Courriel : Présentation

Grâce à la fonctionnalité E-mail , vous n'aurez plus besoin d'utiliser Gmail ni aucune application tierce pendant que vous travaillez. La synchronisation des e-mails connecte votre messagerie. e-mail compte avec TaxDome pour garder tous vos TaxDome Centralisez vos activités et améliorez vos échanges avec vos clients.

Qu'est-ce que e-mail dans TaxDome

Courriel dans TaxDome est une fonctionnalité intégrée sécurisée qui vous permet d'envoyer des messages depuis votre e-mail Consultez votre compte et visualisez directement la correspondance de vos clients dans le TaxDome portail. Le système fonctionne en synchronisant votre fournisseur e-mail existant (Gmail, Outlook, Microsoft 365, etc.) avec TaxDome plutôt que de créer un espace séparé e-mail système.

Une fois synchronisées, toutes les communications avec les clients sont automatiquement regroupées dans un emplacement centralisé. Vous pouvez y accéder soit depuis le profil de chaque client, soit depuis la page Communications globale. Ainsi, quel que soit le membre de l'équipe qui communique avec un client, chaque échange est automatiquement regroupé. e-mail Les échanges sont accessibles via la boîte de réception dédiée à chaque client. Ce système centralisé garantit une visibilité complète de toutes les communications clients pour l'ensemble de votre équipe.

Qu'est-ce que e-mail synchroniser

La synchronisation des e-mails est la technologie sous-jacente qui permet e-mail les fonctionnalités fonctionnent dans TaxDome Il s'agit d'une connexion bidirectionnelle entre votre e-mail fournisseur et TaxDome que:

• Importe les e-mails des clients depuis la boîte de réception de votre fournisseur dans TaxDome
• Envoie des e-mails depuis TaxDome par votre e-mail compte
• Maintient la synchronisation pour que les e-mails apparaissent dans les deux systèmes
• Organise automatiquement les messages par profil client

Chaque membre de l'équipe synchronise son individu e-mail compte avec TaxDome . TaxDome prend en charge tous les principaux e-mail fournisseurs, avec une configuration simplifiée pour Gmail, Outlook et Microsoft 365.

Note

Après la synchronisation, seules les conversations avec vos clients provenant de TaxDome La liste de contacts sera transférée au TaxDome Boîte de réception. Les autres courriels provenant des boîtes de réception des employés ne seront pas accessibles depuis le portail.

Pourquoi avoir e-mail synchronisé avec TaxDome importe

La synchronisation des e-mails transforme la façon dont les cabinets comptables gèrent la communication avec leurs clients. Voici ce qui change lorsque vous synchronisez vos e-mails :

Comment e-mail La synchronisation fonctionne

Le e-mail Le système de synchronisation fonctionne via une connexion sécurisée entre votre e-mail fournisseur et TaxDome :

Pour les courriels entrants :

1. Le client envoie e-mail à votre entreprise e-mail adresse

2. Les e-mails arrivent dans la boîte de réception de votre fournisseur (Gmail, Outlook, etc.).

3. TaxDome copie automatiquement le e-mail

4. Le système associe l'expéditeur à un profil client

5. L'adresse e-mail apparaît sous l'onglet E-mail de ce client

6. Les membres de l'équipe ayant accès au client peuvent le voir et interagir avec lui.

Pour les courriels sortants :

1. Membre de l'équipe compose e-mail dans TaxDome utilisant leur propre synchronisation e-mail s'adresser ou au nom d'un autre membre de l'équipe (si délégué)

2. Les e-mails sont envoyés via leur compte fournisseur synchronisé.

3. Le courriel apparaît dans la boîte de réception habituelle du client.

4. La copie reste dans TaxDome sous profil client

Cette architecture vous permet de conserver votre infrastructure existante. e-mail adresse et infrastructure tout en acquérant TaxDome les avantages organisationnels de.

Note

Les e-mails archivés et ceux présents dans votre dossier Éléments supprimés continuent d'exister dans TaxDome tant qu'ils existent dans votre e-mail boîte aux lettres. Une fois supprimées définitivement, elles seront également retirées de la boîte aux lettres. TaxDome .

Qui a besoin de se synchroniser

La synchronisation des e-mails est requise uniquement pour les membres de l'équipe qui enverront des e e-mail . Si un membre de l'équipe n'envoie des e-mails qu'au nom d'autres personnes (en utilisant l'adresse électronique d'une autre personne), la synchronisation n'est pas nécessaire. e-mail (adresse), ils n'ont pas besoin de synchroniser leur propre e-mail —au lieu de cela, la personne dont e-mail Ils devront activer l'option « Autoriser les autres à envoyer e-mail depuis mon adresse électronique » .

Synchronisez votre e-mail si tu:

• Envoyer ou recevoir des e-mails de clients depuis votre propre e-mail adresse
• Vous voulez que vos clients voient votre e-mail adresse en tant qu'expéditeur
• Besoin de recevoir e-mail notifications dans TaxDome

Pas besoin de synchroniser si vous :

• N'envoyez des e-mails qu'au nom des autres membres de l'équipe.
• Ne communiquez pas directement avec les clients via e-mail

Une fois que tous les membres de l'équipe qui communiquent directement avec les clients auront synchronisé leurs e-mails, chaque e-mail Les échanges sont accessibles via la boîte de réception spécifique au client dans le profil de ce dernier, quel que soit l'employé qui communique avec lui.

Note

Chaque e-mail L'adresse ne peut être synchronisée qu'avec une seule TaxDome Les synchronisations en double seront automatiquement déconnectées.

Ferme patron et les administrateurs peuvent toujours vérifier si e-mail La synchronisation est configurée pour chaque membre de l'équipe en accédant à Paramètres > Équipe et plans > Membres de l'équipe .

Conseil

Afin que tous les e-mails des clients soient correctement synchronisés et affichés dans TaxDome Nous vous recommandons d'activer la synchronisation des e-mails pour les contacts liés au compte client. Cela garantit que l'onglet E-mail apparaîtra dans le compte du client. Cependant, cela ne signifie pas qu'il recevra le message que vous lui avez envoyé. TaxDome Portail client. Ils peuvent consulter leurs e-mails uniquement depuis leur compte. e-mail boîte de réception du compte.

Accès et autorisations

Courriel dans TaxDome respecte votre structure de contrôle d'accès existante. Les e-mails peuvent être envoyés par :

• Propriétaires d'entreprises
• Administrateurs de l'entreprise
• Les membres de l'équipe disposant des droits d'accès pour consulter tous les comptes ou affectés au compte

Les membres de l'équipe ne voient que les courriels des clients auxquels ils ont accès, ce qui permet de maintenir des limites d'information appropriées au sein de votre entreprise.

Fonctionnalités de messagerie électronique

TaxDome 's e-mail Le système prend en charge différents flux de travail de communication :

• Individual and bulk sending: You can email an individual client or many clients at once using bulk sending . Create email content from scratch or use email templates with shortcodes to personalize messages.
• Envoi programmé : Programmez l’envoi d’e-mails à une date ultérieure, utile pour planifier la communication en fonction des échéances ou des heures de travail.
• Automation: Automatisez les e-mails avec TaxDome dans le cadre de votre workflow Par exemple, dans le cadre d'une déclaration de revenus (formulaire 1040) classique, le processus est automatisé. e-mail L'envoi peut inclure :
  • Bienvenue sur le portail
  • Accueillir les clients qui reviennent
  • Notification indiquant qu'un responsable examine des documents reçus
  • Réussite de la déclaration d'impôt
  • Demande d'évaluation de la qualité du travail

Avertissement

Pour éviter automatisation erreurs, vous devez Autoriser les membres de l'équipe à envoyer des e-mails en votre nom .

Notifications par email

Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing email thread, team members who have access to that client’s account receive a notification in their Inbox+ . To view the most recent email and respond to it, click Go to….

Note

Vous pouvez recevoir des notifications pour tous les nouveaux messages des clients auxquels vous avez accès ou les limiter aux conversations qui vous sont attribuées . En savoir plus sur la modification de vos préférences de notification .

Vue du client

Du point de vue de vos clients, rien ne change dans la façon dont ils utilisent e-mail Les clients reçoivent des e-mails envoyés par TaxDome directement dans leur routine e-mail boîtes de réception — pas à l'intérieur des TaxDome Portail client. Ils répondent aux courriels comme d'habitude, en utilisant leur méthode préférée. e-mail application.

Cette transparence signifie que les clients n'ont pas besoin d'apprendre un nouveau système ni de modifier leurs habitudes de communication. Les avantages organisationnels de TaxDome e-mail sont entièrement du côté de votre entreprise.

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