Scène automatisation exemples ( Basique ): Envoyer e-mail
Vous pouvez créer et envoyer automatiquement vos e-mails . Chaque e-mail sera personnalisé et contiendra tous les détails nécessaires, même s'ils sont différents pour chaque client. Pour faire le automatisation la magie opère, configurez l' option Envoyer e-mail automatisation pour chaque étape quand vous avez besoin que les e-mails soient envoyés.
Dans cet article, vous apprendrez comment configurer cela automatisation dans pipeline étapes , mais cette approche s'applique également à la mise en place de cette automatisation dans les statuts projet personnalisés .
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Mettre en place des automatisations pour l'envoi d'e-mails
En parlant d’e-mails automatisés, le processus se déroule généralement comme suit :
1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it.
2. En général, vous ne souhaiterez peut-être pas avoir un étape dans ton pipeline pour l'envoi d'e-mails. Au lieu de cela, vous pouvez ajouter l' option Envoyer e-mail automatisation aux différents étapes , à:
- Communiquez ce que vous attendez de vos clients à chaque étape du processus , par exemple en leur demandant de télécharger des documents, en marquant les tâches des clients comme terminées, en remplissant le formulaire. questionnaire .
- Informez vos clients de ce qui se passe, par exemple lorsque vous avez reçu leurs documents ou lorsque leur retour est prêt.
Une fois la projet entre ceci étape , le e-mail est automatiquement envoyé à tous les contacts liés au compte client.
Note! Pour l' envoi e-mail automatisation , peu importe si les projets Automove basculent pour le étape est allumé. Le automatisation est déclenché automatiquement et ne nécessite aucune action de la part du client ou de l'entreprise pour être complété. De plus, aucun élément n'est lié au projet quand le automatisation est déclenché.
Lien e-mail pièces jointes à un projet
Vous ne pouvez pas lier des e-mails à projets , mais tu peux avoir des clients' e-mail pièces jointes liées . Suivez ces étapes:
- Ouvrez le e-mail avec le fichier joint et cliquez sur le lien Sauvegarder vers TaxDome à droite.
- Modifiez le nom du fichier et la description (facultatif) et cliquez sur Télécharger . Le fichier sera enregistré dans le dossier des documents téléchargés par le client .
- Ouvrez la fiche projet soit depuis la vue Kanban, le calendrier ou depuis la liste des tâches .
- Lier le document à celui-ci : Cliquez sur Lier dans la section Lié , sélectionnez Documents , cliquez sur le dossier Documents téléchargés par le client et choisissez les fichiers souhaités, puis cliquez sur Sauvegarder . Ou, pour télécharger un nouveau document et le lier, cliquez sur Nouveau dans la section Lié et sélectionnez Document .
Désormais, les membres de votre équipe peuvent facilement accéder aux documents nécessaires dans la section Liés > Documents à droite du projet carte.
Conseil! Activez la fonction Enregistrer automatiquement les pièces jointes pour ignorer les deux premières étapes et enregistrer automatiquement les documents.
Personnalisez les e-mails automatisés
Vous pouvez utiliser n'importe quelle donnée personnalisée pour personnaliser vos e-mails automatisés et ajouter une touche personnelle. Faire cela:
- Assurez-vous que vos comptes clients et contacts disposent de tous les détails nécessaires dans les champs personnalisés . Il peut être encore plus utile d'ajouter tout ce dont vous avez besoin lors de l'importation de comptes.
- Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.
Une fois que le e-mail est envoyé automatiquement, shortcodes dans le e-mail le titre et/ou le corps du texte sont remplacés par les données du champ personnalisé, telles que le prénom et le nom, le paiement estimé des impôts, les informations sur l'entreprise ou une date spécifique.
