can apply folder templates manually while creating an account or while you importing a client list to TaxDome.

• Les modèles de dossiers peuvent être appliqués aux comptes nouveaux et existants.

• Une fois un modèle de dossier appliqué, vous pouvez toujours modifier sa structure. Pour ce faire, accédez à la section « Documents » ou à l'arborescence lors du téléchargement de documents.

Que se passe-t-il lorsque vous appliquez un modèle de dossier à un compte :

• Si les dossiers et documents existent déjà dans le compte client, ils ne seront pas dupliqués si un modèle de dossier en possède.
• S'il manque des dossiers et des documents dans le compte client dans le modèle, ils restent en place.
• S'il manque des dossiers et des documents dans le modèle dans le compte client, ils sont créés.
• Si vous effectuez plusieurs prestations pour un même client, vous pouvez appliquer plusieurs modèles un à un, et les dossiers et documents manquants dans le profil du compte client sont créés.

Il existe plusieurs manières d'appliquer des modèles de dossiers :

• Vers un compte

• Vers plusieurs comptes

• Via automatisation

• Vers de nouveaux comptes

Vers un compte

1. Sur la page Documents du compte client, ouvrez l’onglet Documents , puis cliquez sur Appliquer le modèle de dossier .

2. Cliquez dans le champ Modèle de dossier pour sélectionner un modèle dans le menu déroulant (par exemple, Nouveaux clients), puis cliquez sur Appliquer pour modifier la structure du dossier pour le compte sélectionné.

Vers plusieurs comptes

1. Accédez à Clients > Comptes dans la barre de menu de gauche, cochez les cases des comptes auxquels vous souhaitez appliquer le modèle de dossier, cliquez sur les trois points à gauche de Plus d'actions dans la barre de menu, puis cliquez sur Appliquer le modèle de dossier .

2. Ajoutez d'autres comptes si nécessaire en saisissant un nom, ID ou e-mail adresse dans le champ de recherche.

3. Cliquez dans le champ Modèle de dossier pour sélectionner l'un des modèles dans le menu déroulant (par exemple, Nouveaux clients), puis cliquez sur Appliquer pour modifier la structure du dossier pour les comptes sélectionnés.

Vers de nouveaux comptes

Vous pouvez appliquer un modèle de dossier personnalisé lorsque vous créez de nouveaux comptes manuellement ou via l'importation.

If you want a specific template to be applied automatically, set it as the default . This way, it will be applied to all new accounts created manually or via import.

Modifier les modèles de dossiers (ajout d'un sous-dossier Nouvelle année fiscale, etc.)

1. Pour modifier un modèle, accédez à Modèles > Modèles d'entreprise dans le menu latéral. Accédez à Dossiers , puis cliquez sur le nom du modèle de dossier.

2. Modifiez le modèle de dossier et cliquez sur Sauvegarder et quitter » . Vous pouvez ajouter ou supprimer des dossiers dans l'un des trois emplacements ( Privé, Documents de l'entreprise partagés avec le client et Documents téléchargés par le client ).

Note

Les modifications apportées à un modèle de dossier ne seront pas répercutées ailleurs. Vous devrez appliquer le modèle mis à jour au profil du compte client pour voir les modifications. Les dossiers précédemment créés ne seront pas supprimés.

Supprimer les modèles de dossiers

Supprimez un modèle de dossier si vous n'en avez plus besoin. Cliquez sur les trois points à droite du nom du modèle, sélectionnez Supprimer dans le menu déroulant, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer. Toutes les structures de dossiers créées pour vos comptes avec ce modèle seront conservées.

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