Paramètres des contacts ( connexion , notifier, e-mail synchronisation, signataire)

TaxDome offre une flexibilité dans votre CRM , de la même manière que vos clients sont configurés dans le monde réel. Chaque compte peut être associé à plusieurs contacts, et chaque contact peut avoir plusieurs adresses e-mail. Lors de la création d'un compte ou de l'importation de clients, vous pouvez configurer les autorisations et les notifications. De plus, vous pouvez mettre à jour les autorisations en masse à tout moment. Cet article explique comment configurer l'accès et les notifications pour chaque contact. e-mail au sein de chaque compte.

Paramètres des contacts, explications

Les paramètres de contact contrôlent les autorisations et notifications de base pour vos interactions avec vos clients :

• La connexion détermine si le client a accès au portail .

• L'option Notify définit si le client recevra des notifications système et lesquelles.

• La synchronisation des e-mails détermine si vous recevrez des e-mails de clients internes. TaxDome . 

• Le signataire définit si le contact peut signer des propositions et des EL ou des factures récurrentes .

Chaque compte client peut être associé à plusieurs contacts, mais vous pouvez configurer les paramètres de chaque contact séparément. Cela vous permet d'accorder l'accès au portail et d'autres paramètres à un contact spécifique lié au compte client, sans les partager avec les autres contacts. Les paramètres de contact sont toujours associés au contact. e-mail Ainsi, si votre contact possède deux adresses e-mail ou plus, vous pouvez sélectionner des paramètres différents pour chacune.

Vous pouvez accéder aux paramètres des contacts :

• dans l'onglet Info d'un compte client  

• lors de la création d' un nouveau compte client 

• lors de l'importation de la liste de clients

• dans votre liste de comptes.

Conseil

Vous pouvez simplifier la gestion des clients et mettre à jour les paramètres des contacts en masse. Pour en savoir plus, consultez la section section ci-dessous .

Connexion, expliquée : gérer l'accès au portail

Lorsque l'option « Connexion » est cochée dans l'onglet « Infos » du profil client, le contact peut accéder à TaxDome Portail client. En général, lorsque vous cochez la case « Se connecter » , vous souhaitez envoyer une invitation au client. Toutefois, vous pouvez cocher « Se connecter » et choisir d'inviter les clients ultérieurement. Dans ce cas, le compte sera actif, mais son statut sera « Activation en attente » .

Vous pouvez configurer votre portail pour autoriser certaines actions — telles que la consultation, la signature, le téléchargement de documents, le paiement de factures et le traitement des demandes clients — sans nécessiter d'accès au portail.

Activer l'accès au portail

Vous pouvez vérifier la connexion dans l'onglet Infos de la page du compte client pour accorder l'accès au portail à la personne à qui ce compte est destiné. e-mail L'adresse appartient.

Ce que cela fait :

• L'utilisateur reçoit une invitation à TaxDome portail client par e-mail .
• Une fois qu’ils ont accepté l’invitation, ils peuvent se connecter au portail client.

Une fois que vous avez ajouté l'accès au portail à un contact e-mail adresse, vous êtes invité à envoyer un e-mail invitation à cet utilisateur. Lorsque vous cliquez sur Envoyer , TaxDome envoie à la personne une demande d'activation par e-mail Pour activer le compte, l'utilisateur accepte la demande et crée un mot de passe. Le nouvel utilisateur est alors automatiquement lié au compte. Chaque utilisateur possède son propre mot de passe. connexion informations d'identification pour un compte.

Conseil

Si vous souhaitez activer la connexion mais envoyer l'invitation plus tard, pensez à mettre à jour les paramètres de contact. de la liste des comptes .

Supprimer l'accès au portail

Si une personne ne souhaite plus avoir accès à un compte, supprimez-la. Dans l'onglet « Infos » du profil du compte, décochez la case « Connexion » située à droite du nom de l'utilisateur. e-mail L'adresse sera modifiée. Le compte restera intact ; cependant, l'utilisateur ne pourra plus y accéder.

Notifier, expliqué

Le paramètre « Notifications » de l’onglet « Infos » du profil client permet de gérer les notifications système envoyées à ce client. Il affecte également les notifications groupées. e-mail Fonctionnalité : les contacts dont l’option « Notifier » est désactivée ne sont pas sélectionnés par défaut lors de l’envoi d’e-mails en masse .  

Sélectionnez les notifications que les clients recevront

Choisissez les notifications que l'utilisateur doit recevoir en cliquant sur les trois points situés à l'extrême droite de l'écran. e-mail adresse, puis sélectionnez Préférences de notification .

Ce que signifient les bascules :

• Documents : Téléchargement de fichiers :

  • Notifications concernant les nouveaux documents téléchargés par l'entreprise

• Documents : Demandes de signature :

  • Demandes de documents en attente de signature
  • Rappels sur les documents en attente de signature

• Documents : Approbations :

  • Demandes de documents en attente d'approbation
  • Rappels sur les documents en attente d'approbation

• Messages et tâches client :

  • Notifications concernant les nouveaux messages, y compris les tâches du client
  • Notifications concernant les nouvelles réponses dans les fils de discussion

• Propositions :

  • Demande de nouvelles propositions
  • Rappels sur les propositions en attente

• Organisateurs :

  • Demandes de nouveau questionnaires
  • Rappels en attente questionnaires

• Factures et paiements :

  • Demandes de nouvelles factures
  • Rappel des factures en attente
  • Confirmations de paiement des factures
  • Notifications concernant les remboursements émis

• Demandes des clients :

  • Demandes de nouvelles demandes de clients
  • Rappels sur les demandes en attente

• Transactions :

  • L'utilisateur recevra un rappel hebdomadaire e-mail Tous les lundis à 9h00 (heure locale) pour les questions relatives aux transactions restées sans réponse.

Synchronisation des e-mails, expliquée

Lorsque cette option est activée, vous et votre équipe pouvez consulter et répondre aux e-mails du client directement depuis TaxDome . 

Ce que cela fait :

• Si la synchronisation des e-mails est activée, l'onglet E-mail apparaît sous l'onglet Communication dans le compte client. 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• Tout l'historique entre vos e-mails synchronisés et les e-mails du contact sera automatiquement renseigné sur TaxDome .

• Si l'option « Enregistrement automatique des pièces jointes » est activée , tous les futurs courriels contenant des pièces jointes enregistreront automatiquement les documents dans la section Documents du compte.

Conseil

Vérifier Synchronisation des e-mails pour les futurs clients qui n'ont pas encore accès au portail (leur Se connecter (cette option n'est toujours pas activée), vous pouvez donc également recevoir des courriels de leur part.

Signataire, a expliqué

Le champ « Signataire » détermine si le contact est autorisé à signer les propositions, les lettres de recommandation ou les factures récurrentes. Lorsqu'il est activé, les contacts peuvent signer les propositions, saisir les informations de paiement des factures incluses dans les propositions et signer les factures récurrentes en y indiquant les informations de paiement.

Ce paramètre est utile lorsque plusieurs contacts sont liés à un compte, mais que vous souhaitez que seuls certains contacts (comme les titulaires principaux du compte) aient le droit de signer.

Pour plus d'informations, consultez l'article « Gérer les signataires et les pouvoirs de signature pour les propositions » .

Mise à jour groupée des paramètres de contact

La mise à jour groupée des paramètres de contact simplifie la gestion des clients et vous fait gagner du temps. Vous pouvez ainsi modifier les paramètres de tous les contacts liés aux comptes sélectionnés. Pour ce faire, accédez à Clients > Comptes dans le menu de gauche et suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez les clients en cochant les cases situées à leur gauche.

2. Cliquez sur Plus d'actions , puis sélectionnez Modifier connexion , notifier, synchronisation e-mail .

3. Sélectionnez une action dans la liste déroulante à droite de chaque paramètre :

• Ne rien faire : le paramètre ne sera pas mis à jour.

• Activer pour tous les contacts : le paramètre sera activé pour tous les contacts liés aux comptes.

• Connexion : Activer la connexion vous permet de cocher la case « Envoyer des invitations » et d’ajouter un message pour l’invitation. e-mail (facultatif).

• Notifications : L’activation des notifications vous permet d’activer la personnalisation des préférences de notification et de sélectionner les types de notifications système que vos clients recevront (facultatif).

• Désactiver pour tous les contacts : le paramètre sera désactivé pour tous les contacts liés aux comptes.

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

Mes clients ont-ils accès ?

Vous pouvez rapidement vérifier si vos clients ont accès au portail et consulter leurs paramètres de connexion , de notification et de synchronisation des e-mails dans la section Clients > Comptes du menu de gauche :

• Connexion : La colonne ID de votre liste de clients indique si au moins un contact lié au compte a accès au portail. Les statuts sont codés par couleur pour vous permettre de les identifier rapidement dans votre liste de comptes. 

  • Vert signifie que le compte client est ActivéLe compte possède au moins un utilisateur pouvant se connecter.

  • Jaune signifie que le compte client est Activation en attenteL'invitation a été envoyée, mais le client n'a pas encore activé son compte.

  • Gris signifie que le compte client est Non activéLe compte existe sur TaxDome mais l'invitation n'a pas été envoyée et le compte ne possède aucun utilisateur pouvant se connecter.

• Notifications et synchronisation des e-mails : les colonnes Notifications et synchronisation des e-mails indiquent si le paramètre est activé pour au moins un contact lié au compte client.

Note

Si vous ne voyez pas ces colonnes, Personnalisez votre liste de comptes clients pour les exposer.

Ajouter plusieurs e-mail adresses

Puisqu'un contact est une personne, il est naturel qu'un contact puisse avoir plusieurs contacts. e-mail adresses (personnelles, professionnelles, etc.). Par défaut, chaque contact en possède une e-mail champ adresse, mais vous pouvez créer manuellement des champs supplémentaires CRM champs ou ajoutez-en lors de la création manuelle de nouveaux contacts ou de leur importation .

Dans le profil du compte, ouvrez l'onglet Infos , puis consultez la section Contacts . Vous pourrez y voir tous les contacts. e-mail Adresses et numéros de téléphone des contacts liés au compte. Si vous souhaitez ajouter e-mail Pour les adresses non répertoriées, ajoutez un autre contact lié ou ajoutez un autre e-mail Adressez-vous au contact déjà lié.

Suivez ces étapes:

• Créez des champs e-mail CRM personnalisés pour stocker les informations supplémentaires e-mail adresses.

• Mettez à jour le contact existant pour inclure un élément supplémentaire e-mail adresse.

• Activez les paramètres de connexion, de notification et/ou de synchronisation des e-mails pour e-mail Adressez-vous si nécessaire.

Notifications et e-mails pour les clients en attente d'activation

Si vous avez activé les paramètres de contact pour un contact lié à un compte, mais que ce contact n'a pas encore activé son compte, il recevra tout de même les notifications. TaxDome e-mail et les notifications système :

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• Toutes les notifications système seront envoyées au contact e-mail adresse et inclura la bannière d'activation du compte en haut de la e-mail jusqu'à ce qu'ils aient activé le compte.

Vous pouvez toujours renvoyer une invitation .

Changer un e-mail adresse d'un client

Quand un client e-mail changements d'adresse, ajouter leur nouveau e-mail adresse comme s’il s’agissait d’un utilisateur supplémentaire.

Note

Assurez-vous de ne pas supprimer immédiatement les éléments obsolètes e-mail adresse.

Suivez plutôt ces étapes :

1. Mettez à jour les coordonnées du client pour inclure les nouvelles informations. e-mail adresse au lieu de l'ancienne.

2. Cochez la case « Se connecter » et attendez que l'utilisateur accepte l'invitation envoyée au nouveau compte. e-mail adresse, afin qu'ils ne perdent pas l'accès à leur compte. 

3. Une fois que le client a accepté l'invitation, supprimez son précédent e-mail adresse de la section E-mails non liés en désactivant la connexion .

Conseil

Si vous changez le e-mail avant que la personne invitée ne clique sur le lien d'invitation, elle sera désactivée pour des raisons de sécurité. Une nouvelle invitation e-mail sera envoyé à la mise à jour e-mail adresse.

Comment les clients peuvent passer d'un compte à l'autre dans le portail client

Ils peuvent passer à l'autre compte ultérieurement à tout moment en cliquant sur les tâches à faire dans les autres comptes en bas de la page d'accueil ou en sélectionnant l'autre compte en haut à droite de la page.

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