Demander des fichiers aux clients et aux tiers

Dans Documents, une fonctionnalité de demande de fichier vous permet de créer un lien rapide pour qu'un client ou un tiers puisse télécharger des fichiers dans le dossier que vous avez spécifié. Vous pouvez envoyer le lien au destinataire de la manière qui vous convient le mieux, sans avoir à accéder au portail pour effectuer le téléchargement. 

Demandes de fichiers dans Documents, expliquées

Les demandes de fichiers dans Documents sont un moyen pratique de demander certains fichiers dont vous avez besoin à vos clients ou à des tiers. 

Il existe deux manières principales d'utiliser cette fonctionnalité : 

• Vous devez demander des documents pour un client spécifique qui possède un compte créé à son nom dans TaxDome mais qui ne souhaite pas ou ne peut pas accéder à son portail (vous pouvez également utiliser les requêtes client pour cela)

• Vous devez demander des documents à des personnes qui n'ont pas de compte créé pour elles dans TaxDome Pour ce faire, vous devez créer un compte invité général où chacun peut télécharger des documents en toute sécurité. 

Note

Renommage et étiquetage des fichiers par IA Ces règles ne s'appliquent pas aux documents téléchargés via des demandes de fichiers.

Demander des documents aux clients

TaxDome lets you create links to a Files requested upload page. Once the client clicks the link, they’re taken to a page where they can drag and drop their documents. You’ll receive a notification in your Inbox+ once the documents have been uploaded.

Pour créer un lien vers une page de téléchargement de fichiers demandés :

1. Accédez à l'onglet Documents dans le compte client. Trouvez le dossier dans lequel vous souhaitez télécharger les documents, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite, puis sélectionnez Demander des fichiers . 

Note

Le client ne pourra pas voir les autres contenus du dossier.

2. Saisissez un message, par exemple pourquoi vous avez besoin du document demandé.

3. Choisissez une option:

• Envoyez le lien manuellement : cliquez sur Créer , puis copiez le lien et envoyez-le via e-mail . Ou copiez-le plus tard lorsque vous en avez besoin : accédez à l’onglet Documents , puis ouvrez le sous-onglet Demandes de fichiers pour le trouver.
• Envoyer le lien automatiquement : activez l’option « Envoyer la demande par e-mail , sélectionnez le destinataire dans la liste (le e-mail Les adresses de cette liste sont réservées aux utilisateurs disposant d'un accès au portail activé . Vous pouvez également saisir n'importe quelle adresse. e-mail Saisissez l'adresse, puis cliquez sur Créer .

Pour accéder à tous les liens que vous avez créés, rendez-vous dans l'onglet Documents du compte client, puis ouvrez le sous-onglet Demandes de fichiers .

• Si vous souhaitez renvoyer le lien automatiquement, cliquez sur les trois points à droite et sélectionnez Renvoyer (il sera actif si vous activez uniquement la bascule correspondante lors de la création du lien).

• Si vous souhaitez renvoyer le lien manuellement, sélectionnez Copier le lien , puis envoyez-le dans un message ou e-mail .

• Si vous souhaitez modifier le message inclus avec le lien, sélectionnez Modifier , saisissez un nouveau message, puis cliquez sur Sauvegarder .

• Si vous ne souhaitez plus que le client télécharge des fichiers via le lien, sélectionnez Révoquer .

Demander des documents à des personnes sans TaxDome compte

Si vous devez demander des documents à des personnes qui n'ont pas de compte créé pour elles dans TaxDome Vous pouvez créer un compte invité général où chacun pourra télécharger des documents en toute sécurité. La personne qui télécharge des documents sur ce compte invité n'aura pas besoin de TaxDome accès au portail.

Vos clients peuvent télécharger des documents avant même la création de leurs comptes, garantissant ainsi qu'ils sont au bon endroit une fois leurs comptes configurés.

1. Créez un compte invité standard . N'y associez aucun contact. Vous pouvez le partager avec différentes personnes, mais seuls vous et les membres de votre équipe pourrez y accéder.

2. Pour une organisation optimale : accédez à Docs > Documents . Dans le dossier Privé , créez un sous-dossier où les personnes n’ayant pas accès à vos données pourront télécharger des fichiers ; nommez-le de manière facilement identifiable. 

3. Cliquez sur les trois points à droite du dossier, puis sélectionnez « Demander des fichiers » pour créer un lien sécurisé vers une page de téléchargement. Maintenant que vous disposez du lien, envoyez-le à la personne non cliente dont vous avez besoin des documents. 

4. Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez également les partager avec un tiers (pour en savoir plus, cliquez ici ). 

Si vos clients ont téléchargé des documents avant la création de leurs comptes, vous pouvez transférer ces documents vers leurs comptes une fois ceux-ci configurés.

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