Ajouter, modifier, supprimer des contacts

Table des matières

Contacts, expliqués
Ajouter les contacts manuellement
- Aperçu du nouvel écran de contact
Ajouter des contacts en masse
- Ajoutez des contacts en masse en important un fichier CSV
- Ajoutez des contacts en masse en important une liste de contacts depuis le e-mail (vcard)
Modifier les contacts
Supprimer les contacts

Découvrez différentes façons d'ajouter des contacts à TaxDome , notamment en les ajoutant lors de la création du compte, en créant manuellement des contacts individuels et en important plusieurs contacts à la fois.

Contacts, expliqués

Les contacts sont les personnes avec lesquelles vous interagissez dans le cadre de votre travail. La fonctionnalité Contacts vous permet d'enregistrer leurs informations personnelles, notamment celles concernant vos clients, vos collègues, vos prospects, vos partenaires et les membres de la famille de vos clients.

Créer un contact est une action interne visible uniquement par votre entreprise. Pour lui accorder l'accès au portail, vous devez cocher la case « Connexion » pour ce contact et ajouter ses coordonnées. e-mail L'adresse est indispensable. Sans ces deux informations, les clients ne peuvent pas se connecter à leur portail.

Pour en savoir plus sur la configuration des contacts et des comptes, consultez l' article dédié .

Note

Lors de l'ajout de contacts clients, assurez-vous de ne pas utiliser les e-mails des membres de l'entreprise pour éviter les problèmes d'inscription.

De nouveaux contacts peuvent être ajoutés à TaxDome par une entreprise patron , l'administrateur ou tout employé ayant reçu des droits d'accès pour gérer les contacts.

Vous pouvez ajouter des contacts des manières suivantes :

Ajouter les contacts manuellement

Ajoutez les contacts un par un lorsque vous devez créer des fiches individuelles. C'est idéal pour ajouter de nouveaux clients ou mettre à jour votre liste de contacts au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Voici différentes manières de procéder :

Lors de la création d'un compte, consultez l'article dédié .
en utilisant le bouton Nouveau en haut à gauche
depuis l'onglet Informations d'un compte (voir ci-dessous)

Une fois votre compte créé, vous pouvez y ajouter des contacts supplémentaires directement depuis l'onglet « Infos » du compte.

Pour créer un contact :

Dans la barre de menu de gauche, accédez à Clients > Comptes et ouvrez le compte.
Passez à l'onglet Info .
Cliquez sur le bouton Créer dans la section Contacts .

Aperçu du nouvel écran de contact

a. Nom du contact : Saisissez le prénom et le nom du client. Le nom du contact est généré automatiquement selon le format de nom par défaut .

b. Courriel : Un e-mail Une adresse est nécessaire pour que les clients puissent se connecter à leur portail. Si un client n'en possède pas, il ne pourra pas accéder à son compte. TaxDome compte. Ajouter plus e-mail champs si nécessaire : pour cela, vous devrez créer des champs CRM personnalisés .

Conseil

Si un client n'en a qu'un e-mail Si vous devez ajouter plusieurs contacts, vous pouvez utiliser l'adressage multiple (par exemple, [ e-mail protégé] Cela permet à chaque contact d'avoir un identifiant unique. e-mail tous les messages arrivent toujours dans la même boîte de réception. En savoir plus sur l'adressage enrichi dans cet article .

c. Ajouter un numéro de téléphone : Vous pouvez saisir un numéro de téléphone principal ainsi que d’autres numéros dans cette section. Le numéro principal sera utilisé pour les SMS . Pour définir un numéro comme principal ou le supprimer, cliquez sur les trois points situés à côté du numéro.

d. Adresse : Ajoutez l'adresse complète du contact pour que ce soit organisé et facile à trouver.

e. Étiquettes : Attribuez tags pour mieux organiser vos contacts.

f. Champs personnalisés : si vous avez créé des champs personnalisés pour vos contacts, ils sont affichés ici.

g. Comptes liés : Pour gagner du temps, vous pouvez lier un ou plusieurs comptes à votre nouveau contact directement. Cliquez sur « Lier des comptes » , puis sélectionnez le compte existant.

h. Créer : Cliquez ici pour enregistrer votre contact.

Ajouter des contacts en masse

Sauvegarder Gagnez du temps en important plusieurs contacts simultanément à l'aide d'un fichier CSV ou d'un fichier vCard depuis votre e-mail Cette application est particulièrement utile lors de la migration depuis un autre système ou de l'ajout d'un grand nombre de contacts.

Ajoutez des contacts en masse en important un fichier CSV

Vous pouvez ajouter des contacts à TaxDome Vous pouvez importer des contacts en masse à partir d'un fichier CSV grâce à notre outil d'importation. Bien qu'il soit principalement conçu pour ajouter des contacts et des comptes, vous pouvez également importer des contacts seuls à partir de fichiers CSV . Voici comment procéder.

Une fois que vous avez votre fichier CSV avec CRM données, allez dans Clients > Comptes ou Clients > Contacts dans la barre de menu de gauche, cliquez sur Importer , puis téléchargez votre fichier.
Comme vous n'allez pas importer de comptes, à l'étape « Mappage des comptes » , cliquez sur la croix (X) à droite du champ « Choisir une colonne CSV pour le nom du compte » . Cela masquera également les sections relatives à l'importation de comptes.
À l'étape « Mappez les contacts » , vérifiez les noms des en-têtes de colonnes de votre feuille de calcul à gauche. Les noms des en-têtes de colonnes de votre feuille de calcul qui correspondent TaxDome Les noms des propriétés de contact (par exemple, Prénom , Téléphone , Courriel , Ville ) sont automatiquement mappés. Pour chaque propriété CSV, vous pouvez :
- Choisissez l’un des champs de contact existants ou créez-en un nouveau personnalisé.
- Choisissez de ne pas l'importer en sélectionnant Ignorer dans le champ Action.
- Appliquer automatiquement tags aux nouveaux contacts.
À l'étape de révision , vous pourrez voir quels contacts seront créés avec quels noms et e-mail Adresses. Si tout semble correct, cliquez sur Démarrer l'importation . Sinon, revenez en arrière pour effectuer les corrections nécessaires.

Une fois l'importation terminée, vous recevrez un e-mail notification. Vous verrez également les contacts ajoutés sur la page Clients > Contacts .

Plus tard, lorsque vous devrez lier ces contacts à des comptes, vous pourrez le faire soit en modifiant un contact , soit à partir du profil d'un compte client .

Ajoutez des contacts en masse en important une liste de contacts depuis le e-mail (vcard)

Vous pouvez importer vos contacts directement depuis votre e-mail application (telle qu'Apple Mail, Gmail ou Outlook) en les exportant sous forme de fichier vCard (.vcf) puis en les important dans TaxDome Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez transférer rapidement des contacts depuis votre appareil. e-mail , bien qu'il ne permette pas d'importer des comptes ni de personnaliser le processus d'importation.

Pour des instructions détaillées étape par étape sur l'exportation des contacts depuis différents e-mail applications et les importer dans TaxDome , voir Importer les contacts depuis votre application e-mail .

Modifier les contacts

Pour modifier les informations d'un contact, accédez à Clients > Contacts dans le menu latéral, puis cliquez sur le nom du contact dans la liste. Modifiez les informations du contact dans la fenêtre qui s'affiche et cliquez sur Sauvegarder .

Vous pouvez également accéder aux informations du contact et les modifier en ouvrant l'onglet Info dans le profil du compte client, puis en cliquant sur le lien du contact dans la section Contacts .

Supprimer les contacts

Pour supprimer des contacts, accédez à Clients > Contacts dans le menu latéral, cochez la case correspondant aux contacts à supprimer, cliquez sur l'icône de la corbeille et confirmez la suppression. Pour sélectionner tous les contacts, cochez la case en haut de la liste.