Envoyer e-mail automatiquement

You can have your emails created and sent automatically. Every email will be personalized and contain all the necessary details, even if they are different for each client. To make the automation magic happen, set up the Send email automation for each stage when you need the emails sent.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Mettre en place des automatisations pour l'envoi d'e-mails

En parlant d’e-mails automatisés, le processus se déroule généralement comme suit :

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending emails. Instead, you can add the Send email automation to the different stages, to:

• Communiquez ce que vous attendez de vos clients à chaque étape du processus , par exemple en leur demandant de télécharger des documents, en marquant les tâches des clients comme terminées, en remplissant le formulaire. questionnaire .

• Informez vos clients de ce qui se passe, par exemple lorsque vous avez reçu leurs documents ou lorsque leur déclaration est prête.

  Une fois la projet entre ceci étape , le e-mail est automatiquement envoyé à tous les contacts liés au compte client.

  

Note

Pour le Envoyer e-mail automatisation , peu importe si le Déplacement automatique projets bascule pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune intervention du client ni de l'entreprise. De plus, aucun élément n'est lié à la projet quand le automatisation est déclenché.

Lien e-mail pièces jointes à un projet

You cannot link emails to jobs, but you can have clients’ email attachments linked . Follow these steps:

1. Open the email with the file attached and click the Save to TaxDome link on the right.

2. Edit the file name and the description (optionally) and click Upload. The file will be saved to the Client uploaded documents folder.

3. Open the job card either from the kanban view, calendar, or from the **Jobs **list.

4. Lier le document : cliquez sur « Lien » dans la section « Lien » , sélectionnez « Documents » , cliquez sur le dossier « Documents téléchargés par le client » et choisissez les fichiers souhaités, puis cliquez sur Sauvegarder . Ou, pour télécharger un nouveau document et le lier, cliquez sur « Nouveau » dans la section « Lien » et sélectionnez « Document » .

   Désormais, les membres de votre équipe peuvent facilement accéder aux documents nécessaires dans la section Lié > Documents à droite de l'écran. projet carte. 

   

Conseil

Allumer le Enregistrer automatiquement les pièces jointes fonctionnalité permettant d'ignorer les deux premières étapes et d'enregistrer automatiquement les documents.

Personnalisez les e-mails automatisés

Vous pouvez utiliser n'importe quelle donnée personnalisée pour personnaliser vos e-mails automatisés et ajouter une touche personnelle. Faire cela:

• Make sure your client accounts and contacts have all the necessary details in the custom fields . It may be even more helpful to add everything you need while importing accounts.

• Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above .

  Une fois que le e-mail est envoyé automatiquement, shortcodes dans le e-mail le titre et/ou le corps du texte sont remplacés par les données du champ personnalisé, telles que le prénom et le nom, le paiement estimé des impôts, les informations sur l'entreprise ou une date spécifique. 

  

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