Discussions ( Basique ): Afficher, imprimer, archiver, supprimer

TaxDome vous offre de nombreux outils pour gérer et suivre les messages de vos clients. Vous pouvez afficher toutes les réponses à la fois ou uniquement celles d'un client. Vous pouvez également archiver vos conversations, les rouvrir et les supprimer, savoir quand un client a reçu un message, et bien plus encore.

Répondre aux messages des clients

Team members receive an email and a notification in their Inbox+ whenever one of their assigned clients creates a new chat thread, replies to a chat, or changes a task. 

Whenever someone replies to a thread, the Inbox+ notification is updated; only one notification per chat thread is displayed. When there’s a new message in a thread, the notification is updated and moves to the top. (Here's more on notifications.)

Pour consulter le message le plus récent et y répondre, cliquez sur le nom du fil de discussion ou sur le lien Aller à....

Remarque : modifiez vos préférences de notification chaque fois que vous en avez besoin.

Affichez et répondez au chat d'un client en accédant à l'onglet Communication de son compte. En cela , tout se passe en temps réel, comme avec les DM. Cliquez sur un fil de discussion pour le voir.

Dans les fils de discussion, vous pouvez :

• Écrivez des messages dans le champ de saisie
• Envoyez un message en appuyant sur ctrl + entrée sur Windows ou cmd + entrée sur Mac
• Afficher et télécharger les fichiers téléchargés par le client
• Ajouter, afficher, télécharger et supprimer des fichiers téléchargés par l'entreprise
• Créez des demandes client et liez celles existantes aux fils de discussion
• Ajouter, réviser et cocher les tâches client

Lorsque vous recevez une réponse d'un client dont le compte comprend d'autres utilisateurs (deux contacts ou plus dont la connexion est activée ), vous saurez toujours qui répond dans le fil de discussion, puisque le nom du contact est affiché comme l'auteur.

Afficher toutes les discussions sur les comptes clients 

Pour afficher tous les fils de discussion d'un compte client, accédez à Clients , sélectionnez le compte, puis ouvrez l'onglet Communication . Le cercle affiché à droite de l'onglet Communication indique le nombre de discussions et de messages SMS non lus d'un compte. Le point vert dans l'onglet Chats affiche les fils de discussion non lus en dessous.

La page Chats répertorie tous les chats du compte client et les trie par ordre chronologique en fonction de la réponse la plus récente. Il existe également une page pour la communication par SMS .

Voici ce que vous avez dans la page Chats :

1. Sections Non lues et Lues . Les fils de discussion contenant des messages non lus sont situés en haut. Un fil de discussion est lu si au moins un membre de l'entreprise lit tous les messages qu'il contient. Une fois que vous avez lu tous les messages, les noms des sections disparaissent. 
2. Statut et auteur . Les fils de discussion contenant des messages non lus sont marqués d'une icône verte en forme d'avion en papier et d'un point, tandis que les fils de discussion lus sont marqués d'une icône violette en forme d'avion en papier et ceux archivés d'une icône grise. Vous pouvez également voir le nom de la personne qui a envoyé le dernier message dans un fil de discussion.
3. Objet et heure de réponse . Affiche le contenu du dernier message et la date/heure d'envoi, si des documents joints sont présents et si les tâches clientes sont dans un fil de discussion.
4. Statut des tâches client . Cela indique le nombre de tâches terminées dans le thread par rapport au nombre total de tâches. Le nombre de tâches incomplètes est surligné en bleu et celles terminées sont surlignées en gris.
5. Filtrer . Filtrez les fils de discussion par intervalle de temps , achèvement des tâches client ou état du fil (voir ci-dessous).

Filtrer les fils de discussion

Vous pouvez filtrer vos fils de discussion pour un compte client en affichant uniquement ceux qui sont pertinents. Par exemple, le filtrage peut vous permettre de trouver rapidement tous les threads avec des tâches client inachevées ou celles qui ont été archivées. Il existe trois façons de filtrer :

• Intervalle de temps : consultez les fils de discussion avec des réponses ou des tâches client créées pendant un intervalle de temps spécifique.
• Tâches client : consultez les fils de discussion avec des tâches client incomplètes ou terminées , ou sélectionnez Tout pour voir uniquement les fils de discussion contenant des tâches client.
• Statut : consultez uniquement les fils de discussion avec le statut Actif ou Archivé .

Pour filtrer une liste, cliquez sur  Filtre dans le coin supérieur droit, sélectionnez les filtres souhaités, puis cliquez sur AppliquerVous pouvez appliquer autant de filtres que nécessaire. 

Une fois que vous avez appliqué les filtres sélectionnés, la liste est réduite en conséquence. Les filtres sélectionnés sont affichés en haut de la barre latérale Filtre . Vous pouvez facilement modifier les filtres en ajoutant ou en supprimant l'un d'entre eux. Sinon, cliquez sur Réinitialiser pour les effacer tous et recommencer à zéro. Voici plus d'informations sur l'application des filtres .

Lier les fils de discussion à projets

Lier les fils de discussion à projets vous permet d'accéder facilement aux conversations connectées depuis pipelines et examinez rapidement les détails, les demandes des clients et les tâches à effectuer. 

Pour lier un nouveau projet , allez dans l'onglet projets liés d'un fil et cliquez sur Lier au projet , sélectionnez un ou plusieurs projets en cliquant sur les cases à cocher à gauche, puis cliquez sur Sauvegarder . Utilisez le champ de recherche pour trouver un certain projet ou cliquez sur les flèches haut-bas pour trier projets par leur nom ou pipelines .

Tous liés projets sont affichés dans l'onglet projets liés . Cliquez sur X à droite de l' projet nom pour le dissocier, ou cliquez sur le projet nom pour afficher ses détails sur une nouvelle page.

Envoyer/lier les demandes des clients

Les chats vous permettent d'envoyer des demandes de clients directement depuis les fils de discussion. Ainsi, chaque fois que vous comprenez que vous avez besoin d'informations ou de documents supplémentaires, vous pouvez les demander directement depuis le fil de discussion.

• Pour créer une nouvelle demande et la lier au fil de discussion :

1. Cliquez sur Demande client .
2. Sélectionnez Nouvelle demande client .
3. Suivez les étapes requises pour créer une nouvelle demande client.

• Pour lier une ou plusieurs demandes existantes envoyées au client :

1. Cliquez sur Demande client .
2. Sélectionner Sélectionner parmi les fichiers existants .
3. Cochez les cases à côté de toutes les demandes client dont vous avez besoin et cliquez sur Envoyer .

Vos clients verront l'aperçu de la demande (son nom et son icône) et un lien direct vers celle-ci :

Modifiez vos messages

Les membres de l'équipe peuvent modifier les messages qu'ils ont envoyés au cours des dernières 24 heures. Ainsi, si vous devez apporter des modifications à un message :

1. Ouvrez un fil de discussion.

2. Cliquez sur les trois points à droite du message, puis sélectionnez Modifier .

3. Apportez les modifications dont vous avez besoin dans le champ de texte, puis appuyez sur ✔ pour conserver les modifications ou sur X pour les ignorer.

Note! La modification des messages n'est pas disponible pour vos clients. De plus, vous ne pouvez pas modifier les messages envoyés par d'autres.

Supprimez vos messages

Seule une entreprise patron et un administrateur peut supprimer ses propres messages. Faire cela:

1. Ouvrez un fil de discussion.

2. Cliquez sur les trois points à droite du message, puis sélectionnez Supprimer

Note! La suppression d'un message avec des documents joints supprimera également ces documents de l'onglet Documents du fil de discussion.

Voir quels messages ont été reçus et lus

Des coches grises ou vertes apparaissent à côté de chaque message que vous ou l'un des membres de l'équipe avez envoyé. Tous les membres de l'équipe voient toujours si le message du cabinet a été lu par un client, peu importe qui l'a envoyé.

Voici ce que signifient les coches :

Le message a été envoyé avec succès.

Le client a lu le message. S'il y a plusieurs utilisateurs liés au compte client, les coches vertes indiquent qu'au moins un a lu le message.

Quant au client, il ne voit pas si vous avez lu ses messages. Par conséquent, vous n’avez pas besoin de vous sentir obligé de répondre immédiatement, de peur qu’ils pensent que vous les ignorez. 

Filtrez votre liste de comptes pour voir quels clients ont des questions ouvertes ou des messages non lus :

1. Accédez à Clients , puis cliquez sur Filtrer .

2. Sélectionnez Chats dans la liste déroulante, cochez l'option que vous préférez :

• Actif : tous les comptes avec des fils de discussion actifs.
• Non lu : tous les comptes avec des fils de discussion non lus.
• Archivé : tous les comptes avec des fils de discussion archivés.

Imprimer les discussions

Pour imprimer un fil de discussion, cliquez sur les trois points en haut à droite de la fenêtre de discussion, puis sélectionnez Imprimer dans la liste déroulante.

Archiver et rouvrir les fils de discussion

Une fois que vous avez reçu toutes les informations dont vous avez besoin d'un client dans un fil de discussion, archivez-les ou supprimez-les pour éviter l'encombrement. Lorsque vous archivez un fil de discussion, vous y avez toujours accès. Cependant, s'il contient encore des tâches incomplètes, les clients ne pourront pas les visualiser sur leur tableau de bord .

Pour archiver les fils de discussion, cliquez sur les trois points en haut à droite, cliquez sur Archiver , puis sur Oui dans la fenêtre contextuelle Archiver la discussion .

Par défaut, les fils de discussion sont filtrés par statut Actif . Pour basculer entre les discussions affichées, appliquez le filtrage par statut de discussion. Pour afficher à la fois les discussions actives et archivées, réinitialisez les filtres. 

Si vous archivez un fil de discussion mais découvrez plus tard que vous en avez besoin, rouvrez-le.

1. Accédez à la page Chats de l'onglet Communication du compte client.
2. Cliquez sur le bouton Filtrer à l'extrême droite de la page, sélectionnez Archiver dans la section Statut et cliquez sur Appliquer .
3. Ouvrez le fil de discussion, cliquez sur les trois points à l'extrême droite du chat, puis cliquez sur R eouvrir .

Les discussions archivées deviennent automatiquement actives lorsque les actions suivantes sont effectuées dans le fil de discussion (soit par l'entreprise, soit par un client) :

• Envoi d'un nouveau message
• Envoi, renvoi ou modification de tâches client
• Ajout d'une demande client nouvelle ou existante
• Téléchargement de documents

Marquer les fils de discussion comme non lus

Vous pouvez déplacer un fil de discussion vers la section des messages non lus afin qu'il s'affiche en haut de la liste. Pour marquer un fil de discussion comme non lu, cliquez sur les trois points situés à l'extrême droite du fil de discussion et sélectionnez Marquer comme non lu .

Supprimer les fils de discussion

Contrairement aux fils de messages archivés , ceux supprimés ne peuvent pas être restaurés. Pour supprimer définitivement un fil de discussion :

1. Cliquez sur les trois points à l'extrême droite du fil de discussion, puis cliquez sur Supprimer .

2. Cliquez sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle Supprimer la discussion .