Exemples d'automatisation ( Basique ) : Envoi d'un e-mail

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Vous pouvez créer et envoyer automatiquement vos e-mails . Chaque e-mail sera personnalisé et contiendra tous les détails nécessaires, même s'ils sont différents pour chaque client. Pour faire le automatisation la magie opère, configurez l' envoi d'e-mail automatisation pour chaque étape quand vous avez besoin que les e-mails soient envoyés.

Couvert ici:

• Mettre en place des automatisations pour l'envoi d'e-mails
• Lien e-mail pièces jointes à un projet
• Personnalisez les e-mails automatisés

Mettre en place des automatisations pour l'envoi d'e-mails

En parlant d’e-mails automatisés, le processus se déroule généralement comme suit :

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending emails. Instead, you can add the Send email automation to the different stages, to:

• Communiquez ce que vous attendez de vos clients à chaque étape du processus , par exemple en leur demandant de télécharger des documents, en marquant les tâches des clients comme terminées, en remplissant le formulaire. questionnaire .
• Informez vos clients de ce qui se passe, par exemple lorsque vous avez reçu leurs documents ou lorsque leur retour est prêt.

Une fois la projet entre ceci étape , le e-mail est automatiquement envoyé à tous les contacts liés au compte client.

Note! Pour l' envoi e-mail automatisation , peu importe si les projets Automove basculent pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise pour être complété. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.

Lien e-mail pièces jointes à un projet

Vous ne pouvez pas lier des e-mails à projets , mais tu peux avoir des clients' e-mail pièces jointes liées . Suivez ces étapes:

1. Ouvrez le e-mail avec le fichier joint et cliquez sur le lien Sauvegarder vers TaxDome à droite.
2. Modifiez le nom du fichier et la description (facultatif) et cliquez sur Télécharger . Le fichier sera enregistré dans le dossier des documents téléchargés par le client .
3. Ouvrez la fiche projet soit depuis la vue Kanban, le calendrier ou depuis la liste des tâches .
4. Liez le document à celui-ci : cliquez sur +Lien en haut, sélectionnez Documents , cliquez sur le dossier Documents téléchargés par le client et choisissez les fichiers souhaités, puis cliquez sur Lien .

Désormais, les membres de votre équipe peuvent facilement accéder aux documents nécessaires directement dans le projet carte.

Conseil! Activez la fonction Enregistrer automatiquement les pièces jointes pour ignorer les deux premières étapes et enregistrer automatiquement les documents.

Personnalisez les e-mails automatisés

Vous pouvez utiliser n'importe quelle donnée personnalisée pour personnaliser vos e-mails automatisés et ajouter une touche personnelle. Faire cela:

1. Assurez-vous que vos comptes clients et contacts disposent de tous les détails nécessaires dans les champs personnalisés . Il peut être encore plus utile d'ajouter tout ce dont vous avez besoin lors de l'importation de comptes.
2. Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.

Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom fields data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.