Facturation : aperçu

TaxDome peut vous aider à conserver toutes vos factures dans le portail. Vous pouvez émettre des factures, accepter des paiements en ligne, suivre les enregistrements de paiement, le temps de facturation et bien plus encore. Dans ce guide, vous trouverez toutes les informations initiales sur la configuration et l'utilisation de la facturation dans TaxDome .

Effectuer la configuration initiale

Avant de commencer à facturer vos clients, vous devez effectuer la configuration de base :

• Se connecter à un prestataire de services de paiement : Cela permet à vos clients de payer en toute sécurité au sein du portail.

• Synchronisez votre portail avec QuickBooks Online : cela vous permet d’envoyer facilement toutes les factures et tous les paiements dont vous avez besoin. TaxDome à QuickBooks .

• Ajoutez les services : Vous pouvez ajouter les services que vous proposez à vos clients et les utiliser comme modèles de facturation. Si vous en avez déjà certains… QuickBooks En ligne, vous pouvez les transférer vers TaxDome en un seul clic.

• Définissez un taux de taxe par défaut : incluez automatiquement les taxes dans vos factures.

• Configurez le délai de retard : Maîtrisez la période après laquelle les factures sont considérées comme impayées.

• Sélectionnez le premier numéro de facture : Si vous utilisez le QuickBooks Grâce à l'intégration en ligne, vous pouvez sélectionner le premier numéro de facture afin d'éviter les doublons lors de l'envoi. QuickBooks .

• Personnaliser les factures : Configurer comment PDF Les factures recherchent des clients.

• Configurer le moment du déverrouillage des documents verrouillés : choisissez si les documents doivent se déverrouiller immédiatement après la soumission du paiement ou après l’encaissement des paiements.

Commencez à facturer vos clients

Une fois configuré, vous pouvez commencer à utiliser TaxDome pour facturer vos clients. Découvrez les principales fonctionnalités de facturation :

• Émettre des factures : Ajoutez les services effectués et envoyez les factures aux clients.

• Créez des modèles de factures : pré-remplissez les données des factures et envoyez-les en un clic.

• Configurez des rappels automatiques : assurez-vous que vos clients ne manquent pas de factures et n’oublient pas de vous payer.

• Ajoutez des remises : Augmentez vos ventes en incluant des remises dans vos factures.

• Traitement des paiements hors ligne : Même si vos clients paient en espèces ou à l'extérieur TaxDome Vous pouvez enregistrer leurs paiements sur le portail.

• Autoriser les paiements anticipés : Si vous souhaitez que vos clients paient à l’avance, vous pouvez leur permettre d’effectuer des paiements anticipés.

Envoyer des propositions avec des factures

Il est judicieux de débuter votre collaboration avec votre client par une proposition qui détaille toutes les conditions et inclut soit une grille tarifaire fixe, soit des formules de services à plusieurs niveaux. Vous pouvez également joindre des factures prêtes à être réglées lors de la signature de la proposition.

• Examinez le flux de la proposition : vérifiez tous les paramètres et explorez ce que vos clients voient lorsqu’ils lisent et signent les propositions.

• Créez un modèle de proposition : incluez les informations essentielles concernant votre entreprise et vos conditions, afin qu’il puisse être facilement adapté à chaque groupe de clients.

• Proposez des forfaits à plusieurs niveaux ou une liste fixe de services : présentez les services sous forme d’une liste unique et fixe, ou créez jusqu’à 3 ensembles de services que les clients peuvent comparer et choisir.

• Incluez votre liste de prix, demandez un acompte ou proposez des services par abonnement : si vos clients acceptent la proposition, cela peut déclencher une facture qui sera émise à intervalles réguliers.

• Configurez des rappels automatisés : assurez-vous que vos clients n’oublient pas de signer une proposition.

Automatiser le processus de facturation

L'avantage de travailler avec des factures dans TaxDome c'est que vous pouvez l'automatiser et être sûr qu'il n'y a pas d'erreurs dans votre facturation. Voici ce que vous pouvez faire :

• Lier les documents aux factures : vos clients ne pourront ni ouvrir ni télécharger un document tant qu’ils n’auront pas réglé la facture correspondante.

• Facturation des services récurrents : Si vous proposez des services par abonnement, comme la tenue de livres mensuelle, vous pouvez utiliser des factures récurrentes. Il s’agit d’une série de factures ponctuelles émises automatiquement selon un calendrier défini. 

• Automatiser les factures dans pipelines : Dans pipelines , vous pouvez configurer un automatisation qui crée des factures lorsque projets atteindre certains étapes Une fois la facture payée, projet peut être automatiquement déplacé vers le suivant étape déclencher les automatisations suivantes.

• Automatiser les propositions : Dans pipelines , vous pouvez configurer un automatisation qui enverra des propositions à vos clients sans votre intervention.

Apprenez les meilleures pratiques pour une facturation efficace

En plus de vos principaux flux de travail liés à la facturation, vous pouvez avoir d'autres scénarios qu'il est important de gérer :

• Apportez des modifications aux factures : Veillez à l'exactitude de vos registres financiers.

• Modifier le calendrier des factures récurrentes : Ajustez le calendrier général ou les détails de factures particulières au sein d’une série récurrente.

• Gestion des factures impayées : Soyez informé(e) des factures impayées et effectuez des rappels de paiement afin de résoudre tout problème de paiement.

• Débloquer les paiements en attente : Si un paiement est bloqué, vous pouvez le débloquer de la facture afin que les clients puissent le payer à nouveau.

• Effectuer des remboursements : Quel que soit le mode de paiement, vous pouvez traiter un remboursement en veillant à l’exactitude de vos enregistrements.

• Récompensez vos clients avec des avoirs : vous pouvez accorder des crédits à vos clients fidèles, qu’ils pourront utiliser ultérieurement pour régler leurs factures.

Suivre et facturer le temps

Fonctionnalités de suivi du temps dans TaxDome vous aide à facturer vos clients en fonction du temps passé sur eux. Grâce au suivi du temps intégré, vous pouvez être sûr que chaque heure travaillée est facturée correctement.

• Suivi du temps : Chaque membre de l'équipe peut démarrer le chronomètre lorsqu'il travaille sur une tâche. projet ou une tâche. Une fois le travail terminé, une entrée de temps sera créée. Il est également possible d'ajouter des entrées de temps manuellement et de suivre le temps consacré à chaque activité.

• Facturer le temps : Créez une facture à partir d'une ou plusieurs entrées de temps terminées et envoyez-la à votre client.

• Éliminez les WIP : Envoyez facilement une facture à votre client pour toutes les saisies de temps sur une période donnée.

Analyser le temps passé et planifier la capacité

Le suivi du temps va au-delà de la facturation de vos clients, car il vous aide à créer un environnement de travail transparent. En ayant accumulé toutes les données, vous pouvez payer vos employés en fonction du temps travaillé, analyser leurs performances, gérer la capacité de l'équipe et bien plus encore.

• Utilisez le tableau de bord d'utilisation du temps : mesurez les performances de votre équipe et préparez la paie des employés.

• Planifier et analyser les budgets projet : comparer le temps alloué à un projet projet par rapport au temps réellement passé, et analyser l'écart de temps.

• Gérez la capacité de votre équipe : veillez à analyser la capacité hebdomadaire de votre équipe afin de contrôler la productivité et d’équilibrer les charges de travail.