Créer et envoyer des listes de contrôle de documents

Avertissement

Cet article s'applique aux entreprises situées aux États-Unis.

La liste de contrôle des documents à fournir est un moyen efficace de recueillir les documents fiscaux de vos clients. Créez une liste personnalisée des documents que votre client doit télécharger, puis transmettez-la via questionnaire .

En recevant une liste claire des documents nécessaires, les clients savent exactement ce qu'ils doivent télécharger ou peuvent simplement indiquer pourquoi un document n'est pas disponible, ce qui permet de réduire les retards, le travail manuel et de faciliter considérablement le démarrage de la déclaration de revenus.

Liste de contrôle des documents, expliquée

Les listes de contrôle de documents vous permettent de mettre en place un processus d'accueil intelligent, adapté à votre cabinet et à vos clients. Ces listes sont créées séparément, mais sont toujours transmises aux clients via un système de suivi des documents. questionnaire . Le questionnaire peut contenir uniquement la liste de contrôle, uniquement un questionnaire, ou les deux.

Commencez par créer des listes de contrôle personnalisées pour vos clients en matière de fiscalité , puis choisissez comment les leur envoyer. questionnaire :

• Envoyer manuellement à chaque client pour une approche personnalisée
• Envoyez en masse lorsque plusieurs clients ont besoin du même produit. questionnaire envoyés avec les listes de contrôle personnalisées
• Automatisez l'admission en ajoutant des listes de contrôle à votre pipeline workflow

Après avoir créé des listes de contrôle, vous pouvez consulter et gérer tous les documents et réponses au même endroit. Cela simplifie et optimise la collecte des documents pour la déclaration de revenus.

Les listes de contrôle des documents font partie de TaxDome workflow de collecte et de livraison des déclarations fiscales de [Nom de l'entreprise] vous aide à collecter les documents, à préparer et à livrer les déclarations fiscales complétées à vos clients.

Conseil

Créez des listes de contrôle pendant la période creuse afin d'enrichir le contexte du client à l'avance. Ainsi, au début de la saison fiscale, vous pourrez rapidement leur envoyer ces listes.

Créer une liste de contrôle des documents

La liste de contrôle est créée dans la section Documents du profil du compte. Lors de la personnalisation d'une liste de contrôle, vous pouvez :

• Choisissez parmi plus de 42 types de documents : formulaires fiscaux courants comme les formulaires W-2, 1099, 1098, et bien plus encore.
• Ajouter des descriptions personnalisées : noms des organisations, instructions, dates ou contexte explicatif

Vous pouvez la créer manuellement ou utiliser l'IA pour la générer à partir des déclarations des années précédentes grâce à votre logiciel fiscal. La liste de contrôle n'est visible par le client qu'une fois envoyée .

Note

Chaque compte est associé à une seule liste de documents, car il correspond à une déclaration de revenus spécifique, et la plupart des comptes ne contiennent qu'une seule déclaration. À l'avenir, nous prendrons en charge le report des éléments afin de faciliter le transfert des listes de documents d'une année sur l'autre.

Créer manuellement

Pour créer la liste de contrôle manuellement :

1. Allez dans Clients > Comptes > Documents > Documents ou dans Documents > Documents clients et sélectionnez le compte.
2. Cliquez sur Liste de contrôle .

3. Ajoutez des éléments à votre liste de contrôle.

Pour chaque document, vous pouvez remplir les champs suivants :

• Type de document : Sélectionnez un formulaire fiscal courant (par exemple, W-2, 1099, 1098) dans la liste déroulante. Si le document recherché n’y figure pas, sélectionnez « Autre » .
• Description : Ajoutez des détails pour aider votre client à identifier le document. Vous pouvez utiliser ce champ pour indiquer le nom de l’organisation (par exemple, « Apple »), des instructions ou des conseils supplémentaires, des dates importantes ou tout autre élément de contexte permettant de préciser les besoins.

Vous pouvez modifier ou supprimer des éléments à tout moment. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement.

Générer avec l'IA

Conseil

Une liste de contrôle générée par une IA peut ne pas être parfaite. Vous pouvez toujours en créer une manuellement si nécessaire.

Selon votre logiciel fiscal, vous pourrez peut-être générer une liste de contrôle à partir de vos déclarations de revenus des années précédentes grâce à l'IA. Cette fonctionnalité est actuellement compatible avec le formulaire 1040 pour les logiciels Drake , Lacerte , ProSeries et UltraTax . Nous travaillons à l'ajout d'autres logiciels et sources de données.

Générer une liste de contrôle avec l'IA :

1. Accédez à Clients > Comptes > Documents > Documents ou à Documents > Documents du client et sélectionnez le compte.

2. Cliquez sur Liste de contrôle .

3. Sélectionnez dans le menu déroulant le logiciel fiscal utilisé pour votre déclaration de revenus de l'année précédente. Si votre système est compatible, vous pourrez procéder au téléchargement du fichier.

4. Téléversez le document : le fichier doit être au format PDF Format d'une taille maximale de 30 Mo. Il est préférable de conserver la copie du préparateur, car elle contient généralement des feuilles de travail permettant d'établir une liste de contrôle plus précise. Vous pouvez choisir le document :

• À partir des téléchargements , sélectionnez un document déjà inclus. TaxDome .

• Parcourez vos fichiers pour télécharger un nouveau document depuis votre ordinateur.

5. Veuillez patienter pendant l'analyse du document. Vous pouvez fermer la barre latérale ; nous vous informerons dès que la liste de contrôle sera prête.

6. Vérifiez la liste de contrôle générée et apportez les modifications nécessaires. Modifiez les types de documents, les descriptions ou supprimez des éléments si besoin.

Si vous devez recommencer, cliquez sur « Tout effacer » pour supprimer tous les éléments et commencer à créer une nouvelle liste de contrôle.

Liste de contrôle des documents à envoyer

Lorsque vous créez une liste de contrôle de documents, les clients ne la voient pas encore ; le statut reflète l’état actuel. Pour rendre la liste de contrôle accessible aux clients, vous devez l’envoyer via questionnaire Cela pourrait se faire soit à partir de la liste de contrôle, soit à partir de la questionnaire écran de création.

Vous pouvez envoyer questionnaires contenant uniquement une liste de contrôle ou une liste de contrôle accompagnée d'un questionnaire.

Envoyer à partir de la liste de contrôle

Une fois votre liste de contrôle créée, vous pouvez l'envoyer immédiatement. Deux options s'offrent à vous :

• Envoyer avec questionnaire : Cela vous permettra de sélectionner le questionnaire Modèle pour envoyer un questionnaire accompagné de la liste de contrôle. Veuillez consulter la workflow standard d'envoi questionnaire pour plus de détails.
• Envoyer uniquement la liste de contrôle : Permet de collecter des documents sans exiger des clients qu'ils remplissent un questionnaire (voir ci-dessous).

Lorsque vous cliquez uniquement sur Envoyer la liste de contrôle , TaxDome crée automatiquement un fichier vide questionnaire Ce modèle ne contient qu'une section d'introduction et votre liste de contrôle des documents ; aucune question ni section supplémentaire à configurer.

Conseil

Tu peux modifier l'introduction Vous pouvez utiliser un modèle pré-écrit à partir d'un modèle existant, mais vous ne pouvez pas le désactiver.

Pour envoyer une liste de contrôle uniquement :

1. Créer une liste de contrôle

2. Cliquez uniquement sur Envoyer la liste de contrôle . Une liste vide questionnaire Le modèle sera créé automatiquement.

3. Activez les rappels automatiques pour vous assurer qu'une notification supplémentaire est envoyée au client s'il ne renvoie pas la liste de contrôle remplie avant une certaine date limite (facultatif).

4. Ajoutez un nom pour le questionnaire puis cliquez sur Créer et envoyer .

Note

Si vous avez déjà un espace vide questionnaire Pour envoyer uniquement la liste de contrôle, vous devrez sélectionner le modèle contenant une liste de contrôle dans la liste des modèles.

Envoyer depuis questionnaire

Vous pouvez également envoyer un questionnaire contenant une liste de contrôle lors de l'envoi d'un questionnaire au client. Veuillez consulter la workflow standard d'envoi questionnaire pour plus de détails.

Expédier en gros

Lors de l'envoi questionnaires Pour les envois groupés de listes de contrôle, tous les clients reçoivent le même modèle de questionnaire, mais chacun dispose de sa propre liste personnalisée (créée au préalable dans son compte). C'est pourquoi il est important de les préparer avant l'envoi. Voici comment procéder pour un envoi groupé :

• Étape 1. Vérifier si toutes les listes de contrôle sont créées

• Étape 2. Activez la liste de contrôle des documents dans le questionnaire modèle

• Étape 3. Envoyer le questionnaire avec la liste de contrôle des documents

Étape 1. Vérifier si toutes les listes de contrôle sont créées

Pour vous assurer que les listes de contrôle sont prêtes pour tous vos clients en matière de fiscalité avant l'envoi, vérifiez leur statut dans la section Comptes . Vous pouvez le faire de deux manières :

• Consultez la colonne « Liste de contrôle » : accédez à Clients > Comptes et consultez la colonne « Liste de contrôle » . Les comptes disposant d’une liste de contrôle afficheront une icône de liste, tandis que les comptes sans liste apparaîtront vides.

• Utilisez le filtre « Liste de contrôle » : accédez à Clients > Comptes , cliquez sur Filtrer > Liste de contrôle et sélectionnez Créé ou Non créé pour afficher les comptes selon l’état de leur liste de contrôle. Cela vous permet d’identifier rapidement les clients pour lesquels une liste de contrôle est encore nécessaire.

Étape 2. Activez la liste de contrôle des documents dans le questionnaire modèle (facultatif)

Les listes de contrôle sont toujours livrées via questionnaire . Le questionnaire Le modèle peut contenir un questionnaire complet ou être vide (liste de contrôle uniquement). Pour ajouter une liste de contrôle à un modèle questionnaire , ouvrez le modèle et activez l'option « Ajouter des listes de contrôle » .

De plus, ceci est essentiel pour l'envoi automatique des listes de contrôle .

Étape 3. Envoyer le questionnaire avec la liste de contrôle des documents

Si vous avez préparé toutes les listes de contrôle des clients, vous pouvez les envoyer en masse. Pour ce faire :

1. Dans le menu latéral gauche, accédez à « Clients » , puis filtrez votre liste de comptes par « Liste de contrôle » > « Créée » . Vous pourrez ainsi identifier tous les comptes pour lesquels une liste de contrôle a été créée.

2. Sélectionnez les cases à cocher en regard des clients auxquels vous souhaitez envoyer la liste de contrôle, puis cliquez sur Envoyer l'organisateur .

3. Activez l'option « Joindre une liste de contrôle » ou sélectionnez le modèle avec cette option activée, puis envoyez le questionnaire .

Voici ce qui se passe :

• Si une liste de contrôle a été créée pour le compte : le client recevra un dossier d’admission unifié.
• Si aucune liste de contrôle n'a été créée pour le compte : le client recevra uniquement un questionnaire. Vous pourrez toutefois ajouter des éléments à la liste de contrôle après l'envoi.

Et si j'envoie une liste de contrôle vide ?

Si vous envoyez accidentellement un questionnaire Lorsque l'option « Joindre une liste de contrôle » est activée pour les clients n'ayant pas créé de liste de contrôle, ils ne reçoivent que la liste de contrôle. questionnaire —La section « Liste de contrôle » ne s’affichera pas. Toutefois, une liste de contrôle vide sera créée à leur intention.

Vous pouvez identifier ces clients et remplir la liste de contrôle si nécessaire. Pour ce faire :

1. Accédez à Organisateurs depuis la barre de menu de gauche.

2. Cliquez sur Filtrer .

3. Sélectionnez Liste de contrôle , appliquez l'opérateur logique est , puis choisissez Vide . Ceci affiche questionnaires avec des listes de contrôle qui existent mais qui sont vides.

Les organisateurs dont les listes de contrôle sont vides afficheront une icône « Ajouter des éléments » dans la colonne « Liste de contrôle » . Pour ajouter des documents à une liste de contrôle vide, cliquez sur « Ajouter des éléments » . L’éditeur de liste de contrôle s’ouvre alors, vous permettant d’ajouter les types de documents et les descriptions nécessaires. Dès qu’au moins un élément est ajouté, la liste de contrôle s’affiche pour le client dans le document envoyé. questionnaire .

Vue du client

Si les notifications sont activées, les clients sont informés qu'ils ont reçu une notification. questionnaire (qui peut contenir une liste de contrôle, un questionnaire, ou les deux). Vos clients peuvent consulter et interagir avec une liste de contrôle de différentes manières :

• Depuis le portail client ou l'application mobile : cliquez sur la notification sous leur liste de tâches ou sur le lien sur la page des organisateurs . 

• À partir de la notification e-mail : Cliquez sur Remplir questionnaire dans le e-mail .

Comment les clients remplissent la liste de contrôle

Les clients reçoivent la liste de contrôle ainsi que questionnaire et le considérer comme un ensemble de mesures d'admission unifié.

Le paquet comprend trois sections :

1. Introduction : Explication de ce que le client doit faire

2. Questionnaire : Questions du questionnaire (facultatif)

3. Liste des documents requis : La liste des documents requis

Lorsque les deux éléments sont présents, les clients peuvent les compléter dans n'importe quel ordre ; il n'y a pas de séquence requise.

Les clients doivent faire correspondre les documents aux éléments de la liste de contrôle. Une fois la correspondance effectuée, l'élément sera marqué comme terminé et le cabinet pourra suivre l'avancement précis des travaux.

Si un client ne peut pas fournir un document immédiatement, il peut en indiquer la raison et préciser la date à laquelle il prévoit de le soumettre. Si les notifications sont activées, le client reçoit une notification. e-mail Un rappel pour télécharger les documents à la date sélectionnée, réduisant ainsi le besoin de suivis manuels.

Lorsqu'ils soumettent questionnaire contenant une liste de contrôle, le questionnaire Le statut passe de En attente/En cours à Terminé, et vous recevez une notification .

Pour voir l'envoi questionnaire avec une liste de contrôle du point de vue du client, accédez à la vue en lecture seule . 

Ensuite, apprenez à utiliser la liste de contrôle une fois qu'elle a été envoyée au client.

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