💸 Préparation des déclarations de revenus : configurez les processus dans TaxDome

Ici, nous vous expliquerons comment mettre en place vos processus de préparation de déclarations de revenus dans TaxDome : comment intégrer facilement de nouveaux clients, gérer les extensions à l'aide d'automatisations, obtenir des signatures électroniques pour les 8879 en un éclair, et bien plus encore.

Couvert ici:

• Automatisez et déléguez les tâches de routine
• Tâches répétées liées à la communication
• Tâches d'administration
• Onboarding nouveaux clients : bonnes pratiques
• Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects
• Intégrez de nouveaux clients comme d'habitude pipelines en utilisant tags et conditions
• Gérer les extensions
• Configurer la facturation et les paiements
• Signature électronique des 8879 et autres formulaires fiscaux
• Gérez vos déclarations de revenus prêtes

Automatisez et déléguez les tâches de routine

Plus vous automatisez de tâches, plus vous pouvez gérer de clients. Nous avons des conseils utiles (basés sur l’expérience de vos collègues) sur la façon de :

• Automatisez les tâches répétées liées à la communication ( messagerie , demande de documents , envoi de factures , etc.)
• Déléguer des tâches administratives (telles que travailler avec les comptes clients et effectuer des audits internes régulièrement programmés)

Tâches répétées liées à la communication

Ces tâches quotidiennes peuvent être confiées à TaxDome juste en 3 étapes :

1. Écrivez ce que vous faites déjà
2. Recherchez les tâches qui se répètent
3. Créez pipelines pour chacun de vos processus et utilisez des automatisations pour les tâches de routine

Vous n'avez pas besoin de tout repartir de zéro : commencez par notre Marketplace avec des modèles pour différents types de services. Tous les modèles que nous proposons sont entièrement modifiables , vous pouvez donc les modifier en fonction de vos besoins : 

• Déclaration de revenus 1040 Pipeline (du webinaire)
• 1120S – Déclaration de revenus S-Corp
• 1120 – Déclaration de revenus des sociétés
• 1065 – Déclaration de revenus des sociétés de personnes

Tâches d'administration

Tout d’abord, notez toutes vos tâches administratives. Pensez à embaucher quelqu'un pour le rôle d'administrateur afin de libérer votre temps précieux.

Ajoutez ensuite un membre de l'équipe avec un rôle d' administrateur pour effectuer diverses tâches administratives : cochez tags , affecter les membres de l'équipe aux comptes, vérifier pipeline disponibilité au sein de l'équipe, suivez les heures de travail de votre équipe, etc.

Onboarding nouveaux clients : bonnes pratiques

En fonction de votre entreprise particulière, vous pouvez avoir différents processus en place pour intégrer de nouveaux clients. Nous vous suggérons les deux options suivantes (choisissez celle qui vous convient le mieux) :

• Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects
• Intégrez de nouveaux clients dans vos pipelines habituels en utilisant tags et conditions

Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects

La première option consiste à avoir un pipeline pour vos prospects et de les déplacer vers votre espace habituel pipeline une fois devenus clients.

Vous pouvez ajouter de nouveaux clients dans votre workflow Par ici:

1. Passez un appel de découverte, envoyez une proposition et signez un contrat pendant le processus de génération de leads.
2. Lorsque les prospects deviennent des clients, déplacez leur projet des « Perspectives » pipeline à la « Préparation des déclarations de revenus » pipeline en un seul clic tout en gardant tout en place : propositions, notes, messages, saisies de temps, etc.

Intégrez de nouveaux clients comme d'habitude pipelines en utilisant tags et conditions

Une autre façon de gérer les nouveaux clients consiste à ajouter des règles qui seront appliquées uniquement aux nouveaux comptes ajoutés au compte. pipelines . De cette façon, vous n'avez pas besoin d'en utiliser deux pipelines .

Selon les meilleures pratiques de nos clients, vous devez effectuer les tâches suivantes :

• Créer une étape conditionnelle pour tous les comptes taggés avec le Nouveau client tag . Si un compte est étiqueté avec le Nouveau client tag , puis le projet passe à la zone En attente de mandat étape où s'ajoute l' automatisation des factures :

• Créez des automatisations conditionnelles et envoyez différents messages de bienvenue à vos clients nouveaux et existants en fonction du tags appliqué:

• Ajouter le Mettre à jour automatisation tags de compte jusqu'au dernier étape de la pipeline et changez le nouveau client tag au client de retour tag :

Gérer les extensions

Si vous nous demandez : « Quelle est la meilleure façon de gérer les extensions via TaxDome ?" -- la réponse est : cela dépend. Explorons comment vous pouvez gérer les extensions.

• Create a separate Extension pipeline.  When a client needs an extension, you can move it to another pipeline. And then you can move it back to the previous pipeline when the client is ready to file.

• Ou créez une étape conditionnelle dans votre préparation de déclarations de revenus pipeline . Si votre client a besoin d'une extension, vous pouvez appliquer l' extension nécessaire tag à leur compte. Les clients saisissent ceci étape seulement s'ils sont marqués, alors ils se déplacent plus bas dans le pipeline . Sinon, ils sautent le étape .

Configurer la facturation et les paiements

Conseil! Connectez votre fournisseur de paiement pour pouvoir recevoir de l'argent directement via TaxDome .

Le processus de facturation dépend de ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos clients.

Choisissez l'une des options suivantes ou utilisez-les toutes les deux pour différents clients :

• Facturez vos nouveaux clients avant la fin du projet . Vous pouvez envoyer une facture accompagnée d'une lettre de mission . Une fois que le client signe la proposition, le projet passe à l' étape suivante et la facture est automatiquement envoyée avec un message indiquant qu'il doit payer avant de commencer les travaux.

• Facturez vos clients de confiance une fois le projet terminé . Vous pouvez verrouiller les retours préparés sur les factures et les clients verront que le projet est terminé, mais ils ne pourront pas accéder ou télécharger leurs formulaires tant qu'ils n'auront pas payé pour votre travail.

Signature électronique des 8879 et autres formulaires fiscaux

Ci-dessous vous pouvez voir le moyen le plus rapide d’obtenir une signature de votre client :

Utilisez nos astuces pour que ce processus se déroule sans problème :

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• Pour gérer plusieurs signataires , comme une famille, associez-les à un seul compte
• Liez le document en attente de signature à votre projet : la fonctionnalité de déplacement automatique sera déclenchée une fois le document signé
• Vous pouvez utiliser les modèles de signature pour ajouter rapidement des champs pour les formulaires courants

Gérez vos déclarations de revenus prêtes

Une fois votre déclaration préparée, vous devrez peut-être la télécharger sur TaxDome pour examen par le gestionnaire et approbation du client .

Avec l' application de bureau TaxDome , vous pouvez le faire directement à partir de votre logiciel de préparation de déclarations de revenus ou de tout programme doté d'une fonction d'impression. Utilisez simplement TaxDome en tant qu'imprimeur et associez le document téléchargé au projet approprié afin que votre responsable puisse le retrouver facilement.