Collaborer avec les fils de discussion des clients

Les fils de discussion clients organisent les conversations par sujet (par exemple, Déclaration de revenus 2024, Paie ou Demande de relevés bancaires), ce qui facilite la consultation de l'historique des messages et le suivi de plusieurs échanges avec un même client. Attribuez les fils de discussion à des membres spécifiques de l'équipe pour clarifier les responsabilités, filtrez par statut ou par responsable et assurez-vous qu'aucune conversation ne reste sans réponse.

Consulter les fils de discussion

Attribuer des fils de discussion

Les conversations clients peuvent être attribuées individuellement ou par lots à des membres de l'équipe afin de gérer plus efficacement les échanges. L'avatar de la personne assignée s'affiche dans l'en-tête et la liste des conversations pour une identification facile.

Vous pouvez facilement gérer vos tâches depuis la section Communications , en utilisant la section Sujets qui me sont assignés .

Pour en savoir plus sur l'attribution des threads, notamment pour attribuer et désattribuer des threads, filtrer par responsable ou attribuer plusieurs threads à la fois à l'aide d'actions groupées, consultez l' article dédié .

Filtrer les fils de discussion

Vous pouvez filtrer vos conversations pour n'afficher que celles qui vous intéressent. Par exemple, le filtrage vous permet de trouver rapidement toutes les conversations contenant des tâches client inachevées ou celles qui ont été archivées. Pour filtrer une liste :

1. Cliquez sur Filtrer en haut à droite de la liste des discussions.

2. Sélectionnez les filtres ; vous pouvez en choisir autant que nécessaire :

• Le filtre d'affichage contrôle les discussions des comptes que vous voyez en fonction de votre niveau d'accès.

  • Tous les comptes (par défaut) : affiche les discussions de tous les comptes clients auxquels vous avez accès.
  • Comptes suivis : affichez uniquement les discussions des comptes que vous suivez.
  • Membre de l'équipe : visualisez uniquement les discussions des comptes qui vous sont attribués (idéal pour vous concentrer sur vos responsabilités directes).

• Le filtre de compte affiche les conversations provenant d'un ou plusieurs comptes clients spécifiques. Utilisez cette fonction pour consulter toutes les communications avec un client particulier avant une réunion ou pour vous concentrer sur un sous-ensemble de clients.

• Le filtre « Statut d'attribution » affiche les discussions en fonction de l'attribution. Sélectionnez « Attribué » pour voir les discussions attribuées à des membres d'équipe spécifiques. Sélectionnez « Non attribué » pour voir les discussions qui ne sont encore attribuées à aucun membre d'équipe.

• Le filtre d'intervalle de temps affiche les conversations ayant eu lieu dans une plage de dates sélectionnée. Définissez les dates de début et de fin pour trouver les conversations d'une période particulière (par exemple, consulter les échanges pendant la période des déclarations de revenus ou générer des rapports pour des périodes spécifiques).

• Le filtre « Tâches client » affiche les conversations en fonction de l'état d'avancement des tâches client. Sélectionnez « Tout » pour afficher toutes les conversations, quel que soit l'état des tâches, « Incomplet » pour afficher celles contenant des tâches client en cours, ou « Terminé » pour afficher celles où toutes les tâches client sont terminées. Utile pour le suivi des demandes en suspens et la réactivité des clients.

• Le filtre d'état affiche les discussions selon leur statut (actives ou archivées). Sélectionnez « Actives » pour les discussions en cours (affichage par défaut) ou « Archivées » pour celles que vous avez archivées. L'archivage des discussions permet de désencombrer votre espace de travail tout en conservant l'accès à l'historique des échanges.

• Le filtre d'état de lecture affiche les conversations en fonction de leur statut de lecture. Sélectionnez « Tout » pour afficher les conversations lues et non lues (par défaut) ou « Non lues » pour afficher uniquement les conversations contenant des messages non lus. Indispensable pour ne jamais manquer de messages clients et prioriser les réponses.

3. Cliquez sur Appliquer .

   Une fois les filtres appliqués, la liste est affinée en conséquence. Vous pouvez facilement les modifier en ajoutant ou en supprimant des filtres, ou les effacer tous en cliquant sur Réinitialiser . Voici plus d'informations sur l'application des filtres .

   

Filtrer la liste des comptes par statut de la conversation

Vous pouvez filtrer votre liste de comptes pour voir quels clients ont des questions en suspens ou des messages non lus :

1. Allez dans Clients > Comptes , puis cliquez sur Filtrer .

2. Sélectionnez « Discussions » dans le menu déroulant, puis cochez l'option de votre choix :

• Actifs : tous les comptes avec des fils de discussion actifs.

• Non lus : tous les comptes avec des conversations non lues.

• Archivé : tous les comptes avec des fils de discussion archivés.

Archiver et désarchiver les fils de discussion

Une fois que vous avez reçu toutes les informations nécessaires d'un client dans une conversation, vous pouvez l'archiver ou la supprimer pour éviter d'encombrer votre espace de discussion. Lorsque vous archivez une conversation, vous y avez toujours accès. Cependant, si des tâches sont encore en cours, les clients ne pourront pas les consulter sur leur tableau de bord.

Archives des discussions

Consulter les discussions archivées

Désarchiver les fils de discussion

Supprimer les fils de discussion

Contrairement aux fils de discussion archivés , ceux supprimés ne peuvent pas être restaurés. 

L'entreprise patron Un administrateur peut supprimer n'importe quelle conversation, tandis que les membres de l'équipe ne peuvent supprimer que celles qu'ils ont créées. Pour supprimer définitivement une conversation, cliquez sur les trois points situés à droite de celle-ci, sélectionnez « Supprimer » , puis confirmez l'action dans la fenêtre contextuelle.

Vous pouvez également supprimer plusieurs conversations à la fois .

Marquer les discussions comme non lues

Vous pouvez marquer une conversation comme non lue pour vous rappeler d'y revenir plus tard. Pour ce faire, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite de la conversation et sélectionnez « Marquer comme non lue » .

Vous pouvez également marquer plusieurs conversations comme lues ou non lues simultanément .

Imprimer le fil de discussion

Pour imprimer une conversation, cliquez sur les trois points en haut à droite de la fenêtre de conversation, puis sélectionnez Imprimer dans le menu déroulant.