Configurer les processus de préparation des impôts dans TaxDome

Ici, nous vous expliquerons comment mettre en place vos processus de préparation de déclarations de revenus dans TaxDome : comment intégrer facilement de nouveaux clients, gérer les extensions à l'aide d'automatisations, obtenir des signatures électroniques pour les 8879 en un éclair, et bien plus encore.

Automatisez et déléguez les tâches de routine

Plus vous automatisez de tâches, plus vous pouvez gérer de clients. Nous avons des conseils utiles (basés sur l’expérience de vos collègues) sur la façon de :

• Automate repeated tasks related to communication ( messaging , requesting documents , sending invoices , etc.)
• Delegate admin tasks (such as working with client accounts and conducting regularly scheduled internal audits)

Tâches répétées liées à la communication

These everyday routine tasks can be assigned to TaxDome just in 3 steps: Write down what you already do Look for tasks that repeat - Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable , so you can change them to fit your needs: 

• Déclaration de revenus 1040 Pipeline (du webinaire)
• 1120S – Déclaration de revenus S-Corp
• 1120 – Déclaration de revenus des sociétés
• 1065 – Déclaration de revenus des sociétés de personnes

Tâches d'administration

Tout d’abord, notez toutes vos tâches administratives. Pensez à embaucher quelqu'un pour le rôle d'administrateur afin de libérer votre temps précieux.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team’s working hours, etc.

Onboarding nouveaux clients : bonnes pratiques

En fonction de votre entreprise particulière, vous pouvez avoir différents processus en place pour intégrer de nouveaux clients. Nous vous suggérons les deux options suivantes (choisissez celle qui vous convient le mieux) :

• Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects

La première option est d'avoir un pipeline pour vos prospects et les déplacer vers votre adresse habituelle pipeline une fois qu'ils deviennent clients. Vous pouvez ajouter de nouveaux clients à votre workflow Par ici:

• Faire un appel de découverte, envoyer une proposition et signer un contrat pendant le processus de génération de leads. Lorsque les leads deviennent clients, transférez leur projet des « Perspectives » pipeline à la « Préparation des impôts » pipeline en un seul clic tout en gardant tout en place — propositions, notes, messages, entrées de temps, etc.

  

Intégrez de nouveaux clients comme d'habitude pipelines en utilisant tags et conditions

Une autre façon de gérer les nouveaux clients est d'ajouter des règles qui seront appliquées uniquement aux nouveaux comptes ajoutés au compte. pipelines De cette façon, vous n'avez pas besoin d'utiliser deux pipelines . Conformément aux meilleures pratiques de nos clients, vous devez procéder comme suit :

• Create a conditional stage for all accounts tagged with the New client tag. If an account is tagged with the  New client tag, then the job moves to the Waiting for retainer stage where the invoice automation is added:

• Create conditional automations and send different welcome messages to your new and existing clients based on the tags applied:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Gérer les extensions

If you ask us — “What’s the best way of handling extensions via TaxDome?” — the answer is: custom job statuses . Let’s explore how you can deal with extensions.

Si votre client a besoin d'une prolongation, vous pouvez le refléter dans le pipeline en changeant le projet statut à un statut personnalisé, par exemple, Nécessite une extension . De cette façon, le projet sera laissé dans le courant étape mais visuellement distinct des autres projets . Une fois que vous êtes prêt à procéder au sein du flux commun, changez le statut personnalisé en Actif , et c'est tout. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement lorsqu'une tâche spécifique est terminée.  

Configurer la facturation et les paiements

Conseil

Connectez votre fournisseur de paiement pour pouvoir recevoir de l'argent directement via TaxDome .

Le processus de facturation dépend de ce qui vous convient le mieux, à vous et à vos clients. Choisissez l'une des options suivantes ou utilisez les deux pour différents clients :

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter . Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage , and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Invoice your trusted clients after the job is done. You can lock prepared returns to invoices and clients will see that the job is done, but they wont’ be able to access or download their forms until they pay for your work.

Signature électronique des 8879 et autres formulaires fiscaux

Ci-dessous vous pouvez voir le moyen le plus rapide d’obtenir une signature de votre client :

Utilisez nos astuces pour que ce processus se déroule sans problème :

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• To deal with multiple signers such as a family, you don’t need to add a spouse as a contact, but the separate email address is required .
• Link the document that is pending signature to your job: the automove feature will be triggered once the document is signed
• You can use the signature templates to quickly add fields for common forms

Gérez vos déclarations de revenus prêtes

Once your return is prepared, you may need to upload it to TaxDome for manager’s review and client approval .

With the TaxDome Desktop App , you can do it right from you tax preparation software or any program that has a print feature. Just use TaxDome as a printer and link the uploaded document to the appropriate Job so that your manager can easily find it.

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