Gérer l'équipe (cas d'utilisation) : planifier la capacité de l'équipe

Évaluer le temps alloué à une projet Le temps réellement passé par rapport au temps réellement passé est crucial pour maintenir l'efficacité et la rentabilité, en particulier dans les grandes entreprises. Cet article vous guidera à travers TaxDome des fonctionnalités conçues pour vous aider à planifier et à gérer avec précision la capacité de votre équipe.

Planifier la capacité de l'équipe, expliqué

Quelques projets prennent plus de temps et d'efforts ; ils peuvent nécessiter l'attention de membres d'équipe plus qualifiés. Si vous utilisez le suivi du temps ou souhaitez commencer à l'utiliser, TaxDome permet de planifier et d'analyser la capacité de l'équipe en utilisant les concepts suivants :

  • Budget temps : Le temps alloué à une tâche particulière projet . Si vous êtes une entreprise patron , vous pouvez empêcher les autres membres de l'équipe d'y accéder et de le modifier.
  • Temps suivi : toutes les entrées de temps liées à la projet résumé.
  • Écart de temps : La différence entre le budget temps et le temps suivi. 
  • Temps budgétaire passé : La quantité de temps suivi par rapport au budget temps (en %).

Par exemple, si le budget de temps est de 2 heures et que le temps suivi est de 1 heure, l' écart de temps sera de 1 heure et le temps budgétaire passé sera de 50 %.

En général, l’ensemble du processus de planification de la capacité de l’équipe est le suivant :

1. Lorsque le projet est créé, la personne responsable définit le budget temporel pour celui-ci (cela pourrait être fait à l'avance en utilisant projet modèles)

2. Les membres de l'équipe suivent le temps qu'ils passent à travailler sur les tâches qui leur sont assignées. projets . Entrées de temps pour une projet sont automatiquement additionnés.

3. Une fois que le projet une fois l'opération terminée, le responsable peut voir et analyser la différence entre le temps prévu et le temps passé. 

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour :

  • Rendre le budget estimé visible et l'utiliser pour le distribuer projets parmi les membres de l'équipe. Par exemple, vous souhaiterez peut-être attribuer une tâche plus chronophage et plus importante projet à un membre de l’équipe plus expérimenté et inversement. 
  • Décider à qui attribuer un projet , en tenant compte de la charge de travail actuelle de chaque membre de l'équipe exprimée dans le projet heures budgétaires ou dans l'écart horaire.
  • Analysez les performances des membres de votre équipe au cours d’une période passée et déterminez si quelqu’un a été surchargé de travail.

Avant de commencer

Avant de commencer à planifier la capacité de l’équipe, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

  • Assurez-vous que tous les membres de l'équipe utilisent les entrées de temps lorsqu'ils travaillent sur projets : si vos employés ne suivent pas le temps lorsqu'ils travaillent sur projets , vous ne pouvez définir le budget de temps qu'en heures, mais vous ne pouvez pas analyser le temps réellement passé ni créer de rapports. La planification de la capacité est plus efficace si tous les membres de l'équipe suivent le temps directement à partir de la fiche projet . Ou bien, ils peuvent lier les entrées de temps à projets manuellement.

  • Configurer les droits d'accès : Par défaut, seule l'entreprise patron et les administrateurs peuvent gérer le budget de temps . Cependant, si vous souhaitez que les membres de votre équipe soient responsables du budget de temps lorsqu'ils créent projets ou pour pouvoir comparer le temps alloué avec le temps déjà passé, vous pouvez leur activer un droit d'accès Gérer le budget temps . Pour leur donner accès au tableau de bord Planification de capacité dans les Rapports, activez également l' option Afficher les rapports pour eux.

Établissez un budget de temps pour projets

La définition d'un budget temporel est une étape essentielle dans la capacité de l'équipe de planification, car vous avez besoin de ces données pour les comparer et les analyser. Si, après analyse, vous comprenez que les écarts de temps sont généralement importants, vous pouvez modifier le budget temporel pour les tâches futures. projets . 

Un budget de temps peut être défini à tout moment de l'une des manières suivantes :

  • Depuis la fiche projet : Ouvrir le projet carte et remplissez le champ Budget temps en heures et minutes.

  • Depuis la liste projet : allez dans Workflow > Jobs et modifiez la valeur de la colonne Budget de temps directement dans le tableau. Si vous ne voyez pas la colonne, vérifiez si elle est masquée .

  • À partir du modèle projet . C'est une bonne idée de définir le budget de temps directement dans le projet modèle pour commun projets et ceux créés conformément au calendrier. De cette façon, il sera automatiquement rempli pour tous les nouveaux projets créé avec ce modèle.

Analyser les écarts de temps

Une fois que le projet a son budget de temps défini et ses entrées de temps liées, il est temps d'analyser l'écart de temps. Il existe différentes manières de procéder :

Variation temporelle affichée dans le projet carte

Vous pouvez toujours voir les écarts de temps directement à l'intérieur du projet carte dans la section Entrées de temps .

Variation temporelle affichée dans le projets liste

Vous pouvez voir la variation de temps pour plusieurs projets dans le projet Vous pouvez y accéder en allant dans Workflow > Jobs dans le menu latéral gauche. Vous y trouverez des colonnes indiquant le budget de temps, le temps suivi, l'écart de temps et le temps budgétaire passé ainsi que les filtres correspondants. C'est le meilleur moyen d'analyser l'écart de temps en déplacement lorsque vous souhaitez vérifier à qui attribuer un nouveau projet ou pour identifier les actifs projets qui sont hors budget et prendre des mesures si nécessaire.

Par exemple, si vous souhaitez trouver tous les actifs projets lorsque le temps suivi dépasse considérablement le budget de temps et comprenez quelle en est la raison, filtrez projets par « Budget temps passé > 100 ». 

Variation temporelle affichée dans le pipeline

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings for each pipeline individually.

Variation temporelle sur le tableau de bord de capacité

Le tableau de bord prédéfini de planification de la capacité est un excellent outil pour analyser les écarts de temps sur une période donnée. Vous pourrez voir qui a été surchargé ou qui a assumé plus ou moins de responsabilités que les autres. Pour voir le tableau de bord, accédez à Rapports > Tableaux de bord et sélectionnez Planification de la capacité .

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