Envoyer e-mail automatiquement

Vous pouvez programmer la création et l'envoi automatique de vos e-mails . e-mail sera personnalisé et contiendra tous les détails nécessaires, même s'ils diffèrent pour chaque client. Pour ce faire, automatisation La magie opère, configurez l' envoi e-mail automatisation pour chaque étape lorsque vous avez besoin que les e-mails soient envoyés.

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer ceci automatisation dans pipeline étapes mais cette approche s'applique également à la mise en place de ceci automatisation dans les statuts projet personnalisés .

Envoyer e-mail automatisation , a expliqué

Dans un pipeline Vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails à vos clients à des dates spécifiques. étapes . TaxDome Les entreprises utilisent largement les courriels automatisés pour :

• Communiquez vos attentes à chaque étape du processus (par exemple, demandez des documents, demandez aux clients de remplir des formulaires). questionnaires ).
• Fournir des instructions (par exemple, expliquer les prochaines étapes, communiquer les échéances importantes).
• Informer les clients de leurs projet statut (par exemple, les informer de la réception des documents, ou lorsque leur déclaration est prête à être examinée).

Mettre en place des automatisations pour l'envoi d'e-mails

En parlant d’e-mails automatisés, le processus se déroule généralement comme suit :

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it.

2. En général, vous ne souhaiterez peut-être pas avoir un espace séparé étape dans votre pipeline pour l'envoi d'e-mails. Vous pouvez également ajouter l' option « Envoyer e-mail automatisation aux différents étapes , à:

• Communiquez ce que vous attendez de vos clients à chaque étape du processus , par exemple en leur demandant de télécharger des documents, en marquant les tâches des clients comme terminées, en remplissant le formulaire. questionnaire .

• Informez vos clients de ce qui se passe, par exemple lorsque vous avez reçu leurs documents ou lorsque leur déclaration est prête.

Une fois la projet entre ceci étape , le e-mail est automatiquement envoyé à tous les contacts liés au compte client.

Note

Pour le Envoyer e-mail automatisation , peu importe si le Déplacement automatique projets bascule pour le étape est allumé. automatisation Le déclenchement est automatique et ne nécessite aucune intervention du client ni de l'entreprise pour être mené à bien. De plus, aucun élément n'y est lié. projet quand le automatisation est déclenché.

Configurer l'expéditeur et l'assignateur du thread

Lors de l'ajout de l' option Envoyer e-mail automatisation , vous pouvez configurer qui envoie le e-mail et qui gère le fil de discussion. Généralement, ils sont définis dans le e-mail modèle. Lors de l'ajout automatisation Vous verrez alors les membres de l'équipe sélectionnés comme expéditeur et comme destinataire de la discussion.

Si vous souhaitez changer quelque chose, vous avez deux options :

• Cliquez sur « Accéder au modèle » dans le automatisation des paramètres permettant de modifier rapidement les détails du modèle.
• Cliquez sur Personnaliser pour afficher les autres options d'expéditeur. Vous pouvez sélectionner l'autre membre de l'équipe ou envoyer e-mail de l'ensemble des employés comme un projet Le titulaire du poste ou celui qui a l'attribution du rôle.

Options de l'expéditeur

Choisissez qui enverra le e-mail :

• Membre de l'équipe : Sélectionnez l'autre membre de l'équipe. Il doit avoir son e-mail synchronisé avec TaxDome et avoir activé l'option « Autoriser les autres à envoyer e-mail depuis mon adresse électronique » .

• Responsable projet : Le e-mail seront envoyés par le responsable projet e-mail adresse. S'il existe plusieurs destinataires, le paiement sera envoyé depuis la première personne indiquée dans le champ « Destinataire » sur le formulaire . projet la carte. La projet Le cessionnaire doit avoir son e-mail synchronisé avec TaxDome .

• Rôle : Le e-mail Le message sera envoyé par le membre de l'équipe affecté au rôle sélectionné pour ce compte client (par exemple, préparateur fiscal, gestionnaire de compte, réviseur). Le membre de l'équipe affecté à ce rôle doit avoir son e-mail synchronisé avec TaxDome .

Personnalisez l'expéditeur et le responsable du fil de discussion lors de l'ajout/déplacement. projets

Les options que vous choisissez dans le pipeline Les paramètres sont ceux par défaut. Cependant, vous pouvez toujours personnaliser l'expéditeur et le destinataire du fil de discussion lors du déplacement de votre message. projets manuellement ou en les ajoutant au pipeline .

Lorsque vous déplacez un projet à un étape qui possède une fonction Envoyer e-mail automatisation , le automatisation Les détails s'affichent dans la fenêtre contextuelle. Si vous avez activé l' option « Personnaliser » , vous pouvez modifier les paramètres de l'expéditeur et du destinataire de la conversation :

Conseil

Cette flexibilité est particulièrement utile lorsque vous devez envoyer des e-mails depuis le compte d'un autre membre de l'équipe pour des clients ou des situations spécifiques, sans modifier le contenu. automatisation les paramètres eux-mêmes.

Personnalisez les e-mails automatisés

Vous pouvez utiliser n'importe quelle donnée personnalisée pour personnaliser vos e-mails automatisés et ajouter une touche personnelle. Faire cela:

• Assurez-vous que les comptes clients et les contacts contiennent toutes les informations nécessaires dans les champs personnalisés . Il peut être encore plus utile d'ajouter toutes les informations nécessaires lors de l'importation des comptes.

• Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above .

Une fois que le e-mail est envoyé automatiquement, shortcodes dans le e-mail le titre et/ou le corps du texte sont remplacés par les données du champ personnalisé, telles que le prénom et le nom, le paiement estimé des impôts, les informations sur l'entreprise ou une date spécifique.

Lien e-mail pièces jointes à un projet

Vous ne pouvez pas lier les e-mails à projets mais vous pouvez avoir des clients e-mail Pièces jointes jointes . Suivez ces étapes :

1. Ouvrez le e-mail avec le fichier joint, cliquez sur le lien Sauvegarder vers TaxDome à droite.

2. Modifiez le nom du fichier et la description (facultatif), puis cliquez sur « Téléverser » . Le fichier sera enregistré dans le dossier « Documents téléchargés par le client » .

3. Ouvrez la fiche projet soit depuis la vue Kanban, soit depuis le calendrier, soit depuis la liste des tâches .

4. Pour lier le document : cliquez sur « Lier » dans la section « Liés » , sélectionnez « Documents » , cliquez sur le dossier « Documents téléchargés par le client » , choisissez les fichiers souhaités, puis cliquez sur Sauvegarder . Vous pouvez également télécharger un nouveau document et le lier en cliquant sur « Nouveau » dans la section « Liés » , puis en sélectionnant « Document » .

Désormais, les membres de votre équipe peuvent facilement accéder aux documents nécessaires dans la section Liens > Documents située à droite de l'interface. projet carte.

Conseil

Allumer le Enregistrer automatiquement les pièces jointes fonctionnalité permettant d'ignorer les deux premières étapes et d'enregistrer automatiquement les documents.

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