Prévoyez un budget de temps pour projets

Évaluer le temps alloué à une projet Le temps réellement passé par rapport au temps réellement passé est crucial pour maintenir l'efficacité et la rentabilité, en particulier dans les grandes entreprises. Cet article vous guidera à travers TaxDome fonctionnalités conçues pour vous aider à planifier et à gérer avec précision votre budget de temps pour projets .

Planifier le budget temps pour projets , expliqué

Quelques projets prennent plus de temps et d'efforts ; ils peuvent nécessiter l'attention de membres d'équipe plus qualifiés. Si vous utilisez le suivi du temps ou souhaitez commencer à l'utiliser, TaxDome vous permet de planifier et d'analyser vos projet budget temps en utilisant les concepts suivants :

• Budget temps : Le temps alloué à une tâche particulière projet . Si vous êtes une entreprise patron , vous pouvez empêcher les autres membres de l'équipe d'y accéder et de le modifier.

• Temps suivi : toutes les entrées de temps liées à la projet résumé.

• Écart de temps : La différence entre le budget temps et le temps suivi. 

• Temps budgétaire passé : La quantité de temps suivi par rapport au budget temps (en %).

Par exemple, si le budget de temps est de 2 heures et que le temps suivi est de 1 heure, l' écart de temps sera de 1 heure et le temps budgétaire passé sera de 50 %.

En général, l’ensemble du processus de planification de la projet Le budget temps est le suivant :

1. Quand le projet est créé, la personne responsable définit le budget temps pour celui-ci (cela pourrait être fait au préalable en utilisant projet modèles)

2. Les membres de l'équipe suivent le temps pendant qu'ils travaillent sur les tâches qui leur sont assignées. projets . Entrées de temps pour un projet sont automatiquement additionnés.

3. Une fois que le projet une fois terminé, le responsable peut voir et analyser la différence entre le temps prévu et le temps passé. 

Dans TaxDome , vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour :

• Rendre le budget estimé visible et l'utiliser pour le distribuer projets parmi les membres de l'équipe. Par exemple, vous souhaiterez peut-être attribuer une tâche plus chronophage et plus importante projet à un membre de l’équipe plus expérimenté et inversement. 
• Décider à qui attribuer un projet , en tenant compte de la charge de travail actuelle de chaque membre de l'équipe exprimée dans le projet heures budgétaires ou dans l'écart de temps.
• Analysez les performances des membres de votre équipe au cours d’une période passée et déterminez si quelqu’un a été surchargé de travail.

Un autre outil pour analyser votre charge de travail et planifier la capacité de l'équipe consiste à définir une capacité hebdomadaire pour chaque membre et à la comparer au temps réellement consacré. Pour en savoir plus, cliquez ici .

Avant de commencer

Avant de commencer à planifier la projet budget temps, vous devez tenir compte des éléments suivants :

• Assurez-vous que tous les membres de l'équipe utilisent la saisie du temps lorsqu'ils travaillent sur projets : si vos employés ne suivent pas leur temps de travail sur… projets Vous pouvez uniquement définir le budget temps en heures, mais pas analyser le temps réellement passé ni générer de rapports. La gestion du budget temps est plus efficace si chaque membre de l'équipe enregistre son temps directement depuis la fiche projet . Ils peuvent également lier leurs saisies de temps à… projets manuellement.

  

• Configurer les droits d'accès : Par défaut, seul l'entreprise a accès à ces droits. patron Les administrateurs peuvent gérer le budget temps . Toutefois, si vous souhaitez que les membres de votre équipe soient responsables de leur budget temps lorsqu'ils créent des tâches, vous pouvez également le faire. projets Pour leur permettre de comparer le temps alloué avec le temps réellement passé, vous pouvez leur accorder un droit d'accès « Gérer le budget temps » . Pour leur donner accès au tableau de bord « Écart de temps » dans la section « Rapports », activez également l' option « Afficher les rapports » .

  

Établissez un budget de temps pour projets

L'établissement d'un budget temps est essentiel pour l'équipe de planification, car ces données sont nécessaires à la comparaison et à l'analyse. Si, après analyse, vous constatez que les écarts de temps sont généralement importants, vous pouvez adapter le budget temps pour les années à venir. projets . 

Un budget de temps peut être défini à tout moment de l'une des manières suivantes :

• Depuis la fiche projet : Ouvrez le projet carte et remplissez le champ Budget temps en heures et minutes.

  

• Dans la liste projet : accédez à Workflow > Tâches et modifiez la valeur de la colonne Budget temps directement dans le tableau. Si la colonne n’apparaît pas, vérifiez si elle est masquée .

  

• D'après le modèle projet . Il est judicieux de définir le budget temps dès le début. projet modèle pour commun projets et ceux créés conformément au calendrier. Ainsi, il sera automatiquement renseigné pour tous les nouveaux projets créé avec ce modèle.

  

Analyser les écarts de temps

Une fois que le projet a son budget de temps défini et ses entrées de temps liées, il est temps d'analyser l'écart de temps. Il existe différentes manières de procéder :

• Dans le projet carte (pour une projet )

• Dans le projets liste (pour plusieurs projets )

• Dans le pipeline (pour projets qui sont en cours)

• Sur le tableau de bord Variation temporelle (pour plusieurs projets sur une période de temps)

Variation temporelle affichée dans le projet carte

Vous pouvez toujours voir les écarts de temps directement à l'intérieur du projet carte dans la section Entrées de temps .

Variation temporelle affichée dans le projets liste

Vous pouvez voir la variation temporelle pour plusieurs projets dans le projet Cette liste est accessible via Workflow > Tâches dans le menu latéral gauche. Elle contient des colonnes indiquant le budget temps, le temps suivi, les écarts de temps et le temps passé budgété, ainsi que les filtres correspondants. C'est la meilleure façon d'analyser les écarts de temps en déplacement pour savoir à qui attribuer une nouvelle tâche. projet ou pour identifier les actifs projets qui sont hors budget et prendre des mesures si nécessaire.

Par exemple, si vous souhaitez trouver tous les actifs projets Lorsque le temps suivi dépasse significativement le budget temps , il est important d'en comprendre la raison et de filtrer les résultats. projets par ' Temps passé dans le budget > 100 '. 

Variation temporelle affichée dans le pipeline

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Variation temporelle sur le tableau de bord de capacité

Le tableau de bord prédéfini « Variations temporelles » est un outil précieux pour analyser les variations de temps sur une période donnée. Il vous permettra d'identifier les personnes surchargées ou celles qui ont assumé plus ou moins de responsabilités. Pour accéder à ce tableau de bord, rendez-vous dans Rapports > Tableaux de bord et sélectionnez « Variations temporelles » .