Liste de contrôle des documents d'admission

Une fois la liste de contrôle envoyée, vous pouvez suivre l'avancement du client, apporter des modifications si nécessaire et même télécharger des documents pour son compte. Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur la consultation, la modification, le remplissage et la gestion des listes de contrôle de documents. TaxDome .

Vous n'avez pas encore de liste de contrôle ? Apprenez comment en créer et l'envoyer .

Liste de contrôle pour la modification d'un document

Vous pouvez modifier une liste de contrôle avant et après son envoi au client : ajouter des éléments manquants, supprimer ceux qui ne sont plus pertinents ou mettre à jour la description pour plus de clarté. Voici comment procéder :

• À partir du profil client
• Dans la section Organisateurs (pour les listes de contrôle envoyées uniquement)

D'après le profil du client

Vous pouvez accéder à la liste de contrôle depuis le profil du client. Allez dans Documents > Documents > Liste de contrôle . Vous pourrez y apporter toutes les modifications nécessaires ; elles seront enregistrées automatiquement. Vous pouvez également cliquer sur « Accéder à la liste de contrôle » pour consulter les documents téléchargés.

De la part des organisateurs

Dans la section Organisateurs , seuls les messages envoyés questionnaires Les listes de contrôle sont répertoriées. Pour les modifier :

1. Accédez à la section Organisateurs ou à Clients > Comptes > Organisateurs .

2. Sélectionnez le questionnaire Sélectionnez la liste de contrôle que vous souhaitez modifier et cliquez sur la progression de la liste de contrôle.

3. Cliquez sur Modifier la liste de contrôle .

4. Apportez les modifications nécessaires ; elles seront enregistrées automatiquement.

Supprimer une liste de contrôle

Vous ne pouvez pas supprimer séparément la liste de contrôle des documents, mais vous pouvez archiver et supprimer questionnaires avec la liste de contrôle.

Si vous ne souhaitez pas que votre client reçoive la liste de contrôle, supprimez tous les éléments lors de sa modification . Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Tout effacer » .

État de la liste de contrôle de suivi

Surveillez la visibilité et l'avancement de la réalisation des listes de contrôle pour vous assurer que les clients restent sur la bonne voie.

Surveiller la visibilité de la liste de contrôle

Lors de la modification d'une liste de contrôle, consultez son statut actuel en haut de la barre latérale. L'étiquette indique « Visible pour le client » ou « Non visible pour le client » , précisant si le client peut accéder à la liste de contrôle dans son portail.

Suivre l'avancement des travaux

Obtenez un aperçu rapide des personnes qui sont sur la bonne voie et de celles qui pourraient avoir besoin d'un rappel :

• Dans la section Organisateurs : la colonne Liste de contrôle indique le nombre de documents téléchargés par chaque client. Survolez le nombre de documents pour voir ceux qui manquent encore. Affichage uniquement questionnaires Pour les listes de contrôle, appliquez le filtre de liste de contrôle.

• Depuis le profil du compte client : Suivez la progression individuelle dans les sections Organisateurs et Documents .

Demande de documents manquants (Bêta)

Lorsque vous constatez que le client n'a pas téléchargé tous les documents requis ou qu'il a besoin d'éléments supplémentaires, vous pouvez rapidement les lui demander :

• À partir de la liste de contrôle
• Suite à la demande d'un nouveau client

À partir de la liste de contrôle

1. Trouvez la liste de contrôle pour laquelle vous souhaitez demander des documents manquants.

2. Ouvrez la liste de contrôle dans l'éditeur depuis la section Organisateurs ou depuis les sous-sections Clients > Comptes > Documents ou Organisateurs .

3. Ajoutez de nouveaux éléments si nécessaire.

4. Cliquez sur « Demander les documents manquants » .

5. TaxDome crée automatiquement une nouvelle requête client avec :

   a) le nom du compte prérempli

   b) le titre « Télécharger les documents manquants »

   c) la liste de tous les éléments de la liste de contrôle incomplets sous forme de champs de téléchargement

6. Vérifiez tout et cliquez sur Envoyer .

Suite à la demande du client

1. Créez la demande client via le bouton Nouveau ou depuis le compte du client.

2. Cliquez sur le bouton « Ajouter à partir de la liste de contrôle » . Les éléments manquants seront automatiquement ajoutés à la demande.

3. Vérifiez tout et cliquez sur Envoyer .

Vue du client

Les clients verront la demande dans leur liste de tâches et dans la section « Demandes » . Ils pourront télécharger le document ou indiquer un motif manquant.

Suivi des demandes

When clients upload documents through the request, files are automatically mapped to the corresponding checklist items. You’ll receive an Inbox+ notification when the request is completed.

Toutes les demandes du client sont enregistrées dans la section « Demandes » de son compte. Dans la demande de document manquant, vous trouverez un élément intitulé « Liste de contrôle » . Survolez-le et cliquez sur le lien « Accéder à la liste de contrôle » pour accéder directement à la liste de contrôle correspondante.

Remplissez la liste de contrôle des documents pour le client

Si vous souhaitez télécharger des documents et remplir la liste de contrôle pour le client (par exemple, lorsque vous recevez des documents via…), veuillez nous contacter. e-mail , lors d'une réunion en personne ou lorsque vous traitez des documents en leur nom, vous pouvez procéder ainsi :

1. Accédez à la section Organisateurs ou à Clients > Comptes > Organisateurs .

2. Sélectionnez le questionnaire Sélectionnez la liste de contrôle que vous souhaitez modifier et cliquez sur la progression de la liste de contrôle.

3. Cliquez sur les trois points et choisissez « Modifier les réponses » .

4. Accédez à la page de la liste de contrôle des documents .

5. Cliquez sur « Parcourir les fichiers » pour télécharger des documents ou sur « Choisir parmi les fichiers téléchargés » si les documents sont déjà téléchargés.

6. Ensuite, sélectionnez les fichiers dans le tableau à l'aide d'une liste déroulante. Pour plus de commodité, les documents sont classés par catégorie.

Si un client a téléchargé des documents via Organizer , mais ne les a pas associés à la liste de contrôle des documents, ces fichiers apparaîtront automatiquement dans la liste de contrôle également, et vous pourrez les associer manuellement.

Envoyez les documents de la liste de contrôle à Juno

Une fois que vos clients ont téléchargé leurs documents fiscaux via la liste de contrôle, vous pouvez les envoyer directement à Juno pour l'extraction et le traitement automatisés des données. Cela élimine la saisie manuelle de données dans votre logiciel fiscal.

Pour envoyer des documents à Juno :

1. Allez dans Clients > Comptes > Docs > Documents > Liste de contrôle .

2. Cliquez sur « Envoyer à Juno » en haut à droite.

3. Choisissez le contact du contribuable.

4. Sélectionnez les documents que vous souhaitez envoyer et cliquez sur Envoyer les documents .

Les documents doivent respecter les exigences de Juno (types de fichiers pris en charge et taille inférieure à 50 Mo). Si un document ne peut être validé, un message expliquant le problème s'affichera.

Suivez l' état d'avancement dans la colonne Juno : vous verrez quand les documents sont envoyés, traités ou livrés.

Filtrer les clients et questionnaires par statut de la liste de contrôle

Vous pouvez filtrer les comptes et questionnaires Le suivi de la progression des clients s'effectue via l'état des listes de contrôle, permettant d'identifier et de corriger rapidement les listes manquantes ou vides. Ceci est particulièrement utile lors de l'envoi de questionnaires à travers pipelines —filtrer les comptes avant l'envoi pour garantir une configuration correcte, et filtrer questionnaires après l'envoi pour repérer d'éventuels problèmes.

Pour filtrer par statut de la liste de contrôle :

1. Accédez à Clients > Comptes ou Organisateurs depuis la barre de menu de gauche.

2. Cliquez sur Filtrer .

3. Sélectionnez Liste de contrôle , puis :

   • Pour les comptes, choisissez l'option de filtre :

     • Non créé : La liste de contrôle est manquante ou vide (aucun élément ajouté).
     • Créé : La liste de contrôle existe et contient au moins un élément.

   • Pour les organisateurs, appliquez l'opérateur logique est ou n'est pas et choisissez l'option de filtre :

     • Avec éléments : La liste de contrôle existe et contient au moins un élément.
     • Vide : La liste de contrôle existe mais ne contient aucun élément.
     • Non joint : Aucune liste de contrôle n'est jointe au questionnaire .

Vous pouvez combiner le filtre de liste de contrôle avec d'autres filtres et les enregistrer comme préréglages pour y accéder rapidement ultérieurement. Pour en savoir plus sur les filtres accessibles en un clic, consultez l' article dédié .