Configurer les processus de préparation des impôts dans TaxDome

Ici, nous vous expliquerons comment mettre en place vos processus de préparation de déclarations de revenus dans TaxDome : comment intégrer facilement de nouveaux clients, gérer les extensions à l'aide d'automatisations, obtenir des signatures électroniques pour les 8879 en un éclair, et bien plus encore.

Automatisez et déléguez les tâches de routine

Plus vous automatisez de tâches, plus vous pouvez gérer de clients. Nous avons des conseils utiles (basés sur l’expérience de vos collègues) sur la façon de :

• Automatisez les tâches répétitives liées à la communication ( messagerie , demandes de documents , envoi de factures , etc.).
• Déléguer les tâches administratives (telles que la gestion des comptes clients et la réalisation d'audits internes réguliers).

Tâches répétées liées à la communication

Ces tâches quotidiennes peuvent être attribuées à TaxDome En seulement 3 étapes : 1. Notez ce que vous faites déjà. 2. Identifiez les tâches répétitives. 3. Créez pipelines pour chacun de vos processus et automatisez les tâches routinières.

Vous n'avez pas besoin de partir de zéro : utilisez les modèles proposés sur notre Marketplace pour différents types de services. Tous nos modèles sont entièrement modifiables ; vous pouvez donc les adapter à vos besoins. 

• Déclaration de revenus 1040 Pipeline (du webinaire)
• 1120S – Déclaration de revenus S-Corp
• 1120 – Déclaration de revenus des sociétés
• 1065 – Déclaration de revenus des sociétés de personnes

Tâches d'administration

Tout d’abord, notez toutes vos tâches administratives. Pensez à embaucher quelqu'un pour le rôle d'administrateur afin de libérer votre temps précieux.

Ajoutez ensuite un membre d'équipe ayant le rôle d' administrateur pour effectuer diverses tâches administratives : cocher tags , affecter les membres de l'équipe aux comptes, vérifier pipeline disponibilité au sein de l'équipe, suivi des heures de travail de votre équipe, etc.

Onboarding nouveaux clients : bonnes pratiques

En fonction de votre entreprise particulière, vous pouvez avoir différents processus en place pour intégrer de nouveaux clients. Nous vous suggérons les deux options suivantes (choisissez celle qui vous convient le mieux) :

• Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects
• Intégrez les nouveaux clients dans vos pipelines habituels en utilisant tags et conditions

Gardez un séparé pipeline pour les leads/prospects

La première option est d'avoir un pipeline pour vos prospects et les déplacer vers votre adresse habituelle pipeline une fois qu'ils deviennent clients. Vous pouvez ajouter de nouveaux clients à votre workflow Par ici:

• Faire un appel de découverte, envoyer une proposition et signer un contrat pendant le processus de génération de leads. Lorsque les leads deviennent clients, transférez leur projet des « Perspectives » pipeline à la « Préparation des impôts » pipeline en un seul clic tout en gardant tout en place — propositions, notes, messages, entrées de temps, etc.

  

Intégrez de nouveaux clients comme d'habitude pipelines en utilisant tags et conditions

Une autre façon de gérer les nouveaux clients est d'ajouter des règles qui seront appliquées uniquement aux nouveaux comptes ajoutés au compte. pipelines De cette façon, vous n'avez pas besoin d'utiliser deux pipelines . Conformément aux meilleures pratiques de nos clients, vous devez procéder comme suit :

• Créez une étape conditionnelle pour tous les comptes étiquetés « Nouveau client ». tag Si un compte est étiqueté comme nouveau client tag , alors le projet passe à la liste d'attente pour l'engagement étape où l' automatisation des factures est ajoutée :

• Créez des automatisations conditionnelles et envoyez différents messages de bienvenue à vos nouveaux clients et à vos clients existants en fonction de tags appliqué:

• Ajoutez l' automatisation « Mettre à jour tags de compte » à la dernière étape de la pipeline et modifier le nouveau client tag au client de retour tag :

Automatisation de la réception des documents

Simplifiez votre processus de saisie en collectant les documents à l'aide de listes de contrôle, puis en extrayant automatiquement les données avec Juno. Vous éliminez ainsi la saisie manuelle et vous vous assurez de disposer de tous les documents nécessaires avant de commencer la déclaration.

Collectez les documents à l'aide de listes de contrôle

Les listes de contrôle des documents fournissent à chaque client une liste personnalisée des documents fiscaux requis (formulaires W-2, 1099, 1098, etc.). Les clients voient exactement ce qu'ils doivent télécharger et, en cas de document manquant, ils indiquent pourquoi. Créez des listes de contrôle manuellement ou à l'aide de l'IA en utilisant les déclarations de l'année précédente, puis joignez-les à votre dossier. questionnaire modèles pour la livraison automatisée via votre pipeline Suivez les progrès en temps réel grâce à la colonne « Liste de contrôle » de la section « Organisateurs » .

Traiter les documents avec Juno

Juno est une plateforme d'intelligence artificielle qui automatise la saisie des données des documents sources dans votre logiciel fiscal. Au lieu de saisir manuellement les données des formulaires W-2, 1099 et autres, envoyez vos documents depuis… TaxDome Vers Juno en un clic.

Voici comment workflow apparence :

1. Envoyer des documents depuis TaxDome à Juno (à partir de la section Documents ou des listes de contrôle des documents ).

2. Juno extrait les données, établit un brouillon de rapport et effectue une vérification automatisée pour détecter les erreurs.

3. Examinez et ajustez les données dans Juno, puis transférez-les directement dans votre logiciel fiscal (ProConnect, Drake, Lacerte ou Ultratax).

Suivez l'état des documents dans la colonne Juno de votre onglet Documents ou Liste de contrôle : vous verrez quand les documents sont en cours de traitement, livrés ou nécessitent une attention particulière.

Gérer les extensions

Si vous nous demandez : « Quelle est la meilleure façon de gérer les extensions via TaxDome La réponse est : les statuts projet personnalisés . Voyons comment gérer les extensions.

Si votre client a besoin d'une prolongation, vous pouvez le refléter dans le pipeline en changeant le projet statut à un statut personnalisé, par exemple, Nécessite une extension . De cette façon, le projet sera laissé dans le courant étape mais visuellement distinct des autres projets . Une fois que vous êtes prêt à procéder au sein du flux commun, changez le statut personnalisé en Actif , et c'est tout. Cela peut être fait manuellement ou automatiquement lorsqu'une tâche spécifique est terminée.  

Configurer la facturation et les paiements

Le processus de facturation dépend de ce qui vous convient le mieux, à vous et à vos clients. Choisissez l'une des options suivantes ou utilisez les deux pour différents clients :

• Facturez vos nouveaux clients avant la fin du projet . Vous pouvez joindre une facture à la lettre de mission . Dès que le client signe la proposition, le projet passe à l' étape suivante et la facture est automatiquement envoyée, accompagnée d'un message l'informant que le paiement est requis avant le début des travaux.

• Facturez vos clients de confiance une fois le projet terminé . Vous pouvez lier les retours préparés aux factures et vos clients verront que… projet Le travail est terminé, mais ils ne pourront accéder à leurs formulaires ni les télécharger tant qu'ils n'auront pas payé votre travail.

Signez électroniquement les formulaires 8879 et autres formulaires fiscaux.

Ci-dessous vous pouvez voir le moyen le plus rapide d’obtenir une signature de votre client :

Utilisez nos astuces pour que ce processus se déroule sans problème :

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• Pour gérer plusieurs signataires, comme une famille, vous n'avez pas besoin d'ajouter le conjoint comme contact, mais une adresse e-mail distincte est requise .
• Liez le document en attente de signature à votre projet La fonction de déplacement automatique sera activée une fois le document signé.
• Vous pouvez utiliser les modèles de signature pour ajouter rapidement des champs aux formulaires courants.

Remettre les déclarations de revenus complétées

Une fois votre déclaration préparée, vous devez la transmettre à votre client pour vérification, signature et paiement. TaxDome propose deux façons de gérer cela :

• Téléchargement pour vérification rapide : Avec l’ application TaxDome Desktop , vous pouvez télécharger vos déclarations directement depuis votre logiciel de préparation fiscale ou tout autre programme disposant d’une fonction d’impression. Il vous suffit d’utiliser… TaxDome en tant qu'imprimante et lier le document téléchargé à l'élément approprié projet pour que votre responsable puisse le trouver facilement.

• Créez des trousses de livraison pour les déclarations de revenus : Pour une expérience client plus soignée, créez une trousse de livraison pour les déclarations de revenus qui comprend :

  • Une introduction expliquant ce que le client doit faire
  • Résumés des déclarations de revenus avec explications claires des remboursements, des montants dus et des dates limites de paiement
  • Pages groupées mettant en évidence les formulaires les plus importants (formulaires 1040, justificatifs de paiement, etc.).
  • Les demandes de signature sont intégrées directement dans le retour.
  • Factures liées (facultatives) qui bloquent le remboursement jusqu'à leur paiement.

Le client reçoit un dossier complet et personnalisé, accompagné d'un processus clair et détaillé. Vous pouvez configurer des rappels de paiement automatiques en fonction des échéances, et les clients peuvent consulter, signer et payer directement depuis leur portail ou leur application mobile.

Suivez l'état d'avancement en temps réel et visualisez la progression du client dans le processus de déclaration fiscale. workflow .