Discussions ( Basique ) : Afficher, Imprimer, Archiver, Supprimer

TaxDome vous offre de nombreux outils pour gérer et suivre les messages de vos clients. Vous pouvez afficher toutes les réponses en même temps ou uniquement celles d'un seul client. Vous pouvez également archiver vos discussions, les rouvrir et les supprimer, savoir quand un client a reçu un message, et bien plus encore.

Couvert ici:

Répondre aux messages des clients

Team members receive an email and a notification in their Inbox+ whenever one of their assigned clients creates a new chat thread, replies to a chat, or makes changes to a task. 

Whenever someone replies to a thread, the Inbox+ notification is updated; only one notification per chat thread is displayed. When there’s a new message in a thread, the notification is updated and moves to the top. (Here's more on notifications.)

Pour consulter le message le plus récent et y répondre, cliquez sur le nom du fil de discussion ou sur le lien Aller à....

conseil

Remarque : modifiez vos préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Affichez et répondez au chat d'un client en accédant à l'onglet Communication de son compte. En cela , tout se passe en temps réel, comme avec les DM. Cliquez sur un fil de discussion pour le voir.

Dans les fils de discussion :

  • Communiquez avec les clients en tapant dans le champ de discussion
  • Envoyez un message en appuyant sur ctrl + entrée sous Windows ou cmd + entrée sur Mac
  • Afficher et télécharger les fichiers téléchargés par le client
  • Ajouter, afficher, télécharger et supprimer des fichiers téléchargés par l'entreprise
  • Ajouter, réviser et cocher les tâches client

Lorsque vous recevez une réponse d'un client dont le compte comprend d'autres utilisateurs (deux contacts ou plus dont la connexion est activée ), vous saurez toujours qui répond dans le fil de discussion, puisque le nom du contact est affiché comme l'auteur.

Voir toutes les discussions pour un compte client

Pour afficher tous les fils de discussion d'un compte client, accédez à Clients , sélectionnez le compte, puis ouvrez l'onglet Communication . Le cercle affiché à droite de l'onglet Communication indique le nombre de discussions et de messages SMS non lus d'un compte. Le point vert dans l'onglet Chats affiche les fils de discussion non lus en dessous.

Tous les chats du compte client sont triés chronologiquement par la réponse la plus récente sur la page Chats . Il y a aussi une page pour la communication via SMS .

Voici ce que vous avez dans la page Chats :

  1. Sections non lues et lues . Les fils de discussion contenant des messages non lus sont situés en haut. Un fil de discussion est lu si au moins un membre du cabinet lit tous les messages qu'il contient. Une fois que vous avez lu tous les messages, les noms de sections disparaissent. 
  2. Statut et auteur . Les fils de discussion contenant des messages non lus sont marqués d'une icône d'avion en papier vert et d'un point, tandis que les fils de discussion lus sont marqués d'une icône d'avion en papier violet et ceux archivés sont marqués d'une icône grise. Vous pouvez également voir le nom de la personne qui a envoyé le dernier message dans un fil de discussion.
  3. Objet et temps de réponse . Affiche le contenu du dernier message et la date/heure d'envoi, si des documents sont joints et s'il y a des tâches client dans un fil de discussion.
  4. Statut des tâches client . Affiche combien de tâches du fil de discussion sont terminées sur le nombre total de tâches. Le nombre de tâches incomplètes est surligné en bleu et celles terminées en gris.
  5. Filtrer . Filtrez les fils de discussion par intervalle de temps , achèvement des tâches client ou état du fil (voir ci-dessous).

Filtrage des fils de discussion

Vous pouvez filtrer vos fils de discussion pour un compte client en affichant uniquement ceux qui sont pertinents. Par exemple, le filtrage peut vous permettre de trouver rapidement tous les threads avec des tâches client inachevées ou celles qui ont été archivées. Il existe trois façons de filtrer :

  • Intervalle de temps : consultez les fils de discussion avec des réponses ou des tâches client créées pendant un intervalle de temps spécifique.
  • Tâches client : consultez les fils de discussion avec des tâches client incomplètes ou terminées , ou sélectionnez Tout pour voir uniquement les fils de discussion contenant des tâches client.
  • Statut : consultez uniquement les fils de discussion avec le statut Actif ou Archivé .

Pour filtrer une liste, cliquez sur FILTRE dans le coin supérieur droit, sélectionnez les filtres souhaités, puis cliquez sur APPLIQUER . Vous pouvez appliquer autant de filtres que nécessaire. 

Une fois que vous avez appliqué vos filtres sélectionnés, la liste est réduite en conséquence. Les filtres sélectionnés sont affichés en haut de la page Filtre . Vous pouvez facilement modifier les filtres en ajoutant ou en supprimant l'un d'entre eux ; sinon, cliquez sur RÉINITIALISER pour les effacer tous et recommencer à zéro. (En savoir plus sur l'application de filtres .)

Lier les fils de discussion à projets

To link a new job, go to the  Linked jobs tab of a thread and click  + Link to job, select one or more jobs by clicking checkboxes on the left, and then click Save. Use the search field to find a certain job or click the up-down arrows to sort jobs by their name or pipelines.

Tous liés projets sont affichés dans l'onglet projets liés . Cliquez sur X à droite du projet nom pour le dissocier, ou cliquez sur le projet nom pour afficher ses détails sur une nouvelle page.

Modification de vos messages

Une firme patron et un employé peut modifier les messages qu'il a envoyés au cours des dernières 24 heures. Donc, si vous devez apporter des modifications à un message :

1. Ouvrez un fil de discussion.

2. Cliquez sur les trois points à droite du message, puis sélectionnez Modifier .

3. Apportez les modifications dont vous avez besoin dans le champ de texte, puis appuyez sur ✔ pour conserver les modifications ou sur X pour les ignorer.

note

Note! La modification des messages n'est pas disponible pour vos clients. De plus, vous ne pouvez pas modifier les messages envoyés par d'autres.

Supprimer vos messages

Seule une entreprise patron et un administrateur peut supprimer ses propres messages. Faire cela:

  1. Ouvrir un fil de discussion
  2. Cliquez sur les trois points à droite du message, puis sélectionnez Supprimer

note

Note! La suppression d'un message avec des documents joints supprimera également ces documents de l'onglet Documents du fil de discussion.

Voir quels messages ont été reçus et lus

Des coches grises ou vertes apparaissent à côté de chaque message que vous ou l'un des membres de l'équipe avez envoyé. Tous les membres de l'équipe voient toujours si le message du cabinet a été lu par un client, peu importe qui l'a envoyé.

Voici ce que signifient les coches :

Le message a été envoyé avec succès.

Le client a lu le message. S'il y a plusieurs utilisateurs liés au compte client, les coches vertes indiquent qu'au moins un a lu le message.

As for the client, they don't see if you have read their messages. Therefore, you don't need to feel pressured to respond immediately, lest they think you're ignoring them. 

Filtrez votre liste de comptes pour voir quels clients ont des questions ouvertes ou des messages non lus :

  1. Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer .
  2. Sélectionnez Chats dans la liste déroulante, cochez l'option que vous préférez :
  • Actif : tous les comptes avec des fils de discussion actifs.
  • Non lu : tous les comptes avec des fils de discussion non lus.
  • Archivé : tous les comptes avec des fils de discussion archivés.

Impression de discussions

Pour imprimer un fil de discussion, cliquez sur les trois points en haut à droite de la fenêtre de discussion, puis sélectionnez Imprimer dans la liste déroulante.

Archivage et réouverture des fils de discussion

Une fois que vous avez reçu toutes les informations dont vous avez besoin d'un client dans un fil de discussion, archivez-les ou supprimez-les pour éviter l'encombrement. Lorsque vous archivez un fil de discussion, vous y avez toujours accès. Cependant, s'il contient encore des tâches incomplètes, les clients ne pourront pas les visualiser sur leur tableau de bord .

Pour archiver les fils de discussion, cliquez sur les trois points en haut à droite, cliquez sur Archiver , puis cliquez sur Oui dans la fenêtre contextuelle Archiver le chat .

Les fils de discussion archivés sont répertoriés sur la page Chats avec les fils de discussion actifs. Ils restent visibles pour les clients et sont marqués d'une icône d'avion en papier gris et de l'étiquette Archivé en haut du fil. Cependant, vous pouvez filtrer votre page afin que les discussions archivées ne soient pas affichées.

Si vous archivez un fil de discussion mais découvrez plus tard que vous en avez besoin, rouvrez-le.

  1. Accédez à la page Chats de l'onglet Communication du compte client.
  2. Cliquez sur le bouton Filtrer à l'extrême droite de la page, sélectionnez Archiver dans la section Statut et cliquez sur Appliquer .
  3. Ouvrez le fil de discussion, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du chat, puis cliquez sur R eouvrir .

Les discussions archivées deviennent automatiquement actives lorsque les actions suivantes sont effectuées dans le fil de discussion (soit par l'entreprise, soit par un client) :

Supprimer des fils de discussion

Contrairement aux fils de messages archivés , ceux supprimés ne peuvent pas être restaurés. Pour supprimer définitivement un fil de discussion :

1. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du fil de messages, puis cliquez sur Supprimer .

2. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle Confirmation de suppression .

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