Suivi de la réception des documents et des échéances internes pour projets

Restez organisé et respectez les délais en suivant la réception des documents et en fixant des objectifs de réalisation internes. Cet article présente les nouveaux champs « Date de réception » et « Échéance interne » des fiches projet et explique comment les utiliser efficacement. workflow .

Que sont la date d'admission et la date limite interne ?

Les nouveaux champs de date vous aident à suivre deux étapes importantes de votre projets :

• Date de prise en charge : La date à laquelle vous recevez effectivement ce dont vous avez besoin du client et projet est véritablement prêt à démarrer. C'est différent du moment où projet a été créé ou lors de votre premier contact avec le client.
• Date limite interne : Votre marge de manœuvre privée avant la date d’échéance officielle, vous donnant le temps de relire et d’éviter le stress de dernière minute.

Ces dates fonctionnent indépendamment des champs Date de début et Date d'échéance dans projets , vous permettant un suivi plus détaillé de votre workflow Le calendrier est facultatif et peut être utilisé séparément ou ensemble selon vos besoins. Vous pouvez le mettre à jour manuellement ou automatiquement.

Pourquoi elles sont importantes pour la période des déclarations de revenus

La période des déclarations de revenus implique le traitement de centaines, voire de milliers, de déclarations de complexité variable. Ces champs vous permettent de suivre le début effectif du travail (à la réception des documents) par rapport à la phase de préparation administrative, vous offrant ainsi une meilleure visibilité sur votre situation. pipeline .

• Meilleure gestion workflow : Connaître la date de réception des documents permet de calculer les délais de traitement réels et d’estimer plus précisément les délais pour les retours similaires à venir. Vous pouvez ainsi identifier facilement les clients n’ayant pas encore fourni de documents (date de réception manquante) et prioriser les relances en conséquence.

• Responsabilisation interne : Fixer des échéances internes antérieures à celles des clients permet de dégager une marge de manœuvre pour le contrôle qualité, les questions des clients et les complications imprévues qui surviennent fréquemment lors de la préparation des déclarations fiscales. Cela réduit le risque de précipitation de dernière minute pouvant entraîner des erreurs ou des retards.

• Organisation cohérente : L'utilisation de ces dates avec des automatisations vous aide à organiser le travail selon la méthode FIFO (premier entré, premier sorti) puisque chaque projet Chaque demande comporte un horodatage clair. Cette approche garantit l'équité et un traitement systématique au sein de votre équipe.

À venir!

Ces dates ne servent pas uniquement au suivi ; elles constituent le fondement de… Prévisionniste du travailLe système les utilisera pour indiquer lesquels projets sont prêts à commencer, combien de temps chaque étape devrait prendre, et lequel projets Les échéances sont respectées, contrairement aux situations à risque. Cela transforme les délais en une vision prévisionnelle de la charge de travail, vous permettant ainsi de planifier vos capacités, d'anticiper les goulots d'étranglement et de respecter les délais clients sans surprise.

Ajouter la date d'admission et la date limite interne à projets

Vous pouvez définir ces dates lors de la création d'un nouveau projets ou en modifiant ceux existants :

1. Créez un nouveau projet ou ouvrez-en un existant.

2. Dans le champ Date de réception , sélectionnez la date à laquelle vous avez reçu les documents du client.

3. Dans le champ « Date limite interne » , définissez votre objectif de réalisation interne.

4. Sauvegarder vos changements

Les deux dates utilisent le même format de sélecteur de date pour les champs « Date de début » et « Date d'échéance » . Vous pouvez définir des dates passées ou futures sans restriction, et leur ordre n'est pas imposé.

Mise à jour en masse de la date d'admission et de la date limite interne

Sauvegarder temps en définissant des dates pour plusieurs projets Utilisation simultanée de l'édition en masse :

1. Accédez à Workflow > Tâches

2. Cochez les cases en regard de projets vous souhaitez mettre à jour

3. Cliquez sur Modifier dans le menu Actions situé au-dessus du tableau.

4. Dans la barre latérale d'édition groupée, définissez votre date d'admission et/ou votre date limite interne.

5. Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les modifications à tous les éléments sélectionnés projets

L'opération groupée s'exécute en arrière-plan, les dates peuvent donc mettre un peu de temps à apparaître dans votre écran. projet tableau après enregistrement.

Voir projets par date d'admission et date limite interne

You can see all the intake and internal deadline dates directly on the job cards in the Kanban view of your pipeline. This is managed by toggles in the pipeline’s settings (they are turned on by default).

Les champs Date d'admission et Date limite interne apparaissent également sous forme de colonnes dans votre projet liste avec fonctions de tri et de filtrage :

• Utilisez l'icône des paramètres dans l'en-tête du tableau pour masquer/afficher ces colonnes ou les déplacer.
• Cliquez sur l'en-tête d'une colonne de dates pour trier. projets à cette date. Basculez entre l'ordre croissant (du plus ancien au plus récent) et l'ordre décroissant (du plus récent au plus ancien). Les offres d'emploi dont le champ de date est vide apparaissent toujours à la fin de la liste triée.

Filtre projets par date d'admission et date limite interne

Pour filtrer votre projet liste par date d'admission et/ou date limite interne :

1. Cliquez sur Filtre au-dessus de projet liste

2. Sélectionnez la date d'admission ou la date limite interne.

3. Choisissez parmi les plages de dates prédéfinies, sélectionnez « Date personnalisée » pour des dates spécifiques ou utilisez « Non défini » pour effectuer une recherche. projets dates manquantes

4. Appliquez simultanément plusieurs filtres de date pour une précision optimale. projet listes.

Découvrez-en plus sur le filtrage projets .

Utilisez la date d'admission et la date limite interne dans projet modèles

Vous pouvez définir des dates par défaut dans les modèles projet . Lorsque vous créez un projet Dans le modèle, vous pouvez prédéfinir des règles pour la date d'échéance , la date limite interne et les autres champs. Cela garantit que chaque fois que vous lancez un projet (comme la « déclaration de revenus 2025 »), le système remplit automatiquement les périodes appropriées.

Fonctionnement des modèles avec ces champs de date :

• Vous pouvez modifier les dates avant l'enregistrement si nécessaire pour des raisons spécifiques. projets
• Définir un modèle comme modèle par défaut pour un pipeline et tout nouveau projets comprendront les dates prédéfinies
• Utilisez des modèles de date dans les événements récurrents projet des calendriers pour assurer une programmation de dates cohérente
• Vous mettrez à jour la date de prise en charge une fois que le client aura effectivement fourni les documents.

Cette approche permet de garantir la cohérence : chaque fois que vous créez un projet Les délais appropriés sont déjà fixés. Il vous suffit ensuite d'ajouter la date de réception des documents du client.

Pour ajouter la date d'admission et la date limite interne à votre projet modèle:

1. Accédez à Modèles > Modèles d'entreprise > Onglet Emplois

2. Cliquez sur « Créer un modèle » ou « Modifier un modèle existant ».

3. Définissez vos valeurs par défaut pour la date d'admission et la date limite interne.

4. Sauvegarder le modèle

Automatisation des mises à jour des dates de réception et des échéances internes

Vous pouvez utiliser des automatisations pour mettre à jour ces dates sans saisie manuelle. Par exemple, lorsqu'un client termine son contrat questionnaire Vous pouvez définir automatiquement la date de réception à aujourd'hui. Vous pouvez également enchaîner les mises à jour de dates : lorsque la date de réception est définie à aujourd'hui, l' échéance interne est automatiquement fixée à 14 jours plus tard. Cette cohérence vous aide à organiser le travail selon le principe du premier entré, premier sorti (FIFO), puisque chaque projet comporte un horodatage d'admission clair.

Ensuite, apprenez comment mettre à jour automatiquement les dates projet .

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