Prévoyez un budget de temps pour projets

Évaluer le temps alloué à une projet Le temps réellement passé par rapport au temps réellement passé est crucial pour maintenir l'efficacité et la rentabilité, en particulier dans les grandes entreprises. Cet article vous guidera à travers TaxDome fonctionnalités conçues pour vous aider à planifier et à gérer avec précision votre budget de temps pour projets .

Planifier le budget temps pour projets , expliqué

Quelques projets prennent plus de temps et d'efforts ; ils peuvent nécessiter l'attention de membres d'équipe plus qualifiés. Si vous utilisez le suivi du temps ou souhaitez commencer à l'utiliser, TaxDome vous permet de planifier et d'analyser vos projet budget temps en utilisant les concepts suivants :

• Budget temps : Le temps alloué à une tâche particulière projet . Si vous êtes une entreprise patron , vous pouvez empêcher les autres membres de l'équipe d'y accéder et de le modifier.

• Temps suivi : toutes les entrées de temps liées à la projet résumé.

• Écart de temps : La différence entre le budget temps et le temps suivi. 

• Temps budgétaire passé : La quantité de temps suivi par rapport au budget temps (en %).

Par exemple, si le budget de temps est de 2 heures et que le temps suivi est de 1 heure, l' écart de temps sera de 1 heure et le temps budgétaire passé sera de 50 %.

En général, l’ensemble du processus de planification de la projet Le budget temps est le suivant :

1. Quand le projet est créé, la personne responsable définit le budget temps pour celui-ci (cela pourrait être fait au préalable en utilisant projet modèles)

2. Les membres de l'équipe suivent le temps pendant qu'ils travaillent sur les tâches qui leur sont assignées. projets . Entrées de temps pour un projet sont automatiquement additionnés.

3. Une fois que le projet une fois terminé, le responsable peut voir et analyser la différence entre le temps prévu et le temps passé. 

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour :

• Rendre le budget estimé visible et l'utiliser pour le distribuer projets parmi les membres de l'équipe. Par exemple, vous souhaiterez peut-être attribuer une tâche plus chronophage et plus importante projet à un membre de l’équipe plus expérimenté et inversement. 
• Décider à qui attribuer un projet , en tenant compte de la charge de travail actuelle de chaque membre de l'équipe exprimée dans le projet heures budgétaires ou dans l'écart de temps.
• Analysez les performances des membres de votre équipe au cours d’une période passée et déterminez si quelqu’un a été surchargé de travail.

Another tool for analyzing your workload and planning the team capacity is to set weekly capacity for each team member and compare it to the actual time spent. Learn more here .

Avant de commencer

Avant de commencer à planifier la projet budget temps, vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Make sure all team members use time entries while working on jobs: if your employees don’t track time while working on jobs, you can only set the time budget in hours but not analyze the actual time spent or build reports. Working with time budget is most effective if everyone in the team tracks time right from the job card . Or, they can link time entries to jobs manually.

  

• Set up access rights: By default, only the firm owner and admins can manage the time budget . However, if you want your team members to be responsible for the time budget when they create jobs or to be able to compare the allocated time with the time they already spent, you can enable a Manage time budget access right for them. To give them access to the Time variance dashboard in the Reporting, turn on the View reporting for them as well.

  

Établissez un budget de temps pour projets

L'établissement d'un budget temps est essentiel pour l'équipe de planification, car ces données sont nécessaires à la comparaison et à l'analyse. Si, après analyse, vous constatez que les écarts de temps sont généralement importants, vous pouvez adapter le budget temps pour les années à venir. projets . 

Un budget de temps peut être défini à tout moment de l'une des manières suivantes :

• Depuis la fiche projet : Ouvrez le projet carte et remplissez le champ Budget temps en heures et minutes.

  

• From the job list: Go to Workflow > Jobs and edit the Time budget column value right in the table. If you don’t see the column, check if it’s hidden .

  

• D'après le modèle projet . Il est judicieux de définir le budget temps dès le début. projet modèle pour commun projets et ceux créés conformément au calendrier. Ainsi, il sera automatiquement renseigné pour tous les nouveaux projets créé avec ce modèle.

  

Analyser les écarts de temps

Une fois que le projet a son budget de temps défini et ses entrées de temps liées, il est temps d'analyser l'écart de temps. Il existe différentes manières de procéder :

• Dans le projet carte (pour une projet )

• Dans le projets liste (pour plusieurs projets )

• Dans le pipeline (pour projets qui sont en cours)

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Variation temporelle affichée dans le projet carte

Vous pouvez toujours voir les écarts de temps directement à l'intérieur du projet carte dans la section Entrées de temps .

Variation temporelle affichée dans le projets liste

Vous pouvez voir la variation temporelle pour plusieurs projets dans le projet Cette liste est accessible via Workflow > Tâches dans le menu latéral gauche. Elle contient des colonnes indiquant le budget temps, le temps suivi, les écarts de temps et le temps passé budgété, ainsi que les filtres correspondants. C'est la meilleure façon d'analyser les écarts de temps en déplacement pour savoir à qui attribuer une nouvelle tâche. projet ou pour identifier les actifs projets qui sont hors budget et prendre des mesures si nécessaire.

For example, if you want to find all active jobs where Tracked time significantly exceeds the Time budget and understand what’s the reason, filter jobs by ‘Budget time spent > 100’. 

Variation temporelle affichée dans le pipeline

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Variation temporelle sur le tableau de bord de capacité

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.