Contact settings (login, notify, email sync, signatory)

TaxDome offre une flexibilité dans votre CRM , de la même manière que vos clients sont configurés dans le monde réel. Chaque compte peut être associé à plusieurs contacts, et chaque contact peut avoir plusieurs adresses e-mail. Lors de la création d'un compte ou de l'importation de clients, vous pouvez configurer les autorisations et les notifications. De plus, vous pouvez mettre à jour les autorisations en masse à tout moment. Cet article explique comment configurer l'accès et les notifications pour chaque contact. e-mail au sein de chaque compte.

Contact settings, explained

Contact settings control the basic permissions and notifications for your client interactions:

• Login defines if the client has portal access .

• Notify defines if the client will receive system notifications and which ones.

• Email sync defines if you will receive emails from clients inside TaxDome. 

• Signatory defines whether the contact can sign proposals & ELs or recurring invoices .

Each client account can be linked to multiple contacts, but you can configure contact settings for each linked contact separately. This allows you to provide portal access and other settings to specific contact linked to the client account without giving it to the other contacts. Contact settings are always linked to contact email, so if your contact has two or more emails, you can select different settings for each.

You can access contact settings:

• in the Info tab of a client account  

• when creating a new client account 

• during client list import

• dans votre liste de comptes.

Conseil

You can streamline client management and update contact settings in bulk. Learn more in the section below .

Connexion, expliquée : gérer l'accès au portail

When Login in the Info tab of the client profile is checked, the contact can access the TaxDome client portal. Usually, when you check the Login box, you may want to send the invitation to the client. However, you can check Login but choose to invite the clients later. This way, the account will be active but marked as Pending activation.

You can configure your portal to allow certain actions —such as viewing, signing, uploading documents, paying invoices and completing client requests—without requiring portal access.

Activer l'accès au portail

You can check Login in the Info tab of the client account page to give portal access to the person to whom this email address belongs.

Ce que cela fait :

• L'utilisateur reçoit une invitation à TaxDome portail client par e-mail .
• Une fois qu’ils ont accepté l’invitation, ils peuvent se connecter au portail client.

Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à un contact e-mail adresse, vous êtes invité à envoyer un e-mail invitation à cet utilisateur. Lorsque vous cliquez sur Envoyer , TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail Pour activer le compte, l'utilisateur accepte la demande et crée un mot de passe. Le nouvel utilisateur est alors automatiquement lié au compte. Chaque utilisateur possède son propre mot de passe. connexion informations d'identification pour un compte.

Conseil

If you want to turn the Login on but send the invite later, consider updating contact settings from account list .

Supprimer l'accès au portail

If someone no longer wants to have access to an account, go ahead and remove them. Under the Info tab of the account profile, uncheck the Login box to the right of the user’s email address. The account will remain intact; however, the user will no longer be able to access it.

Notifier, expliqué

The Notify setting in the Info tab of the client profile helps manage the system notifications sent to the specific client. You can turn it off completely or decide which types of notifications the client will receive.  

Sélectionnez les notifications que les clients recevront

Decide which notifications the user should get by clicking the three dots to the far right of the email address, then selecting Notification preferences.

Ce que signifient les bascules :

• Documents: File upload:

  • Notifications concernant les nouveaux documents téléchargés par l'entreprise

• Documents : Demandes de signature :

  • Demandes de documents en attente de signature
  • Rappels sur les documents en attente de signature

• Documents : Approbations :

  • Demandes de documents en attente d'approbation
  • Rappels sur les documents en attente d'approbation

• Messages et tâches client :

  • Notifications about new messages, including client tasks
  • Notifications concernant les nouvelles réponses dans les fils de discussion

• Propositions :

  • Demande de nouvelles propositions
  • Rappels sur les propositions en attente

• Organisateurs :

  • Demandes de nouveau questionnaires
  • Rappels en attente questionnaires

• Factures et paiements :

  • Demandes de nouvelles factures
  • Rappel des factures en attente
  • Confirmations de paiement des factures
  • Notifications concernant les remboursements émis

• Demandes des clients :

  • Demandes de nouvelles demandes de clients
  • Rappels sur les demandes en attente

• Transactions:

  • The user will receive a weekly reminder email every Monday at 9:00 AM (in their time zone) with unanswered transaction questions.

Synchronisation des e-mails, expliquée

When this is enabled, you and your team can see and reply to the client’s emails right from TaxDome. 

Ce que cela fait :

• If Email sync is enabled, the Email tab appears under the Communication tab in the client account. 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• Tout l'historique entre vos e-mails synchronisés et les e-mails du contact sera automatiquement renseigné sur TaxDome .

• If Automatically save attachments is enabled , all future emails with attachments will automatically save the documents to the Docs section of the account.

Conseil

Check Synchronisation des e-mails for future clients who don’t yet have portal access (their Se connecter is still unchecked), so you can receive emails from them, too.

Signatory, explained

Signatory defines whether the contact has authority to sign proposals & ELs or recurring invoices. When enabled, contacts can sign proposals, enter payment details for invoices included in proposals, and sign recurring invoices with payment details.

This setting is useful when you have multiple contacts linked to an account but only want specific contacts (such as primary account holders) to have signing authority.

For more information, read the Manage signers & signature authority for proposals article.

Update contact settings in bulk

Updating contact settings in bulk streamlines client management and saves time. This way, you can modify settings for all contacts linked to your selected accounts. To update contact settings in bulk, go to Clients > Accounts from the left menu bar and follow these steps:

1. Choose the clients by selecting checkboxes to the left of them.

2. Click More Actions and then select Edit login, notify, email sync.

3. Sélectionnez une action dans la liste déroulante à droite de chaque paramètre :

• Ne rien faire : le paramètre ne sera pas mis à jour.

• Activer pour tous les contacts : le paramètre sera activé pour tous les contacts liés aux comptes.

• Login: Enabling Login allows you to select the Send invitations checkbox and add a message for the invitation email (optional).

• Notify: Enabling Notify allows you to toggle on Customize notification preferences and select the system notification types your clients will receive (optional).

• Désactiver pour tous les contacts : le paramètre sera désactivé pour tous les contacts liés aux comptes.

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

Mes clients ont-ils accès ?

You can quickly check whether your clients have portal access and view their Login, Notify, and Email sync settings in the Clients > Accounts section of the left menu:

• Login: The ID column in your client list indicates whether at least one contact linked to the account has portal access. Statuses are color-coded so you can identify them at a glance in your accounts list: 

  • Vert means the client account is Activated. The account has at least one user that can log on.

  • Yellow means the client account is Pending activation. The invitation was sent, but the client hasn’t activated their account yet.

  • Gray means the client account is Not activated. The account exists on TaxDome, but the invitation was not sent, and the account doesn’t have users that can log in.

• Notify and Email sync: the Notify and Email sync columns indicate whether the setting is enabled for at least one contact linked to the client account.

Note

If you don’t see these columns, customize your client account list to display them.

Ajouter plusieurs e-mail adresses

Because a contact is a person, it’s natural that one contact might have several email addresses (personal, work, etc.). By default, each contact has one email address field, but you can manually create extra CRM fields or add ones while you’re creating new contacts manually or importing them .

In the account profile, open the Info tab, then review the Contacts section. Here, you can view all email addresses and phone numbers for the contacts linked to the account. If you want to add email addresses that aren’t listed, either add another linked contact or add another email address to the contact that is already linked.

Suivez ces étapes:

• Create custom CRM email fields to store the additional email addresses.

• Update the existing contact to include an additional email address.

• Turn on the Login, Notify and/or Email sync settings for the email address if you need to.

Notifications et e-mails pour les clients en attente d'activation

If you’ve turned on contact settings for a contact linked to an account, but they haven’t yet activated their account, they’ll still receive TaxDome email and system notifications:

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• Toutes les notifications système seront envoyées au contact e-mail adresse et inclura la bannière d'activation du compte en haut de la e-mail jusqu'à ce qu'ils aient activé le compte.

You can always resend an invitation .

Changer un e-mail adresse d'un client

Quand un client e-mail changements d'adresse, ajouter leur nouveau e-mail adresse comme s’il s’agissait d’un utilisateur supplémentaire.

Note

Assurez-vous de ne pas supprimer immédiatement les éléments obsolètes e-mail adresse.

Suivez plutôt ces étapes :

1. Update the client contact to include the new email address instead of the old one.

2. Check the Login box and wait for the user to accept the invitation sent to the new email address, so that they don’t lose access to their account. 

3. Une fois que le client a accepté l'invitation, supprimez son précédent e-mail adresse de la section E-mails non liés en désactivant la connexion .

Conseil

Si vous changez le e-mail avant que la personne invitée ne clique sur le lien d'invitation, elle sera désactivée pour des raisons de sécurité. Une nouvelle invitation e-mail sera envoyé à la mise à jour e-mail adresse.

How clients can switch between accounts in the client portal

They can switch to the other account anytime later by clicking on the to-dos in the other accounts at the bottom of the Home page or by selecting the other account from the top right of the page.

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