Facturation : aperçu
TaxDome peut vous aider à conserver toutes vos factures dans le portail. Vous pouvez émettre des factures, accepter des paiements en ligne, suivre les enregistrements de paiement, le temps de facturation et bien plus encore. Dans ce guide, vous trouverez toutes les informations initiales sur la configuration et l'utilisation de la facturation dans TaxDome .
Conseil : Téléchargez cette liste de contrôle simple pour suivre vos progrès dans l'apprentissage et la mise en œuvre TaxDome fonctionnalités de facturation !
Effectuer la configuration initiale
Avant de commencer à facturer vos clients, vous devez effectuer la configuration de base :
- Connectez-vous à un prestataire de services de paiement : Cela permet à vos clients de payer en toute sécurité dans le portail, soit avec Stripe , CPACharge ou les deux.
- Synchronisez votre portail avec QuickBooks Online : il vous aide à envoyer de manière transparente toutes les factures et les paiements dont vous avez besoin depuis TaxDome à QuickBooks .
- Ajoutez les services : Vous pouvez ajouter les services que vous proposez aux clients et les utiliser comme modèles de facturation. Si vous en avez déjà QuickBooks En ligne, vous pouvez les transférer vers TaxDome en un clic.
- Configurer un taux de taxe par défaut : incluez automatiquement les taxes dans vos factures.
- Configurer la période de retard : prenez le contrôle de la période après laquelle les factures sont considérées comme en souffrance.
- Sélectionnez le premier numéro de facture : Si vous utilisez le QuickBooks Intégration en ligne, vous pouvez sélectionner le premier numéro de facture afin que les factures ne soient pas dupliquées lors de leur envoi à QuickBooks .
- Personnaliser les factures : comment configurer PDF les factures recherchent des clients.
Commencez à facturer vos clients
Une fois configuré, vous pouvez commencer à utiliser TaxDome pour facturer vos clients. Découvrez les principales fonctionnalités de facturation :
- Émettre des factures : Ajoutez les services effectués et envoyez des factures aux clients.
- Créez des modèles de factures : Pré-remplissez les données des factures et envoyez-les en un clic.
- Configurez des rappels automatiques : assurez-vous que les clients ne manquent pas de factures et n'oublient pas de vous payer.
- Ajoutez des remises : Boostez vos ventes en incluant des remises dans vos factures.
- Traitez les paiements hors ligne : même si vos clients paient en espèces ou à l'extérieur TaxDome , vous pouvez enregistrer leurs paiements dans le portail.
- Activer les prépaiements : Si vous souhaitez que vos clients paient à l'avance, vous pouvez leur permettre d'effectuer des prépaiements.
Envoyer des propositions avec des factures
C'est une bonne idée de commencer votre parcours commun avec votre client avec une proposition qui décrit toutes les conditions et comprend soit une liste de prix pour tous les services, soit même des factures prêtes à être payées avec la signature de la proposition.
- Passez en revue le flux de proposition : vérifiez tous les paramètres et explorez ce que vos clients voient lorsqu'ils lisent et signent des propositions.
- Créez un modèle de proposition : incluez les informations essentielles sur votre entreprise et vos conditions, afin qu'il puisse être facilement adapté à chaque groupe de clients.
- Incluez votre liste de prix, demandez un acompte ou lancez des services par abonnement : si vos clients acceptent la proposition, cela peut déclencher une facture qui sera émise une fois par période.
- Configurez des rappels automatiques : assurez-vous que vos clients n'oublient pas de signer une proposition.
Automatiser le processus de facturation
L'avantage de travailler avec des factures dans TaxDome c'est que vous pouvez l'automatiser et être sûr qu'il n'y a pas d'erreurs dans votre facturation. Voici ce que vous pouvez faire :
- Verrouiller les documents sur les factures : Vos clients ne pourront pas ouvrir ou télécharger un document à moins de payer une facture qui y est liée.
- Facture pour services récurrents : Si vous proposez des services par abonnement comme la comptabilité mensuelle, vous pouvez utiliser des factures récurrentes. Il s'agit d'une série de factures uniques émises automatiquement selon un calendrier donné.
- Automatiser les factures dans pipelines : Dans pipelines , vous pouvez configurer un automatisation qui crée des factures lorsque projets atteindre certains étapes . Une fois la facture payée, le projet peut être automatiquement déplacé vers le suivant étape déclencher les automatismes ultérieurs.
- Automatiser les propositions : Dans pipelines , vous pouvez configurer un automatisation qui enverra des propositions à vos clients sans votre implication.
Apprenez les meilleures pratiques pour une facturation efficace
En plus de vos principaux flux de travail liés à la facturation, vous pouvez avoir d'autres scénarios qu'il est important de gérer :
- Apportez des modifications aux factures : maintenez vos registres financiers exacts.
- Modifier le calendrier des factures récurrentes : ajustez le calendrier général ou les détails de factures particulières à l'intérieur d'une série récurrente.
- Gérer les factures en souffrance : Soyez informé des factures impayées et effectuez un suivi avec des rappels de paiement pour résoudre tout problème de paiement.
- Dissocier les paiements non traités : si un paiement est bloqué, vous pouvez le déverrouiller de la facture afin que les clients puissent le payer à nouveau.
- Effectuer des remboursements : Quel que soit le type de paiement, vous pouvez traiter un remboursement en vous assurant que vos enregistrements sont exacts.
- Récompensez vos clients avec des notes de crédit : Vous pouvez ajouter des notes de crédit à vos clients fidèles, et ils pourront les utiliser plus tard pour payer leurs factures.
Suivre et facturer le temps
Fonctionnalités de suivi du temps dans TaxDome vous aide à facturer vos clients en fonction du temps passé sur eux. Grâce au suivi du temps intégré, vous pouvez être sûr que chaque heure travaillée est facturée correctement.
- Suivi du temps : chaque membre de l'équipe peut démarrer le suivi du temps lorsqu'il travaille sur un projet ou une tâche. Une fois le travail terminé, une entrée de temps sera créée. Il est également possible d'ajouter des entrées de temps manuellement et de suivre le temps pour toutes les activités.
- Heure de facturation : Créez une facture à partir d'une ou plusieurs entrées de temps terminées et envoyez-la à votre client.
- Supprimez les WIP : envoyez facilement une facture à votre client pour toutes les entrées de temps sur une période donnée.
Analyser le temps passé et planifier la capacité
Le suivi du temps va au-delà de la facturation de vos clients, car il vous aide à créer un environnement de travail transparent. En ayant accumulé toutes les données, vous pouvez payer vos employés en fonction du temps travaillé, analyser leurs performances, gérer la capacité de l'équipe et bien plus encore.
- Travaillez avec le tableau de bord d'utilisation du temps : mesurez les performances de votre équipe et préparez la paie des employés.
- Planifier et analyser les budgets projet : Comparer le temps alloué à un projet projet par rapport au temps réellement passé et analyser les écarts de temps.
- Gérez la capacité de votre équipe : Assurez-vous d’analyser la capacité hebdomadaire de votre équipe pour surveiller la productivité et équilibrer les charges de travail.
Académie : Vous souhaitez une formation plus pratique sur tous les sujets ci-dessus ? Alors, vous pouvez explorer notre ensemble de cours dédiés à la facturation en TaxDome .