Exemples d'automatisation ( Basique ): Envoyer e-mail

You can have your emails created and sent automatically. Every email will be personalized and contain all the necessary details, even if they are different for each client. To make the automation magic happen, set up the Send email automation for each stage when you need the emails sent.

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Couvert ici:

Mettre en place des automatisations pour l'envoi d'e-mails

En parlant d’e-mails automatisés, le processus se déroule généralement comme suit :

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. En général, vous ne souhaiterez peut-être pas avoir un étape dans ton pipeline pour l'envoi d'e-mails. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter l' option Envoyer e-mail automatisation aux différents étapes , à:

  • Communiquez ce que vous attendez de vos clients à chaque étape du processus , par exemple en leur demandant de télécharger des documents, en marquant les tâches des clients comme terminées, en remplissant le formulaire. questionnaire .
  • Informez vos clients de ce qui se passe, par exemple lorsque vous avez reçu leurs documents ou lorsque leur retour est prêt.

Une fois la projet entre ceci étape , le e-mail est automatiquement envoyé à tous les contacts liés au compte client.

conseil

Note! Pour l' envoi e-mail automatisation , peu importe si les projets Automove basculent pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise pour être complété. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.

Lien e-mail pièces jointes à un projet

Vous ne pouvez pas lier des e-mails à projets , mais tu peux avoir des clients' e-mail pièces jointes liées . Suivez ces étapes:

  1. Ouvrez le e-mail avec le fichier joint et cliquez sur le lien Sauvegarder vers TaxDome à droite.
  2. Modifiez le nom du fichier et la description (facultatif) et cliquez sur Télécharger . Le fichier sera enregistré dans le dossier des documents téléchargés par le client .
  3. Ouvrez la fiche projet soit depuis la vue Kanban, le calendrier ou depuis la liste des tâches .
  4. Link the document to it: Click + Link at the top, select Documents, click the Client uploaded documents folder and choose the files you want, then click Save.

Now, your team members can easily access the needed documents in the Linked > Documents section on the right of the job card. 

conseil

Conseil! Activez la fonction Enregistrer automatiquement les pièces jointes pour ignorer les deux premières étapes et enregistrer automatiquement les documents.

Personnalisez les e-mails automatisés

Vous pouvez utiliser n'importe quelle donnée personnalisée pour personnaliser vos e-mails automatisés et ajouter une touche personnelle. Faire cela:

  1. Assurez-vous que vos comptes clients et contacts disposent de tous les détails nécessaires dans les champs personnalisés . Il peut être encore plus utile d'ajouter tout ce dont vous avez besoin lors de l'importation de comptes.
  2. Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.

Une fois la e-mail est automatiquement envoyé, shortcodes dans le e-mail le titre et/ou le champ du corps sont remplacés par les données des champs personnalisés, telles que le prénom et le nom, le paiement estimé de l'impôt, les informations sur l'entreprise ou une date spécifique. 

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