Envoyer automatiquement les listes de contrôle

Avertissement

Cet article s'applique aux entreprises situées aux États-Unis.

Automatisez l'envoi des listes de contrôle pour gagner du temps et éliminer les tâches manuelles. Ainsi, vos clients reçoivent leurs demandes au bon moment. étape de la workflow et vous offre une visibilité en temps réel sur les documents manquants.

Étape par étape automatisation guide d'installation

Les listes de documents sont personnalisées pour chaque compte ; vous devez donc les créer manuellement. Cependant, une fois créées, vous pouvez automatiser leur envoi via votre compte. pipeline en utilisant le questionnaire Modèle avec option de liste de contrôle activée et envoi questionnaire automatisation .

Étape 1. Créez des listes de contrôle à l'avance

Pour vous faciliter la tâche pendant la période des impôts, créez à l'avance, pendant la basse saison, des listes de contrôle pour vos clients.

Conseil

Filtrez votre liste de comptes par Checklist > Non créé pour afficher uniquement les comptes sans checklist.

Étape 2. Créer un questionnaire modèle avec liste de contrôle

Vous pouvez créer un nouveau modèle avec une liste de contrôle des documents ou activer la liste de contrôle pour un modèle existant. Pour ce faire, activez l'option « Joindre une liste de contrôle » dans la section « Liste de contrôle des documents » du modèle.

Étape 3. Configurer le automatisation

Une fois votre questionnaire Le modèle est prêt et les listes de contrôle sont créées :

1. Ouvrez votre pipeline et ajoutez le étape où vous souhaitez envoyer le questionnaire .

2. Cliquez sur Ajouter automatisation et sélectionnez Créer questionnaire .

3. Choisissez votre questionnaire modèle (celui avec la liste de contrôle activée).

4. Cliquez sur Sauvegarder .

5. Activez l'option Déplacer automatiquement projets pour cela étape , de sorte que le projet est automatiquement déplacé vers le suivant étape une fois que le client indique avoir rempli tous les éléments de la liste de contrôle et du questionnaire.

Étape 4. S'assurer qu'il n'y a pas de listes de contrôle vides.

Une fois que vous avez ajouté le projet au respectueux pipeline étape , le questionnaire Une liste de contrôle est automatiquement envoyée au client. Vous pouvez ensuite vérifier que toutes les listes de contrôle contiennent les éléments suivants :

1. Rendez-vous dans la section Organisateurs .

2. Cliquez sur Filtrer et sélectionnez Liste de contrôle > est > Vide .

3. Si des listes de contrôle vides apparaissent, cliquez sur Ajouter des éléments et remplissez les documents requis.

Quand le projet automoves

Le questionnaire La liste de contrôle est automatiquement envoyée au client lorsque projet entre dans le étape avec automatisation . Le projet passe au suivant étape seulement après que le client ait rempli tous les éléments de la liste de contrôle et soumis le questionnaire .

Note

Si questionnaire contient la liste de contrôle vide, la projet Les démarches se poursuivent dès la soumission du questionnaire.

Comment déplacer le projet manuellement

Si vous constatez que le client n'a pas terminé la liste de contrôle, mais que vous ne souhaitez pas retarder la préparation de la déclaration fiscale, vous pouvez déplacer le projet manuellement . Pour ce faire :

1. Faites glisser et déposez le projet carte à la suivante étape .

2. Le projet La barre latérale s'ouvre : elle affichera la progression de la liste de contrôle et les informations concernant les éléments manquants.

3. Choisissez l'option Résoudre . Apprenez-en davantage sur la gestion des éléments inachevés dans projets dans l' article dédié .

4. Cliquez sur Déplacer .

Consultez l'état de la liste de contrôle des documents dans le projet carte

Une fois la liste de contrôle envoyée au client via automatisation , le correspondant questionnaire est automatiquement lié à un projet Vous pouvez ainsi suivre la progression de vos clients directement depuis… projet carte. Dans la section Lié > Organisateurs , vous verrez une colonne Liste de contrôle . Si la questionnaire Cette colonne comporte une liste de contrôle et affiche la progression. Survolez l'indicateur de progression pour voir les documents manquants.

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